چگونه برنامه‌ ریزی کنیم؟

بدون شک، برنامه ریزی در زندگی موجب می‌شود تا فرد موفق‌تری باشیم و بهتر بتوانیم از زمان خود استفاده کنیم. ولی یادگیریِ نحوه‌ی برقراریِ تعادل، میان وظایف گوناگون در زندگی، کاری چالش‌برانگیز است. گاهی کار، مدرسه و وظایف روزانه روی هم انباشته می‌شوند و در عین حال، دوستان یا خانواده نیز از ما انتظار دارند که به آنها کمک کنیم. علاوه بر این کارها، باید زمانی را هم به رسیدگی به خودمان اختصاص دهیم. ولی در صورتِ داشتنِ یک برنامه‌ی روزانه، انجام این وظایف امکان‌پذیرتر می‌شود. با برنامه ریزی کردن می‌توانید میان اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود تعادل برقرار کنید و چیزهای مهم در زندگی‌تان را اولویت‌بندی کنید. در این مقاله بر ۴ نکته‌ی ضروری برای تنظیم یک برنامه‌ی روزانه‌ی کارآمد و مفید، مروری می‌کنیم. پس بیایید ببینیم چگونه برنامه‌ ریزی کنیم.

نکته‌ی ۱: طراحی یک برنامه‌ی روزانه

۱. توجه کنید که معمولا چگونه زمان‌تان را سپری می‌کنید

پیش از آنکه بفهمید باید چگونه برنامه ریزی کنیم، باید بدانید که هم‌اکنون، چگونه امور روزانه‌تان را مدیریت می‌کنید. اگر مجبور هستید که به مدرسه یا محل‌کار بروید، ساعاتی که در مدرسه یا محل‌کار می‌گذرانید، قبلا برای شما مدیریت شده است و نمی‌توانید برای آنها برنامه ریزی کنید. ولی در وقت آزادتان، آزادی عمل بسیار بیشتری دارید.

• چند روزی را به بررسی اینکه چگونه وقت‌تان را می‌گذرانید، سپری کنید. یادداشت کنید که هر روز دقیقا چه کارهایی انجام می‌دهید. با دقت توجه کنید که وقت آزادتان را چگونه می‌گذرانید. آیا به بازی‌های ویدئویی مشغول می‌شوید یا خانه را تمیز می‌کنید؟ فهرستی از این کارها درست کنید و در آن ذکر کنید که برای انجام هر کار، چقدر زمان صرف می‌کنید.

۲. برآورد کنید که چقدر زمان، صرفِ رفت‌و‌آمد به مدرسه، محل کار و انجام کار‌ها می‌کنید

احتمالا بخش نسبتا زیادی از روزتان را صرفا برای رفت و آمد به محل کار یا مدرسه یا بیرون رفتن برای انجام کارهای مختلف صرف می‌کنید. اما این همان زمانی است که برای نظم دادن به روزهای‌تان و انجام وظایف مهم نیاز دارید. توجه کنید که این رفت‌و‌آمدها معمولا چقدر زمان شما را می‌گیرند و در برنامه ریزی روزانه‌تان، زمان کافی را به این رفت‌وآمدها اختصاص دهید.

• برنامه ریزی روزانه‌تان را بر اساس این زمان‌ها، تنظیم کنید.

۳. تعیین کنید که در چه زمان‌هایی، بیشترین بهره‌وری را دارید

می‌خواهید بدانید که باید چگونه برنامه‌ ریزی کنیم؟، پس بهتر است در برنامه ریزی روزانه‌تان، به این فکر کنید که چگونه باید وظایف گوناگون‌تان را سازماندهی کنید. شاید بهتر باشد بعضی از وظایف را در زمان‌های دیگری انجام دهید تا بهره‌وری‌تان را به حداکثر برسانید. برای مثال، توجه کنید که در صورت کار کردن در چه زمان‌هایی، بهره‌وری شما به حداکثر می‌رسد. توجه کنید که در چه زمان‌هایی، به دلیلِ پاسخ دادن به تلفن یا ایمیل، تمرکز کمتری برای انجام کارهای‌تان دارید. شاید به این نتیجه برسید که بهترین زمان برای کار کردن، اوایل صبح است و در اواسط بعدازظهر، با تماس‌های تلفنی فراوان، بمباران می‌شوید.

۴. توجه کنید که چگونه عادت‌های شما، بر زندگی روزانه‌تان تاثیر می‌گذارند

انجام برنامه ریزی روزانه تا حد زیادی به فهمیدن این مسئله مربوط می‌شود که کارهایی که طبق عادت انجام می‌دهید، چه تاثیری بر زندگی روزانه‌ی شما می‌گذارند. گاهی این کارها، عادت‌های بدی هستند که مانع از لذت بردن از زندگی یا دستیابی به اهداف‌تان می‌شوند. در حالیکه بعضی از این کارها، برای لذت بردن از زندگی یا رسیدن به اهداف، ضروری هستند. وقتی برای خود برنامه ریزی می‌کنید، به نقشی که عادت‌های‌تان در زندگی شما ایفا می‌کنند نیز فکر کنید.

• برای مثال، شاید متوجه روندی در زندگی‌تان شوید که در آن خود را برای انجام کاری که برای‌تان لذت‌بخش است (مثل بازی‌های ویدئویی) خسته می‌کنید و پس از انجام آن، تمایل یا انرژی لازم برای انجام هیچ کار دیگری، مانند کار کردن برای یک هدف بلندمدت‌تر (مانند درس خواندن و موفقیت تحصیلی) را ندارید. از سوی دیگر، ممکن است تمام زمان‌تان را برای برآورده کردن تقاضاهای اجتماعی، صرف کنید و هیچ زمانی را به رسیدگی به خودتان اختصاص ندهید. همه‌ی این عادت‌ها می‌توانند برای سلامتی و خوشی شما مضر باشند. بنابراین باید به این مسئله توجه کنید که عادت‌های جاری‌تان، چه تاثیری بر زندگی شما می‌گذارند.
• پس از یافتنِ عادتی که مانع از دستیابیِ شما به اهداف‌تان یا چیزهایی که آرزو دارید می‌شود، به دنبال راه‌هایی برای تغییر آن عادت باشید تا بتوانید استفاده‌ی بهتری از زمان‌تان ببرید. این کار می‌تواند به سادگیِ تعیین محدودیت‌هایی برای کارهایی خاص، مانند بازی‌های ویدئویی باشد. مثلا می‌توانید تنها زمانی به خودتان اجازه‌ی انجام این بازی‌ها را بدهید که انجام وظایف مرتبط با هدف بلندمدت خود را تمام کرده‌اید. شاید لازم باشد که یاد بگیرید وقتی دیگران از شما می‌خواهند برای‌شان کاری انجام دهید، به آنها نه بگویید تا بتوانید وقتی را نیز به خودتان اختصاص دهید.

۵. زمان‌های تلف‌شده را کاهش دهید

شاید بعضی اوقات در روز، زمان‌تان را هدر می‌دهید. بسیاری از این موارد اجتناب‌ناپذیر هستند، مانند رفت‌و‌آمدهای صبح یا رفتن به اداره‌ی پست در وقتِ ناهار، که شلوغ‌ترین زمانِ روز است. به برنامه ریزی‌تان نگاهی بیندازید و زمان‌هایی که در آنها وقت‌تان به هدر می‌رود را بیابید. به این فکر کنید که چگونه می‌توانید برنامه ریزی‌تان را تغییر دهید تا این زمان‌های تلف‌شده کاهش پیدا کنند.

• اگر نمی‌توانید زمان‌بندی کارها را تغییر دهید، شاید بتوانید به طور هم‌زمان، چند کار را با هم انجام دهید. مثلا صبح‌ها با اتوبوس به مدرسه یا محل کار بروید و در طول مسیر، از مطالعه‌ی رمان لذت ببرید.

۶. از شب قبل برای هر روز برنامه ریزی کنید

معمولا بهتر است که از پیش، برای هر روز برنامه ریزی کنید. اگر قبلا هرگز برنامه ریزی نکرده‌اید، شاید کمی زمان ببرد تا بتوانید در برنامه ریزی‌تان، تمام کاستی‌ها و ویژگی‌ها را در نظر بگیرید. انتظار نداشته باشید که در نخستین روز یا حتی نخستین هفته، همه چیز را متوجه شوید.

• برای روز بعد خود، برنامه‌ای تقریبی بنویسید که در آن تمام کارهایی را که می‌خواهید انجام دهید و زمانی که می‌خواهید برای انجام هر یک صرف کنید را فهرست کنید. در تنظیم این برنامه ریزی، کمی انعطاف‌پذیر باشید، زیرا شما تازه دارید به برنامه ریزی برای زمان‌تان عادت می‌کنید.

نکته‌ی ۲: برقراریِ تعادل میانِ وظایف کوتاه‌مدت با اهداف بلندمدت

۱. اهداف بلندمدت‌تان را در فعالیت‌های روزانه‌تان وارد کنید

شاید فهمیدن اینکه هر روز می‌خواهید چه کارهایی انجام دهید، نسبتا ساده و آسان به نظر برسد، ولی در واقع این کار می‌تواند مشکل‌ترین و ضروری‌ترین مرحله در یادگیری چگونگی انجام برنامه ریزی روزانه باشد. همیشه فهمیدن اهداف و رسیدن به آنها کار ساده‌ای نیست. از سوی دیگر، آنچه که قصد دارید در آن لحظه انجام دهید ممکن است در راستای رسیدن به اهداف بلندمدت شما نباشد. بهترین کار این است که تا جای ممکن، میان این موارد تعادل ایجاد کنید، به جای آنکه فقط بر یکی از آنها تمرکز کنید.

• اهداف بلندمدت‌تان را تعیین کنید. آیا شغل یا حرفه‌ی خاصی وجود دارد که می‌خواهید در آن وارد شوید؟ آیا در میان کسانی که می‌شناسید، افرادی وجود دارند که دوست دارید دوستی بیشتری با آنها داشته باشید؟ شاید قصد دارید یک تیم ورزشی در مدرسه‌تان تشکیل بدهید. اهداف شما هر چه که باشد، با نوشتن آنها بر روی کاغذ، آنها را واقعی‌تر می‌کنید. با این کار، دیگر اهداف‌تان صرفا تصاویری در ذهن خود شما نیستند.
• از کارهای تدریجی و مرحله‌ای‌ که می‌توانید برای دستیابی به این اهداف انجام دهید، فهرستی تهیه کنید. هر روز زمان‌تان را طوری برنامه ریزی کنید که بتوانید آن کارها را انجام دهید.

۲. اهداف خودتان را از اهدافی که دیگران برای شما دارند، جدا کنید

در زمان تعیین اهداف، گوش دادن به نصیحت دیگران مفید است. ولی باید بدانید که کدام اهداف واقعا مربوط به آرزوهای خود شما هستند. شاید در برنامه ریزی روزانه‌تان وظایفی وجود داشته باشد که منطبق با اهداف خود شما نیستند.

• برای مثال، شاید والدین‌تان از شما بخواهند که حرفه‌ی خاصی مانند وکالت یا پزشکی را انتخاب کنید. درست است که اغلب والدین، خوشبختی و موفقیت فرزندان‌شان را می‌خواهند، ولی ممکن است که مسیرِ شغلی مورد نظر آنها، موجب خوشبختی و موفقیت فرزندان آنها نشود. با پدر و مادرتان صحبت کنید و به آنها بگویید که آرزوهای آنها می‌تواند موجبِ سرکوبی استقلال شما شود و بهتر است که در مرحله‌ی نخست، خودتان در مورد این مسائل تصمیم‌گیری کنید. بدترین کاری که می‌توانید انجام دهید، این است که با انجام کارهایی که دیگران می‌خواهند، به زندگی‌تان ادامه دهید و هرگز سعی نکنید بفهمید که چه چیزی خود شما را خوشحال می‌کند.
• در زمانِ تعیین اهداف بلندمدت‌تان، به این مسئله توجه کنید که چگونه می‌توان این اهداف را با انتظاراتی که دیگران از شما دارند، مطابقت داد. شاید نتوانید کاملا از تعهدات‌تان و انتظارات دیگران، چشم‌پوشی کنید. ولی می‌توانید زمان‌تان را طوری برنامه ریزی کنید که با پشتکار و جدیت بیشتری بر اهداف خودتان تمرکز کنید.

۳. فهرست کارهای‌تان را اولویت‌بندی کنید

در فهرست کارهای روزانه‌تان، مواردی وجود دارد که باید فورا انجام شوند. در حالیکه می‌توانید انجام کارهای دیگر را به زمان دیگری موکول کنید. در زمانِ تعیینِ نحوه‌ی انجام کارها در برنامه ریزی روزانه‌تان، انجام فوری‌ترین وظایف‌تان را در اولویت قرار دهید.

• شاید وظایفی داشته باشید که هر روز به یک شکل انجام می‌شوند در حالیکه وظایف دیگر، تنها یک بار برای شما پیش می‌آیند. شاید لازم باشد برنامه ریزی‌تان را طوری تغییر دهید تا کار‌هایی که فقط یک بار انجام می‌شوند را در آن وارد کنید. حتی می‌توانید در برنامه‌ی روزانه‌تان، برای انجام این کارها برنامه ریزی کنید.

نکته‌ی ۳: یادداشت کردنِ برنامه‌ی زمانی‌تان

۱. بهترین وسیله برای ثبت برنامه‌ی زمانی‌تان را پیدا کنید

یکی از بهترین راه‌ها برای اینکه مطمئن شوید به برنامه‌ی زمانی پایبند می‌مانید، یادداشت کردن آن است. اگر به راحتی به برنامه‌تان دسترسی داشته باشید، به نگاه کردنِ منظم به آن عادت می‌کنید. توجه کنید که کدام روش برای شما بهتر است. با این کار می‌توانید وقتی نیاز به یادآوری دارید و می‌خواهید بدانید که طبق برنامه، چه کاری را باید انجام دهید، می‌توانید به برنامه‌ی زمانی‌تان دسترسی داشته باشید.

• بعضی افراد ترجیح می‌دهند که برنامه ریزی‌شان را در یک نرم‌افزار daily planner (برنامه‌ریز روزانه) بنویسند. بعضی دوست دارند از لپ‌تاپ یا تبلت استفاده کنند. تعداد بسیار زیادی، اپلیکیشن‌های مفید برنامه ریزی، برای گوشی‌های همراه وجود دارد.
• اگر برای ثبت برنامه ریزی‌تان، از رایانه یا گوشی همراه استفاده می‌کنید، می‌توانید یادآوری‌کننده‌هایی را تنظیم کنید تا وقتی زمان انجام وظایف مهم نزدیک شد، به شما یادآوری کنند.

۲. روزتان را به بخش‌های ۳۰ دقیقه‌ای تقسیم کنید

در زمان تنظیم برنامه ریزی روزانه‌تان، روزتان را به بخش‌های نیم ساعتی تقسیم کنید. این بخش‌های زمانی، زمان‌های قابل کنترلی هستند که می‌توانید در آنها وظایف خاصی را انجام دهید. با این کار دیگر نیازی نیست که برنامه‌ی زمانی خود را بر حسب دقیقه تنظیم کنید.

۳. ابتدا کارهای ضروری‌تان را در برنامه ریزی در نظر بگیرید

معمولا وظایفی در طول روز وجود دارد که باید در زمان‌های خاصی انجام شوند. مثلا، باید فرزندان‌تان را در ساعت ۸ صبح به مدرسه برسانید و در ساعت ۱ بعدازظهر به خانه بازگردانید. این نوع کارها را قبل از کارهای دیگر، در برنامه ریزی‌تان وارد کنید.

۴. وقت «آزاد» را در برنامه‌تان در نظربگیرید

پس از وارد کردن وظایف‌تان در برنامه ریزی، به دنبال زمان‌هایی بگردید که نیازی نیست در آنها کار خاصی انجام دهید. این زمان‌ها، وقت «آزاد» شما هستند. اکنون با توجه به اهداف بلندمدت‌تان، کارهایی را در این زمان‌های آزاد انجام دهید که کمک می‌کنند تا به اهداف بلندمدت‌تان برسید.

• از وقت آزاد می‌توانید برای انجام وظایف پیش‌بینی‌نشده یا کارهای دیگری که در لحظه‌ی آخر پیش آمده‌اند نیز استفاده کنید.

۵. به طور مرتب به برنامه ریزی خود مراجعه کنید

وقتی سعی می‌کنید به استفاده از برنامه ریزی عادت کنید، باید به طور مرتب به برنامه ریزی خود نگاهی بیندازید. به این طریق، کارهای برنامه ریزی شده‌ی خود را یادآوری می‌کنید و طبق برنامه‌ی تعیین شده عمل می‌کنید و زمان زیادی را برای انجام یک کار یا وظیفه، صرف نمی‌کنید.

۶. در صورت نیاز، برنامه ریزی خود را اصلاح کنید

وقتی عمل به برنامه ریزی‌تان را شروع می‌کنید، می‌توانید ارزیابی کنید که این برنامه ریزی تا چه حد برای شما مفید است. می‌توانید بر اساس اینکه برای انجام وظایف مختلف، چقدر زمان صرف می‌کنید، اصلاحاتی را در برنامه ریزی‌تان انجام دهید.

• حتما اهداف بلندمدت‌تان را نیز در برنامه ریزی در نظر بگیرید تا از دستیابی به آنها اطمینان پیدا کنید.

نکته‌ی ۴: اختصاص دادن زمانی به خودتان

۱. ایده‌هایی برای رسیدگی به خودتان داشته باشید

برنامه ریزی کردن، فقط برای افزایش بهره‌وری و انجام وظایف اجتماعی مهم نیست. این کار می‌تواند برای سالم و شاد نگاه داشتن شما نیز مفید باشد. برای مثال، محققان دریافته‌اند دانشجویانی که در زمانِ برنامه ریزی‌، وقتی را به رسیدگی به خودشان اختصاص می‌دهند، بهتر استرس را مدیریت می‌کنند و در دستیابی به اهداف‌شان موفقیت بیشتری کسب می‌کنند.

• رسیدگی به خود، برای هر فرد با دیگری متفاوت است و می‌تواند شامل کارهایی مانند مراقبه، چرت زدن، انجام بازی‌های ویدئویی، تلفن زدن به یک دوست یا کارهای دیگری باشد. توجه کنید که برای شما، کدام کارها از نظر لذت بردن از زمان و کاهش استرس، بهترین نتیجه را دارند.

۲. در برنامه‌تان وقت‌های ثابتی را برای رسیدگی به خود، تعیین کنید

وقت ثابت، میزان ثابتی از زمان است که به خودتان اختصاص می‌دهید. شاید درک کرده باشید که باید به خودتان نیز رسیدگی کنید، ولی تنها وقتی این کار را انجام می‌دهید که در برنامه‌تان زمان‌هایی را تعیین کرده باشید که به طور ویژه، به خود شما اختصاص داده شده‌اند.

• برای مثال، وقتی را برای انجام ماساژ ماهیانه تعیین کنید یا برنامه ریزی کنید که هر روز، ۳۰ دقیقه بازی ویدئویی انجام دهید. با تعیین زمان‌هایی برای خودتان، راحت‌تر می‌توانید با انجام بعضی از وظایف ناخوشایند، کنار بیایید.

۳. وقتی یادگرفتیم که چگونه برنامه‌ ریزی کنیم، وقت آنست که به خود پاداش دهیم

وقتی موفق می‌شوید روزتان را بر اساس برنامه‌ای که تنظیم کرده‌اید بگذرانید، حتما برای سخت‌کوشی‌تان، به خودتان جایزه بدهید. شاید شکلات مورد علاقه‌تان را در جیب‌تان نگه داشته‌اید و وقتی با موفقیت، کاری را طبقِ برنامه ریزی انجام داده‌اید، به خودتان اجازه می‌دهید که آن را بخورید. این نوع تقویتِ مثبت موجب می‌شود تا میان تغییرات کارکردی در رفتارتان و احساس‌های لذت‌بخش، رابطه برقرار کنید.

برگرفته از: wikihow

برنامه ریزیمدیریت زمان