اسناد هوشمند

بر خلاف تصور موجود در مورد کاغذ به عنوان یک انتقال دهنده قدیمی و پرهزینه اطلاعات, شرکت ها هنوز دوست دارند از آن استفاده کنند کاغذ قابل لمس, متداول و در بسیاری موارد نشانگر اولین راهی است که شرکتها با کارمندان, شرکا و مشتریان همکاری متقابل دارند با این همه, مشکلات طبیعی در دنبال کردن, ذخیره سازی, وارد کردن مجدد اطلاعات و جابجایی, کاغذ خسارات مالی عظیمی بر شرکت ها تحمیل می کند حتی اسنادی که به فرمت الکترونیکی تبدیل شده اند, معمولا به طور عمده ثابت هستند

بر خلاف تصور موجود در مورد کاغذ به عنوان یک انتقال دهنده قدیمی و پرهزینه اطلاعات، شرکت‌ها هنوز دوست دارند از آن استفاده کنند. کاغذ قابل لمس، متداول و در بسیاری موارد نشانگر اولین راهی است که شرکتها با کارمندان، شرکا و مشتریان همکاری متقابل دارند. با این همه، مشکلات طبیعی در دنبال کردن، ذخیره‌سازی، وارد کردن مجدد اطلاعات و جابجایی، کاغذ خسارات مالی عظیمی بر شرکت‌ها تحمیل می‌کند. حتی اسنادی که به فرمت الکترونیکی تبدیل شده‌اند، معمولا به طور عمده ثابت هستند. اگر اسناد شرکت بتوانند در فرایندهایی که با آن مواجه می‌شوند فعال گردند و طبق نیاز متناسب گردند، برای راندمان شرکت چه معنایی ممکن است داشته باشد؟ خب، اگر آنها بتوانند هوشمند شوند چطور؟

اگر اسناد الکترونیکی هنوز برای انجام تمام کارهایمان آماده نیستند، برخی از آنها حداقل کم‌کم وارد میدان می‌شوند. اسناد هوشمند که اسناد "فعال" هم خوانده می‌شوند، محتویاتی فعال هستند که از کد کار گذاشته شده و قابل اجرا جهت مشارکت در فرایندهای تجاری، استفاده می‌نمایند. اسناد هوشمند اساسا از XML استفاده می‌کنند که می‌تواند نشانگر انواع داده‌ها باشد و قابلیت انتقال بالایی دارد. این اسناد می‌توانند فراینده‌ها را از طریق راه‌اندازی جریان کار، انتقال داده‌ها به دیتابیس‌های back-end و بالعکس، و به روزرسانی خودشان همانگونه که قوانین شرکت تعیین می‌نمایند، کارآمدتر سازند. مدافعان معتقدند که اسناد فعال شیوه کنترل اطلاعات توسط شرکت‌ها و چگونگی تعامل کاربران با آن را به صورت تسهیل همه امور از فعالیت‌های کارآمدتر و همکاری بیشتر تا پذیرش نظارتی بهتر را تغییر خواهند داد. اما در حالیکه برخی از شرکت‌ها می‌توانند بازگشت سرمایه را از طریق اتوماتیک کردن یک فرایند پر هزینه بوسیله یک اینترفیس سند هوشمند محقق سازند، مثلا ثبت مزایای بیمه یا تغییرات ناشی از کسر حقوق، کار طراحی درست جهت مهندسی مجدد فرایندها، ترسیم جریانات کاری وتعیین طرح‌های کلی XML برای تعیین دوباره هدف XML می‌تواند پیچیده باشد.

Carl Frappaolo، معاون گروه مشاور Delphi واقع در بوستون می‌گوید: یک سند هوشمند حاصل نهایی خوبی است، اما کار طراحی، از روی ترس نیست. مشکل در عقب نشینی و جداسازی فرایندها می‌باشد.برای نشان دادن یک فرایند به یک سند، شما باید آنرا به قطعات محدودی تجزیه نمایید. او می‌گوید این تجزیه نیازمند آن است که تحلیلگران شرکت با بخش IT همکاری نزدیک داشته باشند تا تعیین کنند هوش تجاری در کجا وجود دارد، قوانین تجاری را طراحی کنند که رفتار سند را سبب شوند و جریانات کاری را ترسیم نمایند که چرخه زندگی یک سند را تعیین نمایند. گر چه تحلیلگران می‌گویند اسناد فعال، اجزای اصلی مدارک فنی به روز شونده و سایر رکوردهای اغلب در حال تغییر خواهند شد، امروزه عمده‌ترین کاربرد این ایده در فرم‌های الکترونیکی (e-forms) است. شرکت Adobe Systems و شرکت مایکروسافت بعنوان دو قدرت عظیم در حال ورود به بازاری هستند که تامین کنندگان قدیمی از قبیل شرکت PureEdge Solutions شرکت Verity و شرکت FileNet را در کنار خود دارند.

Intelligent Document Platform شرکت Adobe یک معماری سرویس‌گرا است که طراحی فرم‌ها و اجزای جریان کار و نیز کلاینت Acrobat Reader فراگیرش (که اکنون Adobe Reader نامیده می‌شود) و Portable Document Format یا PDF را شامل می‌شود. در همین حین، مایکروسافت پشتیبانی گسترده‌ای برای XML و سرویس‌های وب درون مجموعه Office ۲۰۰۳ خود تعبیه نموده است و Infopath یک طراحی فرم‌های الکترونیکی و محصول مسیریاب را ارائه می‌نماید. Toby Bell، تحلیلگر شرکت Gartner در استامفورد واقع در کانکتیکات می‌گوید: تولید فرم‌های کاغذی بی نهایت گران است و آنها بر مبنای آنچه می‌توانند ذخیره سازند، محدودند. فراخوانی اطلاعات و منطق فرایند به یک فرم هوشمند امکان جمع‌آوری اطلاعات از برنامه‌های کاربردی back-end و ارسال آنها را می‌دهد. او می‌گوید مهمتر اینکه یک فرم هوشمند می‌داند کجا قرار است برود و چه کاری قرار است انجام دهد.

● سرویس‌دهی به مشتریان داخلی

شرکت Bright Horizons Family Solutions، یک ارائه دهنده خدمات نگهداری کودک و آموزش مقدماتی که از طرف کارفرما پشتیبانی مالی می‌شود، از فرصت استفاده از فرم‌های الکترونیکی برای اتوماتیک سازی فرایندهای تغییر در موقعیت کارمند بهره برد. Tim Young، معاون بخش IT می‌گوید Bright Horizons با ۱۶۰۰۰ کارمند در بیش از ۵۰۰ نقطه سراسر دنیا دریافت که فرایندهای مبتنی بر کاغذ برای تغییرات کارمندان بسیار وقت گیر و در معرض اشتباه بودند. Watertown، شرکتی واقع در ماساچوست از Adobe Intelligent Document Platform استفاده می‌نماید. Bright Horizons در حال اتوماتیک سازی فرایندهای فرم مزایا و حقوق پرداختی کارمندان است و درصدد می‌باشد همین کار را برای فرم‌های ساعات کار و هزینه‌های سرمایه‌ای نیز انجام دهد. Young می گوید: ما می‌خواستیم به کارمندان بهتر خدمت کنیم و هزینه‌های فعالیت‌ را کاهش دهیم. اکنون تمام این موارد به کمک هوشمندی تجاری در پس فرم‌ها برای ما شکل گرفته‌اند. بنابراین اگر نیاز به تایید باشد درون جریان کار تعبیه شده است.

Bright Horizons از طریق پر کردن فیلدهای فرم از قبل در هزینه‌ها صرفه‌جویی کرده است. تیم شرکت این کار را از طریق استخراج اطلاعات از یک بانک اطلاعاتی SQL Server هنگامی که کارمندان وارد اینترانت شرکت می‌شوند، انجام می‌دهد، که بدین نحو کمک هدایت شده را از طریق منوهای drop-down فراهم ساخته و از هوشمندی تجاری، روشی که فیلدها پر می‌شوند را به اجرا در می‌آورد، استفاده می‌کند. پس از اینکه یک فرم کامل می‌شود، تبدیل به یک سند PDF می‌گردد و از طریق سرور جریان کار Adobe بطور خودکار به مدیران مربوطه و سپس به سیستم پرداخت حقوق شرکت ارسال می‌شود. Grant.gov ورودی که افراد می‌توانند از موقعیت‌های مالی موجود از ۲۶ آژانس فدرال آمریکا مطلع شده و بطور الکترونیکی آنها را درخواست کنند، از نرم‌افزاری از PureEdge Solutions، Victoria واقع در British Columbia استفاده می‌نماید. این مدخل یکی از ۲۵ ابتکار دولت الکترونیکی است که Office of Management and Budget آغاز نموده است.

Rebecca Spitzgo، مدیر برنامه Grants.gov می‌گوید Department of Health and Human Services آمریکا بعنوان واسطه بین آژانس‌های اعطا کننده و متقاضیان باید بدقت از سیستم‌های بکار گرفته شده توسط کلاینت‌ها در هر دو طرف پشتیبانی نماید. برای مثال، بجای ملزم ساختن شهروندان به استفاده از ارتباطات dial-up جهت پرکردن یک فرم کمک مالی بصورت آن‌لاین، آژانس PureEdge را مستقر نمود تا بسته‌های برنامه‌ کاربردی را قابل download نماید. Spitzgo می گوید کاربران جهت مشاهده و تکمیل فرم‌ها، یک کلاینت قابل download را اجرا می‌نمایند. Grants.gov از PureEdge جهت ساختن فرمت‌های ادیت درون فیلدهای داده‌ها استفاده می‌کند تا اطمینان حاصل گردد بار اول آنها بدرستی پر می‌شوند و نیز محاسبات را انجام می‌دهد. وقتی کاربران یک فرم را کامل می‌کنند روی کلیدی کلیک می‌کنند تا آنرا تحویل دهند. Grants.gov سپس فرم دریافتی را به یک فایل Acrobat PDF تبدیل می‌نماید، یک فایل داده فرمت شده XML می‌سازد و هر دو را به آژانس مربوطه می‌فرستد. Spitzgo می‌گوید: Grants.gov آنچه آژانس‌ها با داده‌های XML انجام می‌دهند را تعیین نمی کند، اما اکثریت از آن جهت جلوگیری از ورود مجدد داده‌ها استفاده می‌کنند. کارمندان Grants.gov یک طرح XML کلی برای بخش‌هایی از قبیل صفحه اول فرم کمک مالی طراحی کرده‌اند تا آژانس‌ها بتوانند مجدد از آن استفاده نمایند.

● XML نشانه جایگاه مورد نظر است

امروزه، XML در ایجاد اسناد هوشمند عامل اصلی است. XML به تعیین اجزای سند از قبیل صفحه‌بندی کمک می‌کند، به محتوا امکان جداشدن از بخش معرفی را می‌دهد و اینکه طبق نیاز مورد استفاده و انتخاب مجدد قرار می‌گیرد. Joshua Duhl، تحلیلگر IDC در فرامینگهام، ماساچوست می‌گوید اسناد هوشمند معمولا از ساختارهای سرویس‌های وب برای فراخوانی و دریافت مقادیر داده استفاده می‌کنند. سرویس‌های وب به طور روز افزون دورتا دور سیستم‌های اصلی شرکت از قبیل حسابداری، دیتابیس‌های مدیریت فهرست و محتوا را جهت انتقال داده‌ها احاطه می‌کنند. او می‌گوید: شما برای انواع خاصی از برنامه‌های کاربردی با به روزرسانی‌های فراوان- برنامه‌های کاربردی زنجیره تدارکات، فرایندهای مراقبت بهداشتی- یک سند فعال می‌خواهید. در یک آزمایش نرم‌افزار فرم‌های الکترونیکی Liquid Office از سوی Verity واقع در کالیفرنیا، از XML جهت تایید، انجام محاسبات و ورود پیشاپیش اطلاعات کاربر درون انواع مختلفی از فرم‌ها استفاده خواهد نمود.

Bill Roach، هماهنگ کننده EDMS شرکت CRM فرمانداری ایالتی می گوید: XML فرصت‌هایی که مدت‌های طولانی بدنبالش بودیم را فراهم می‌کند: حذف ورودی اطلاعات و بازشماری آن. وقتی ما در XML اطلاعات داریم، می‌توانیم آنرا جمع و جور کرده و به طور خودکار به برنامه‌های کاربردی [back-end] بفرستیم. XML می‌تواند یک تصویر یا یک PDF برای ما بسازد یا آن را در فرمت اصلی‌اش ذخیره سازد و فقط آنرا به درون یک سیستم حفظ رکوردها بفرستد. Liquid Office فقط بخشی از زیر بنای EDMS یا Electronic Document Management System (سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی) بسیار بزرگتر ایالت است، که شامل Verity Teleform، FileNet Content Manager و محصولات روند کاری شرکت KnowledgeLake می‌باشد.John Gouryrell، یک تحلیلگر پروژه در Sound Transit واقع در سیاتل انتظار دارد قابلیت‌های گسترده XML در Infopath و مجموعه Office ۲۰۰۳ مایکروسافت تسهیم داده‌ها با سیستم‌های back-end از قبیل نرم‌افزار PeopleSoft ERP خود را آسان سازد. سیستم انتقال منطقه‌ای از Infopath جهت تبدیل یک فرایند پرداخت حقوق مبتنی بر کاغذ که یک ماه طول می‌کشید کامل شود به یک فرایند فرم‌های الکترونیکی که چهار تا هشت ساعت زمان می‌برد استفاده نمود. Gartrell می‌گوید Sound Transit هنوز استفاده از XML را آغاز نکرده است، اما ما در حال ادغام Infopath با دیتابیس SQL Server ۲۰۰۰ خود هستیم، ضمن اینکه Infopath تمام XML را کنترل می‌کند.

Duhl می‌گوید همچنان نقش اسناد فعال در شرکت گسترش می‌یابد، باید قابلیت‌های جدیدتر از قبیل امضای دیجیتالی را بهتر پشتیبانی نمایند. بدلیل نیازهای پذیرش نظارتی مثل آنهایی که در Sarbanes-Oxley Act هستند، فروشندگان نیز باید مطمئن شوند که اسناد الکترونیکی می‌توانند دقیقا به همان صورت که روی کاغذ هستند ارائه گردند. Duhl می‌گوید PDFهای Adobe در این زمینه گوی سبقت را ربوده‌اند. در همین حین، شرکت‌ها باید به مسایل زیربنایی و فرایند متعددی جهت استفاده از مزایایی که اسناد متناسب شونده می‌توانند بدنبال داشته باشند، بپردازند. Duhl می‌گوید: در حالیکه اسناد فعال یک ایده و اینترفیس بسیار خوبی هستند، حتی در سطح فرم‌ها فرایندهای تجاری را در سطحی بسیار اساسی تحت تاثیر قرار می‌دهند. این فراتر از تکنولوژی می رود و بر شیوه فعالیت افراد اثر می‌گذارد.

● سه گونه اصلی اسناد فعال

۱) فرم‌های فعال

این فرم‌ها با کاربران و فرایندهای مبتنی بر فرم‌ها از قبیل بیمه، برنامه‌های پرداخت حقوق و مزایا تعامل دارند. فرم‌های فعال با استفاده از قوانین تجاری مطمئن می‌شوند که فیلدها بدرستی پر می‌گردند و اینکه آنها می‌توانند خود را با اطلاعات کاربر از سیستم‌های back-end پر نمایند. پس از تعامل، آنها می‌توانند یک روند کاری را راه بیاندازند که آنها را به اشخاص مربوط هدایت می‌کند و دیتابیس‌های مناسب را به روز می‌رساند.

۲) اسناد فعال

این اسناد غیر مرتبط به فرم‌ها که تاحدودی با تواناییشان در صفحه‌بندی شدن شناخته می‌شوند ممکن است دفترچه‌های راهنمای فنی، طرح‌های تنظیم شده یا گزارشات شخصی ۴۰۱(K) را در بر گیرند که به محض تغییر داده‌های back-end و ورود اطلاعات جدید روی front end خود را Update می‌کنند. برای مثال، اسناد فنی مربوط به یک هواپیما ممکن است به یک مکانیک امکان دهد به عنوان مرحله‌ای در یک فرایند زنجیره تدارکات روی لینکی کلیک کند تا قطعات را سفارش دهد، ضمن اینکه هنگامیکه قطعات جدید نصب شوند سند خود را Update می‌نماید.

۳) تصاویر گرافیکی فعال

اینها که معمولا بخشی از اسناد فعال بزرگتر هستند از اجزای گرافیکی مبتنی بر XML از قبیل تصاویر گرافیکی برداری قابل اندازه‌گیری تشکیل می‌شوند که با متن و کاربر در ارتباطند. یک تصویر گرافیکی فعال ممکن است مونتاژ یک موتور را به تصویر بکشد و به کاربر امکان دهد تا درون ساختار به حرکت درآید. ضمن اینکه وقتی سند بزرگتر تغییر می‌کند خود را Update می‌کند.

نویسنده: Kym Gilhooly

مترجم: نازنین حقیقی