من رو بذار تو استار

چطور ایمیل های خود را مورد توجه قرار دهیم

حالا دیگر دنیای مجازی، قسمت مهمی از زندگی ما شده. هرروز صبح بعد از بیداری، عادت چک کردن و خواندن ایمیل‌های مهم کاری و البته غیرکاری، بخشی از زندگی ماست و هر روز که می‌گذرد، بیشتر از قبل درگیر این زندگی مجازی می‌شویم...

در این راهنما به شما می‌گوییم برای زندگی در این دنیای مجازی و ارتباط‌های کاری، چطور ایمیل‌هایی مهم و قابل‌‌توجه بفرستید.

● توضیح دقیق بدهید

نام و نشانی فرستنده، تنها چیزی نیست که در خط اول به دست گیرنده می‌رسد. سابجکت ایمیل، ویترین آن است. وقتی دقیق و کامل در این قسمت، توضیحات خودتان را بنویسید و ایمیل را بفرستید، سریع‌تر خوانده می‌شود. مثلا اگر متن ایمیل تان مربوط به قسمت برنامه یک پروژه ساختمانی است، به جای نوشتن سابجکت، پروژه ساختمان، بنویسید؛ پروژه ساختمان: مشکلات مربوط به تاسیسات.

● اصل مطلب را بنویسید

اگر قصد اذیت کردن و سربه‌سر گذاشتن دارید، بعد از پاراگراف چهارم، درباره آن‌ چیزی که می‌خواهید، بنویسید اما از آنجایی که اذیت‌ کردن و سربه‌سر گذاشتن عواقب بدی دارد، از همان خط اول و بعد از سلام، اصل مطلب را بنویسید و با جملاتی واضح و شفاف، ایمیل را بفرستید.

● با درخواست تمام کنید

درخواست کاری و شفاف را آخر ایمیل بنویسید. مثلا اگر برای حل مسایل و مشکلات پروژه به برگزاری جلسه‌ای نیاز است، پایان متن ایمیل بپرسید چه زمانی برای جلسه مناسب است یا حتی زمان و مکانی برای جلسه معرفی کنید. مثلا آیا جلسه در تاریخ ۱۰ خرداد، ساعت ۱۰ صبح در ساختمان شماره یک مناسب است؟

● انسان باشید

هیچ‌کس دوست ندارد با لحنی خشک و توهین‌آمیز مورد خطاب قرار بگیرد. گاهی حتی اگر قصد جدی و حکمفرمایی هم نداشته باشید، کلمات و همنشینی آنها ممکن است این واژه‌ها را به یاد گیرنده ایمیل بیندازد. متن ایمیل را یک بار بعد از نوشتن روخوانی کنید و مطمئن شوید جملات و واژه‌هایی سوءتفاهم‌برانگیز در ایمیل ننوشته‌اید. یادتان نرود گیرنده و فرستنده هر دو انسان هستند.

● از فرستادن ایمیل مطمئن شوید

آدرس ایمیل گیرنده را درست و تمیز تایپ کنید و بعد از فرستادن، یکبار به قسمت «سند» ایمیل بروید تا از ارسال آن مطمئن شوید. ایمیل کاری که به دلیل اشتباهات ساده فرستنده، نرسیده، اصلا و ابدا صورت خوشی ندارد و چهره حرفه‌ای شما را تغییر می‌دهد.

● خودتان باشید

هر ایمیلی از سمت شما، شما را مورد قضاوت قرار می‌دهد. در نوشتن ایمیل‌ها همان آدمی باشید که در دنیای واقعی با همکاران تان هستید. شوخی‌های بی‌مورد، اظهارنظرهای بی‌جا و... را حذف کنید. بعد از فرستادن ایمیل‌های کاری آدرس همکاران و روسا را در فهرست ایمیل‌های دسته جمعی که جوک، عکس و... دارند، نگذارید. در دنیای مجازی، همان آدمی باشید که در دنیای حقیقی هستید.

● دیگران را شامل نکنید

هر ایمیلی یک مخاطب خاص دارد. آدم‌های بی‌ربط و با ربط را به ایمیل‌های هم وصل نکنید و جز در مواردی که ایمیل‌ها باید دسته‌جمعی باشد، یک نفر دیگر را به فهرست ایمیل اضافه نکنید.

● گوشی را بردارید

اگر ایمیل مهمی فرستادید و هنوز جوابی برای آن نگرفته‌اید، گوشی را بردارید و از گیرنده درباره آن بپرسید. از رسیدن ایمیل مطمئن شوید و به او یادآوری کنید مبحث مهمی در ایمیل?اش به پاسخ نیاز دارد. این کار را دوستانه انجام دهید تا هم احساس مزاحمت نکنید و هم ارزش ایمیل از بین نرود.

منبع: ریدرز دایجست