سیستم های اطلاعات تجاری

سیستم های اطلاعات در اشكال گوناگون می توانند در سازمانها و كسب و كارها به كار گرفته شوند مواردی نظیر انجام فعالیتها, حل مسایل سازمانی و پیگیری فرصتهای تجاری, همگی با استفاده از آن امكان پذیر می گردد

در این مقاله قصد داریم سیستم اطلاعات تجاری (BIS) را كه كاركردهای گوناگون سازمان نظیر بازاریابی، مالی، حسابداری، مدیریت عملیات و مدیریت منابع انسانی را پشتیبانی می كند، مورد بررسی قرار دهیم و در پی آن اثراتی كه می تواند بااستفاده از این سیستم ها در عملكرد سازمانها و كیفیت خروجیهای آنها ایجاد شود را مورد مطالعه قرار دهیم.

اهمیت اطلاعات در تجارت

امروزه اطلاعات هم به عنوان یك منبع مهم استراتژیك در سازمان و هم به عنوان یك منبع عمده برای ارزش افزوده مطرح است. اطلاعات همواره به عنوان یك مزیت رقابتی قلمداد شده است. دستیابی به اطلاعات مربوط به فعالیتهای گوناگون سازمان از جنبه های مختلف می تواند بر عملكرد كلی آن اثرگذار باشد، برخی از مزایای آن به شرح ذیل است:

داشتن اطلاعات در زمینه نیازها و دیدگاههای مصرف كنندگان نسبت به كالاها و خدمات فعلی سازمان می تواند، به بهبود محصولات و ایجاد محصولات جدید منجر شود.

اطلاعات در مورد پیشرفتهایی كه در زمینه مواد و كاربرد فناوری وجود دارد می تواند به كارایی و بهره وری در فرایند تولید و بهبود طراحی و كیفیت محصول منجر گردد.

ارتباطات پیشرفته میان كاركنانی كه خدماتی را به مشتری ارائه می دهند و گروه عملیات طراحی و تولید محصول، موجب مشخص شدن نواقص كالا و مشكلات در نصب و اجرای عملیات خواهد شد و لذا موجب افزایش كیفیت شود.

وجود جریان صحیح اطلاعات بین بخشهای تولید و فروش می تواند وظایف پیش بینی و برنامه زمان بندی تولید را بهبود بخشیده و زمان تحویل را كاهش دهد.

به علاوه هر سازمانی كه داده های صحیح، دقیق، بهنگام و جامع در اختیار داشته باشد و بتواند در كمترین زمان، به داده های مورد نیازش دسترسی داشته باشد، بهتر می تواند به اهدافش نایل شود.(۷)

ویژگیهای اطلاعات مناسب :

اطلاعات مفید دارای چهار ویژگی هستند؛ ۱ - بهنگام بودن ۲ - كیفیت ۳ - كامل بودن ۴ - مربوط بودن. بهنگام بودن به اینكه آیا در هنگام تصمیم گیری دسترسی به اطلاعات امكان پذیر است یا خیر، اشاره دارد. كیفیت به معنای صحت اطلاعات است. افراد به سادگی می توانند بااطلاعات غلط تصمیم های اشتباهی را اتخاذ كنند. كامل بودن به مقدار اطلاعات گردآوری شده، دلالت دارد ومربوط بودن به میزان ارتباط اطلاعات بااهداف تصمیم ها اشاره دارد. معیارهای مناسب به مدیران كمك خواهد كرد تا اطلاعات و گزینه های صحیح را انتخاب كنند.(۳)

مقاصد كلی اطلاعات

در یك دیدگاه كلی، اطلاعات داده های مورد نیاز برای تصمیم گیری را فراهم می كند. این امر از طریق توصیف حالات پدیده ها، تبیین رخدادها، پیش بینی رویدادها، پیشنهاد راهكارهای لازم و سرانجام ارزیابی فعالیتهای ارائه شده، صورت می پذیرد.

- توصیف داده ها:

در این مرحله هدف از گردآوری داده ها توصیف شرایط موجود است. همچنین در این مرحله داده های مربوط به متغیرهای تاثیرگذار بر عملكرد سازمان و نیز نتیجه عملكرد سازمان جمع آوری می شود تا در مراحل بعد با تفسیر و تعبیر این داده ها به اطلاعات مورد نیاز دست یافت.

- تبیین رخدادها:

تبیین رخدادها عاملی است كه ناآشنایی و غیرمنتظره بودن محیط را كاهش می دهد. در حوزه علم تبیین شرایطی است كه تحت آن برخی رویدادها تغییر یا از اصول پذیرفته شده تبعیت می كند.

- پیش بینی :

پیش بینی مشخص می كند كه چه رویدادی به عنوان نتیجه برخی از موقعیتها و یا مجموعه ای از شرایط، اتفاق خواهد افتاد. اطلاعات حاصل از پیش بینی كمك می كند تا آینده را بهتر بشناسیم و براساس آن به تدوین برنامه ها بپردازیم.

- پیشنهاد راهكارها :

این فرایند شامل مراحل تصمیم گیری است. تعیین اهداف، شناسایی گزینه های مربوط و نتایج احتمالی آنها، ارزیابی این نتایج و در پایان انتخاب تصمیم بهینه.

- ارزیابی :

به طور خاص در سازمان ارزیابی فرایند تعیین چگونگی موفقیت برخی برنامه ها یا اقدامات در دستیابی به اهداف تعیین شده است. اطلاعات مورد نیاز برای ارزیابی به مدیران كمك می كند تا برنامه های اجرایی را ارزیابی كنند و پتانسیـل آتی آن را مشخص كنند. (۴)

سیستم های اطلاعات فرابخشی

سیستم های اطلاعات اغلب تركیب یكپارچه ای از سیستم های اطلاعاتی بخشی هستند. این قبیل سیستم ها فرایندهای تجاری را پشتیبانی می كنند.

فرایندهایی نظیر:

توسعه محصول جدید، تولید، توزیع، مدیریت سفارشها، پشتیبانی از مشتریان و نظایر آن. بسیاری از سازمانها به سیستم های فرابخشی به عنوان راهی استراتژیك برای استفاده از فناوری اطلاعات در سهیم ساختن منابع اطلاعاتی میان بخشهای مختلف می نگرند، كه به موجب آن كارایی و اثربخشی فرایندهای تجاری خود را در دستیابی به اهداف استراتژیك خود، بهبود بخشند. به عنوان مثال، می توان از فرایند توسعه محصول جدید در یك سازمان تولیدی یاد كرد. این فرایند تجاری (محصول جدید) می بایستی از سیستم های اطلاعات فرابخشی استفاده كنند كه چندین بخش را درگیر می كند. (شكل ۱)

سیستم های اطلاعات تجاری

سیستم های اطلاعات تجاری براساس وظایف و كاركردهای تجاری كه آنها را پشتیبانی می كنند، مورد تجزیه تجزیه و تحلیل قرار می گیرند.

همان گونه كه در شكل دو مشاهده می شود، سیستم های اطلاعات تجاری به پنج بخش اصلی گروه بندی شده اند. این سیستم ها با یكپارچه شدن با یكدیگر به صورت فرابخشی سیستم های اطلاعات تجاری را شكل می دهند. (۲)

۱ - سیستم های اطلاعات بازاریابی:

سیستم اطلاعات بازاریابی شامل افراد و تجهیزات و روشهایی است كه اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیران بازاریابی را به صورت صحیح و بهنگام، گردآوری، دسته بندی، تحلیل، ارزیابی و منتشر می كند. (۵) شركتهای تجاری به منظور شناسایی و پاسخ به تغییرات پرشتاب محیط امروزی، به گونه ای فزاینده به سمت استفــــاده از فناوری اطلاعات گرایش پیدا می كنند. به عنوان مثال وب سایت ها و سرویسهای اینترنتی امكان برقراری فرایند بازاریابی تعاملی را فراهم ساخته است كه به موجب آن مشتریان می توانند در ساخت، بازاریابی، خرید و بهبود كالاها و خدمات، به عنـــوان یك شریك برای سازمان تبدیل شوند. (۲)

بازاریابی دو جانبه (تعاملی):

رشد انفجاری فناوریهای اطلاعاتی تاثیر عمده ای را بر بخش بازاریابی داشته است. واژه بازاریابی دوجانبه به تشریح نوعی از بازاریابی می پردازد كه برپایه آن، از اینترنت، اینترانت ها و اكسترانت ها برای ایجاد یك تعامل دو سویه میان سازمان و مشتریانش و یا مشتریان بالقوه اش بهره گرفته می شود. هدف بازاریابی دو جانبه توانا ساختن شركت برای استفاده سودآور از این شبكه ها برای جذب و نگهداری مشتریانی است كـــه می خواهند در ساخت، خرید و بهبود كالاها و خدمات با سازمان شریك باشند. در محیط جدید اینترنتی بازاریابی، مشتریان تنها نقش یك شركت كننده منفعل را كه پیش از خرید تبلیغات رسانه ای را دریافت می كند، ایفا نمی كنند، بلكه به صورت فعالانه در یك محیط شبكه ای درگیر شده اند. بازاریابی دوجانبه مشتریان را تشویق می كند تا در توسعه محصول جدید، تحویل دادن و موضوعهای مربوط به خدمات (هنگام فروش و پس از فروش) دخالت كنند. این امر با استفاده از فناوریهای گوناگون اینترنتی نظیر گروههای مباحثه خبری، پرسشنامه ها و فرمهای نظرسنجی روی شبكه و نامه نگاریهای از طریق پست الكترونیك میسر شده است.

اتوماسیون نیروی فروش:

رایانه ها و شبكه ها بسترهایی را برای اتوماسیون نیروهای فروش فراهم آورده اند. نیروهای فروش می توانند از طریق شبكه ها از آخرین خدمات و اطلاعات شركت آگاه شوند. این امر نه تنها باعث افزایش بهره وری شخصی فروشنـدگان می شود بلكه به طور چشمگیری سرعت دریافت و تحلیل داده های فروش را از بازار فروش برای مدیران بازاریابی در دفتر مركزی شركت، افـــزایش می دهد و این امكان را برای مدیران فروش فراهم می آورد كه باارائه اطلاعات بهنگام از فروشندگان خود پشتیبانی كنند.

مدیریت محصول و فروش:

مدیران فروش باید عملكرد فروشندگان شركتهایشـــــان را برنامه ریزی، نظارت و پشتیبانی كنند. بنابراین، در بسیاری از شركتها سیستم های رایانه ای گزارشهای تحلیلی فروش را ارائه می كنند كه فروش هریك از محصولات، خطوط محصول، مشتریان، انواع مشتریان، فروشندگان و مناطق فروش را تجزیه و تحلیل می كنند. این گزارشها در پایش عملكرد فروش محصولات و فروشندگان و نیز در تهیه برنامه های پشتیبانی از فروش برای بهبود نتایج فروش به مدیران بازاریابی كمك می رسانند. مدیران محصول نیز به اطلاعاتی برای برنامه ریزی و كنترل عملكرد هریك از محصولات نیاز دارند. سیستم های اطلاعاتی می تواند در ارائه داده های مربوط به قیمت، درآمد، هزینه ها و رشد هریك از محصولات موجود و توسعه محصولات جدید یاری رسان باشند.

---