كاربرد سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی

سازمانها اگر دارای بهترین تكنولوژی بوده و از بهترین امكانات بهره مند باشند ولی از نیروی انسانی متخصص و كارآمد برخوردار نباشند و یا توانایی استفاده درست و كارآمد از نیروهای موجود را نداشته باشند قادر نیستند بر محیط اثر گذاشته و در عرصه رقابت موفق عمل كنند

برنامه ریزی نیروی انسانی یكی از وظایف مهم مدیریت است كه تاثیر عمیقی بر سایر فعالیتها در سازمان دارد.

كاهش هزینه ها، آموزش مستمر كاركنان و همگام شدن با تحولات جاری روز ازجمله مزایای كاربرد برنامه ریزی اثربخش و كارایی نیروی انسانی است.

چنانچه سازمانها توانایی استفاده درست از نیروهای انسانی را نداشته باشند، در آن صورت در عرصه رقابت موفق نخواهند شد.

مدیریت منابع انسانی ازطریق برنامه ریزی كارآمد می تواند توانائیهای نیروهای موجود را ارتقا بخشد.

نداشتـــن دید استراتژیك در كاربرد سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی یكی از چالشهــای طراحی و اجرای این نوع سیستم هاست.

برنامه ریزی نیروی انسانی یكی از اولویتهای مهم مدیران آینده ساز است.

مدیران با داشتن اطلاعات موردنیاز ازطریق مدیریت آینده ساز می توانند قبل از شروع هر بحرانی برای رویارویی با مشكلات درحال و آینده آماده شوند.

برنامه ریزی نیروی انسانی امروزه یكی از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی به شمار می آید كه تاثیر عمیقی بر سایر فعالیتهای مدیریت دارد. اگر ازطریق برنامه ریزی كارا بتوانیم افراد شایسته را جذب سازمان كنیم به علت كاربرد روش علمی و نگرش سیستمی كه در برنامه ریزی نیروی انسانی وجود دارد بسیاری از مشكلات مدیریتی در سازمانها رفع خواهدشد. كاهش هزینه ها، آموزش مستمر كاركنان و همگام شدن با تحولات محیطی و فنــــاوری روز را از جمله مزایای كاربرد برنامه ریزی اثربخش و كارای نیروی انسانی باید دانست.

ارتباط تنگاتنگ برنامه ریزی و اطلاعات سبب ایجاد و بكارگیری سیستم های اطلاعاتی موردنیاز باتوجه به اندازه، نوع و فناوری موجود سازمانها شــده است. بكارگیری كامپیوتر و شبكه های اطلاع رسانی را باید به عنوان عامل پیوند دهنده برنامه ریزی و سیستم های اطلاعاتــــی دانست. در این مقاله سعی شده به طور مختصر تعاریفی از برنامه ریزی نیروی انسانی و سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی و كاربرد آن و درنهایت طراحی، اجرا و چالشهای پیش روی (HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEMS = HRIS) بیان شود.

نیروی انسانی را باید به عنوان مهمترین سرمایه یك سازمان دانست كه نقش كلیدی و مهمی در دستیابی سازمان به اهدافش دارد. امروزه سازمانها هزینه های بالایی جهت جذب و نگهداری منابع انسانی صرف می كنند تا در عرصه رقابت از سایر رقیبان عقب نمانند. در عصر حاضر، به دلیل وجود رقابت بین سازمانها و شركتها درجهت كسب منافع بیشتر، تسلط بر منابع موجود اهمیت ویژه ای یافته است.

سازمانها اگر دارای بهترین تكنولوژی بوده و از بهترین امكانات بهره مند باشند ولی از نیروی انسانی متخصص و كارآمد برخوردار نباشند و یا توانایی استفاده درست و كارآمد از نیروهای موجود را نداشته باشند قادر نیستند بر محیط اثر گذاشته و در عرصه رقابت موفق عمل كنند. نیروی انسانی این توانایی را دارد كه سایر منابع را پردازش كرده و خدمات و كالاهایی را پدید آورد كه سازمان به خاطر آن تاسیس شده است.

یكی از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی برنامه ریزی نیروی انسانی است. مدیریت منابع انسانی ازطریق برنامه ریزی كارآمد و اثربخش می تواند حجم و تركیب نیروی انسانی موردنیاز برای آینده را فراهم ساخته و یا توانائیهای نیروهای موجود را ارتقا بخشد. از این رو برای تداوم موجودیت سازمان و حصول به اهداف آن برنامه ریزی نیروی انسانی باید از اولویت بالایی برخوردار باشد. باید توجه داشت برنامه ریزی موثر و كارآمد نیروی انسانی و اصولاً هر نوع برنامه ریزی به اطلاعات، به خصوص اطلاعات پردازش شده نیاز دارد.

امروزه یكی از مشكلات، عدم بكارگیری سیستم اطلاعات مناسب است. سیستم های اطلاعات مدیریت، توانایی پردازش اطلاعاتی در زمینه های جمعیت شناسی، آموزش، اشتغال و همچنین عوامل موثر بر عرضه و تقاضای نیــــروی كار دارند كه درنهایت در زمینه برنامه ریزی نیروی انسانی كاربرد فراوانی خواهند داشت.

باتــــوجه به اهمیت اطلاعات در امر برنامه ریزی نیروی انسانی، اطلاعات را باید یكی از منابع مهم سازمان دانست. ایجاد و بكارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت منابع انسانی را باید از اولویتهای هر سازمان برشمرد كه نسبت بــــه اجرای آن باید اقدام كرد. برنامه ریزی نیروی انسانی برپایه بكارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت در كمك به اتخاذ تصمیم هــــای مربوط به منابع انسانی پی ریزی می شود.

● فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی

برای فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی (HUMAN RESOURCES PLANNING = HRP) تعاریفی بیان شده كه تعدادی از آن به شرح زیر است:

۱ - برنامه ریزی نیروی انسانی را فرایند پدیدآوردن و تعیین هدفهــــا، سیاستها و برنامه هایی گویند كه به پرورش، كاربرد و توزیع نیروی انسانی می پردازد تا مقاصد اقتصادی، خدماتی و... تامین شود (صائبی، برنامه ریزی استراتژیك)؛

۲ - برنامه ریزی نیروی انسانی فرایندی است كه به وسیله آن سازمان معین می كند كه برای نیل به اهداف خود به چه تعداد كارمند، با چه تخصص و مهارتهایی برای چه مشاغلی نیاز دارد (سعادت، مدیریت منابع انسانی)؛

۳ - برنامه ریزی نیروی انسانی عبارت است از تعیین تعداد افرادی كه در سالهای آینده برای تامین هدفهای سازمان باید انتخاب گردند، آموزش ببینند، ترفیع یابند، بازنشسته یا اخراج شوند و مانند آن، كه براساس تسهیلات و وسایل موردنیاز تخمین زده می شود (رضائیان، اصول مدیریت).

برای برنامه ریزی نیروی انسانی تعاریف مشابه دیگری بیان شده كه به موارد بیان شده اكتفا می كنیم.

ذكر این نكته ضروری است كه بعضی از صاحبنظران مدیریت برنامه ریزی نیروی انسانی را دراصل یك برنامه ریزی استراتژیك می دانند كه درجهت اهداف كلی سازمان و شیوه های لازم برای نیل به اهداف كلی حركت می كند. منابع اعم از مالی، فیزیكی، اطلاعاتی، انسانی، اوضاع و احوال بازار كار، توسعه خدمات و بسیاری دیگر از عوامل درون و برون سازمان در برنامه ریزی نیروی انسانی باید موردتوجه قرار گیرند كه همه آنها را باید عوامل استراتژیك دانست (ابطحی، مدیریت منابع انسانی).

● مراحل

بــرنامه ریزی منابع انسانی را در ۴ مرحله می توان به اجرا درآورد (ال دولان، مدیریت امور كاركنان و منابع انسانی):

۱ - گردآوری، تحلیل و پیش بینی داده ها به منظور پیش بینی عرضه منابع انسانی (و برپاداشتن یك نظام اطلاعاتی منابع انسانی) و پیش بینی تقاضای منابع انسانی (و افزودن بر نظام اطلاعاتی منابع انسانی)؛

۲ - تعیین هدفها و سیاستهای كلی منابع انسانی و جلب حمایت مدیران بلندپایه درمورد آنها؛

۳ - طــراحی و به انجام رساندن طرحها و برنامه های عملی در زمینه هایی مانند كارمندیابی، آموزش و ترفیع كه سازمان را قادر خواهدساخت به هدفهای منابع انسانی خود دست یابد؛

۴ - نظارت بر طرحها و برنامه های امور كاركنان و ارزیابی آنها به منظور آسان كردن پیشرفت به سوی هدفهای برنامه ریزی منابع انسانی.

بدون برنامه ریزی منابع انسانی اثربخش، شغلهای بی متصدی را اغلب می توان تشخیص داد تا بی متصدی بودن آنها اعلام گردد. درنتیجه كارمندیابی، گزینش و به كارگماری ممكن است بدون آگاهی از شغلهایی صورت گیرند كه بدون مشاغل هستند یا آنكه این گامها چنان به شتاب برداشته شوند كه به كارگرفتن فرایند كامل كارمندیابی و گزینش شدنی نباشد (ال دولان).

● سیستم های اطلاعات منابع انسانی

مشخص ساختن سیستم اطلاعاتی منابع انسانی نخستین و مهمترین گام رهیافت موفقیت آمیز مدیریت نیروی انسانی است (بنیسون، برنامه ریزی نیروی انسانی). به عقیده »مالكلم بنیسون« اطلاعات را باید به منزله كلید استراتژی در برنامه ریزی نیروی انسانی دانست. موجودی نیروی انسانی، تقاضا و عرضه آن در آینده را می توان به وسیله سیستم اطلاعات منابع انسانی تعیین كرد. باید توجه داشت كه هدف سیستم های اطلاعات منابع انسانی برنامه ریزی برای سازمان نیست، بلكه سازمان و مدیریت را در برنامه ریزی نیروی انسانی كمك می كنند.

● تعاریفی برای سیستم های اطلاعاتی بیان شده كه تعدادی از آنها به شرح زیر هستند:

۱ - سیستم اطلاعات منابع انسانی عبارت است از یك روش سازمان یافته جمع آوری، نگهداری و ارائه اطلاعات به مدیران به منظور تصمیم گیری در امور چهارگانه مدیریت منابع انسانی. چنین سیستمی باید دارای مشخصات زیر باشد:

الف - اطلاعات به روز باشد و به موقع دراختیار استفاده كننده قرا رگیرد؛

ب - اطلاعات صحیح و دقیق باشد؛

پ - اطلاعات مربوط و موردنیاز مدیران باشد؛

ت - كلیه اطلاعات موردنیاز برای هر نوع تصمیم گیری به طور سریع دراختیار قرار گیرد. (میرسپاسی، مدیریت منابع انسانی)

۲ - منظور از سیستم اطلاعات منابع انسانی، استفاده از روشی منظم و سازمان یافته برای كسب اطلاعاتی است كه تصمیم گیری عقلایی درباره منابع انسانی را در سازمان امكان پذیر می سازد. این اطلاعات باید به روز، صحیح، دقیق، كوتاه و مختصر، مربوط و مناسب، كامل و بهنگام باشد. (سعادت)

۳ - سیستم اطلاعــات منابع انسانی به مجموعه ای از داده های منظم، قابل اتكا و معتبر عنوان می شود كه برای برنامه ریزی نیروی انسانی به كار می رود.

۴ - سیستم اطلاعات منابع انسانی به یك نظام اطلاعاتی رایانه ای معمولی نامیده می شود كه در مدیریت امور كاركنان و منابع انسانی به كار برده می شود. هر نظام اطلاعاتی منابع انسانی به طور منطقی یك سیاهه از شغلها و مهارتهای موجود در سازمان است.

سیستم اطلاعات منابع انسانی مجموعه ای از ابزارهای مدیریت است كه مدیران را توانا می سازد تا برای بهره گیری از منابع انسانی سازمان هدفهایی برپا دارند و میزان كامیابی در رسیدن به این هدفها را تعیین كنند. (دولان)

درمورد برنامه ریزی نیروی انسانی اشاره شد كه برنامه ریزی نیروی انسانی درحقیقت یك فرایند استراتژیك است، سیستم های اطلاعاتی مدیریت نیز در سازمان از اهمیت استراتژیك برخوردارند و آن را باید به عنوان یك مقوله استراتژیك در نظر گرفت.

● طراحی سیستم اطلاعات منابع انسانی

پیاده كردن یك نظام اطلاعات تنها با خرید سخت افزارها و نرم افزارها پایان نمی یابد. این كار شامل دگرگونی در كارها، مهارتها، مدیریت و سازمان نیز می گردد. بنابه فلسفه »فنی - اجتماعی« بدون رویكرد به كاربران، نمی توان یك نظام نوین اطلاعات برپا ساخت.

دیــــدگاه »فنی - اجتماعی« خاطرنشان می كند كه برپاكنندگان نظامهای نوین هر دو مسئولیت فنی و اجتماعی را به عهده دارند. (لاودن، مدیریت امور كاركنان و منابع انسانی) همچنین تكنولوژی، محیط، اندازه یا بزرگی سازمان تعیین كننده نوع سیستم اطلاعاتی و شیوه پــــردازش آنها در سازمان می باشند. (ال دفت، تئوری سازمان و طراحی ساختار) طراحی و راه اندازی یك سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را می توان در ۵ مرحله انجام داد. (سعادت)

مرحله اول: مطالعه و شناخت سیستم فعلی: اولین مرحله در طراحی یك سیستم اطلاعاتی بررسی وضعیت سیستم اطلاعات موجود در سازمان است و درصورت عدم وجود یك سیستم اطلاعاتی رسمی در سازمان، ضروری است كه هر سیستم دیگر موجود شناسایی گردد. هدف از بررسی سیستم اطلاعاتی فعلی پاسخ به سوالاتی از این قبیل است:

▪ حجم اطلاعاتی كه سیستم فعلی می تواند آن را پردازش كند چقدر است؟

▪ كیفیت اطلاعات درچه حدی است؟

▪ چه نوع اطلاعاتی موردنیاز است؟

▪ اطلاعات از چه منابعی به دست می آید؟

همچنین مطالعه سیستم اطلاعات موجود باید برای ما روشن سازد كه آیا سیستم اطلاعات مركزی وجود دارد یا اینكه هر قسمتی به طور مستقل اطلاعات موردنیاز خود را پردازش می كند.

مرحله دوم: تعیین اولویتهای اطلاعاتی: همه اطلاعات به یك اندازه دارای ارزش و اهمیت نیست. فقدان برخی از اطلاعات می تواند موجب ناكامی در برنامه ها شود. بنابراین، سیستم های اطلاعاتی باید طوری طراحی گردد كه اولاً اطلاعـــات ضروری و مهم برای تصمیم گیــــری را تهیه كند و دراختیار تصمیم گیرندگان قرار دهد و سپس درصورت لزوم و به صرفه بودن ازنظر وقت و هزینه، اطلاعات كم اهمیت را دراختیار بگذارد.

علیرضا كیانی

منابع

۱ - ابطحی، سیدحسین - مدیریت منابع انسانی - انتشارات دانشگاه پیام نور - چاپ پنجم - ۱۳۷۷.

۲ - ال دفت، ریچارد - تئوری سازمان و طراحی ساختار - ترجمه علی پارسائیان و سیدمحمد اعرابی - شركت چاپ و نشر بازرگانی وابسته به موسسه مطالعات و پژوهشهای بازرگانی - چاپ اول - ۱۳۷۴.

۳ - الوانی، سیدمهدی؛ زاهدی، شمس السادات؛ فقیهی، ابوالحسن - فرهنگ جامع مدیریت - انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی - چاپ دوم - ۱۳۷۹.

۴ - بنیسون، مالكلم؛ كیسون، جاناتان - برنامه ریزی نیـروی انسانی - ترجمه علیرضا جباری - نشر افكار - چاپ اول - ۱۳۷۵.

۵ - رضائیان، علی - تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم - سمت - چاپ دوم - ۱۳۷۷.

۶ - رضائیان، علی - اصول مدیریت - سمت - چاپ ششم - ۱۳۷۴.

۷ - زاهدی، شمس السادات - تجزیه تحلیل و طراحی سیستم ها - مبانی سیستم های اطلاعاتی مدیریت - انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی - چاپ دوم - ۱۳۷۸.

۸ - سعادت، اسفندیار - مدیریت منابع انسانی - سمت - چاپ دوم - ۱۳۷۶.

۹ - شیمون ال دولان و رندال اس.شولر - مدیریت امور كاركنان و منابع انسانی - ترجمه محمدعلی طوسی و محمد صائبی - مركز آموزش مدیریت دولتی - چاپ سوم - ۱۳۷۷.

۱۰ - لاودن، كنت سی و لاودن جین پریس - نظامهای اطلاعات مدیریت - ترجمه عبدالرضا رضایی نژاد - موسسه خدمات فرهنگی رسا - چاپ اول - ۱۳۷۷.

۱۱ - صائبی، محمد - جزوه درسی برنامه ریزی استراتژیك نیروی انسانی - مركز آموزش مدیریت دولتی - ۱۳۷۸.

۱۲ - كهن، گوئل - استراتژی تكنولوژی اطلاعاتی و توسعه ملی - فصلنامه مدیریت دولتی شماره ۳۸ - ۱۳۷۶.

۱۳ - ممی زاده، جعفر - سیستم های اطلاعات مدیریت - فصلنامه مدیریت دولتی شماره ۲۴ - ۱۳۷۳.

۱۴ - میرسپاسی، ناصر - مدیریت منابع انسانی و روابط كار - انتشارات شروین - چاپ چهارم - ۱۳۷۴.

! علیرضا كیانی: كارشناس ارشد مدیریت دولتی

---