۱۱ تـوصـیـه آسـان بـرای مـدیـریـت زمـان

مدیریت کارآمد زمان یکی از موثرترین شیوه های کنترل استرس در زندگی ماست

مدیریت کارآمد زمان یکی از موثرترین شیوه‌های کنترل استرس در زندگی ماست. در دنیای تکنولوژی و کامپیوتر همه تلاش‌ها به ظاهر برای آن صورت می‌گیرد تا زندگی آسان‌تری را همراه با اوقات فراغت بیشتر تجربه کنیم....

اما واقعیت چیز دیگری است. ما هر روز کمتر از روز قبل وقت داریم. تکنولوژی‌های مدرن نه تنها زمان را برایمان ذخیره نکرده‌اند بلکه بیشتر از پیش از دستان‌مان ربوده‌اند.

با این حساب اگر بخواهیم در زندگی پرهیاهوی امروزی وقتی را برای استراحت روانی و رسیدن به آرامش به دست آوریم یا لااقل از استرس تمام‌نشدنی کارهای عقب‌مانده رهایی یابیم، راهی باقی نمی‌ماند جز اینکه یاد بگیریم چگونه با (زمان) خود هوشمندانه (بازی) کنیم! فشار مشغله‌های گوناگون و تعهدات بی‌حد و حصری که بر سر ما آوار می‌شوند، روز به روز در حال افزایش است و سرانجام یک روز از تحمل ما فراتر خواهند رفت. درست در آن زمان است که چرخه کار برای زندگی بهتر به چرخه معیوب کار و استرس بیشتر تبدیل خواهد شد. به هر ترتیب در روزگار ما داشتن «سلامت روان» بدون یک مدیریت کارآمد زمان ممکن نیست. ۱۱ راهکار زیر به شما کمک می‌کنند تا زمان و استرس خود را مدیریت کنید.

۱) فهرستی از کارهایتان تهیه کنید

در ابتدا فهرستی از وظایف روزانه یا حتی وظایفی که در آینده نزدیک بر عهده شماست تهیه کنید. در مقابل هر کار به طور خلاصه زمان و چگونگی انجام آن را هم یادداشت کنید. برای وظایف مستمر خود زمان‌های مشخصی را در طول هفته مشخص کنید و براساس اولویت آنها را کنار هم بچینید و با تمام توان به اجرای آن پایبند باشید. هرگز فراموش نکنید که مدیریت چیدمان درست فعالیت‌های روزانه مهم‌ترین قدم در مدیریت زمان شماست.

۲) برنامه‌ای «هوشمند» بسازید

در آغاز هر هفته مسوولیت‌های هفتگی خود را به?گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید تا در تعطیلات آخر هفته امکان آرامش و استراحت روانی برایتان فراهم باشد. به عنوان نمونه می‌توانید مسوولیت‌هایی را که با مشغله ذهنی همراه‌اند در روزهای شنبه تا دوشنبه بگنجانید. روزهای سه‌شنبه و چهارشنبه را به کارهایی که بیشتر فیزیکی هستند اختصاص دهید تا پنجشنبه و جمعه بتوانید به خوبی خستگی روانی را از وجودتان بیرون کنید.

۳) برای خودتان وقت اضافه در نظر بگیرید

ایجاد وقت اضافه برای آن نیست که تمام کارهایتان را به دقیقه ۹۰ محول کنید. برای این است که از فشردگی روانی مسوولیت‌های روزانه شما کاسته شود. اگر صبح‌ها نیم ساعت زودتر از خواب بیدار شوید یا شب‌ها نیم ساعت دیرتر بخوابید روزانه نیم ساعت وقت اضافه خواهید داشت. یادتان نرود وقت اضافه تنها برای کارهای غیرمترقبه است و نه جبران عقب‌ماندگی وظایف مستمر روزانه شما.

۴) اولویت‌بندی درست را یاد بگیرید

گاهی وقت‌ها برای اینکه از استرس یک کار بزرگ رها شویم خود را مشغول کارهای کوچک‌ و کم‌اهمیت می‌کنیم بدون اینکه دستاوردی برایمان داشته باشد. کارشناسان مدیریت می‌گویند که ۸۰ درصد دستاوردهای ما باید با ۲۰ درصد از تلاش ما صورت بگیرد. این یعنی اینکه به خوبی بتوانیم اولویت‌های اصلی کاری خود را مشخص کنیم. انگلیسی‌ها ضرب‌المثلی دارند که مفهوم آن، این است که کارهای ما باید به ترتیب اولویت انجام شوند. در برنامه‌ریزی‌های روزانه خود مهم‌ترین کار را در رأس وظایف روزانه‌تان قرار دهید و حتی آن را با اندازه‌ای درشت‌تر بنویسید. باور کنید فرار فایده‌ای ندارد!

۵) به دیگران اعتماد کنید

گاهی شما به این دلیل به تمام کارهایتان نمی‌رسید که توانایی روحی سپردن بخشی از وظایف خود را به دیگران ندارید. شاید همکاران، فرزند یا همسر شما نتواند یک وظیفه را به خوبی و دقت شما به انجام برساند اما حتی این حالت بهتر از آن است که بسیاری از کارهای شما نهایتا روی زمین بماند یا در وقت‌های اضافه که منحصرا مخصوص استراحت شماست به انجام برسد. یاد گرفتن هنر سپردن کار به دیگران برای بسیاری از افرادی که در پست‌های مدیریتی قرار دارند امری ضروری است.

۶) نه گفتن را یاد بگیرید

برای اینکه بتوانید با آرامش زندگی کنید باید و باید، نه گفتن را یاد بگیرید! اگر وقت انجام کاری را ندارید باید بتوانید محترمانه از انجام‌ آن عذرخواهی کنید. هر چقدر هم که کارفرما یا مشتری شما سرسخت باشد زیر بار کاری نروید که از عهده و وقت شما خارج است.

۷) درست شروع کنید

وقتی درگیر یک کار مهم، حساس و پیچیده هستید، از همان آغاز با برنامه و تأمل کارتان را شروع کنید. یک برنامه‌ریزی دقیق و همه‌جانبه اولیه شاید درصد قابل‌توجهی از وقت شما را بگیرد و علاوه بر این کاری خسته‌کننده به نظر برسد. اما به مراتب کم‌هزینه‌تر از اصلاحات وقت‌گیری خواهد بود که به دلیل شروع بی‌برنامه مجبور به اجرای آنها خواهید بود.

۸) کارهای بزرگ را تکه‌تکه کنید

خیلی از افراد وقتی با یک کار بزرگ مواجه می‌شوند ناخودآگاه دچار اضطراب می‌شوند. این اضطراب به خاطر این است که تصویری مبهم از کار مورد نظر در ذهن خود دارند و حتی اگر زمان زیادی هم برای انجام آن داشته باشند تا حد ممکن به سراغش نخواهند رفت. برای شکستن این تصویر مبهم می‌توانید کار خود را به تکه‌های کوچک بشکنید و حتی اگر لازم است روزانه ۲۰ دقیقه به آن اختصاص دهید.

۹) بهترین نباشید!

کمال‌طلبی ما را محدود می‌کند. پس اگر می‌خواهید در بازی بی‌ثمر (بهترین بودن) محدود نشوید هوشمندانه کمال‌طلبی خود را محدود کنید. لازم نیست در همه کارها بهترین باشید. در این صورت وقت آن را نخواهید داشت که در کارهای واقعا مهم بهترین شوید!

۱۰) فهرست کار‌هایتان را حذف کنید

بی‌رحمانه کارهای بی‌اهمیت یا کارهایی که در اولویت‌های نخستین شما نیست از فهرست حذف کنید. یک فهرست کوتاه اما قابل انجام به مراتب بهتر از فهرستی است که هرگز به انتهای آن نخواهید رسید و استرس کارهای ناتمامش بر دوش شماست.

۱۱) خودتان را کنترل کنید

هر چقدر هم که برنامه کاری خوب و خلاقانه‌ای را برای خود طراحی کرده باشید، باز هم نیازمند آن هستید تا مهارت نظارت بیرونی بر فعالیت‌هایتان را یاد بگیرید. هرچند وقت فهرستی از کارهایی را که انجام داده‌اید همراه با زمان اختصاص داده به آنها تهیه کنید. آیا طبق برنامه پیش رفته‌اید؟ دلیل اینکه کاری عقب افتاد چه بود؟ این‌گونه‌ توانایی‌های خود را بهتر خواهید شناخت.

ترجمه: دکترنیما سیفی‌مقدم