آموزش برای مدیریت كتابخانه

در این گونه مقالات مدیریتی هراس از منش معلم وار و مقرراتی بودن وجود دارد مثلاً از طریق ارائه توصیفهای طولانی دربارهء معانی دقیق مدیریت بر این قرار رعایت تلخیص بحث مبانی نظری دنبال نمی شود

این مقاله آموزش برای مدیریت كتابخانه را در زمینهء یك محیط در حال دگرگونی سریع كه در آن تلاش برای نوآوری، اثربخشی هزینه‌ها، و تحلیل هزینه و فایده از نمودهای عینی آن است، مورد بررسی قرار می‌دهد.تقاضا برای ارزش پول محور اصلی تفكر سازمانی را تشكیل می‌دهد. دوران توسعه‌طلبی كه مدیریت می‌توانست به آسانی منابع و امكانات اضافی را به دست آورد جای خود را به دوران دفاع و توجیه جدّی، نه برای منابع و امكانات اضافی بلكه همچنین در معنای اهم، برای پیشتیبانی از منابع و امكانات موجود داده است.

دنیای آموزشی نیز از این روند مستثنی نیست، و به طور روزافزونی در تمام دنیا درگیر مبارزه برای كاهش هزینهء واحدهای درسی است در صورتی كه معیارهای آموزشی موجود را حداقل صیانت و یا بهبود بخشد. تلاش برای استفاده كارا از پرداخت مادی مالیات‌‌ها محدود به مرزهای جغرافیای ملی نیست.در دنیای اطلاعات تأثیر انتشارات الكترونیكی، آغاز به عرضهء دیدگاههای جدید نموده و افزایش پیچیدگی سیستم‌های ذخیره‌سازی پایگاههای اطلاعاتی موجب افزایش تقاضا برای ارائه خدمات شده است. تمام این پدیده‌ها در دوران فشار تورم و كاهش اعتبارات، باعث تقلیل منابع مالی برای فراهم‌آوری خدمات اثربخش شده است.

خدمات كتابخانه در جامعه دانشگاهی بایستی با این تحولات وفق یابد. در نتیجه كتابداران، و كتابخانه‌های آن‌ها، مسئولیت‌پذیری بیشتری را در قبال تدارك خدمات و هزینه‌ها عهده‌دار شوند. در چنین شرایطی كتابداران باید آینده‌نگر و فعال بوده و پاسخگوی مقتضیات بیرونی باشند؛ كه این امر نیازمند مدیریت خلاّق، نوآور، و آموزش دیده است. به منظور پاسخگویی به این مقتضیات نیاز روزافزونی به كاركنان در تمام سطوح وجود دارد كه مدیران اثربخش شوند.

از این پس، كسب محور یك كتابخانه رسمی یا مدرك تحصیلی، همراه با آموزش ضمن خدمت و یا دوره‌های كوتاه مدت كارآموزی كافی نیست. امروزه نیاز به تفكر آینده‌نگر و طراحی برنامه‌های آموزشی مناسبی است كه در موضوع مدیریت نهفته است(۱).بنابراین، این مقاله، تعریف محدود آموزش به معنی »تدوین سیستماتیك یك الگوی مهارتهای شناختی، نگرش‌ها و نیازهای رفتاری به منظور اجرای با كفایت یك كار یا وظیفه را مورد استفاده قرار نمی‌دهد«. یك تعریف وسیع‌تر از آموزش و آموزش مداوم »مبتنی بر مبانی آموزش اساسی، نوسازی و توسعه نگرش و فهم، و حفظ یك رویكرد جدید و انعطاف‌پذیر برای كار مناسب‌تر به نظر می‌رسد. در این مقاله سعی شده كه مفاهیم آموزش و پرورش مداوم در یك مفاد در نظر گرفته شود. ابعاد آموزشی صلاحیت‌ها مثل آنچه كه در مدرسه‌های كتابداری اعطاء می‌شوند مورد بحث نمی‌باشند.

● آموزش مدیریت

در این گونه مقالات مدیریتی هراس از منش معلم‌وار و مقرراتی بودن وجود دارد. مثلاً از طریق ارائه توصیفهای طولانی دربارهء معانی دقیق مدیریت. بر این قرار رعایت تلخیص بحث مبانی نظری دنبال نمی‌شود.

شیوه‌های بی‌شماری برای بررسی مدیریت وجود دارد. برای مثال، مدیریت می‌تواند صرفاً در چارچوب انسانی منظور گردد، یعنی انجام كار از طریق دیگران. (بعضی اوقات به منزله مهارت كنترل در نظر گرفته می‌شود)؛ یا می‌تواند به عنوان یك علم دقیق تلقی شده كه تمركز بر الگوسازی و تدوین رویكردهائی با دستاوردهای مشخص قابلیت اندازه‌گیری دارد.

در این مقاله مدیریت به عنوان »سازماندهی منابع موجود سیستم برای دستیابی به یك هدف تعریف شده است«.این تعریف اجازهء بررسی وسیع‌تر ابعاد مختلف مدیریت را می‌دهد، لیكن به نحو دقیق كاركردهای مدیریت چیست؟ حوزه‌های چهارگانه فایول(۱) یعنی برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی، و كنترل شاید برای هدف این مقاله كافی نباشد. بنابراین فهرست جزیی و بازسازی شده برای بحث حاضر توسط آندرسون(۲) به عنوان مبنای فعالیت مدیریت ارائه می‌شوند. در این باب تأكید می‌شود كه شیوه‌های متعددی برای طبقه‌بندی و توصیف عملكرد مدیریت وجود دارد. این فهرست فقط به عنوان یكی از شیوه‌هائی كه موضوع می‌تواند مورد بحث قرار گیرد، پیشنهاد شده است.بر این قرار كاركرد مدیریت و كتابخانه و فعالیت كاری اطلاع‌رسانی عبارت است از:

- تدوین رویه‌ها ▪انتخاب كتاب

▪ انتخاب نشریات ادواری

- تجزیه و تحلیل رویه‌ها ▪ مجموعه‌سازی (مثل- مجموعه‌سازی مواد خاص)

▪بخش خزانه و ذخیره

- تصمیم‌گیری ▪ كاربرد خدمات تجاری (از- قبیل چكیده‌ها، استنادها و غیره)

▪ تعیین اهداف

▪ تخصیص منابع

- برنامه‌ریزی ▪ برنامه‌ریزی مالی

▪ نظارت بودجه‌ای

▪ برنامه‌ریزی سازمانی

▪ برنامه‌ریزی نیروی انسانی

▪ توسعه نیروی انسانی

- هماهنگی ▪خدمات كتابشناختی

▪ خدمات ویرایشی

▪ فهرستنویسی

▪ رده‌بندی

▪ نمایه‌سازی

▪ چكیده‌نویسی

▪ آماده‌سازی اطلاعات

- طراحی سیستم ▪ تشكیل پرونده/به هنگام كردن

- كنترل سیستم ▪ بازیابی اطلاعات

- تجزیه و تحلیل عملیات ▪خدمات اطلاعات گزینشی

▪ سیستم خودكار/رایانه‌ای و پردازش-(شامل بررسی رایانه‌ای)

▪شیوه‌های خرید

- مطالعات شغلی ▪ رویه‌ها و روشهای منشی‌گری(مثل تأخیرها)

▪ خدمات تكثیر و غیره

▪ طرح و‌تنظیم دفاتر داخلی‌(مثل برگه‌های -سفارش، برگ موقت، و غیره)

▪آمارها

▪ كنترل نشریات ادواری

▪ سنجش عملكرد

- مدیریت منابع ▪ اداره مواد چاپی

▪ اداره مواد غیركتابی

- بازاریابی ▪ شناسایی و تبلیغ ذخیره موجود

▪ سیستمهای اطلاعاتی

▪ خدمات جامعه استفاده‌كننده

- ارتباط ▪ هماهنگی بین بخشی

▪ ارتباط با سازمان مادر

▪ ارتباط با سازمانهای بیرونی

▪ اداره و ساختار كاركنان

- مدیریت كاركنان ▪روشهای انتخاب و مصاحبه

▪ آموزش

▪ نظارت

▪ ارتباط جویندگان كار به شغل

▪ مدیریت پرسنل

پی‌نوشت‌ها

۱- Fayel

۲- Anderson

منابع:

Library and Information Services Council, Professional education and training for library and information work, London, Library and Information services Council, ۱۹۸۶.

Anderson, U., Management training for librarians. Report of an investigation into post-experience management training for librarians and information scienctists, evaluation of courses and summary of perceived needs. London, Library Association, ۱۹۷۷. (LA Research Publications, ۱۸; British Library R & D Repots, ۵۳۲۷).

Katz, R. L., Skills of and effective administrator, Harvard business review, ۵۲, ۱۹۷۴, ۹۰-۱۰۲.

* Mac F dougall, Alan F. (۱۹۹۱) Training for management. In Academic Library Management. Edited by Maurice B. Linc. London: The Library Association. Pp. I & o-۱۸۴.

نوشته: دكتر آلن اف مك دوگال

ترجمه: دكتر سیدعلی سیادت و دكتر احمد شعبانی

اعضاء هیئت علمی دانشگاه اصفهان

---