استقرار نظام ارزیابی و مدیریت عملکرد با رویکرد کارت امتیازی متوازن

سازمان های امروزی در محیط های بسیار متغیر و پیچیده داخلی و بین المللی با چالش های عدیده ای از جمله فشار برای شفافیت و پاسخگویی بیشتر, منابع مالی محدود و در حال اتمام ,افزایش وظایف و فعالیت ها ,تغییرات پر سرعت تکنولوژی و هجوم راه حل های مدیریتی متفاوت برای بهبود وضعیت سازمان ها مواجه اند

سازمان های امروزی در محیط های بسیار متغیر و پیچیده داخلی و بین المللی با چالش های عدیده ای از جمله فشار برای شفافیت و پاسخگویی بیشتر، منابع مالی محدود و در حال اتمام ،افزایش وظایف و فعالیت ها ،تغییرات پر سرعت تکنولوژی و هجوم راه حل های مدیریتی متفاوت برای بهبود وضعیت سازمان ها مواجه اند. در چنین فضایی ارزیابی عملکرد و سپس مدیریت عملکرد، بسیار پیچیده و دشوار خواهد بود چرا که تنها ارزیابی مالی سازمان ها بر اساس سود و زیان و ترازنامه های مالی و صرفه جویی در هزینه ها ما را به گمراهی خواهد کشاند .مهمترین علت آن این است که مطالعات نشان داده است در عصر دانش ، ۸۰ درصد ارزش افزایی در سازمان ها از طریق دارایی های نامشهود سازمانی شامل سرمایه های انسانی (دانش و مهارت های کارکنان) ، سرمایه های سازمانی (فرهنگ سازمان و ارزشهای حاکم بر آن ) و سرمایه های اطلاعاتی (بانکهای اطلاعاتی و داده های آماری ) ایجاد می شود و دیگر نمی توان تنها با دارایی های مشهود ، ارزیابی عملکرد و در پی آن مدیریت عملکرد جامعی انجام داد .

مدیریت عملکرد به معنای ارزیابی عملکرد سازمان بر اساس برنامه راهبردی آن و استفاده از اطلاعات حاصله در بهبود برنامه راهبردی ، بدون توجه به حوزه های دیگر به جز حوزه مالی امکان پذیر نمی باشد .شاهد این مدعا ۴ عامل بازدارنده دستیابی سازمان ها به استراتژی ها و اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خود است که دانشمندان علوم نوین مدیریت استراتژیک آن را بر شمرده اند:

▪ عامل بازدارنده استراژی : بدین معنا که استراتژی ها توسط افرادی که باید آنها را اجرا کنند هنوز درک نشده اند و هنوز استراتژی ها به اهداف کمی تبدیل نشده است.

▪ عامل بازدارنده مدیریتی : بدین معنا که سیستم های مدیریتی برای کنترل عملیات و فعالیت های اجرایی سازمان طراحی شده اند و به بودجه ها متصل هستند نه به استراتژی ها.

▪ عامل بازدارنده انسانی : بدین معنا که اهداف فردی ، دانش و شایستگی های افراد به اجرای استراتژی ها پیوند نخورده است.

▪ عامل اجرایی : بدین معنا که فر آیندهای کلیدی برای پیشبرد استراتژی ها و اهداف بلند مدت سازمان طراحی نشده اند.

در این میان دو تن از برجسته ترین دانشمندان مدیریت به نام های پروفسور رابرت کاپلان و دکتر دیوید نورتون با درک این چهار عامل اساسی یک سیستم مدیریتی نوینی تحت عنوان کارت امتیازی متوازن (BSC) ارائه نمودند که پس از قریب ۱۰ سال تجربه اجرایی در سازمان های مختلف در بخش خصوصی و دولتی آنچنان نتایجی را در حوزه مدیریت عملکرد سازمان ها ایجاد نمود که در حال حاضر تنها رویکرد اثر بخش تجربه شده در دنیا برا ی استقرار یک نظام مدیریت عملکرد جامع به همراه ۴۰ نرم افزار BSC تولید شده در دنیا شناخته شده است . BSC یک سیستم مدیریتی است که اجرای استراتژی ها را مدیریت می کند ، عملکرد را در ۴ حوزه رشد و یادگیری (نیروی انسانی،سرمایه های نامشهود سازمان و سیستم ها ی اطلاعاتی)، فرآیند ها ی داخلی سازمان ، مشتریان و ذینفعان و حوزه مالی اندازه گیری می کند و باعث انتقال و تفهیم ماموریت ، چشم انداز ، استراتژی ها و انتظارات عملکردی به کلیه ذینفعان داخلی و خارجی سازمان می شود.

BSC در ۵ حوزه ذیل کاربرد اساسی دارد:

۱) اجرای استراتژی ها

۲) مدیریت عملکرد

۳) مدیریت فرآیندها

۴) تخصیص منابع

۵) سیستم های منابع انسانی

سازمان هایی که در آسیا از BSC استفاده نموده اند اهداف ذیل را دنبال کرده اند:

▪ ۴۷% سازمان ها از BSC برای برقراری توازن بین عملکرد کارکنان با اهداف کمی سازمان استفاده نموده اند.

▪ ۳۷% سازمان ها از آن برای درک بهتر شاخص های دستیابی به استراتژی ها و اهداف بلند مدت بهره گرفته اند.

▪ ۳۷% سازمان ها از BSC برای انتقال و تفهیم استراتژی ها به کارکنان استفاده نموده اند.

▪ ۳۰% سازمان ها از BSC در کنار سیستم های مدیریت کیفیت مانند Malcom Baldrige استفاده کرده اند.

▪ ۲۳% از سازمان ها نیز از آن در کنار چهارچوب های ارزش افزایی برای سهامداران مانند NEV استفاده نموده اند.

● مزایای BSC برای سازمان های دولتی

از جمله مهمترین چالش ها و دغدغه های سازمان های دولتی می توان به موارد ذیل اشاره کرد :

▪ پاسخگویی

▪ شفافیت

▪ نتیجه مداری

▪ کنترل هزینه ها

▪ پرداخت در قبال عملکرد

در حال حاضر سیستم مدیریتی BSC تنها چارچوب موجود در دنیا است که قادر است استراتژی ها را با عملکرد و بودجه برای پاسخگویی به چالش های فوق تلفیق دهد و به همین دلیل است که طی گزارشی که سازمان همکاریها ی اقتصادی و توسعه (OECD) در سال ۲۰۰۵ از وضیعت سیستم های ارزیابی و مدیریت عملکرد و بودجه ریزی عملیاتی در سازمان های دولتی در دنیا منتشر ساخت اعلام کرد که بسیاری از سازمان ها ی دولتی به سمت سیستم مدیریتی BSC برای استقرار نظام های ارزیابی مدیریت عملکرد روی آورده اند.

از جمله مزایای BSC برای سازمان های دولتی می توان به این موارد اشاره کرد:

ـ کمک به برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک.

ـ تغییر برنامه های استراتژیک از یک شکل نوشتاری و مجلد های قطور که شاید حجم آن برای برخی سازمان ها جذابیت نیز داشته باشد به یک سری گام ها ی عملیاتی مختصر و رویت نتایج اجرای آن به صورت روزانه.

ـ ایجاد چارچوبی که نه تنها ارزیابی عملکرد دقیق را امکان پذیر می سازد که به برنامه ریزان نشان می دهد که چه چیزی را ارزیابی و اندازه گیری کنند و چه چیزی را رها سازند.

ـ مدیران ارشد را توانمند می سازد تا بتوانند استراتژی های خود را با موفقیت اجرا کنند.

ـ ارتباط بین چشم انداز و اهداف بلند مدت استراتژیک به اهداف کوتاه مدت عملیاتی ، برنامه های کاری و بودجه

توسط مهدی یاراحمدی خراسانی

http://athir.blogfa.com