چگونه جلسات موفق داشته باشیم؟

یکی از مشکلات اغلب مدیران پرمشغله بنگاه‌های تجاری جلسات مداوم و بعضا بدون نتیجه است،

یکی از مشکلات اغلب مدیران پرمشغله بنگاه‌های تجاری جلسات مداوم و بعضا بدون نتیجه است،

جلساتی که وقت زیادی از آنها می‌گیرد و کمترین نتیجه مورد انتظار را هم برای آنها دربر دارد تا جایی که در بسیاری از موارد در حین مراجعه به مدیران با این جمله تکراری و ملالت‌بار مواجه می‌شویم که: جلسه هستند! جلسه دارند! جمله‌ای که همه ما از شنیدن آن دچار حس ناخوشایندی می‌شویم. در تحقیقاتی که از جلسات مدیران مختلف در رشته‌های متفاوت انجام شده است، نشان می‌دهد مدیران عالی و میانی سازمان‌ها به طور متوسط در هفته حداقل ۱۷ ساعت از وقت خود را در جلسات سپری می‌کنند. این در حالی است که آنها اظهار می‌کنند تنها ۵۶ درصد از جلساتی که در آن حضور داشتند مفید بوده و بیش از ۲۵ درصد جلسات غیرضروری بوده و می‌توانست از طریق مکالمه تلفنی یا ارسال یک یادداشت این کار انجام گیرد و بیش از ۳۰ درصد زمان اختصاص یافته به مابقی جلسات صرف اموری غیر از دستور کار جلسه شده است و بیش از ۲۵ درصد از جلسات نیز بدون نتیجه به پایان رسیده است. با محاسبه‌ای ساده می‌توان نتیجه گرفت از میانگین ۱۷ ساعت وقت صرف شده در جلسات تنها ۴/۷ ساعت آن مفید بوده است و در سایر موارد تنها وقت افراد را تلف کرده است. این در حالی است که در بخش بزرگی از سازمان‌های ایرانی میزان حضور مدیران در جلسه به مراتب بیش از ۱۷ ساعت در هفته است.

حال ۲ سوال اصلی مطرح می‌شود:

۱. چگونه جلسات مفید و ضروری را از جلسات غیرمفید و غیرضروری تشخیص دهیم؟

۲. چگونه جلسات مفید و هدفمند داشته باشیم؟

پاسخ به این دو سوال می‌تواند به مدیران کمک کند تا علاوه بر مدیریت بهینه زمان، بهره‌وری خود و سیستم تحت کنترل خود را افزایش دهند. از این رو مرکز آموزش روزنامه دنیای اقتصاد بر آن شده است تا با برگزاری دوره ‌آموزشی فن اداره جلسات در تاریخ سه‌شنبه ۴ تیرماه ۱۳۹۲ به این دو سوال کلیدی پاسخ دهد. این دوره با سرفصل‌های زیر برگزار خواهد شد:

- تعریف جلسه و انواع آن

- چگونه جلسات را اداره کنیم و به نتیجه برسانیم!

- راه‌‌های داشتن جلساتی کارآمد، موثر و نتیجه‌بخش

- شباهت و تفاوت‌های جلسات با مذاکره

- مدیریت زمان در جلسه

- اصول کلیدی برگزاری جلسه موفق

- مکان جلسات و تاثیر آن بر موفقیت

- مراحل آمادگی برای جلسات:

- در حین جلسه

- اقدامات پس از جلسه

- جمع‌آوری اطلاعات، تدارکات و دستور جلسه

- نحوه تنظیم صورت جلسه

محسن پروان