نحوه استفاده صحیح از پاورپویت در جلسات کاری

پاورپوینت را به "هوو" یی برای خودتان تبدیل نکنید. پاورپوینت باید کمک حال شما باشد نه جایگزین شما. بعضی افراد همه چیز را در پاورپوینت توضیح می دهند و سپس در جلسه ، از روی آن ، مطالب نوشته شده را می خوانند!

پاورپوینت ، ابزاری برای ارائه بهتر مطالب است اما زیاده روی در بهره گیری از آن می تواند به نقض غرض منجر شود. بنابراین، اگر در یک جلسه یا سخنرانی می خواهید از پاورپوینت استفاده کنید، قبل از هر کاری ابتدا به این بیندیشید که آیا پاورپوینت واقعاً لازم است؟ ترجیح اول تان این باشد که با قدرت کلام ، مفاهیم را بگویید ، مخصوصاً در جلسات کوچک با افراد اندک.

اگر دیدید که می توانید مفاهیم را بدون استفاده از تصویر و پاورپوینت انتقال دهید، سراغ پاورپوینت نروید. اما اگر خواستید از پاورپوینت استفاده کنید چند نکته زیر را مد نظر داشته باشید:

- قبل از هر کاری مطمئن شوید که در محل جلسه یا سخنرانی شما ، امکان نمایش پاورپوینت وجود دارد. ممکن است غافلگیر شوید و همه اطلاعا ت تان در داخل فلش یا رایانه ای باشد که قابلیت ارائه ندارد! حتماً حال تان گرفته می شود.

- حتی اگر به شما اطمینان دادند که در محل جلسه یا سخنرانی، امکان ارائه پاورپوینت وجود دارد، باز هم خودتان را برای سخن گفتن بدون پاورپوینت آماده کنید. به این فکر کنید که اگر به یک دلیل فنی، امکان نمایش پاورپوینت فراهم نشد، درمانده نشوید.

- تصاویر انتخابی باید ساده، گویا و درشت باشد.

- فونت و رنگی که برای نوشتن انتخاب می کنید، باید به گونه ای انتخاب شوند که با توجه به "پس زمینه" به راحتی خوانده شوند. مثلاً نوشته آبی در پس زمینه بنفش، خوب خوانده نمی شود.

- در استفاده از افکت های پاورپوینت، اولاً زیاده روی نکنید و ثانیاً افکت ها را مناسب با محتوا و حاضران جلسه انتخاب کنید.

- پاورپوینت را طوری تنظیم کنید که با هر کلیک، مطالب و تصاویر به سرعت باز شوند. نباید شما و حاضران، لحظاتی را برای تکمیل صفحه معطل شوید.

- بر اساس زمانی که دارید، تعداد پاورپوینت ها را تنظیم کنید. اصلاً خوب نیست اواخر جلسه، به دلیل کمبود وقت، پاورپوینت ها را تند تند رد کنید و بگویید این ها زیاد مهم نبودند یا حیف که وقت کم است!

- پاورپوینت را به "هوو" یی برای خودتان تبدیل نکنید. پاورپوینت باید کمک حال شما باشد نه جایگزین شما.

بعضی افراد همه چیز را در پاورپوینت توضیح می دهند و سپس در جلسه ، از روی آن ، مطالب نوشته شده را می خوانند، غافل از این که مخاطب شان زودتر از وی، متن را خوانده است. بدین ترتیب، کل جلسه به تکرارهای ملال آور تبدیل می شود. اگر این اشتباه را بکنید امکان دارد متهم شوید که چیزی نمی دانید و فقط دارید روخوانی می کنید. در این صورت ، پاورپوینت جایگزین شما شده است چون شما چیزی بیشتر از پاورپوینت نمی گویید.

قاعده این است که در پاورپوینت، فقط تصویر و کلمات کلیدی و تیترها را بیاورید و سپس خودتان توضیح دهید.

- اگر قرار است پاورپوینت را از روی رایانه خودتان اکران کنید، دقت کنید که تصاویر ، مطالب و فایل هایی که نمی خواهید دیگران ببینند را از دسکتاپ و مسیری که برای گشودن پاورپوینت طی می کنید حذف یا جابجا کنید چون دیگران صفحات شما را خواهند دید.