رازهای تعالی سازمانی

یك سوال اساسی تر وجود دارد ما چگونـه مـــــی توانیم به دانش دنیا كه واقعاً در تحقق نتایج مهم موثر است مجهز شویم فكر بهترین عملكرد BEST PRACTICE طی دهه ۸۰ و ۹۰ به شهرت رسید

امروزه مطالب فراوانی پیرامون مدیریت دانش در سازمانها مطرح می گردد. تاكید اكثر این مطالب استفاده از فناوری اطلاعات در كسب، ذخیره و تسهیـم اطلاعات است. اما یك سوال اساسی تر وجود دارد. ما چگونـه مـــــی توانیم به دانش دنیا كه واقعاً در تحقق نتایج مهم موثر است مجهز شویم؟ فكر بهترین عملكرد (BEST PRACTICE) طی دهه ۸۰ و ۹۰ به شهرت رسید. اما در حقیقت بسیـــاری از موفق ترین روش شناسی ها ناموفقند. رسم بر این است كه ما نخست موضوعهایی را مشخص می سازیم كه فكر می كنیم سازمانها در آن عملكرد بالایی دارند و سپس زمینه را برای تحقق بهترین عملكرد فراهم می سازیم.

این رویكرد، دارای ایرادات متعددی است. چنین الگوبرداری (BENCHMARKING) ممكن است سازمانی را در بالاترین نقطه منحنی عمر آن درست قبل از مرحله افول متوقف سازد. تاكید عمده این الگو اغلب اوقات بر عملكرد شركتهای بزرگ است كه ممكن است براساس یك الگوی قدیمی بهترین عملكرد باشد (نظیر مهارتهای مدیریت عملكرد كه بازتاب ارتباط متقابل رئیس و زیردست است). تحقیق انجام شده توسط موسسه گالوپ تحت عنوان «نخست همه قوانین و مقررات را زیرپا بگذارید»، دیدگاه متفاوتی را مطرح می كند: در واقع شركتهای برتر وجود خارجی ندارند - تنها گروههای كاری برتر وجود دارند.

بخشی از مشكل این است كه این الگو غلط است. به جای اینكه عملكرد یك شركت نمونه براساس اقدامات گذشته مورد بررسی قرار گیرد، یك رویكرد بسیار جالب و سودمند این است كه نتایج یا اهدافی را مشخص سازیم كه می خواهیم مورد بررسی قرار دهیم و دریابیم كه چه اقداماتی بدان نتایج منتهی می شوند. این مستلزم یك رویكرد موشكافانه تر به تحقیق یا پژوهش است كه براساس آن خود شركت در درجه دوم اهمیت قرار دارد.

● تمركز بر نتایج

دو روش آسان برای بررسی نتایج سازمانی وجود دارد. اولی تمركز بر موسسان سازمان و دومی شناسایی طبقات مختلف اهداف استراتژیك. برخی از موسسان سازمان و انواع نتایجی كه به آنان مربوط می شود عبارتند از:

مشتریان - سازمانهای برتر، مشتریان را جذب و حفظ می كنند؛

كاركنان - سازمانهای برتر، كاركنان را جذب، حفظ و از عملكرد بالای آنان بهره مند مــــــی شوند؛

صاحبان سرمایه - سازمانهای برتر، منابع مالی عظیمی را به چنگ می آورند؛

نسلهای آینده - سازمانهای برتر، ارزشهای آینده را بنا می كنند؛

تامین كنندگان و شركای استراتژیك - سازمانهای برتر این روابط را ارتقاء می بخشند.

برخی از طبقات متعدد عملكرد كه امروزه برای سازمانها مهم است عبارتند از:

جهانی سازی - سازمانهای برتر كه در اندیشه جهانی سازی هستند به شیوه ای رفتار می كنند كه منافع خود و منافع محلی به طور همزمان افزایش یابد؛

تغییر یا تحول - سازمانهای برتر به طور مستمر در اندیشه بهبود و نوآوری هستند؛

یادگیری - سازمانهای برتر تحصیل دانش را بهینه ساخته و آن را به تمام سطوح سازمان تسری می بخشند؛

رهبری - سازمانهای برتر امكان دسترسی سریع به شایستگیهای رهبری مورد نیازشان را دارند - تصمیمات آنان عملكرد فعلی آنان را بهینه كرده و زمینه را برای آینده مهیا می سازد.

هنگامی كه ما نتایجی را مشخص ساختیم كه معرف سازمانهای برتر است، قادریم تحقیقی را به اجرا درآوریم و به كار بگیریم كه اقدامات منتهی به آن نتایج را شناسایی می كند.

تحقیق مبتنی بر نتایج: من چندین سال است كه در زمینه ارزیابی تحقیقات، مطالعـه و تلاش مـی كنم. از میان بیش از صدها مقاله و تحقیق انجام شده پیرامون موضوعهای خاص، تنها ده درصد به ارتباط بین عملكرد و هــدف تاكید می كنند. مابقی به ایجاد ارتباط بین عملكردها (رابطه بین عملكردهای ارتباطات مدیریت و عملكرد كاركنان) یا عملكرد و مفاهیم یا ساختارها (رابطه بین همكاری همكاران و انگیزش) می پردازند. هرچند این تحقیقات جالب و بالقوه سودمند هستند، اما تحقیقاتی كه ارتباط بین نتایج و عملكرد را بررسی می كنند ناچیز و بسیار ضروری است.

بازنگریهای بسیار وسیعی كه اخیراً توسط آكادمی علوم ملی در زمینه تحقیقات مربوط به بهبود سازمانهای جهانی صورت پذیرفته به این نتیجه رسیده است كه این تحقیقات تاكنون مطالب اندكی درباره عملكردهای كاری گفته است. همچنین به این نتیجه رسیده اند كه بهبود سازمانی یك رشته ای نوپا و بسیار سلیقه ای است. برخی از این سلیقه ها، ممكن است موثر باشند، اما بدون تحقیق برای كشف و شناسایی عوامل موثر و ناموثر، ما مكرراً دچار تكرار شده و عوامل كلیدی موفقیت را از دست می دهیم.

مشاوران، رهبران و كاركنان با بهره گیری از یك رویكرد علمی تر اجازه خواهند یافت تا تصمیمات و اقداماتشان - نظر، گفتار و استفاده بهینه تر از اوقات - را بر روی یافته های حاصل از تحقیقات معتبر متمركز سازند. این امر ما را قادر خواهد ساخت كه به آزمایش و اصلاح نظریات مان پرداخته و عملكردهای ناموثر را متوقف سازیم. مثلاً دیدگاه من نسبت به مشاركت تغییر یافته و با یافته ها و شواهد حاصل از تحقیقات بین المللی تقویت شده است. شواهد مهمی وجود دارد كه ارتباطات تحول - رابطه و مزایای آن در ارتباط با مشتریان، شركت و نیروی كار - می تواند به اندازه مشاركت مورد حمایت كاركنان قرار گیرد. علاوه بر این، هرچند مشـاركت در تصمیم گیری ممكن است مورد پذیرش سریع افراد قرار گیرد، اما در ارتباط با تعهد بلندمدت و قبول تحول حرف زیادی برای گفتن ندارد. یك عامل كلیدی در اجرای موفقیت آمیز یك برنامه تحول آن است كه تحول به صورتی باشد كه كار را به نوعی ارتقا ببخشد. من در آغاز، مشاركت را مورد تایید قرار می دادم و از وجود عوامل كلیدی موفقیت غافل بودم.

منبع : CONSULTING TO MANAGEMENT, MARCH ۲۰۰۳

مترجم : صابر مقدمی

---