گروه های غیر رسمی و مدیران سازمان ها

منظور از گروه رسمی همان ساختار سازمانی است که در آن گروههای کار و نوع کارهایی که باید انجام گردد و به آن شرح وظایف میگویند مشخص شده است

گروه را بدینگونه تعریف کرده اند: دو یا چند نفر که رابطه متقابل با یکدیگر دارند، گرد هم می آیند تا به هدفهای خاصی برسند. گروه به صورت رسمی یا غیر رسمی است.

منظور از گروه رسمی همان ساختار سازمانی است که در آن گروههای کار و نوع کارهایی که باید انجام گردد و به آن شرح وظایف میگویند مشخص شده است. در گروههای رسمی رفتار فرد و گروه مشخص شده و مسیری را که باید برای دستیابی به هدفهای سازمان پیمود تعیین گردیده است.

بر عکس آن گروههای غیر رسمی است که به سازمانهای غیر رسمی نیز نامیده میشوند و به صورت مجموعه های بدون ساختار بوده و سازماندهی نشده اند. این گروهها در محیطهای کاری تشکیل میشوند و واکنش طبیعی در برابر نیازهایی است که در سایه تماسهای اجتماعی به وجود می آید.

میتوان گروهها را به چهار دسته

۱) حاکم،

۲) تخصصی،

۳) ذی نفع و

۴) دوستی تفکیک کرد

● گروههای دوستی و ذینفع از جمله تشکیلات غیر رسمی است.

نمودار سازمانی گروه حاکم را تعیین میکند. این گروه بر زیردستان تحمیل میشوند و آنان باید بصورت مستقیم گزارش کار خود را به مدیر بدهند.

گروههای تخصصی که در سازمان به وجود می آیند از افرادی تشکیل میشوند که که در صدد انجام کاری بر می آیند ولی مرز یا محدوده گروههای تخصصی به سلسله مراتب اخترارات سازمان محدود نمیگردد و افرادی را از بخشها و دوایر مختلف سازمان در بر میگیرد.

گروههای غیر رسمی وظیفه ای مهم بر عهده دارند تا نیازهای اجتماعی اعضاء تامین شود و به سبب تعامل و روابط متقابل که در سایه همکاری نزدیک اعضا به وجود می آید این گروها با هم به تفریح میروند و به صورت گروهی ناهار صرف میکنند و ساعتهای بیکاری را با هم میگذرانند

به هیچ دلیل منحصر به فردی نمیتوان تشکیل گروه را توجیه کرد و بیشتر افراد به چندین گروه تعلق دارند.

از عمده دلایلی که باعث میشود افراد به گروهها بپیوندند میتوان به نیاز به امنیت،‌ کسب حیثیت و احترام از گروه، احساس ارزش شخصی (مناعت)، وابستگی جهت رفع نیازهای اجتماعی و رابطه آرامش بخش با سایر اعضاء، قدرت (انچه به تنهایی دست نمی آید از طریق گروه میسر است) و تامین هدف اشاره نمود

در گروهها افراد نقشهای مختلفی را ایفا میکنند و با توجه به عوامل محیطی نقشهای مختلفی را می آموزند و هر کسی میتواند با توجه شرایط یا تقاضای خاصی به سرعت تغییر موضع داده و نقش جدیدی را بر عهده گیرد.

از آنجایی که مدیر با کارکنان سرو کار دارد آگاهی از نقشهای مختلف افراد در گروهها به او کمک میکند تا تشخیص دهد در هر زمان در چه گروهی قرار میگیرد و از وی انتظار چه نوع رفتاری میرود. داشتن چنین دیدگاهی غالبا به او کمک میکند تا بتواند به صورتی دقیقتر رفتار کارکنان را پیش بینی کند و در ارتباط با شیوه رفتار آنان ، در شرایط مختلف تصمیمات لازم را بگیرد

برای مدیران این موضوع اهمیت دارد که به اعضای گروه توجه کنند زیرا واقعیت این است که رفتار گروه مجموع رفتار افراد را تشکیل نمیدهد. گروه دارای ابعاد یا ویژگیهای دیگری است که به بیش از مجموع رفتار اعضا میرد و رفتار اعضا را تغییر میدهد. تحقیقات هاثورن و تحقیقا اش مثالهای بارز این نوع رفتارها و تاثیرات آن هستند.

به عنوان مثال یک خانم نقشهای مختلفی ایفا میکند و به صورت همزمان به عنوان خانم خانه دار، مادر فرزندان، همسر، عضو یک موسسه خیریه و کارمند اداره است بنابر این شناخت رفتار و نقشهای گوناگونی که امکان دارد یک نفر ایفا کند برای مدیریت اهمیت زیادی دارد

یک مدیر میتواند به شیوه های زیر در هنچارهای گروه اثر بگذارد و در آنها تغییراتی بدهد :

- به صورت روشنو آشکار نوع رفتار مطلوب را ابراز نماید

- به صورت منظم رفتارهای مورد نظر و برتر را تقویت نماید

- برای رفتارهای مطلوب و قابل قبول پاداشهایی در نظر بگیرد

آیا مدیر باید خواستار انسجام گروه گردد؟ پاسخ به شرط وجود نوعی هماهنگی که باید بین هدهای گروه و سازمان وجود داشته باشد مثبت است

مدیر باید اهداف گروهها و سازمان را یکی کند تا انسجام در سطح بالا عملکرد سازمان را بهبود بخشد.

اگر مدیر از پدیده ای به نام نقصان پذیری گروه استفاده کند میتواند بر کار گروه اثرات زیادی بگذارد. گاهی مدیران از مجموعه کارهای گروه استفاده میکنند و بدان وسیله میکوشند تا روحیه فردی را بالا ببرند. آمدیران میکوشند تا هر کاری که انجام شده است را به حساب فردی مشخص بگذارند و بدین وسیله باعث تقویت روحیه و رفتار وی گردند. در جایی که مدیر بدینگونه عمل نمیکند باید زیان حاصل از تشکیل گروه با سودی که از طریق جلب رضایت کارگر به دست می آید را مقایسه کند

اگر اعضای گروه متوجه شوند که سازمان در دادن مقام به آنها مساوات را رعایت ننموده است به دلیل توجه بیشتر اعضا به مسئله نابرابری باعث میگردند سازمان به هدفهای خود نرسد.

هنگامی که در سازمان از این بابت رعایت عدل و انصاف نشود مدیر با اعضای گروه روبرو است که تلاش میکنند سازمان را از این لحاظ سرزنش و حتی تنبیه نمایند و بر روی اعضای که مقامات بالاتر را کسب نموده اند فشار می آورند و یا به گونه ای دیگر کم کاری میکنند.

هیچ مدیری نمیتواند گروه را کنترل نماید چون اساس برای خروج از کنترلهای رسمی ایجاد شده است ولی همانگونه که اشاره شد مدیر میتواند کاملا بر گروهها تاثیر گذاشته و آنها را هدایت کند تا با اهداف سازمانی هم سو شوند

این مسئله به قدری اهمیت دارد که میتوان گفت مدیریت به جای اینکه تمرکزش بر کارکنان باشد باشد باید بر رفتار گروههای درون سازمان و رفتار آنها بپردازد و آنها را به سمت هم جهت شدن با اهداف سازمانی سوق داده و به پیوند دادن اهداف سازمانی با اهداف این گروهها تمرکز نماید.

توسط مهدی یاراحمدی خراسانی

http://athir.blogfa.com