گونه های مواد آرشیوی

آرشیوها به عنوان نماد حافظه جوامع, ملت ها و دولت ها مجموعه ای از نوشته ها و اوراق و حاصل فعالیت های روزمره و مستمر ادارات سابق و كنونی هستند كه ارزش اداری و تحقیقی فوق العاده ای دارند

آرشیوها به عنوان نماد حافظه جوامع، ملت‌ها و دولت‌ها مجموعه‌ای از نوشته‌ها و اوراق و حاصل فعالیت‌های روزمره و مستمر ادارات سابق و كنونی هستند كه ارزش اداری و تحقیقی فوق العاده‌ای دارند. به عبارتی آرشیو محل نگهداری منابع ارزشمند در موسسات دولتی یا خصوصی یا شعبات آنها است كه مسئول شناسایی، ارزشیابی، انتقال، حفظ و نگهداری و طبقه بندی اسناد به منظور تسهیل و تسریع در دستیابی به منابع هستند، در یك جمع بندی باید گفت كه آرشیو عبارت است از ۱. مخزن یا ساختمان كه منابع آرشیو در آن بایگانی میشود . ۲ .

سازمانی كه مسئول شناسائی، ارزشیابی، انتقال، حفظ و نگهداری و طبقه بندی اسناد و خدمات رسانی براساس اصول و روشهای علمی منابع آرشیوی است. دریافت اسناد از سازمانهای مختلف ایجاد كننده سند و ارزشیابی آنها از وظایف مهم و اساسی هر آرشیو محسوب میشود زیرا تا اسناد مهم، با ارزش و مرتبط با ردیفها و مجموعه های موجود در دستگاهی شناسایی و به آرشیو منتقل نشود مجموعه های آرشیوی توسعه نمی یابند (بقائی، ۱۳۸۱). اسناد و مدارك بایگانی شده در آرشیوها جزء منابع مستقیم ، اساسی و غیر قابل بحثی به شمار می آیندكه هر مورخ الزاماً باید از آن سود جوید زیرا این مدارك بر اثر تصادف یا در نتیجه خواست و اراده یك فرد گردآوری نشده اند بلكه به طریقی خود جوش بوجود آمده اند و حاصل فعالیتهای روزانه سازمانهای دولتی، تشكیلات مذهبی، موسسات تجاری، یك خانواده یا فردی خاص هستند بنابراین مفهوم مخازن آرشیوها با مفهوم كلكسیون بكلی تفاوت دارد از عهد باستان در تمدنهای مختلف اسناد و مدارك را در آرشیوها بایگانی میكردند.

زیرا این اسناد نمایانگر موجودیت نظام آن تمدن بودند این مدارك شامل اسناد مالكیت، شواهد و مداركی برای اثبات حقوق یا ادعاها و سوابق دعواها مطرح شده بودند به طوری كه صاحبان آن اسناد میتوانستند برای دفاع از خود از آنها استفاده كنند. این اسناد و مدارك اصولاً جزو منابع ادبی و روایتی به شمار نمی آیند بلكه ذاتاً جزء اسناد و مدارك قضائی و حقوقی هستند و اصالت دارند. اسناد آرشیوی در آغاز الزاماً اسنادی نیستند كه از نظر تاریخی ارزش و اهمیت داشته باشند بلكه پس از گذشت زمان چنین ارزشی پیدا میكنند. سازمانهای آرشیوی از نظر شكل و نوع موادی كه در خود نگهداری میكنند، از نظر گستره مكانی و از نظر موضوع به انواع متفاوتی از جمله آرشیو مكتوب، آرشیو مواد دیداری شنیداری، آرشیو نقشه ها، آرشیو منطقه ای ، آرشیو ملی، آرشیو استانی یا ایالتی، آرشیو شهری، آرشیو بخش و دهستان، آرشیو فردی یا جمعی و .... تقسیم میشوند. در گذشته اگر گفته میشد هر سند موجود در آرشیوها یك سند خطی است سخن گزافی نبود ولی امروزه با پیشرفتهای فنی و تحول در اداره امور آرشیوها موجب شده است كه مفهوم بكلی تغییر كند.

در حال حاضر بخش زیادی از اسناد ارزشمند بوسیله فتوكپی و انواع تكثیرها منتشر شده اند، اسناد مصوت كه بر روی صفحه، نوار مغناطیسی و ... ضبط شده اند به قلمرو آرشیوها راه یافته اند در سالهای اخیر آرشیوها ضمن بایگانی اسناد مصوت درصدد حفظ و نگهداری اسناد تصویری نیز برآمده اند زیرا اهمیت و ارزش عكسها و فیلمهای نظامی، فیلمهای مستند، فیلم و نوار آزمایشهای فنی مراكز پژوهش، كلیشه ها، فیلمهای خبری و تبلیغاتی از نظر تاریخی غیر قابل انكار است. پیدایش میكروفیلم در زمینه اداره آرشیوها و تكثیر مواد آرشیوی تحول عظیمی را بوجود آورده است . تكمیل مراكز بایگانیهای پراكنده، امانت دادن اسنادبه شكل میكروفیلم و تسریع در امر انتشار و انتقال اسناد اداری از تاثیراتی است كه تكنولوژی میكروفیلم بر آرشیوها گذاشته است. در این نوشته تلاش شده است كه انواع موادی كه به عنوان محمل اطلاعاتی استفاده میشود و قابلیت ذخیره سازی اطلاعات را دارد و در آرشیوها نگهداری میشوند و به عنوان ماده آرشیوی شناخته میشوند جمع آوری و تك تك معرفی گردند. همه مواد در شش دسته كلی تقسیم بندی گردیده است كه در زیر هر كدام، مواد زیرمجموعه آن گروه معرفی خواهد گردید.

●اشكال مواد و اسناد آرشیوی

در ادوار مختلف زندگی بشر غلبه برخی از نمادها بر برخی دیگر بیشتر بوده است و بنابراین قضاوت تاریخی در هر دوره ای متكی بر مدارك و اسنادی است كه از آن دوره به جای مانده است .اسناد مكتوب اهمیت و ویژگی خاصی دارد ولی گاه مورخ مجبور است به هر رمز، اشاره، علامت، نماد و وسیله ای متوسل شود تا بتواند به سوالات خویش پاسخ گوید، بعضی معتقدند سند محتوایی است كه روی یكی از اشكال عرضه میشود یعنی شكل سند عامل مهمی در ارزش و اعتبار آن نیست، در گذشته لوح هایی به خط میخی روی پاپیروس، برگ، نخل و پوست حامل اطلاعات بودند و در عصر حاضر غالب اسناد و مدارك كاغذی یا الكترونیكی هستند (روستایی، ۱۳۸۱). پس شكل ماده مهم نیست و هر چیزی كه بتوان روی آن اطلاعات مناسب برای آرشیو (یعنی اطلاعاتی كه عصاره و چكیده بایگانیهای سازمانها باشد و ارزش نگهداری دائم و یا طولانی مدت را داشته باشد و نیز عمری از آنها گذشته و مربوط به امور جاری و روزمره نباشد ) را ثبت نمود و برای مدتی طولانی نگه داشت آن را به عنوان ماده آرشیوی مینامیم و این ماده میتواند یك مجسمه باشد كه معمولا در موزه ها نگهداری میشوند، یك نسخه خطی باشد، یك عقد نامه باشد، یك وصیت نامه باشد، یك مهر یا نشان حكومتی باشد، یك فیلم ویدئویی، یك فلاپی دیسك، و یا یك فایل كامپیوتری و یا صفحه وب باشد.

در این نوشته مواد را به شش گروه زیر تقسیم كرده ایم و خاطر نشان میسازد كه این تقسیم بندی بر اساس تركیبی از شكل مواد ، نوع جنس، و قدمت مواد انجام گرفته و جمع بندی از تقسیم بندیهایی است كه در منابع مختلف در مورد مواد آرشیوی و یا منابع دیداری و شنیداری و غیر كتابی در كتابخانه ها انجام گرفته است.

۱. منابع ذهنی یا نقلی (آرشیو شفاهی)

۲. منابع باستان شناسی

۳. منابع تصویری و ترسیمی (مواد گرافیكی)

۴. مصنوعات سه بعدی

۵. منابع مكتوب

۶. مواد آرشیوی جدید غیركاغذی

۱ . منابع ذهنی یا نقلی(آرشیو شفاهی): تاریخ شفاهی عملی است كه به وسیله آن از طریق مصاحبه، سخنرانی، و یا درخواست كتبی از افراد صاحبنظر و مطلع، كمبودها و خلاءهایی كه در پژوهشهای تاریخی وجود دارد پر میشود. مجموعه اسناد گاه به دلایل مختلف نواقصی دارد كه باید رفع شود و یا حاوی تناقضاتی است كه با پژوهشهای مربوط باید تناقض رفع شود. تحقیق و جستجو از افراد صاحبنظر میتواند این نواقص را رفع كند. همچنین گاه پاره ای از اسناد به تحلیل نیاز دارد و افراد صاحبنظر كه معمولا سنی از آنها گذشته است میتوانند تحلیل های بسیار جالبی داشته باشند. در هر حال تاریخ شفاهی مكمل آرشیو اسنادی است و یك سازمان آرشیوی با هوشمندی و درایت میتواند بهره های فراوان از آن ببرد (فدائی عراقی، ۱۳۷۷). و نیز منابعی هستند كه در فرهنگ شفاهی جامعه وجود دارد و بقول معروف در سینه های افراد جامعه است مثل مراسم های مذهبی ، بازیها، و ... كه در مطالعات تاریخی و اجتماعی یك جامعه از منابع ارزشمندی میتواند به حساب بیایند و نیاز به جمع آوری و اشاعه آنها میباشد..

۲. منابع باستان شناسی: باستان شناسی نه تنها علم كلی برای شناخت تاریخ است كه گاه اصالت آن از همه اقران آن بیشتر است و تنها راه و طریق تحقیقات و پژوهشهای تاریخی به شمار می آید تاریخ قدیم بی شك بدون استفاده از باستان شناسی قابل شناخت نیست، مواد و منابعی كه مربوط به دورانهای قدیم میشوند همچون مجسمه های باقی مانده از دوران باستان ، مهرها، كتیبه ها، و ... در این بخش گذاشته شده است هرچند درحال حاضر اغلب این مواد در موزه ها نگهداری میشوند ولی همه اینها جزو مواد آرشیوی بوده و بایستی در آرشیوها نگهداری و با كپی برداری از آنها آطلاع رسانی برای محققین انجام گیرد.

الف. مهرها: مهر عبارت است از نشانه ای كه تصاویر و یا حروف حك شده بر سطح مواد سخت مانند سنگ بر اشیای نرم مثل موم بر جای میگذارد .

مهرها به سه منظور به كار رفته است: ۱. اطمینان از سر به مهری و دست نخوردگی محتوای یك نوشته یا محفظه، ۲. تایید مالكیت، ۳. جنبه قانونی و رسمی دادن به یك سند و كاه هر سه هدف در كنار هم بوده اند، مهرها از طلا،نقره، سرب و عاج و امثال آن ساخته میشدند. (فدائی عراقی، ۱۳۷۷). مهرها در پژوهشهای تاریخی دارای ارزش اطلاعاتی بسیار میباشند

ب. كتیبه ها: كتیبه ها سنگ نوشته هایی است كه در كاوشهای باستانی بدست می آیند و یا نوشته های روی سنگهای قبر است كه منابع بسیار ارزشمندی در مطالعات تاریخی هستند این كتیبه ها معمولا نسبت به دیگر آثار نوشته شده عاری از غلط و اشتباهند.

ج. سفالها: سفال كه به گل پخته گفته میشود از نظر پژوهشهای تاریخی و آگاهی از شیوه های زندگی مردمان قدیم خیلی با ارزش میباشند و میتوانند به عنوان مواد آرشیوی قلمداد بشوند.

د . لوحها: الواح در لغت چیزهایی را گویند كه پهن باشد مثل تخته ها خواه از چوب باشد خواه از عاج و مس و آهن (دهخدا، ۱۳۷۷) الواح دوران باستان از نظر نوشته ها و نقوش و تصاویری كه روی آنها حك شده است دارای ارزش اطلاعاتی بوده و میتواند به عنوان ماده آرشیوی قلمداد بشود. الواح دوران باستان بیشتر گلی بوده است مثل الواح گلی نیپور، نینوا، آشوری، بابل.

هـ. پاپیروس: نی آبی بسیار بزرگی كه از ساقه آن مصریان كالایی تهیه میكردند كه بتوان روی آن نوشت و نیز به نسخه ای كه روی پاپیروس نوشته شده نیز اطلاق میگردد ( سلطانی، ۱۳۷۹)

و. پارشمن: پوست گوسفند یا بز كه با زاج و واكس مخصوص دباغی میشود. دوام آن مثل كاغذ پوست گوساله و بسیار شبیه آن است تنها ممیزه تشخیص در زبری آنهاست، پارشمن نرم تر از كاغذ پوست گوساله است و از آن برای مداركی كه به دوام بسیار نیازمند است و نیز صحافی كتابهای بزرگ و قطور استفاده میكردند (سلطانی، ۱۳۷۹).

ز. سكه ها: سكه بصورت فلز ذوب شده یا ضرب شده جانشین مبادلات و معاوضات ابتدائی میگردد تا به امروز نقش روی سكه یا وزن آن نام متداول آن سكه را تعیین میكرده است از قبیل نستون، كارولوس، پیستول، ریكس دال، دلار، فینگ، ولیور یا پوند، روبل، كوپك و .... سكه گاهی تنها منبع و ماخذی است كه وجود یك پادشاه یا یك شهر را برای ما آشكار میكند ، از طریق مطالعه آن میتوان به نوع ساختار قضائی و اجتماعی واقع در گذشته پی برد. (سارامان، ۱۳۷۱)

یادداشتها:

[۱] دانشجوی كارشناسی ارشد كتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران شمال

[۲] Photograph - Picture

[۳] Timbre

[۴] Stamp

[۵] Post card

[۶] Chart

[۷] Tract

[۸] Transparency

[۹] Negative

[۱۰] Slide

[۱۱] Filmstrip

[۱۲] Microform

[۱۳] Microfiche

[۱۴] Microfilm

[۱۵] Microopaque

[۱۶] Aperture card

[۱۷] U - Matic

[۱۸] VHS

[۱۹] SVHS

[۲۰] Betamax

[۲۱] Betacam

[۲۲] Floppy disk

[۲۳] Zip disk

[۲۴] Compact disc C.D.

[۲۵] Laser Vision

[۲۶] Write Once Read Many times یك بار بنویس و چندبار بخوان

[۲۷] Digital Video Disc

[۲۸] Digital Versatile Disc

[۲۹] Dolby Digital

[۳۰] starage multiplexd optical Data

كتابنامه

استیون." وبلاگ نویسان كتابدار." مترجم رضا اسدی. كتاب هفته، ۵۴۳

بقائی، محمد." نگاهی به آرشیو و عملكرد آن در ایران." كتاب ماه كلیات ۵۸ – ۵۹ مهر و آبان ۱۳۸۱

پدرسون، آن. نگهداری اسناد. ترجمه رضا مهاجر. تهران: سازمان اسناد ملی ایران، ۱۳۸۰

"تمبر را بهتر بشناسیم." نشریه تمبر . شماره ۱۲ و ۱۳

دال، سوند. تاریخ كتاب: از كهنترین دورران تا عصر حاضر. ترجمه محمدعلی خاكساری. مشهد: بنیاد پژوهشهای اسلامی. ۱۳۷۹

دهخدا، علی اكبر. لغتنامه. تهران: موسسه انتشارات و چاپ دانشگاه تهران، ۱۳۷۷

دیانی، محمد حسین، مقدمه ای بر آرشیو. مشهد: دانشگاه فردوسی مشهد. ۱۳۷۷.

رحمان، عفیفه." ارتباط بین كتابخانه و آرشیو". ترجمه حسین میری گرجی. اطلاع رسانی، دوره دهم، شماره ۱

روستائی، محسن. دیدگاهی آرشیوی پیرمون نگهداری اسناد . كتاب ماه كلیات ۵۸ – ۵۹ مهر و آبان ۱۳۸۱

سارامان، شارل. روشهای پژوهش در تاریخ ترجمه ابوالقاسم بیگناه . مشهد: آستان قدس رضوی، ۱۳۷۱

سلطانی، پوری؛ راستین، فروردین. اصطلاحنامه كتابداری فارسی به انگلیسی و انگلیسی به فارسی. تهران: كتابخانه ملی ایران، ۱۳۶۵

سلطانی، پوری؛ راستین، فروردین. دانشنامه كتابداری و اطلاع رسانی. تهران: فرهنگ معاصر، ۱۳۷۹

سینایی، علی. مجموعه سازی در كتابخانه ها . تهران: سمت، ۱۳۷۶

شهمیرزادی، طیبه؛ قریشی، سوسن. آماده سازی منابع اطلاعاتی. تهران: كتابدار. ۱۳۸۳

علم الكترونیك و كامپیوتر، شماره های مختلف

فدائی عراقی، غلامرضا . مقدمه ای بر شناخت اسناد آرشیوی. تهران: سمت، ۱۳۷۹

فرهنگ تشریحی كامپیوتر میكروسافت، شامل ۸۰۰۰ لغت و بیش از ۲۰۰۰ تصویر و نمودار . انتشارات میكروسافت، ترجمه محمد رضا حسنوی، داریوش فرسایی، تهران: دانشیار، پیك علوم ، ۱۳۷۹

فوترگیل، ریچارد ؛ بوچارت، یان . مواد غیر كتابی در كتابخانه ها. مترجم كاظم خادمیان. مشهد: بنیاد پژوهشهای اسلامی. ۱۳۷۹

كمیلی زاده، ابوالفضل." تمبر و سكه"، نشریه تمبر، ۸

گاردنر، ریچارد. مجموعه سازی، پیدایش، گزینش و گسترش مواد كتابخانه ای. ترجمه اسدالله آزاد. مشهد: بنیاد پژوهشهای اسلامی. ۱۳۷۹

گنجینه اسناد، شماره های مختلف

مرادی، نورالله. مدیریت آرشیوهای دیداری و شنیداری. تهران: كتابدار، ۱۳۸۰

"مراقبت، حفظ و نگهداری نوارهای صوتی مغناطیسی، تصاویر متحرك تلویزیون؛ استاندارد منتشر شده از سری سازمان جهانی استاندار ایزو ۱۲۶۰۶." ترجمه نسرین بابایی. فصلنامه كتاب ۷۵ (بهار۱۳۸۳)

مرتضائی ، لیلا." برگه های لبه منگنه" اطلاع رسانی . دوره هفتم شماره ۲

"نقش اسناد و آرشیو در توسعه در گفتگو با دكتر كیانوش كیانی" . كتاب ماه كلیات ۵۸ – ۵۹ مهر و آبان ۱۳۸۱

"وبلاگ، امپراطوری جدید رسانه ای" مترجم رضا اسدی. نشریه دنیای اقتصاد. ۳/۴/۸۳

"وبلاگ چیست؟" نشریه ابرار اقتصادی، شماره ۲۸

ویلكی، كریس. مدیریت مجموعه های فیلم و ویدئو. ترجمه لیلا مرتضایی . تهران. مركز اطلاعات و مدارك علمی ایران. ۱۳۸۰

همه چیز در باره سی دی ها: سی دی رام چگونه كار میكند..... . [بی جا] ریزپردازنده. ۱۳۷۷.

http://www.ariadne.ac.uk/issue۴۰/public-libraries

http://forum.persiantools.com/showpost.php?p=۴۰۲۴۴&postcount=۱

http://www.hambastegimeli.com

http://www.payam.co.ir/journal/farsi/Majaleh/۴۸/۱۳-۴۸.htm

محمد صابر راثی ساربانقلی[۱]

---