برنامه اقدام روزانه ابزار تبدیل شدن به فردی کاملا سازماندهی شده

همه ما می دانیم زمانی که کار خود را شروع می کنیم چطور از لیست انجام کار To do list استفاده کنیم یکی از مشکلات مهم برای بسیاری از ما در تهیه لیست انجام کارها, عدم برنامه ریزی و تمرکز و ایجاد لیستی عملی است و اغلب با فهرستی اولویت بندی نشده و درهم مواجه هستیم

همه ما می‌دانیم زمانی که کار خود را شروع می‌کنیم چطور از لیست انجام کار(To do list) استفاده کنیم. یکی از مشکلات مهم برای بسیاری از ما در تهیه لیست انجام کارها، عدم برنامه‌ریزی و تمرکز و ایجاد لیستی عملی است و اغلب با فهرستی اولویت‌بندی نشده و درهم مواجه هستیم.

برای مثال ورودی‌های خاصی مانند «تماس با سرپرست واحد فروش»، ممکن است ریزفعالیتی از شبه پروژه مثل« نوشتن طرح بازاریابی» باشد و اغلب، جزئیات عملی و واقعی از آنچه که شما باید انجام دهید از قلم بیافتد.

مساله دیگر هنگامی است که در لیست شما بیش از ۲۰ ورودی وجود دارد که استفاده از آن را دشوار و دست و پا گیر می‌کند و به این ترتیب بخشی از فعالیت‌های کلیدی و تعهدات فراموش می‌شوند! شما می‌توانید با تمرکز روی موارد مهم و اجتناب از هدر رفتن وقت خود در فعالیت‌های کم ارزش جلوگیری کنید.

در این نوشتار ابزاری مهم به نام «برنامه اقدام روزانه»، برای نجات از غرق شدن در فعالیت‌های روزانه ارائه می‌شود. برنامه اقدام به شما در واگذاری کارها (تفویض اختیار) کمک می‌کنند، علاوه بر این باعث افزایش بهره‌وری و صرفه جویی در وقت (از دست دادن زمان) نیز می‌شود. برنامه اقدام در حالی که غرق در کار هستید، در اولویت‌بندی هوشمند و کنترل بازگشت به زندگی کمک می‌کنند.

۴ گام کلیدی برای استفاده از ابزار برنامه اقدام روزانه

گام۱- جمع آوری کلیه فعالیت‌ها: تهیه لیستی طولانی از همه تعهدات شما گام اول است. هرچه احساس می‌کنید ناقص است و نیاز به اقدام توسط شما برای انجام دارد جدا از اینکه فوری است یا نه، بزرگ یا کوچک، شخصی یا حرفه‌ای جمع‌آوری کنید. گردآوری بخشی از فعالیت‌ها از طریق کارتابل کاری، یادداشت‌های درخواست در کازیه یا پیام درخواست برای اقدام در پست صوتی شما به صورت خودکار انجام می‌گیرد، اما موارد دیگری مانند چیزهایی که فکر شما را مشغول کرده است، مانند پروژه‌های آینده، اهداف نوشته شده روی تکه کاغذهای سرگردان نیز وجود دارد که همه این اقدامات با یکدیگر موجب قرار گرفتن آنها در یک مکان می‌شوند و- این واقعا مهم است- مطمئن شوید که اهداف شخصی شما در این فهرست آورده شده است.

با نوشتن همه چیز در برنامه عملیاتی خود، ذهن شما از یادآوری‌های استرس‌زا خالی و مطمئن می‌شوید که این اقدامات به طور منسجم و مستمر در اولویت‌بندی شما قرار دارد.سعی کنید برنامه عملیاتی خود را روی کامپیوتر خود به صورت یک فایل word نگه دارید. به این ترتیب این اطلاعات به آسانی قابل ارائه، به روزرسانی و مشاهده است.

گام۲- خلاصه‌سازی: اقدام بعدی پس از برداشتن گام اول، خلاصه سازی فهرست اولیه است. با نگاه دقیق تصمیم بگیرید باید واقعا روی کدام مورد اقدام کنید. بسیاری از موارد هیچ ارتباط واقعی با اهداف شما ندارند و در مقایسه با موارد دیگر مهم نیستند. اگر چنین موردی هست آن را از لیست خود حذف کنید.

گام ۳- سازماندهی و اولویت‌بندی: این مرحله دارای ۳ بخش است. اول مرور محتوای اقدامات، در طول مرتب‌سازی اقدامات، به نظر می‌رسد آنها تقریبا مثل یک پروژه منسجم، خود را سازماندهی کرده‌اند، البته حتما مطمئن شوید که این اقدامات اهداف شخصی شما را پشتیبانی می‌کند.

دوم، مرور اقدامات و اولویت‌بندی آنها به ترتیب اهمیت (برای مثال، کد‌گذاری آنها از A تا E). سوم، فعالیت‌های خود را در لیست برنامه عملیاتی خود به سه بخش تقسیم کنید: لیست اقدامات نزدیک: شامل اقدامات کوچکی است که فعالیت‌های شبه پروژه‌ای شما را تسریع می‌کند. سعی کنید هر اقدام نزدیک، بیش از ۲ ساعت طول نکشد، زیرا احتمال شکست آن بیشتر می‌شود.

لیست اقدامات واگذار شده: شامل فعالیت‌هایی است که به افراد دیگر واگذار می‌کنید. لیست فعالیت‌های شبه پروژه: شامل فعالیت‌های شبه پروژه‌ای که درگیر آن هستید و جزئیات آن را می‌توانید بنویسید. خبر خوش اینکه در این مرحله، بزرگ‌ترین بخش از برنامه عملیاتی شما ایجاد شده است.

گام۴- کارکرد برنامه اقدام روزانه شما: معمولا برنامه‌های اقدام روزانه نسبتا طولانی است، اما نیازی به اجرای کامل آن به طور روزانه نیست! کافی است در برنامه اقدام روزانه، تمرکزتان بر لیست اقدامات نزدیک و اقدامات واگذار شده باشد. برخی از اقدامات هم که مربوط به زمان خاصی است، می‌توانید در بالای صفحه برنامه اقدام بنویسید یا در تقویم خود علامت بزنید. نمونه برنامه اقدام: مدیر یک سازمان دچار تنشی فوق‌العاده در کار خود شده است . او هدایت تیمی بزرگ را دریک پروژه مهم به عهده گرفته و هر روز نیاز اهمیت برنامه‌ریزی در کار را بیشتر احساس می‌کند. برنامه اقدام او اینگونه است:

گام ۱ – جمع آوری فعالیت‌ها؛ این مدیر پس از یک ساعت طوفان فکری، کلیه فعالیت‌هایش را مطابق راهنمای گام اول جمع بندی کرد. گام ۲- خلاصه سازی؛ سپس او با نگاهی دقیق‌تر، موارد کم اولویت را حذف و پس از در نظر گرفتن هر وظیفه، او متوجه می‌شود که کدام در لیست اقدامات نزدیک یا قابل واگذاری است.گام ۳-سازماندهی و اولویت‌بندی؛ اکنون او لیست اقداماتش را نهایی می‌کند.لیست برنامه اقدامش را اینگونه تهیه می‌کند:

لیست اقدامات نزدیک

۱- تحقیقات بازار هدف

۲- تحقیق در مورد دوره‌های MBA محلی

۳- تهیه آگهی استخدام مدیر دفتر

لیست اقدامات واگذار شده

۱- تکمیل گزارش مقایسه هزینه- تا روز سه شنبه

لیست اقدامات شبه پروژه

۱- راه‌اندازی محصول جدید

۲- تحقیقات روی بازار هدف

۳- تکمیل گزارش مقایسه هزینه

۴- تحقیقات روی دوره‌های MBA محلی

۵- استخدام مدیر دفتر جدید

۶- تهیه آگهی استخدام مدیر دفتر

سیدمحمداعظمی نژاد