جلسات خود را در وب برگزار کنید

چه نرم افزاری برای جلسات آنلاین مناسب تر است

مهم‌ترین جلسات شما در سال در یک اتاق کنفرانس شکل نمی‌گیرد، بلکه به‌صورت آنلاین و به‌وسیله مشاهده شرکت‌کنندگان در صفحه رایانه برگزار می‌شود.

این مساله مربوط به اشخاص خاص نیست و اغلب طرف‌های شرکت‌کننده را آزار می‌دهد. ملحق شدن به جلسات در وب می‌تواند گاهی به یک معضل بدل شود، ولی اگر بتازگی این سرویس‌های آنلاین را بررسی نکرده باشید، ممکن است از پیشرفت، قابلیت‌ها و گستره قیمتی آنها غافلگیر شوید. اگر به‌دنبال یک نرم‌افزار ساده به‌اشتراک‌گذاری صفحه برای ارائه تعدادی پاورپوینت یا صفحه‌های خالی و ابزار مشارکتی برای تعامل عمیق‌تر باشید، یک نرم‌افزار تحت وب خواهید یافت که نیازهای شما را رفع کند.

درحالی که برخی از این سرویس‌ها مانند WebEX مدت‌ها در دسترس کاربران بوده‌است، ارائه‌کنندگان ابری مدام درحال به‌روزرسانی امکانات خود هستند. در اینجا تعدادی از این سرویس‌ها که می‌تواند گونه‌های مختلفی از جلسات را ارائه کند آورده‌ایم که می‌توانید برحسب نیازتان یکی از آنها را انتخاب کنید:

● MeetingBurner

گاهی اوقات تنها نیاز دارید یک جلسه فوری و ساده برای تیم خود برگزار کنید. اگر حضور تعداد زیادی از افراد در جلسات شما الزامی نیست، نسخه رایگان MeetingBurner برای ویندوز یا مک می‌تواند به‌اشتراک‌گذاری صفحه مانیتور و خط تماس تلفنی را برای حداکثر ۱۵ شرکت‌کننده فراهم کند.

از آنجاکه این سرویس برپایه جاوا و فلش است، فقط چند دقیقه برای تنظیم آن زمان نیاز دارید. (بعد از آن که به‌عنوان سازمان‌دهنده جلسه یک داشبورد (dashboard) دریافت کردید، می‌توانید تنظیمات مورد نظر و زمان‌بندی جلسه را انجام دهید).

این سرویس به شما یک URL و یک شماره تلفن برای به‌اشتراک‌گذاری بین شرکت‌کنندگان می‌دهد.

شما کار خود را با اجرای یک اپلت جاوا (یک نرم‌افزار کاربردی کوچک که تعداد مشخص و محدودی از کارکردها را ارائه می‌کند) آغاز می‌کنید. یک پنجره کوچک کنترلی ایجاد کرده و در آن می‌توانید تصمیم بگیرید تمام صفحه به اشتراک گذاشته شود یا بخش خاصی از آن. البته این مساله که شرکت‌کنندگان یک مربع خاکستری در مکانی که پنجره کنترلی قرار دارد می‌بینند خوب نیست، ولی می‌توانید با حرکت‌دادن پنجره از پنهان ماندن اطلاعات مهم توسط آن جلوگیری کنید.

اگر تمام صفحه خود را به‌اشتراک بگذارید، شرکت‌کنندگان نواری می‌بینند که در آن اطلاعاتی نظیر تنظیمات شما، نام جلسه، شماره تماس تلفنی و یک پنجره گفت‌وگوی متنی قرار دارد. همچنین شما فهرستی از افراد شرکت‌کننده دراختیار خواهید داشت که می‌توانید به‌وسیله آن هرکدام از افراد را به‌عنوان ارائه‌کننده انتخاب کنید. (البته آن شخص باید اپلت به‌اشتراک‌گذاری صفحه را دانلود و نصب کرده باشد)

موضوع مهم این که نسخه رایگان این نرم‌افزار به شما امکان ضبط جلسه را نمی‌دهد. برای ضبط و به‌اشتراک‌گذاری آن باید ماهانه ۴۰ دلار برای نسخه Pro یا ۱۰۰ دلار برای نسخه Premier پرداخت کنید. البته در این صورت تا هزار کاربر را پشتیبانی و ابزار تحلیلی را نیز برای شما فراهم می‌کند.

● Citrix GoToMeeting

رویکرد Citrix GoToMeeting، هم جذاب و هم پر از قابلیت است. هنگامی که این نرم‌افزار را نصب کردید، می‌توانید به‌وسیله یک کلیک، یک جلسه را تنظیم کنید؛ این سرویس یک پانل کنترلی کوچک همراه یک شماره برای جلسه ارائه می‌کند که شرکت‌کنندگان باید بعد از ورود به سایت JoinGoToMeeting. com آن شماره را وارد کنند تا بتوانند به جلسه بپیوندند.

شرکت‌کنندگان، پنجره پانل کنترلی را نمی‌بینند و فقط برای سازمان‌دهنده جلسه قابل رویت است. این پنجره برای شخص سازمان‌دهنده دکمه‌هایی به منظور فعال‌سازی به‌اشتراک‌گذاری صفحه، قطع یا وصل میکروفن و وب‌کم، تعیین یک شخص دیگر به‌عنوان ارائه‌کننده یا فراخواندن پالت ابزار نشانه‌گذاری فراهم می‌کند.

این نرم‌افزار برای پنجره گفت‌وگوی متنی با گزینه‌های صوتی به‌طور پیش‌فرض از بلندگو و میکروفن موجود در رایانه استفاده می‌کند، ولی شما می‌توانید یک خط تلفن و PIN صدا برای استفاده انتخاب کنید. همچنین یک دکمه ضبط نیز وجود دارد که می‌توانید به‌وسیله آن، جلسه را برای نمایش دوباره در GoToMeeting یا دیگر اجراکنندگان چندرسانه‌ای ضبط کنید.

همچنین این نرم‌افزار به شما اجازه می‌دهد برخی بخش‌ها یا تمام پانل کنترلی را مخفی کنید. نکته بسیار مثبتی که وجود دارد این است که برای آغاز کار نیاز نیست به یک وب‌سایت بروید؛ نرم‌افزار رومیزی آن در عرض چند ثانیه اجرا می‌شود.

سرویس GoToMeeting تا ۲۵ شرکت‌کننده را در مک، رایانه‌های شخصی، آیپد، آیفون و دستگاه‌های اندروید پشتیبانی می‌کند. یک نسخه آزمایشی رایگان وجود دارد ولی نسخه کامل آن به‌صورت رایگان ارائه نشده است. یک حساب سازمان‌دهنده که به شما امکان ایجاد تعداد نامحدودی جلسه می‌دهد ۴۹ دلار در ماه یا ۴۶۸ دلار در سال هزینه خواهد داشت. البته Citrix سرویس‌های گرانقیمت‌تری برای جمع‌های بزرگ‌تر نیز ارائه می‌کند. اگر جلسات زیادی در سال دارید و نیاز به هماهنگی با تیم‌های مختلف این طرح خواهید داشت، هزینه مناسبی است.

● Cisco WebEx

WebEx یک پیشگام در کنفرانس تحت وب بود و کماکان نیز به‌عنوان یک رقیب جدی جایگاه خود را حفظ کرده است. این نرم‌افزار یک گستره کامل از گزینه‌های به‌اشتراک‌گذاری (رومیزی، برنامه کاربردی، فایل و صفحه سفید) وب‌کم و صدای رایانه یا خط تلفن را ارائه می‌کند. شما می‌توانید شرکت‌کنندگان را ازطریق ایمیل، تماس تلفنی یا پیام کوتاه دعوت کرده و از طریق یک نرم‌افزار کاربردی تحت وب ـ که برخلاف ویژگی GoToMeeting نیازی به نصب نرم‌افزار ندارد ـ جلسه را دنبال کنید. همچنین می‌توانید جلسات خود را ضبط کرده و نتایج را همراه با فایل‌های مرتبط در فضای جلسه آپلود کنید.

هنگامی که یک جلسه از طریق این سرویس آغاز شد، شرکت‌کنندگان می‌توانند به نرم‌افزارهای کاربردی که به‌اشتراک گذاشته‌اید دسترسی پیدا کنند یا افراد مختلفی در زمان‌های مختلف به‌عنوان ارائه‌کننده تعیین شوند.

قابلیت مناسب در WebEx این است که هنگامی که نشانگر خود را به بالای صفحه ببرید تنها یک نوار باریک از گزینه‌ها نمایش داده می‌شود، بنابراین محتوای زیادی را برای مخفی کردن، نخواهید داشت. همچنین WebEx یک طرح رایگان برای جلساتی با حداکثر سه نفر، ویدئوهای با کیفیت استاندارد و صداهایی که تنها از رایانه پخش می‌شود، ارائه می‌کند. این طرح رایگان امکان به‌اشتراک‌گذاری نرم‌افزارهای کاربردی را به شما نمی‌دهد ولی به شما اجازه می‌دهد صفحه دسکتاپ، اسناد و صفحات سفید را به‌اشتراک بگذارید و ۲۵۰ مگابایت فضای ذخیره‌سازی برای جلسه فراهم می‌کند.

ارزان‌ترین طرح پولی این سرویس به مبلغ ۲۴ دلار در ماه به‌ازای هر میزبان است. این طرح شامل جلسه‌هایی با حداکثر هشت شرکت‌کننده، ویدئوهای با کیفیت بالا و سرویس تماس‌های خارجی رایگان است. همچنین امکانات به‌اشتراک‌گذاری برنامه‌های کاربردی و کنترل از راه دور بعلاوه یک گیگابایت فضای ذخیره‌سازی را در اختیار خواهید داشت.

طرح‌های متنوع، واسط کاربری جذاب و قابلیت‌های قدرتمند آن، این نرم‌افزار را برای بسیاری از کسب‌وکارها که علاقه زیادی به مشارکت در محیط‌های آنلاین دارند، مناسب‌تر می‌کند.

در مجموع اگر شما به‌دنبال یک نرم‌افزار رایگان هستید MeetingBurner و WebEx برای شما مناسب خواهد بود، ولی درصورتی که بخواهید در آینده به یک جمع بزرگ‌تر قدم بگذارید WebEx قابلیت‌های بیشتری در چنته دارد. بعلاوه این که هیچ‌گونه نصبی مورد نیاز نیست، هزینه آن برای گروه‌های کوچک مناسب‌تر از GoToMeeting است و به کاربران غیرویندوزی نیز سرویس می‌دهد.

محمدحسین کردونی