ابزار تجزیه و تحلیل و بهبود انگیزش کارکنان

حتما تاکنون با افرادی مواجه شده اید که با وجود اینکه نقش پرتنشی دارند, اما به ندرت این شرایط آنها را دچار ناراحتی یا استرس می کند شاید یکی از مهم ترین دلایل این موضوع, حمایت خوبی است که مدیر و سازمان از شخص می کند بنابراین می توان انتظار داشت در صورت تامین بعضی منابع در سازمان, حتی می توان با داشتن یک نقش پرمشغله در سازمان, کمترین تنش را تجربه کرد

حتما تاکنون با افرادی مواجه شده اید که با وجود اینکه نقش پرتنشی دارند، اما به ندرت این شرایط آنها را دچار ناراحتی یا استرس می‌کند. شاید یکی از مهم‌ترین دلایل این موضوع، حمایت خوبی است که مدیر و سازمان از شخص می‌کند. بنابراین می‌توان انتظار داشت در صورت تامین بعضی منابع در سازمان، حتی می‌توان با داشتن یک نقش پرمشغله در سازمان، کمترین تنش را تجربه کرد.

در این نوشتار مدل درخواست منابع شغلی یاJob Demand Resources که به اختصار مدل JD-R نامیده می‌شود، معرفی خواهد شد.

● معرفی ابزار

مدل JD-R شرایط کاری را به دو دسته تقسیم می‌کند:

تقاضای مرتبط با شغل، که شامل مواردی است که به خودی خود موجب ایجاد تنش فیزیکی یا روانی در شغل می‌شود. این بخش شامل مواردی چون ضرب‌الاجل‌های زمانی انجام کار، حجم زیاد کار، محیط کاری پرتنش، ابهام در نقش محوله یا ارتباطات ضعیف است.

منابع شغلی، شامل عوامل فیزیکی، اجتماعی یا سازمانی است که به فرد کمک می‌کند که با کاهش تنش اهداف شغلی خود را محقق کند.

شکل زیر نمایی از مدل JD-R را نشان می‌دهد که می‌تواند به درک و پاسخ نیازهای انگیزشی کارکنان کمک کند.

برای مثال با ملاحظه در مدل می‌توان مشاهده کرد، اگر تقاضاهای شغلی زیاد و منابع در دسترس کم باشد، به احتمال زیاد کارکنان در معرض تنش بیشتری هستند و می‌توان انتظار داشت میزان غیبت و ترک از کار افراد افزایش خواهد یافت. در چنین وضعیتی می‌توان با اضافه کردن رویکردهایی در بخش منابع، به کاهش تنش و افزایش انگیزش کارکنان کمک کرد.

برای استفاده از مدل JD-R گام‌های زیر را بردارید:

گام اول- تقاضاهای شغلی را شناسایی کنید. تمام عوامل تنش‌زایی را که می‌تواند تاثیر منفی بر عملکرد کارکنان داشته باشد، مورد شناسایی قرار دهید. این عوامل می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

- ضرب الاجل‌های زمانی کوتاه

- حجم کار بالای ارجاع شده

- فعالیت‌های پیچیده و خسته‌کننده

- محیط کار نامناسب

- توزیع نامناسب فعالیت‌ها در میان کارکنان

- اهداف و نقش‌های مبهم

- فرصت‌های محدود برای رشد و توسعه شخصی و شغلی

گام دوم- تقاضاهای شغلی را مدیریت کنید. به احتمال زیاد بعد از برداشتن گام اول، با فهرستی طولانی از تقاضاهای شغلی مواجه خواهید شد که به صورت بالقوه تاثیر منفی بر کارکنان دارد؛ اما خوشبختانه این امکان برای شما وجود دارد که این تقاضاها را به شکل صحیحی مدیریت کنید.

برای مثال می‌توانید نسبت به نوع کاری که به افراد محول شده است، میزان زمان اختصاص داده شده را مورد ارزیابی و در صورت امکان بازنگری قرار دهید. به همین ترتیب می‌توانید اطمینان حاصل کنید افراد در محیط کاری مناسب و دلپذیر مشغول به فعالیت هستند.

نکته مهم در این گام اولویت‌بندی و توجه به تقاضاهای شغلی و بهبود شرایط برای هر یک از آنها است.

گام سوم- منابع شغلی احتمالی را شناسایی کنید. گام بعدی شناسایی منابع شغلی و ترویج آن در میان کارکنان است که می‌تواند به عنوان اهرم اطمینان برای افزایش انگیزش کارکنان عمل کند. این منابع می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

- فرصت‌های مشاوره و مربیگری (Coaching و Mentoring)

- فرصت‌های آموزش و توسعه

- ارائه بازخوردهای عملکرد سازنده

- افزایش استقلال کاری برای کارکنان

- وضوح بیشتر اهداف

- قوانین و دستورالعمل‌هایی به منظور حمایت از کارکنان

می‌توانید فهرست بلندی از منابع را که برای سازمان رایگان یا ارزان در دسترس است، تهیه کنید. پیشنهاد می‌شود با کارکنان درخصوص تاثیرگذاری هریک از این منابع به صورت فردی صحبت کنید.

گام چهارم- منابع شغلی را در سازمان ترویج کنید. از هر فرصتی برای ترویج و استفاده از منابعی که در گام سوم مورد شناسایی قرار داده‌اید، استفاده کنید. بهبود روابط کاری با کارکنان حتی در شلوغ‌ترین زمان‌ها، برای کاهش ایجاد استرس در میان افراد بسیار مهم است. برای مثال حتی اگر روزهای بسیار پرترافیکی را در کار خود تجربه می‌کنید بهتر است زمانی را برای گپ و گفت با کارکنان حتی بعد از ساعت کاری اختصاص دهید.

حتی‌الامکان زمانی را برای ارائه باخورد فردی به کارکنان در نظر بگیرید، این کار به افراد کمک می‌کند که احساس پشتیبانی و حمایت بیشتری داشته باشند. به عنوان یک مدیر (لزومی ندارد حتما مدیر منابع انسانی باشید!)، بی‌تفاوتی شما به شرایط کاری کارکنان، می‌تواند شما و سازمان‌تان را با بحران انگیزش و تنش افراد مواجه کند. بنابراین استفاده مستمر از مدل JD-R و ابزارهای مشابه می‌تواند کمک قابل توجهی به شما ارائه کند.

* عضو هیات‌رییسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران (hrjournalist.blogfa.com)