بودجه و بودجه ریزی در كتابخانه های تخصصی همراه با روشهای نوین بودجه بندی

بودجه بندی مشخص كردن, تخصیص دادن ,افزایش دادن و مدیریت صندوق مالی كتابخانه است كه یكی از دو عامل مهم و ضروری در مدیریت و داشتن خلاقیت در مدیریت می باشد

بودجه مهمترین عامل برنامه ریزی برای مدیریت هر سازمان ازجمله كتابخانه های تخصصی به شمار می آید. بودجه به عنوان شرح صورت وضعیت و پیش بینی درآمدها و هزینه ها برای یك دوره، مدیر را در كنترل و سلامت مالی كتابخانه كمك می كند. بودجه واعتبارات كتابخانه باید در مرحله اجرایی به طورصحیح قابلیت انعطاف داشته باشد. به صورتی كه نیازهای كاملا فوری و ضروری را بتوان موقتا" یا دایما" جانشین یك یا دو فقره از مخارج دیگر كرد. در این مقاله ابتدابه تعریف بودجه، اهداف بودجه، انواع روشهای آماده سازی بودجه و مشكلات بودجه در كتابخانه تخصصی پرداخته شده و در انتها به راهكارهای كمی و كیفی در این زمینه توجه گردیده است.

● مقدمه

برآوردبودجه دراداره كتابخانه نه تنهاازاساسی ترین امورمدیریت است بلكه اصولی ترین وسیله نظارت بر خدمات كتابخانه نیزمحسوب می شود . رفع نیازها و دستیابی به هدفهادرچهارچوب بودجه امكان پذیراست. ودرحقیقت پایه واساس سازمان كتابخانه به نیروی مالی آن بستگی دارد . افزایش تصاعدی حجم انتشارات درجهان امروز یابه اصطلاح انفجاراطلاعات باعث افزایش درخواست دانشمندان ومتخصصان برای آگاهی سریع وبه موقع از این اطلاعات شده ولزوم ارایه خدمات اطلاعاتی ، اطلاعات ملی ، منطقه ای وبین المللی رااجتناب ناپذیرساخته است،درمجموع همه این عوامل موكدلزوم بودجه كافی وتنظیم دقیق آن است،اهمیت این موضوع به اندازای است كه دربعضی ازكتابخانه های بزرگ تقریبا"نیمی ازسال به مطالعه و تنظیم بودجه ونیمه دیگر سال به هزینه نمودن كامل بودجه اختصاص می یابد.(علومی،۱۳۷۶،ص۴۹)

ازاواسط دهه ء۱۹۸۰ لازم بود كه كتابداران و مدیران اطلاع رسانی بامسایل مالی آگاه شوند . اگرچه همیشه مواردی وجود دارد كه در این زمینه انتقادات مهمی ازفعالیتهای مالی خودشان داشته باشد . هیگل[۳]می گوید : حسابرسی كردن یك كارسخت ومهمی نیست اما منظور از آن تصمیم گیری توسط افراد تعلیم دیده برای مورد استفاده صحیح قراردادن منابع با روشهای رایج ارزیابی

پولی است .۱۶ سال پیش رابرت[۴]این مورد را امكان پذیر كرد كه فعالیتهای برآورد هزینه كتابخانه ها و واحدها بااطلاع تكنیكهای موجود برای حمایت از مدیریت اقتصادی كتابخانه و خدمات اطلاع رسانی یكی ازضعیف ترین بخشهای موجود در مجموع مدیریتی كتابخانه است. آگاهیهای رو به رشد درباره اهمیت مدیریت مالی باعث ایجاد فشارهای بیرونی و تاثیرگذار برروی متخصصین اطلاع رسانی ازاوایل دهه۱۹۸۰شد. همه كتابخانه ها از محدودیت وكمبود منابع مالی رنج برده اند كه هنوز هم این كمبود منابع پولی و مالی وجود دارد. این مسایل براین نكته تاكید دارد كه افراد متخصص اطلاع رسانی كه دارای درك كاملی از مدیریت مالی هستند استخدام شود . مدیران ماهر به اهمیت فراوان و قرار گرفتن یا داشتن چنین توصیفی برای تكنیكهای كاربردی آگاهند .این تكنیكها شامل موارد زیر است : كنترل هزینه ،استفاده ازمنابع به بهترین نحو، توجیه منابع اضافی ،توجیه فراهم آوری منابع آوری ،درآمد زایی (mckay.۲۰۰۳ p.۲-۳)

باتوجه به آنچه كه گفته شد كتابخانه های تخصصی باید از بودجه كافی ،مستقل و مناسب با هدفها و وظایف مدون و محسوب خود برخوردار باشند تا بتواند نیازهای اطلاعاتی جامعه استفاده كننده را به راحتی برآورده سازند. (تعاونی،۱۳۷۰،ص۴۷).

كتابداران باید مدیریت مالی و همچنین مهارتهای اجرا كردن بودجه در كتابخانه های تخصصی را آموزش ببینند(cropley .۱۹۹۱)

در این بررسی كوتاه به طور كامل و عمیق نشان دادن واقعیتهای موجود در مدیریت مالی امكان پذیر نخواهد بود با وجود این امیدواریم این راهنماییها دیدگاه كمی از زمینه موضوعی درزمینه بودجه در كتابخانه های تخصصی را ارایه نماید.

● تعریف واژه بودجه و بودجه بندی(به معنی عام)

واژه بودجه درفارسی اززبان فرانسه اقتباس شده ودرفرانسه نیز ازانگلیسی اقتباس شده است وعلت این امرآن است كه رویه تنظیم بودجه وبه تصویب رساندن آن درپارلمان ابتدا ازكشور انگلستان شروع شده است .

واژه بوژت( Bouget ) یك واژه فرانسه قدیم است و به كیف چرمی اطلاق میشده است كه وجوه نقد را در آن نگهداری می كردند،

در انگلستان كیف چرمی ای كه محتوی صورت مخارج مورد نیاز پادشاه بود توسط خزانه دار وی ، كه بعدا وزیر دارایی نامیده شد ، برای تصویب وجوه مورد نیاز پادشاه به پارلمان عرضه می شد. آن كیف (باجت) نامیده می شد و بتدریج اطلاق اصطلاح بودجه از كیف به محتویات آن تغییر یافت . به عبارت دیگر ، صورتحسابهای مزبور بتدریج در یك صورتحساب واحد گنجانده و تحت عنوان ( باجت) در انگلیس و (بودجه) در فرانسه به كار رفت و در سایر زبانها نیز مورد استفاده قرار گرفت . (lynch.p.۳۶)

قبل از انقلاب مشروطه چنین واژه ای در زبان فارسی به كار نمی رفته است و پس از آن چون قانون اساسی ایران بیشتر از قوانین اساسی بلژیك و فرانسه ترجمه و اقتباس شده، این واژه نیزهمراه قوانین مالی فرانسه ترجمه و وارد قانون محاسبات عمومی ایران و زبان فارسی گشته است(میرزایی اهرنجانی،ص.۲) بودجه تعاریفی مختلف دارد كه به چند نمونه اشاره می كنیم.

فرهنگ لغت آكسفورد بودجه را چنین تعریف می كند ، مقدار پولی كه یك شخص یا سازمان در یك دوره زمانی خاص در قالب یك طرح مصرف می كند. یك حالت درآمد احتمالی و هزینه ها برای سال مورد نظر با پیشنهادهای مالی ارایه شده كه سالانه توسط رییس امور مالی و برنامه ریزی از طرف وزارتخانه برای ارایه به مجلس تهیه می شود كه بعضی اوقات برای سرمایه های (۰xford.۲۰۰۳)اوقات برای سرمایه های ملی و تعریف شده برای سازمانها ی رسمی نوشته می شود

بودجه یك طرح مرتب و هماهنگ از برنامه ریزی مالی و مدیریت است و ابزار اصلی برنامه ریزی ، انگیزش وكنترل كسب وكار (woelfel.۱۹۸۷.p.۳۰) می باشد.

حالت تخصیص هزینه ها ویادرآمدهاتحت یك سرفصل مشخص برای دوره انتخاب شده دربسیاری ازسازمانهااین بودجه تاپایان زمان اعتبار غیر قابل انتقال هستند.

بودجه ریزی بیان سیاستها و برنامه های دولت و ابزاری برای بررسی سالانه اهداف برنامه ها و اثر بخشی ابزارهای به كار گرفته شده برای نیل به آن اهداف است . و سرانجام بودجه ریزی : هنر قطع هزینه های اضافی از بدنه دستگاهها بدون كمترین سر و صدا (ابراهیمی نژاد،۱۳۸۰،ص.۱۴).

بودجه یك برنامه مالی برای یك دوره محدود زمانی است كه بوسیله آن ، درآمدها و سایر منابع تامین اعتبار و نیز هزینه های برنامه ها و عملیات برای رسیدن به اهداف خاص و معین پیش بینی می شود(موسی خانی،۱۳۸۲،ص۱۳).

بودجه برنامه عملیات مالی دولت یا سازمانهای دولتی وغیرانتفاعی برای یك مدت معین مثلا"یكسال مالی است.دربودجه هزینه برنامه ها ،طرح ها،پروژه هاوفعالیتها وهمچنین درآمدهاوسلیرمنابع مالی لازم برای تامین هزینه های موردبحث پیش بینی می شود.(سعیدی،۱۳۸۰،ص۲)

● تعریف واژه بودجه و بودجه بندی: (به معنی خاص)

بودجه عبارتست از شرح صورت وضعیت و پیش بینی درآمدها و هزینه ها برای یك دوره درآینده یك كتابخانه تخصصی و یك (seer :۲۰۰۰) ابزارمدیریتی است كه مدیر را دركنترل و سلامت مالی كتابخانه كمك می كند

استفل[۵]بودجه در كتابخانه تخصصی را این چنین تعریف می كند: بودجه بندی (مشخص كردن، تخصیص دادن ،افزایش دادن و مدیریت صندوق مالی كتابخانه)است كه یكی از دو عامل مهم و ضروری در مدیریت و داشتن خلاقیت در مدیریت می باشد.

تالبوت [۶]بودجه را به عنوان یك موقعیت پولی برای سازمانها یی كه دارای نگرانی هایی درباره اولویتهای كتابخانه داردتعریف می كند. (mckay۲۰۰۳p.۵-۷)

● اهداف بودجه:‌

بودجه همانطور كه سایر سازمانها ازجمله سازمان مادر یك كتابخانه تخصصی را تحت تاثیر قرارمی دهد. خودكتابخانه را نیز تحت تاثیر قرارمی دهد.

سه هدف عمده بودجه عبارتند از:

▪ برنامه ریزی[۷]

▪ همكاری ومشاركت[۸]

▪ نظارت وكنترل[۹]

این سه كاركرد بیان می دارد كه بودجه و فرآیند مدیریت مالی انعطاف پذیر است اما از طریق یك دوره مالی جوابگو می باشد.

بودجه معمول ترین بعد(مخرج)یك سازمان است و در چرخه هر سازمان ثابت می باشد. حال به دنبال موارد سه گانه ای كه مربوط به اهداف بودجه می باشد می پردازیم.

● برنامه ریزی :

اولین مرحله در فرآیند مالی و بودجه بندی ،برنامه ریزی است .محصول نهایی فرآیند برنامه ریزی ایجاد برنامه استراتژیك است

تهیه برنامه به امتحان و بررسی همه جانبه در واحدهای اطلاع رسانی كه در سازمان مذكور تاثیرگذار هستند نیاز دارد.

آنچه در فرآیند برنامه ریزی باید مدنظر قرار گیرد:

۱) مشخص ساختن وتوافق برروی اهداف عینی واصلی سازمان

۲)ذكر دستورالعمل ما و اولویتها

۳ ) تهیه یك چارچوب برای سیاستگذاری و تصمیم گیری

۴) كمك به تخصص مناسب

۵ ) تعیین كردن مسایل بحرانی و محدودیتها .

و آنچه كه به عنوان موارد اساسی واصلی در بودجه بندی باید رعایت شود عبارت است از: اینكه بودجه باید برای پوشش دوره معین و تعریف شده ارایه شود .برای مدت زمان معین ،ازپیش تعیین و تصویب شود. اهداف كیفی و كمی و مالی در فرآیند بودجه بندی منظور گردد، فرآیند بودجه را تعریف كند تا با تطبیق آن مطمئن شوند سازمان می تواند به اهداف خود برسد.

بعدبرنامه ریزی بودجه كتابخانه ازطریق مدیریت از سطوح بالاو پایین روی پرسنل كتابخانه تاثیرمی گذارد.از بالا مدیر كتابخانه بااهداف سازمانی كه ارتباط برقرارمی كند،انتظارداردكه سطوح پایین تربرآن اساس رویه های خودراتنظیم كنند.

ازپایین همه پرسنل كتابخانه تخصصی به صورت نظری در توسعه بودجه مشاركت می كنند به ویژه زمانی كه ازبودجه خطی استفاده می شود. .(mckay.۲۰۰۳.p.۷)

● همكاری ومشاركت :

بودجه به عنوان یك نقطه اتكا ، برای همكاری بین برنامه های كتابخانه تخصصی وپرسنل كتابخانه تخصصی عمل می كند . بودجه وسیله ای برای اشتراك اطلاعاتی كه درارتباط بابرنامه ، توسعه وكاربرد می باشد را ارایه می دهد.

● نظارت و كنترل:

درهمه سطوح مدیریت بودجه ،عنصركنترل ونظارت كارایی موثری را ارائه می دهد خواه به صورت روزانه باشد و خواه طولانی مدت. كنترل ونظارت اصطلاحاتی هستندكه اغلب بصورت تعاملی به كاربرده می شوند.اگر بودجه كتابخانه های تخصصی موازی اهداف سازمان باشد بنابراین اجرای استانداردهای بودجه كه به وسیله خدمات كتابخانه اندازه گیری می شودبه عنوان عنصر منطقی كنترل و نظارت بیان می شود. (Dossett.۲۰۰۴)

▪ دیمان اهداف بودجه را به گونه ای دیگر بیان می كند:

ـ پیش بینی خدمات آینده كتابخانه ،هزینه های خدمات و هزینه های دیگر كه هدفهای مطلوب را بهبود ببخشد.

ـ پیش بینی شرایط مالی آینده كتابخانه و نیاز آینده برای سرمایه.

ـ تلاشهای هم عرض بخشهای مختلف كتابخانه برای حركت به سمت معمولی ترین هدفها.

ـ سرعت دادن به بازده عملكرد بخشهای مختلف كتابخانه

ـ داشتن كنترل موثر برروی بودجه مالی كتابخانه

ـكنترل مركزی بر روی كتابخانه از طریق گزارش های مالی(Dhiman.۲۰۰۵.p.۱۲۹)

منابع:

۱- ابراهیمی نژاد. مهدی . فرج وند.اسفندیار."بودجه از تنظیم تا كنترل. تهران: سمت، ۱۳۸۰

۲-اواتر.ادوارد جی."فنون مدیریت برای كتابداران ،ترجمه فرشته ناصری".مشهد:آستان قدس رضوی،بنیادپژوهشهایاسلامی،۱۳۷۷

۳-تعاونی،شیرین."راهنمایی مراكز اسنادوكتابخانه های تخصصی اختصاصی ودانشگاهی".تهران:كتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ،۱۳۷۰

۴-رزمجویان،مهرناز."نقش كتابخانه های تخصصی درسازمان ها". مجله نما .دوره ششم شماره اول.

۵-سعیدی،پرویز."لزوم كنترل بودجه ای دردستگاه های دولتی".نشریه حسابدار،شماره۱۲۸،ص۳-۱

۶-علوی ،طاهره."اداره كتابخانه".تهران ،سمت،۱۳۷۶

۷- فخاریان،ابوالقاسم."وداع بابودجه".نشریه حسابدار،شماره۱۴۹،ص۴-۱

۸-فخاریان،ابوالقاسم"نو اندیشی در حسابداری و مدیریت:به سوی بودجه بندی مطلوب". نشریه حسابدار، شماره۱۶۱ ص ۴۴.

۹-فرج وند،اسفندیار."فراگردتنظیم تاكنترل بودجه".تبریز:گلباد،۱۳۸۱

۱۰-موسی خانی،مرتضی . منشی زاده، مسعود" اصول و مبانی بودجه ریزی در ایران".قزوین، دانشگاه آزاد اسلامی قزوین،۱۳۸۲

۱۱-میرزایی اهرنجانی،حسن" اصول تنظیم و روشهای كنترل بودجه"دانشكده علوم اداری و مدیریت بازرگانی دانشگاه تهران ‌‌‌‌‍)بی تا)

۱۲-cropley.jacqueline"budgeting in special libraies"library management.۱۹۹۱.v۱۲.n۴

۱۳-seer. Giteller"special library financial management" the essential of library budgeting: managing library finances ۲۰۰۰ V۱۳. n۴

۱۴-Dhiman.Anil.k.Rani.yashoda.learn Library Mangment Ess ess. New dehli.۲۰۰۵.

۱۵-Judith C.Dossett.”Budgets and fhnancial Mangment in special Libraries. April ۲۸.۲۰۰۴ P:۱-۱۲.

۱۶-lynch: budjeting in America. Encyclopedia cliffs. Newjersey.prentice-hall.۱۹۹۰

۱۷-Mckay.Duncan J.Effective financial Planning for Library and information service.Europa Pubiction.۲۰۰۳

۱۸-Woelfel.j.charles" budjeting pricing and cost controls. A.desktop encyclopedia." Probus publishing company

۱۹-Oxford advanced learners dictionary. Oxford.۲۰۰۳

Send instant messages to your online friends http://uk.messenger.yahoo.com

یادداشتها:

[۱] ۱.budget

[۲] special library

[۳] Hewgill

[۴] Robert

[۵] stoffle

[۶] Talbot

[۷] program

[۸] cooperation

[۹] control

[۱۰] cost of credit

[۱۱] zero base budgeting

[۱۲] Budget presentation

[۱۳] centralized budgeting

[۱۴] line budgeting

[۱۵] formula budgeting

[۱۶] program budgeting

[۱۷] operating budget

[۱۸] planning . programming budgeting system

[۱۹] Beyond budgeting

---