یکشنبه, ۱۶ اردیبهشت, ۱۴۰۳ / 5 May, 2024

مجله ویستا

دیکشنری داده و مزایای آن در مدیریت

در اکثر سازمان ها ، نقطه تمرکز مدیریت سیستم های اطلاعاتی تغییر یافته است. در گذشته، تاکید بر مدیریت کامپیوتر ها وتکنولوژی لازم برای تهیه اطلاعات بود . اما در سازمان هایی که سیستم استفاده از اطلاعات درآنجا پیشرفته تر است،تفکر گذشته منسوخ گشته و تاکید بر روی خود اطلاعات در سیستم های کامپیوتری و نیاز به مدیریت آن به عنوان یک منبع استراتژیک شده است .اطلاعات به عنوان یک منبع استراتژیک برای سازمان ، نیاز به سیاستها و روش های خاصی برای کنترل و مدیریت دارند .

وظیفه سازمانی که مسئول مدیریت منابع داده می باشد ، Data Administration نامیده

می شود که شامل وظایف برنامه ریزی ، اداره و کنترل از طرق زیر می باشد :

▪ برنامه ریزی استراتژیک داده

▪ ایجاد استانداردها و روش هایی برای امنیت وحصول اطمینان از کیفیت اطلاعات

▪ مستندسازی و ساختاردهی منابع داده های سازمان .

برای استفاده کاراتر از اطلاعات در سازمان باید آنها را بطور نظام مندی سازماندهی و فهرست بندی کرد؛ ابزار اصلی برای مستندسازی و ساختاردهی منابع اطلاعاتی سازمان دیکشنری داده می با شد .

در این مقاله سعی شده است تا ضمن معرفی دیکشنری داده و انواع آن ، نقش آن در مدیریت سیستم مشخص گردد . همچنین مزایا و معایب آن به عنوان ابزار ساختاردهی منابع اطلاعاتی به طور مختصر بیان شده است .

● مقدمه :

فرض کنید طراحی سیستم های مختلف یک مؤسسه در زمان های متفاوتی صورت می گیرد، یا در یک پروژه بزرگ دهها نفر شرکت داشته باشند ؛ در اینگونه پروژه ها ممکن است صدها نمودار جریان داده ها رسم شود . از آنجایی که رسم چنین نمودارهایی با حجم عظیمی از اطلاعات پراکنده امکان پذیر نمی باشد، لذا چگونه این اطلاعات را باید ردیابی و پیگیری کرد ؟ چگونه می توان نتایج یک مرحله را به مرحله دیگر منتقل کرد ؟

در پاسخ به این سؤالات روشی سازمان یافته و منظم لازم است که اهداف زیر را تامین کند :

▪ اجزای تشکیل دهنده سیستم را بطور یکسان و منظم در اختیار گروه های درگیر قرار دهد .

▪ عطف دادن متقابل اجزا را تسهیل کرده و به این وسیله از سردرگمی و صرف وقت زیاد برای ردیابی جزییات سیستم پیش گیری کند .

▪ابقاء و نگهداری کارهای انجام شده از هر مرحله به مرحله دیگر را تسهیل کند، بطوریکه نتایج هر مرحله برای مرحله دیگر قابل استفاده باشد .

▪مبنای محکم و مناسبی برای تهیه مستندات سیستم قرار گیرد .

در روش های ساخت یافته به منظور دستیابی به اهداف فوق،تحلیل گران ازData Dictionary)) یا دیکشنری داده استفاده می کنند. ( ذاکری بتول تالیف و ترجمه ص ۲٠٩)

● معرفی دیکشنری داده

یک دیکشنری داده شامل موارد زیر است :

یک شمای کلی از عملیات انجام شده در پایگاه داده ، از جمله پیدا کردن اطلاعات در مورد اشیای موجود در پایگاه داده مانند ( جداول، فهرست ها، نمایه ها و ... ) تا یافتن اطلاعات در مورد کارایی پایگاه و ... را نشان می دهد .

فضایی که برای اطلاعات تخصیص داده شده ، و همچنین اینکه چه مقدار فضا هم اکنون توسط آنها اشغال شده است را ، نشان می دهد .

صحت اطلاعات را مشخص می کند .

اطلاعات را بررسی و به آنها رسیدگی می کند . ( مثلا چه کسی اطلاعات را به روز در آورده است ؟ (Turban . McLean . Wetherbe)

ابزاری برای ثبت و پردازش اطلاعات ( Metadata) درباره داده هایی که سازمان از آنها استفاده می کند .

یک فهرست مرکزی برای Metadata ارائه می کند.( www.Napier.com /Dr Gordon Russell/Unit ۵-۳)

● ساختار دیکشنری داده

جداول پایه Base Tables

جداول اساسی و اصلی هستند ،که اطلاعات پایگاه داده ای مربوطه را ذخیره می کنند . در زمان ایجاد دیکشنری داده، داده ها در این جداول ذخیره می شوند و تنها کاربران SYS قابلیت دسترسی به آنها را دارند . ( SYS کاربری است که در زمان ایجاد پایگاه داده بوجود می آید و قابلیت مدیریت پایگاه داده را دارد .) دیگر کاربران دیکشنری داده به ندرت می توانند به طور مستقیم به این جداول دسترسی یابند .

● نمایه های قابل دسترس User Accessible Views

این دسته از نمایه ها اطلاعات ذخیره شده در جداول پایه را خلاصه کرده و نمایش می دهند . هنگامی که جداول پایه ساخته می شوند، یکسری نمایه های قابل دسترس برای کاربران نیز ساخته می شوند، که توسط آن کاربران می توانند به اطلاعات دیکشنری داده دسترسی یابند . (www.omidsabet.com )

هیچ کاربری نمی تواند تغییری مانند ( به روز رسانی ، حذف و یا درج ) در محتویات این جداول و داده ها انجام دهد . بنابراین مدیر امنیتی و حفاظ محکمی برای حفظ اطلاعات لازم می باشد .این حفاظ برای دیکشنری داده به دو دلیل دارای اهمیت می باشد :

۱) حساس بودن جداولی که کاربر SYS مالکیت آنها را دارد . از بین رفتن یا خراب شدن این جداول به هر دلیل، می تواند باعث خرابی شدید در پایگاه داده شود و یا حتی آن را غیرقابل استفاده کند.

۲) استفاده از نمایه ها به جای جداول پایه ، قابل فهم تر و کاربردی تراست .(www.stanford.edu)

نمایه های ذکر شده بسته به مجوز کاربر برای استفاده از آنها ، به سه دسته تقسیم می شوند :

۱) USER : دراین نمایه ها می توانید محتویاتی از پایگاه داده را که شما مالک آن هستید، را مشاهده کنید .

۲) ALL : این قسمت شامل نمایه هایی می باشد که شما مالک آن نمی باشید ، ولی به آنها دسترسی دارید.این قسمت نسبت به قسمت قبل دارای بعد وسیع تری است زیرا شما به محتویاتی که مالک آن هستید و هم آنهایی که مجوز استفاده از آنها را دارید ، دسترسی خواهید داشت .

۳) DBA :این نمایه ها به شما اجازه دیدن تمام محتویات درون پایگاه داده رامی دهد،که البته باید دارای مجوز مخصوصی باشید.( www.omidsabet.com )

● دیکشنری داده فعال و غیرفعال

دیکشنری داده فعال، دیکشنری است که دارای این قابلیت باشد که در کلیه برنامه های اجرایی و فعالیت سیستم های دیگر ، نمایش واحد و مشترکی از داده ها را ارائه کند . دیکشنری هایی که به طور خودکار نمی توانند داده های خود را بر روی سیستم ها و فرایند های دیگر توصیف کنند دیکشنری های داده غیر فعال نامیده می شوند.این دیکشنری ها نمی توانند به طور مستقیم با نرم افزار مدیریت پایگاه داده تعامل داشته باشند در حالی که دیکشنری های فعال قابلیت یکپارچه شدن با سیستم مدیریت پایگاه داده را دارند . (Kenneth c. & Jane Price Laudon)

● دیکشنری داده چگونه مورد استفاده قرار می گیرد؟

هر دیکشنری داده سه مورد استفاده اصلی و عمده دارد که عبارتند از :

دسترسی پایگاه داده به دیکشنری داده جهت کسب اطلاعات درباره کاربران، محتویات دیکشنری داده شامل جداول و...و ساختارهای ذخیره داده دسترسی پایگاه داده به دیکشنری داده جهت اصلاح آن در هر زمانیکه یک زبان تعریف داده ( DDL ) نشر و استخراج شود .هر کاربر می تواند از دیکشنری داده تنها به عنوان یک منبع و مرجع read-only ، برای کسب اطلاعات از پایگاه داده استفاده کند . .(www.stanford.edu)

● قابلیت های دیکشنری داده

تامین قابیت ایجاد خودکار پایگاه داده با پارامترهای تخصیص انبار پویاتقکیک پایگاه داده به بخشهای فیزیکی و منطقی (www.boic.com )

ابزار اصلی برای ثبت و نگهداری و ساختاردهی منابع اطلاعاتی .

● دیکشنری داده

آگاهی های لازم که برای مدیریت اطلاعات ضروری هستند را فراهم می سازد :

▪چه داده هایی در دسترس هستند؟

▪داده ها در کجا مستقر هستند ؟

▪داده ها چگونه اسقاده می شوند ؟

▪برای تغییر داده ها چه کسی مسئول است؟

▪محدودیت های امنیتی اطلاعات

▪ روابط با داده های دیگر

▪ویژگی های داده ها

▪ چه کسی مسئول داده ها می باشد ؟ (Kenneth c. & Jane Price Laudon)

● مزایای دیکشنری داده

۱) راهنمای منابع اطلاعاتی :

دیکشنری داده کاربران را از سیستم های اطلاعاتی درباره داده هایی که در دسترس هستند ، آگاه می سازد . اگر دیکشنری سیستم های زیادی را پوشش دهد ، می تواندیک دید جامع از همه اطلاعات در دسترس برای یک کار تجاری خاص مثلا بازاریابی و یا همه اطلاعات نگهداری شده توسط یک موسسه ،را تامین کند.

۲) کنترل توصیف داده ها :

دیکشنری داده تعاریف و ویژگیهای داده ها را ارائه ونمایش می دهد . دیکشنری، نسخه های متفاوت از جز داده یکسان را ، بر یک شکل استاندارد توصیف می کند. بنابرین اشتراک،همکاری و هماهنگی داده ها میسر می شود.

۳) تشخیص و تعیین اثر تغییرات :

دیکشنری داده کنترل بهتری بر روی تغییرات در سیستم های اطلاعاتی و منابع داده ارتقا می دهد . دیکشنری می تواند گزارش هایی ارائه دهد که به صورت دقیق نشان می دهند کدام پرونده ها، برنامه ها، کارها، انتقالات گزارش ها و سیستم های پایه تغییر کنند . و یا با تغییر یک جز کدام قسمتها تغییر خواهند یافت .

۴) توسعه سیستم های کاراتر :

دیکشنری داده یک فهرست جامع از استانداردهای داده ای موجود برای برنامه ریزان و تحلیل گران سیستم ها تامین می کند. با وجود جز داده های تعریف شده ، نیاز بر ایجاد پرونده ها و دوایر و فهرست ها کاهش می یابد.برنامه ریزان نیازی به صرف زمان برای طراحی فایل ها یا معنا کردن داده ندارند . در صورت یکپارچگی با متدولوژی های توسعه سیستم ها ، یک دیکشنری داده خودکار می تواند به طور قابل توجهی هزینه ها،زمان و تکرارهارا کاهش دهد .

۵) افزایش کنترل و امنیت :

دیکشنری نشان می دهد که چه اشخاصی اجازه دسترسی به داده ها را دارند و چه کسانی اختیار تغییر داده را دارند . همچنین دیکشنری گروه های مسئول داده ها را نشان می دهد. همچنین کاربرد اطلاعات می تواند به صورت آسان تری کنترل و نظارت شود .

۶) ابزار رسیدگی :

دیکشنری داده می تواند با رسیدگی های داخلی و خارجی به صورت جزئی یا کلی به بررسی سیستم ها بپردازد . آن شامل استانداردهایی می باشد که بدان وسیله بررسی انجام می شود. (Kenneth c. & Jane Price Laudon )

۷) سازگاری و ثبات در استفاده ازداده ها

۸) کاهش داده های زائد واضافی

۹) آسان نمودن تحلیل داده ها

۱۰) ساده سازی برنامه ریزی

۱۱) اجرا نمودن استاندارد ها

۱۲) نتایج بهتر در تخمین اثر تغییر( www.Napier.com /Dr Gordon Russell/Unit ۵-۳ ) ●دیکشنری داده ومدیر

مدیر در حقیقت دیکشنری را تهیه نمی کند ، بلکه ورودی های ارزشمندی را برای توسعه آن در اختیار می گذارد . مدیر می تواند به این فرآیند ، با تشخیص مساله و تعیین اطلاعاتی که سیستم برای رسیدن به راه حل باید به دست آورد کمک کند . مدیر از دیکشنری داده ها به صورت غیرمستقیم سود می برد ؛ زیرا دیکشنری داده مدیر را قادر می سازد تا از پایگاه داده ای لازم برای حل مسائل کامپیوتری ، برخوردار باشد.

● مزایای دیکشنری داده برای مدیریت

تعدادی از مزایایی که حاصل استفاده از دیکشنری داده می باشند عبارتند از :

▪ بهبود بخشیدن به کنترل و دانش درباره منابع داده

▪ ایجاد امکان تخمین دقیقی از هزینه ها و زمان برای ایجاد هر نوع تغییر

▪ ارائه تعاریف دقیقی از داده ها، بطور مستقیم و امن برای برنامه ها

▪ کمک به نگهداری کاربردی ( زیرا تغییر در داده و ساختار داده می تواند به طور خودکار بر همه برنامه ها یی که از آن داده ها استفاده می کنند اثر گذارد . )

▪ تامین طرح های امنیتی مانند ایجاد کد و رمز برای نگهداری منابع داده ای

▪ ایجاد استانداردهایی برای برنامه ریزی و بهبود ثبات ( www.Napier.com /Dr Gordon Russell/Unit ۵-۳)

● معایب دیکشنری داده

یک سیستم دیکشنری داده یک ابزار مدیریتی مفیدی است ، اما به یک قیمتی !

پروژه دیکشنری داده ممکن است دو یا سه سال به طول انجامد .دیکشنری داده نیاز به یک برنامه ریزی دقیق ، تعریف دقیقی از احتیاجات و محتویات آن ، آزمایش ، اجرا و ارزیابی دارد.هزینه دیکشنری داده تنها شامل هزینه اولیه نصب و راه اندازی و دیگر نیازهای سخت افزاری نیست ، بلکه هزینه جمع آوری اطلاعات ورودی برای سیستم دیکشنری داده ، به روز رسانی آن و ایجاد استانداردها را نیز در بر دارد .

استفاده از دیکشنری داده نیاز به تعهد مدیریت دارد ، که آسان به دست نمی آید، به خصوص زمانی که مزایا نامحسوس و بلندمدت هستند .( www.Napier.com /Dr Gordon Russell/Unit ۵-۳)

منابع و ماخذ :

* ENGLISH BOOKS *

INFORMATION TECHNOLOGY

FOR MANAGEMENT

( TURBAN . MCLEAN . WETHERBE ) ( WILEY INTERNATION EDITION )

MANAGEMENT INFORMATION

SYSTEMS

( KENNETH C. LAUDON . JANE LAUDON ) ( MAXWELL . MACMILLAN

INTERNATIONAL EDITION -۲e) MANAGMENT INFORMATION

SYSTEMS( McLeod) (MAXWELL . MACMILLAN

INTERNATIONAL EDITION -۴e)

* کتب فارسی *