وقت انقلاب کردن در جلسات کاری فرا رسیده است

من یک شرکت مشاوره ای مدیریتی را اداره می کنم چندی پیش یکی از مشتریان ما با موقعیت سختی مواجه شده بود که از ما مشاوره می خواست او که مدیر ارشد یک سازمان بزرگ بود, به این نتیجه رسید که روزهای کاری او با جلسات پی در پی و سخنرانی های متعدد پر شده است

من یک شرکت مشاوره‌ای مدیریتی را اداره می‌کنم. چندی پیش یکی از مشتریان ما با موقعیت سختی مواجه شده بود که از ما مشاوره می‌خواست. او که مدیر ارشد یک سازمان بزرگ بود، به این نتیجه رسید که روزهای کاری او با جلسات پی در پی و سخنرانی‌های متعدد پر شده است.

چون کارمندان زیردستش نمی‌توانستند به مدت طولانی او را پشت میزش پیدا کنند، ناچار بودند در راهروها یا وقت ناهار به دنبال او باشند تا سوالات زیادی که داشتند از او بپرسند.

بسیاری از مدیران اجرایی، مثل این مشتری ما بخش زیادی از کار روزانه خود را در جلسات کاری سپری می‌کنند. و هر چقدر مقام آنها بالاتر باشد، شرایط بدتر است. شاید مدیران ارشد بتوانند فشار بار جلسات را تحمل کنند، اما فرهنگ جلسات فشرده، بر کارمندان در همه سطوح اثر می‌گذارد و به تدریج آنها هم پشت میزشان فرهنگ جلسات که بر بیشتر شرکت ها حکمفرما شده، بی‌ثبات و بی‌حاصل است. هفته گذشته در چند جلسه شرکت کرده‌اید که حتی دستور جلسه‌ای برای آن تهیه نشده بود؟ چه تعدادی از این جلسات به تولید یک ایده جدید منجر شده اند؟ و در چه تعدادی از این جلسات حتی با خودتان گفته اید «دلیل حضور من در این جلسه چیست؟»

بدانید که زمان، مثل کالایی با ارزش است. زمانی که در جلسات کاری صرف می‌کنید، باید منجر به بازدهی مالی شود. اما هنگام شرکت در جلسات بیهوده، چقدر به زمانی که تلف می‌شود فکر می‌کنیم و انتظارات‌مان را برای ایجاد بازدهی واقعی قرار می‌دهیم؟ تجربه‌ای که از کار کردن با شرکت‌های فرچون ۵۰۰ (لیستی از ۵۰۰ شرکت بزرگ آمریکایی از نظر درآمدزایی که هر سال توسط نشریه فرچون اعلام می‌شود) به دست آورده‌ام، نشان می‌دهد این کار به ندرت صورت می‌گیرد و این تنها یکی از نتایج فرهنگ برگزاری جلسات فشرده است.

زمان ایجاد انقلابی در برگزاری جلسات کاری فرا رسیده است. به جای اینکه به صورت اتوماتیک درخواست برگزاری جلسه بعدی تان را بپذیرید، لحظه‌ای مکث کنید و به بازگشت سرمایه تان فکر کنید. همچنین سوالاتی اینچنینی را از خودتان بپرسید: آیا این جلسه در تحقق اهدافتان موثر است؟ هدفی که در جلسه قرار است به آن برسید – البته اگر واقعا هدفی تعیین شده باشد – چگونه با اولویت‌های استراتژیک شرکت شما همخوانی دارد؟ آیا الان با شرکت در این جلسه بیشترین استفاده را از زمان خود می‌برید؟ اگر اینطور نیست، با رد درخواست شرکت در اینگونه جلسات، تحولی بزرگ در این زمینه ایجاد کنید.

این کار ممکن است شرایط عادی را بر هم بزند، اما تسلیم نشوید. اگر هیچ راهی وجود ندارد که از شرکت در جلسه‌ای اجتناب کنید و مثلا آن جلسه قرار است در یک ساعت برگزار شود، مدت زمان آن جلسه را به چالش بکشید. آیا لازم است یک گروه برای به روزرسانی وضعیت یک پروژه، واقعا یک ساعت زمان صرف کند؟

به عنوان مثال، طراح وب‌سایت شرکت ما ظرف ۲۵ دقیقه، برنامه‌های خود را برای به روزرسانی ارائه می‌دهد. ما کل کارمان را در این مدت زمان تکمیل می‌کنیم و ۵ دقیقه زمان برای پرداختن به موضوعات برنامه‌ریزی نشده یا ارائه ایده‌های جدید اختصاص می‌دهیم.

برای کاهش مدت زمان جلسات یا حذف جلسات بیهوده، راه‌های دیگری هم وجود دارد. بررسی کنید که آیا می‌توان موضوع جلسه را در قالبی متفاوت، مثل ایمیل، پوشش داد؟ یا در تکنولوژی‌هایی سرمایه گذاری کنید که این امکان را به وجود می‌آورند تا همکاران فایل ها و ایده‌های مختلف را با هم به اشتراک بگذارند و مجبور نشوند برای هر موضوعی جلسه برگزار کنند.

وقتی مدت زمان جلسه‌ای را کوتاه کنید، به صورت اتوماتیک موضوع آن را متمرکزتر می‌کنید؛ مثل اینکه با کوچک‌تر کردن ظرفی، هوای داخل آن را فشرده‌تر کنید. در نتیجه، موضوعات اضافی جلسه، از جمله مکالمات غیرضروری که افراد را از موضوع اصلی دور می‌کنند، ناخودآگاه حذف می‌شوند.

وقتی موضوع جلسه‌ای متمرکزتر می‌شود، رسیدن به نتیجه‌ای که قصد دارید به آن برسید، آسان‌تر خواهد بود. ما در هر یک از دستور جلسه‌های کاری خودمان، پس از شنیدن موضوع اصلی جلسه، نکات کلیدی را به صورت موردی در نظر می‌گیریم و جزئیات نتایج مطلوب جلسه را بیان می‌کنیم. در طول جلسه، شرکت‌کنندگان این نکات موردی را پیش روی خود دارند و به این صورت سعی می‌کنیم تا آخر جلسه تمرکز خود بر این نکات را از دست ندهیم. همچنین این سوال را از خودمان می‌پرسیم که آیا مکالمات، ما را به نتیجه‌ای که به دنبال آن هستیم، می‌رسانند؟ اگر اینگونه نباشد، باید به سرعت مسیرمان را درست کنیم.

اگر قبل از شروع جلسه، به شرکت‌کنندگان تصویری کلی از هدف جلسه ارائه دهید، به احتمال زیاد مسیرتان را به سوی هدف مورد نظر درست طی می‌کنید و بر موضوع متمرکز می‌مانید.

ایجاد انقلاب در روند جلسات کاری، فرهنگ جدیدی در شرکت شما به وجود می‌آورد. مسلما، اولین نتیجه آن این است که تعداد جلسات بیهوده کاهش می‌یابد. دومین نتیجه هم این است که جلساتی که باقی می‌مانند کوتاه‌تر و متمرکزتر برگزار می‌شوند و بازده مالی روشنی دارند.

مدیری که در ابتدای مقاله به او اشاره شد، در نهایت توانست این انقلاب را در سازمان خود به وجود آورد و موضوع رضایت بخش این است که اکنون می‌تواند وقت ناهار خود را بدون اینکه کسی به او مراجعه کند،

بگذراند.

مترجم: مریم رضایی

نویسنده: کارسون تیت

منبع: New York Times