ابهام و عدم شفافیت آفتی برای سازمان ها

امروزه سازمان های مختلفی بسته به ویژگی ها و نیازهای خاص جوامع به وجود آمده اند و با توجه به عوامل مکانی و زمانی در آینده به وجود خواهند آمد

چکیده:

امروزه سازمان های مختلفی بسته به ویژگی ها و نیازهای خاص جوامع به وجود آمده اند و با توجه به عوامل مکانی و زمانی در آینده به وجود خواهند آمد. تعالی هر سازمانی ریشه در توانمندی و شکوفایی نیروی انسانی دارد. از این رو نیروی انسانی عامل اصلی و مایه بنیادی هر گونه دگرگونی به شمار می آید. دگرگونی نیازمند عارضه یابی سازمانی است. اینها تنگناهائی هستند که ممکن است به عنوان سدی مانع حرکت سازمان در مسیر رشد باشند. اگر سازمان نشانگرهایی داشته باشد که از وجود عارضه سازمانی مطلعش کند، سریعتر می تواند نسبت به درمان آن اقدام نماید. میزان توجه به نشانگرهای سازمانی نقش مدیریت سازمان ها را برجسته می کند. علیرغم توجه مدیران به عارضه یابی و نشانگرهای سازمانی، یک سلسله بیماریهایی وجود دارد که سد راه تحولات و دگرگونی خواهد شد. ابهام عامل بسیاری از این بیماریهاست. عموما ابهام سبب شکل گیری بازیهای سیاسی می شود. برای مواجهه با بازی های سیاسی فنونی نیز وجود دارد که مهمترین آن ایجاد شفافیت در امور است. مدیران و تصمیم گیرندگان سازمانی باید زوایای امور مبهم را شفاف نمایند. مسائلی که به سادگی قابل حل می باشند نباید تبدیل به بحران شوند. ایجاد تعارض، کاهش انگیزه کاری، تلقی هدفهای مبهم به عنوان هدفهای متضاد و کاهش عملکرد سازمان از جمله مسائلی است که در صورت ادامه یافتن ابهام ایجاد خواهند شد.

کلمات کلیدی: عارضه یابی سازمانی، نشانگرهای سازمانی، بیماری های مدیریت، بازی های سیاسی، شفافیت

امروزه سازمان های مختلفی بسته به ویژگی ها و نیازهای خاص جوامع به وجود آمده اند و با توجه به عوامل مکانی و زمانی در آینده به وجود خواهند آمد. هر یک از این سازمان ها برای نیل به اهدافشان نیاز به ساختار مناسب دارند تا توانایی استفاده مؤثر و کارآمد از منابع مادی و انسانی بر مبنای یک نظام ارزشی پذیرفته شده را داشته باشند. این ساختار جهت دستیابی به اهداف تعیین شده، شیوه بکارگیری وظایف مدیریتی از جمله برنامه‌ریزی، سازماندهی، بسیج منابع، هدایت و کنترل عملیات را مشخص می کند. در چند دهه گذشته جنبشهای پویایی در زمینه ساختار سازمانی و به طور کلّی مدیریت پدیده آمده که هر یک به سهم خود به افزایش دانش و بینش مدیران یاری به سزایی داده اند. مهم توجه این جنبش ها به ارزش نیروی انسانی است که این توجه رو به افزایش است. تعالی هر سازمانی ریشه در توانمندی و شکوفایی نیروی انسانی دارد. از این رو نیروی انسانی عامل اصلی و مایه بنیادی هر گونه دگرگونی به شمار می آید. از جمله مواردی که در آنها نیاز به دگرگونی است عبارتند از:

۱. نیاز به دگرگون کردن راهبرد مدیریت

۲. نیاز به سازگار ساختن فضای سازمانی با نیازهای فردی و نیازهای تازه پیرامونی

۳. نیاز به دگرگونی کردن هنجارهای فرهنگی

۴. نیاز به دگرگون کردن ساختار و مجموعه نقشها

۵. نیاز به بالا بردن اندازه همکاری میان گروهی

۶. نیاز به گشودن نظام ارتباطی

۷. نیاز به دگرگون کردن انگیزش نیروی کار

۸. نیاز به سازگاری با پیرامون تازه (طوسی، ۱۳۸۲)

دگرگونی نیازمند عارضه یابی سازمانی است. هر سازمان مشابه انسان، موجودی پویا و زنده است و پیش نیاز انجام هر درمان و بهبودی، انجام آزمایش های کاملی از وضعیت است. هرچه دقت این آزمایش ها بیشتر باشد بهبود ها و فرآیند درمان مؤثرتر خواهد بود. نقطه شروع هر تغییر و بهبودی، درک و شناخت کامل از وضعیت موجود و پیدا کردن مشکلات آن است که با عنوان عارضه خوانده می شود. اینها تنگناهائی هستند که ممکن است بعنوان سدی مانع حرکت سازمان در مسیر رشد باشند. اگر سازمان نشانگرهایی داشته باشد که از وجود عارضه سازمانی مطلعش کند، سریعتر می تواند نسبت به درمان آن اقدام نماید. سرعت واکنش سازمان نسبت به درمان عاضه های سازمانی یکی از برتریهای سازمان به شمار می آید و آن نیاز به آگاهی از شرایط متغیر دارد. و این کاری است که نشانگرهای سازمانی با جمع آوری داده های پراکنده در سطوح سازمان بخوبی در آن ایفای نقش می کنند. نشانگرهای سازمانی برای کاربران خود تصمیم گیری های شفاف تر، تحلیل های آسان، آگاهی از شرایط لحظه به لحظه سازمان و واکنش سریع نسبت به تغییرات را به ارمغان می آورند. مشاهده شاخصهای حیاتی عملکرد و به هنگام بودن دو ویژگی مهم نشانگرهای سازمانی می باشند (اکرسون ، ۱۳۸۹).

میزان توجه به نشانگرهای سازمانی نقش مدیریت سازمان ها را برجسته می کند. مدیر بایستی با استفاده از این نشانگرها روند حرکت را از "وضع موجود" به سوی "وضعیت مطلوب" هدایت کند و در هر لحظه برای ایجاد آینده ای بهتر تلاش کند. گذشته با تمام اهمیت و آموختنی هایش و با تمام تاثیری که می تواند بر آینده داشته باشد، اتفاق افتاده است و هیچ نیروی بشری قادر نیست آن را دگر بار و به گونه ای متفاوت بیافریند ولی آینده در پیش است و قسمت مهمی از آن، به آنچه " امروز" می گذرد ربط پیدا می کند.

علیرغم توجه مدیران به عارضه یابی و نشانگرهای سازمانی، یک سلسله بیماریهایی وجود دارد که سد راه تحولات و دگرگونی خواهد شد. علاج واقعی چیزی جز پیشگیری نیست که این هم مستلزم شناخت بیماری ها و راههای پیشگیری آن است. این بیماری ها مدیریتی می باشند. آستن(۱۳۷۲) بیماریهای مدیریت را با محوریت شخص مدیر تعریف می کند و آن را گرفتاریهایی تعریف می کند که مدیر دانسته یا ندانسته برای خودش درست می کند. این گرفتاری ها زائیده موقعیت های نامطلوبی است که مدیر در آن ها قرار گرفته است بی آنکه خودخواسته باشد اما هیچ گونه تلاشی برای خارج شدن از این موقعیت های ناخوشایند نکرده و نمی کند. هچنین است موقعیت های نامناسبی که مدیر به طور مستقیم یا غیرمستقیم برای خود به وجود آورده و از روی غفلت هیچ اقدامی جهت گریز از آن نشان نمی دهد. بر این اساس آستن تقسیم بندی زیر را برای بیماری های مدیریتی انجام می دهد:

۱. بیماری هایی که ناشی از پندارها و روش های نادرست است و ضرر آن بیش از هرکس به مدیر بازمی گردد.

۲. بیماریهایی که ناشی از زخم زدن بر همکاران است و ضرر آن هم به مدیر و هم به زیردستان بازمی گردد.

۳. بیماریهایی که ناشی از زخم زدن بر سازمان (بیماریهای تشکیلاتی) است و نه تنها به کارکنان ضرر می رساند بلکه به سازمان نیز ضرر می رساند.

آستن دسته سوم را خطرناک ترین نوع بیماری مدیریتی ذکر می کند و آن را کشنده می داند. چه بسا رفتار غیرمنطقی و احساساتی مدیر سبب ایجاد تغییراتی شود که اساس سازمان او را متزلزل می گرداند.

دمینگ (۱۳۷۵) بیماری های مدیریتی را به دلیل اینکه سبب ناتوانی سازمان می شوند، به بیماریهای مرگ آفرین تعبیر کرده و فهرستی از آن ها را ارائه می کند که اهم آن ها به شرح زیر است:

۱. بی ثباتی مدیریت

۲. اداره امور تنها بر اساس ارقام قابل رویت

۳. فساد ناشی از تکیه بر کمیت ها

۴. غیرممکن دانستن ارزیابی عادلانه

۵. مدیریت ترس آفرین

۶. عدم توجه به اهداف دائمی و مستمر

۷. فقدان عزم و اراده جهت حل مسائل حاد سازمانی

شاید بتوان ابهام را ریشه بسیاری از مسائل حاد سازمانی دانست. عموما ابهام سبب شکل گیری بازیهای سیاسی می شود. مورهد و گریفین (۱۳۷۹) عنوان می کنند که مدیران رفتار سیاسی را بخشی از زندگی سازمانی می دانند که غیرقابل اجتناب است. لازم به ذکر است که معمولا هرزمان نامی از بازیهای سیاسی برده می شود فقط فعالیت های سیاسی مانند فعالیت های احزاب در ذهن شکل می گیرد و این یک اشتباه بزرگ است. باید از این اشتباه برحذر بود.

مایلز (به نقل از مورهد و گریفین، ۱۳۷۹) عقیده دارد که به پنج دلیل رفتار سیاسی در داخل سازمان ها به وقوع می پیوندد که عبارتند از: هدفهای مبهم، کمبود منابع، تکنولوژی و محیط، تصمیم های برنامه ریزی نشده و تغییر سازمانی. هدفهای مبهم به دلیل مشخص نبودن نحوه فعالیت، کمبود منابع به دلیل تلاش در جهت بکارگیری بیشتر منابع، تکنولوژی و محیط و تصمیم های برنامه ریزی نشده به دلیل ایجاد عدم اطمینان و تغییر به دلیل شکل گیری مقاومت سبب بروز رفتار مبهم می شوند.

برای مواجهه با این وضعیت ها فنونی نیز وجود دارد که مهمترین آن ایجاد شفافیت در امور است. مدیران و تصمیم گیرندگان سازمانی باید زوایای امور مبهم را شفاف نمایند. مسائلی که به سادگی قابل حل می باشند نباید تبدیل به بحران شوند. با توجه به اهمیت نیروی انسانی به عنوان باارزشترین منبع سازمان، ابهام زدایی در این حوزه در اولویت قرار دارد. چون مستقیما با اثربخشی در ارتباط است. ایجاد تعارض، کاهش انگیزه کاری، تلقی هدفهای مبهم به عنوان هدفهای متضاد و کاهش عملکرد سازمان از جمله مسائلی است که در صورت ادامه یافتن ابهام ایجاد خواهند شد.

نتیجه پایانی اینکه مدیران علیرغم توجه به عارضه یابی و نشانگرهای سازمانی بایستی نسبت به بیماریهای مدیریتی آگاه باشند تا این بیماریها ناخواسته تبدیل به آفتی برای سازمان نشود.

سجاد وجدانیان

عضو گروه مشاوران جوان شرکت آب منطقه ای اصفهان

منابع:

آستن. چارلز اف. ۱۳۷۲. بیماریهای مدیریت. ترجمه س.پرهام. تهران: انتشارات کتاب زمان، ۱۸۴ صفحه

اکرسون. وین دبلیو. ۱۳۸۹. داشبورد عملکرد: اندازه‌گیری، پایش و مدیریت کسب و کار. ترجمه: مرکز مطالعات تحول. تهران: بنیاد قرآن و عترت، ۴۶۲ صفحه

دمینگ. ویلیام ادواردز. ۱۳۷۵. خ‍روج‌ از ب‍ح‍ران‌ (ب‍ی‍م‍اریهای‌ م‍دیریت‌). ترجمه ن.درداری. تهران: انتشارات رسا، ۳۴۳ صفحه

طوسی محمّدعلی. ۱۳۸۲. بالندگی سازمانی. ت‍ه‍ران‌: م‍وس‍س‍ه‌ ع‍الی‌ آم‍وزش‌ و پ‍ژوه‍ش‌ م‍دیریت‌ و ب‍رن‍ام‍ه‌ریزی‌. ۲۸۸ ص

مورهد ج، گریفین آر. ۱۳۷۹. رفتار سازمانی. ترجمه: م.الوانی، غ.معمارزاده. تهران: انتشارات مروارید. ۵۷۱ ص.