سیستم اطلاعات مدیریت

عنصر كنترلی سیستم سازمان متشكل از دو بخش مدیریت و پردازشگر اطلاعات است

● چكیده

این مقاله جایگاه، نقش، تعریف، مفهوم، ابعاد و طبقه‌بندی سیستم‌های اطلاعات مدیریت را شرح می‌دهد. مدل سیستمی سازمان و نقش سیستم اطلاعات در مدیریت آن، انواع سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان، تعریف سیستم اطلاعات مدیریت، مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت، نیاز به یك پایگاه اطلاعات، مدل‌های تصمیم‌گیری در سیستم اطلاعات مدیریت و ابعاد طبقه‌بندی سیستم‌های اطلاعات مدیریت از جمله مباحث این مقاله هستند.

● مقدمه

سیستم اطلاعات مدیریت پس از تكامل تدریجی در طول پنج دهه اخیر دیگر دارای تعریف، مفهوم، شكل و قالب تقریباً مشخص و پذیرفته شده‌ای است و آنچه در حال توسعه است بیشتر شامل فناوری پیاده‌سازی، مدل‌های تصمیم‌گیری و سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری هستند. در این مقاله مفاهیم كلی سیستم اطلاعات مدیریت را مرور می‌كنیم.

● مدل سیستمی سازمان و نقش سیستم اطلاعات در مدیریت آن

سازمان را به عنوان یك سیستم باز و یك سیستم كنترلی حلقه بسته می‌توان به صورت زیر نمایش داد (مك لئود ۱۹۹۴، ۱۰۳):

● انواع سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان

سیستم‌های اطلاعات یكی از اجزای سیستم كنترلی حلقه بسته محسوب می‌شوند. بنابراین هدف چنین سیستم‌هایی كمك به كنترل سیستم است. در هر سازمان دو نوع كنترل وجود دارد؛ كنترل عملیاتی و كنترل مدیریتی. عملیات مختلف سازمان در قالب فرایندها و زیرسیستم‌های صف و ستاد انجام می‌شوند. هر یك از این عملیات نیازمند كنترل‌های خاص خود هستند و سیستم‌های اطلاعاتی خاص خود را طلب می‌كنند. چنین سیستم‌های اطلاعاتی كه عملیات مختلف سازمان را كنترل و پشتیبانی می‌كنند سیستم‌های پردازش مبادلات نامیده می‌شوند.

كنترل مدیریتی نیازمند اطلاعاتی است كه بخش قابل‌ ملاحظه‌ای از آنها توسط سیستم‌های پردازش مبادلات تولید می‌شوند. سیستم‌های اطلاعاتی پشتیبان كنترل مدیریتی، اطلاعات تولید شده توسط سیستم‌های پردازش مبادلات را پردازش كرده و آنها را در تركیب‌ها و شكل‌های جدید معنی‌دار به مدیریت عرضه می‌كنند. چنین سیستم‌های اطلاعات‌، سیستم‌های اطلاعات مدیریت نامیده می‌شوند.

● سیستم‌های اطلاعات مدیریت

▪ تعریف سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یكپارچه متشكل از كاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم‌گیری در سازمان است. این سیستم از نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای، راهنماها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه‌ریزی، كنترل و تصمیم‌گیری و یك پایگاه اطلاعات بهره می‌گیرد (دیویس و اولسون ۱۹۸۵، ۶). سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است كه داده‌های محیطی را جمع‌آوری و داده‌های تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت می‌كند و سپس آنها را فیلتر، سازمان‌دهی و انتخاب كرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می‌نماید و ابزاری برای مدیران فراهم می‌آورد كه اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند (موردیك و مانسون ۱۹۸۶، ۶).

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یكپارچه، رایانه‌ای و كاربرـ ماشین است كه اطلاعات لازم برای حمایت از عملیات و تصمیم‌گیری فراهم می‌كند. عناصر اصلی این سیستم عبارتند از: (۱) سیستمی یكپارچه برای خدمت به تعداد زیادی كاربر، (۲) سیستمی رایانه‌ای كه تعدادی نرم‌افزار اطلاعاتی را از طریق یك پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می‌كند، (۳) رابط كاربر- ماشین كه به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می‌دهد، (۴) ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی و (۵) پشتیبانی از عملیات و تصمیم‌گیری (آواد ۱۹۸۸، ۵).

▪ مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت سازمان یك چیز متمایز و جدا از دیگر سیستم‌های اطلاعات نیست بلكه چارچوبی كلی ارائه می‌كند كه دیگر سیستم‌های اطلاعات بر مبنای آن با یكدیگر همخوان می‌شوند. در طول زمان مشخص شد كه مفهوم پیاده‌سازی یك سیستم كاملاً یكپارچه واحد بسیار مشكل است. واقعیت این است كه یك سیستم یكپارچه، به معنی یك ساختار واحد و همگن نیست بلكه بدین معنی است كه اجزاء آن منطبق بر یك طرح كلی هستند. اكنون سیستم اطلاعات مدیریت به منزله فدراسیونی از زیرسیستم‌ها در نظر گرفته می‌شوند كه در صورت نیاز طراحی و اجرا می‌شوند اما منطبق بر طرح كلی، استانداردها و رویه‌های سیستم اطلاعات مدیریت هستند. بنابراین به جای یك سیستم اطلاعات مدیریت واحد و كلی، سازمان می‌تواند تعداد زیادی سیستم اطلاعات مرتبط داشته باشد كه نیازهای مدیریتی را در سطوح مختلف به شكل‌های مختلف تأمین می‌كنند. تجربه نشان می‌دهد كه یك سیستم كاملاً یكپارچه غیر ممكن است. عوامل زیادی وجود دارند كه باید همزمان و توأم در نظر گرفته شوند و نگهداری چنین سیستمی مشكل است.

به همین دلیل، سیستم‌های اطلاعات مدیریت بیشتر به صورت بخش بخش طراحی می‌شوند و یكپارچه‌سازی تنها در مواردی كه ضروری باشد اعمال می‌شود. به طور خلاصه سیستم‌های اطلاعات مدیریت مبنایی برای یكپارچه‌سازی پردازش‌های اطلاعات سازمانی ارائه می‌دهند (دیویس و اولسون ۱۹۸۵، ۶-۸، ۱۰، ۲۸، ۵۳).

▪ نیاز به یك پایگاه اطلاعات

داده‌ها می‌بایست به گونه‌ای مدیریت شوند كه قابل دسترسی برای پردازش بوده و كیفیت مناسب داشته باشند. مدیریت لازم باید از هر دو جنبه سخت‌افزار و سازمان صورت پذیرد. نرم‌افزار ایجاد و مدیریت یك پایگاه اطلاعات، یك سیستم مدیریت پایگاه اطلاعات است. هنگامی كه یك سیستم مدیریت پایگاه اطلاعات وجود داشته باشد همه از داده‌هایی استفاده می‌كنند كه تنها در یك محل ذخیره شده‌اند و یك عمل روزآمدسازی تمام موارد استفاده را روزآمد می‌كند. یكپارچه‌سازی چنین سیستمی نیازمند یك قدرت مركزی برای پایگاه اطلاعات است. داده‌ها می‌توانند در یك كامپیوتر مركزی ذخیره شوند یا بین چندین كامپیوتر پراكنده شوند (دیویس و اولسون ۱۹۸۵، ۹).

▪ مدل‌های تصمیم‌گیری در سیستم اطلاعات مدیریت

معمولاً تنها داده‌های خام یا حتی داده‌های خلاصه شده برای استفاده كافی نیستند. داده‌ها معمولاً باید پردازش شده و به شكلی ارائه شوند كه به یك تصمیم اتخاذ شده منجر شوند. تحقق چنین امری نیازمند یك مدل تصمیم‌گیری است. مدل‌های تصمیم‌گیری می‌توانند در مراحل مختلف تصمیم‌گیری مورد استفاده واقع شوند. تعمیم یك سیستم اطلاعات مدیریت از جنبه تصمیم‌سازی، سیستم‌هایی مانند سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری و سیستم‌های خبره هستند (دیویس و اولسون ۱۹۸۵، ۹؛ آواد ۱۹۸۸، ۱۴).

▪ ابعاد طبقه‌بندی سیستم‌های اطلاعات مدیریت (دیویس و اولسون ۱۹۸۵، ۲۸-۴۴)

همه سیستم‌های اطلاعات مدیریت دارای قابلیت‌ها، ویژگی‌ها و مؤلفه‌های یكسان نیستند. در واقع سیستم‌های اطلاعات مدیریت دارای طیفی هستند كه یك سر آن یك سیستم ساده گزارش‌گیری دستی و سر دیگر آن یك سیستم یكپارچه رایانه‌ای همراه با انواع گزارش‌ها و مدل‌های تصمیم‌گیری است. در اینجا به برخی از ابعاد طبقه‌بندی سیستم‌های اطلاعات مدیریت اشاره می‌شود.

● مولفه‌های فیزیكی

▪ سخت‌افزار (ورودی‌ها، خروجی‌ها‌، ذخیره‌سازی ثانویه، پردازشگرهای مركزی، تبادلات)

▪ نرم‌افزار (نرم‌افزار سیستم و نرم‌افزار كاربر)

▪ پایگاه اطلاعات (ساختار سخت‌افزاری ـ نرم‌افزاری حاوی داده‌ها)

▪ رویه‌ها (دستورالعمل‌های كاربر، دستورالعمل‌های آماده‌سازی ورودی، دستورالعمل‌های عملیاتی ▪ برای عملیات رایانه‌ای)

▪ نیروی انسانی (اپراتور، تحلیل‌گر سیستم، برنامه‌نویس، تهیه‌كنندگان داده‌ها، مدیر سیستم اطلاعات).

● وظایف پردازش

▪ پردازش تبادلات

▪ نگهداری فایل‌های اصلی

▪ تولید گزارش‌ها

▪ پردازش جستجوها

▪ پردازش نرم‌افزارهای پشتیبان

● خروجی برای كاربران

▪ مستندات یا صفحات رابط برای تبادل (اطلاعاتی، عملیاتی، جستجویی)

▪ گزارش‌های از پیش طراحی شده

▪ پاسخ‌های از پیش طراحی شده به جستجوها

▪ گزارش‌های موقت و پاسخ به جستجوها

▪ نتایج تعامل بین كاربر و ماشین

● گزارش‌های از پیش طراحی شده: انواع گزارش یا جستجو

▪ اطلاعات نمایانگر

▪ اطلاعات مسئله‌یابی

▪ اطلاعات برای اقدام

▪ اطلاعات پشتیبان تصمیم

● گزارش‌های از پیش طراحی شده: انواع انعكاس شرایط

▪ وضعیت یا شرایط یك مقطع زمانی

▪ آنچه كه در طول یك دوره اتفاق افتاده است

▪ ارائه نتایج تا به امروز و نمایش اثر آن تا انتهای دوره

● پشتیبانی تصمیم

▪ تصمیم‌های ساخت یافته قابل برنامه‌نویسی

▪ تصمیم‌های ساخت نیافته و غیر قابل برنامه‌نویسی

● سطح استفاده از اطلاعات

▪ برنامه‌ریزی استراتژیك

▪ كنترل مدیریت و برنامه‌ریزی تاكتیكی

▪ برنامه‌ریزی و كنترل عملیاتی

● اطلاعات مورد نیاز

سطح استفاده ویژگی اطلاعات/عملیاتی/تاكتیكی/استراتژیك

منبع /داخلی/خارجی

حوزه /خوب تعریف شده و محدود / /خیلی وسیع

سطح گروه‌بندی/ با جزئیات /تجمعی و كلی

افق زمانی/ تاریخی/ / آینده

تداول/ روزمره / / قدیمی

صحت موردنیاز/ بالا / / پائین

میزان استفاده/ خیلی زیاد / / كم

نویسنده : امیدوار، مجید

مراجع

Awad, E. M. ۱۹۸۸. Management Information System: Concept, structure, and applications. Califonia: The Benjamin Cummings.

Davis, G. B., and Olson, M.H. ۱۹۸۵. Management Information system: Conceptual, foundations, structure, and development. ۲nd ed. New York: Mc Graw-Hill.

McLeod, Jr. R. ۱۹۹۴. Information System Concepts. New York: MacMillan.

Murdick. R.G., and Munson, J.C. ۱۹۸۶. MIS Concepts & Design. ۲nd ed. London: Primtice –Hall.