لزوم نگهداری از سوابق و اسناد

عده اندکی از کارشناسان IT به مسئله سوابق شرکت خود و اینکه این سوابق تا چه مدتی حفظ شده و یا چگونه به شکل معقولی نابود شود، توجه میکنند. بسیاری از افراد مدیریت سوابق –شامل نگهداری، …

عده اندکی از کارشناسان IT به مسئله سوابق شرکت خود و اینکه این سوابق تا چه مدتی حفظ شده و یا چگونه به شکل معقولی نابود شود، توجه میکنند. بسیاری از افراد مدیریت سوابق –شامل نگهداری، دسته بندی، آرشیو سازی و...- را کاری بی اندازه خسته کننده و فاقد جذابیت میدانند.

اما این کار چه جذاب باشد چه خسته کننده، امری حیاتی و اساسی است. مدیران IT باهوش نسبت به نگهداری سوابق توجه بسیاری نشان میدهند. زیرا:

مقررات دولتی:

شرکتها معمولا در مواجهه با امور مختلف دولتی ماننذ بیمه، مالیات و... نیاز به ارایه سوابق خود را-حداقل در طی یک سال- درمیابند. افراد نیز به عنوان عضوی از جامعه باید مدارک و سوابق کاری، پزشکی و دولتی خود را حفظ کنند.

گاهی کارکنان با دستکاری سوابق خود بعضی از اطلاعات مانند سوء پیشینه یا عدم رضایت کارفرما را از بین میبرند. در چنین مواردی داشتن سابقه مخدوش نشده در نزد مدیران میتواند بسیار مفید باشد.

قوانین بین المللی:

در حال حاضر بیش از ۴۰ کشور درباره حفظ سوابق در محدوده های مختلف زمانی دارای مقرراتی هستند. این قوانین مختلف میتواند برای کمپانیهای چند ملیتی و جهانی مشکلاتی ایجاد کند. برای مثال، مقررات ای-میل در قوانین آمریکا با قوانین حقوق شخصی اروپا مغایرت دارد.

استانداردهای بانکی در کشورهای مختلف متفاوت است و برای خدمات خود مانند وام، به مدارک متفاوتی نیاز دارد. چنین تفاوتهایی در شیوه نگهداری سوابق به خصوص در شرکتهای چند ملیتی موجب میشود که برای هماهنگی با قوانین مختلف کشورهای ذینفع، کار حفظ سوابق را به تکلیفی دشوار مبدل کند.

اطلاعات قانونی:

با افزایش دانش وکلا و مردان قانون از شیوه های مدیریت داده ها در IT، درخواست برای کسب اطلاعات از اشخاص حقوقی و حقیقی افزایش یافته است. اکنون در برنامه تحصیلی وکلا (در آمریکا) بخشی راه اندازی شده است که در آن روشهای جستجو، کسب و استفاده از اطلاعات در سوابق الکترونیک آموزش داده میشود.

علاوه بر این وکلا به استخدام متخصصین کشف و استخراج اطلاعاتی که دستیابی به آنها رمزگذاری شده، منبع اصلی آن پاک شده و یا به هر شیوه دیگری مخدوش شده اند، تشویق میشوند.

تاوان هنگفت:

جریمه برای عدم همکاری در ارایه مدارک گاهی بسیار سنگینتر از آن است که تصور میشود. اگر شرکتهای مختلف به خصوص شرکتهای IT و خدمات اینترنتی نتوانند در صورت لزوم اطلاعات مورد نیاز دولت و مراجع قانونی را تهیه کنند و یا درصورت شرکت در دعاوی قانونی مدارک لازم برای اثبات حقانیت خود را نداشته باشند، مجبور به پرداخت جریمه و یا تاوانی گزاف خواهند شد. گاهی یک ای-میل پاک شده میتواند ماجرا را به نفع یا ضرر شما تمام کند.

شما باید همواره از تغییرات صورت گرفته در موارد فوق مطلع باشید. مقررات، مدارک مورد نیاز و جریمه ها به سرعت متحول میشوند، اما این تغییر همیشه به زیان ما نیست. اگر خط مشی دولت، سازمان یا شرکتی، کاستن از حجم کاغذ بازی معمول اداری باشد، ممکن است فضای ذخیره سازی سوابق شرکت شما اندکی خلوت شود.

مدیریت خوب سوابق، کاری بسیار اساسی است. تشکیلات شما نیز میتواند درگیر مسائل قانونی و دعاوی قضایی شود و یا سوابق و مدارک آن از طرف مراجع قانونی مورد بررسی قرار گیرد. امکان تهیه مجدد اطلاعات از بین رفته وجود ندارد و اشتباهات میتوانند بهای گزافی داشته باشند. پس از همین حالا خود را آماده کنید.