مدیریت یک عروسی استثنایی

برای آن که مراسمی باورنکردنی داشته باشید

سفره عقد، آرایشگاه، آتلیه عکاسی، نورپردازی، میز شام و ده‌ها مورد دیگر باید در یک مجموعه منظم قرار بگیرند تا یک مجلس عروسی درست و حسابی برگزار شود. شاید به یادماندنی‌ترین شب زندگی هر کسی مراسم عروسی‌اش باشد؛ مراسمی که تکرار نمی‌شود و همه دل‌شان می‌خواهد به بهترین نحو ممکن برگزار شود البته گاهی رقابت و چشم و هم‌چشمی هم وجود دارد که کار را سخت‌تر می‌کند. نانا نیکو، لیسانس روان‌شناسی، مجسمه‌ساز و طراح داخلی است و از ۷ سال پیش با کمک همسرش مهرداد سیجانی موسسه تشریفات «سیجانی» را مدیریت می‌کند.

● چیزی از قلم نمی‌افتد

طراحی باید خاص و در عین حال متناسب با شخصیت عروس و داماد باشد. این کار فراتر از برگزاری یک مراسم عروسی است. باید در همان جلسات اولیه آشنایی عروس و داماد را با دید روان‌شناسی تجزیه و تحلیل کرد تا یک فضای دوستانه ایجاد شود. برای موسسات تشریفات که یک شب خاطره‌انگیز برای عروس و داماد و خانواده‌های‌شان بسازند. باید قبل از رسیدن زمان مراسم تمام تلاش‌مان را بکنیم که در عروس و داماد و خانواده‌ها احساس آرامش ایجاد کنیم. این آرامش خیلی مهم است‌ چون معمولا قبل از برگزاری چنین مراسم مهمی افراد اصلی استرس دارند و نگران هستند که مشکلی پیش نیاید. برای رسیدن به این آرامش باید به خانواده‌ها برنامه‌های دقیق با جزئیات کامل بدهیم تا خیال‌شان راحت باشد که برگزارکننده مجلس به تمام ریزه‌کاری‌ها فکر کرده و چیزی از قلم نیفتاده است. اگر در مجالس حرفه‌ای حضور داشته باشید می‌بینید که عروس و داماد و نزدیکان‌شان با آرامش و اطمینان و مثل مهمان وارد مجلس می‌شوند.

● مدیریت در ۲ موضوع

کارها خیلی ساده و با مدیریت پروژه هر مجلس عروسی در ۲بخش انجام می‌شود. یکی مدیریت وسایل و اقلام است و یکی مدیریت زمان. در بخش اول باید برنامه‌ریزی کنیم که چه احجام و وسایلی برای دکوراسیون و تزئینات باید به محل برگزاری مجلس منتقل شود‌ مثلا چه گل‌هایی لازم است، چه تعداد باید روی هر میز قرار بگیرد و چه رنگ‌هایی باشد. بهتر است همه چیز بیش از آن چیزی باشد که قول داده‌ایم و کیفیت بهتری هم داشته باشد تا رضایت صاحبان مجلس در حد عالی و ایده‌آل تامین شود. بخش دوم زمان‌بندی است. تمام جزئیات مراسم، از آرایشگاه تا فیلم و عکس و زمان مراسم عقد و حتی ساعت شام، چند‌‌بار کنترل می‌شود تا همه‌ چیز منظم باشد و طبق زمان‌بندی پیش برود.

● بهترین مهمان باشید

اگر می‌خواهید در برگزاری یک مجلس باشکوه به عروس و داماد کمک کنید و مهمان خوب و ایده‌آلی باشید این ۵ نکته را به خاطر بسپارید:

● وقت‌شناس باشید

سعی کنید سروقت و راس ساعت درج شده در کارت در مراسم حاضر شوید. عروسی‌ها معمولا چند ساعتی بیشتر نیست و بخش‌های مختلفی دارد که باید پشت سر هم انجام شود. تاخیر شما به‌عنوان مهمان عقد باعث دیرتر شروع شدن مجلس می‌شود.

● در محل تعیین‌شده بنشینید

اگر برگزارکنندگان در کارت، شماره میز شما را تعیین کرده‌اند در جای مشخص بنشینید. حتما این شماره‌گذاری براساس آشنایی بیشتر اقوام و دوستان است. اگر هم مراسم جانمایی نشده هر میز و صندلی را که انتخاب می‌کنید تا پایان همانجا بنشینید.

● به موقع با عروس و داماد احوالپرسی کنید

قطعا عروس و داماد از حضور شما در مجلس‌شان خوشحال هستند ولی برنامه‌های فشرده مانع از احوالپرسی‌های طولانی با تک‌تک مهمان‌ها می‌شود آن‌ها را با لبخندی همراهی کنید و احوالپرسی را به ساعات بعد از شام موکول کنید. عکس‌های یادگاری را هم برای بعد از شام بگذارید.

● هدیه‌ بدهید

اگر به نامزدی می‌روید حتما با خود گل ببرید. یک سبد گل یا یک تاج گل با ذکر نام شما برای نامزدی مناسب است. برای مجلس عروسی از قبل به هدیه‌تان فکر کنید و چیزی تهیه کنید که به کار عروس و داماد بیاید و تا سال‌ها آن‌ها را به یاد شما بیندازد. اگر امکان حضور در مراسم را ندارید یک سبد گل با نام خودتان ارسال کنید.

● لباس رسمی بپوشید

لباس رسمی چنین مجالسی کت و شلوار تیره است. استفاده از کت و شلوار روشن، اسپرت یا کت تک مناسب نیست.

● باید پیش‌بینی‌نشده‌ها پیش‌بینی شود

مراسم عروسی یک برنامه پر از ریزه‌کاری است که هر کدام باید درست سرجای خودش قرار بگیرد تا برآیند کار قابل‌قبول باشد. یک اشتباه یا اتفاق پیش‌بینی نشده می‌تواند همه چیز را به هم بریزد. مثلا ممکن است ناگهان برق قطع شود، ماشین داماد خراب شود یا در ترافیک بماند. موردی داشتیم که ماشین آقای داماد را که اتفاقا یک وکیل بود، صبح روز عروسی دزدیدند. با درایت آقای داماد، ماشین پیدا شد و به مراسم رسید ولی خیلی دیر رسید. ما هم برای این‌که کل برنامه‌ها به هم نریزد مراسم عقد را از ابتدای مجلس به انتهای آن یعنی بعد از ۱۲ شب منتقل کردیم و بقیه برنامه‌ها طبق زمان‌بندی انجام شد. برای مشتری‌ها هر دقیقه‌‌ ارزش دارد. آن ها برای دقیقه‌ها پول می‌دهند. اتفاق‌های غیرقابل پیش‌بینی همیشه وجود دارد ولی مهم این است که موسسه تشریفات بتواند آن‌ها را مدیریت کند. راه حل مدیریت بحران این نیست که منتظر بحران شویم؛ باید بتوانیم پیش‌بینی کنیم و قبل از اینکه اتفاق بیفتد به فکر راه حل آن باشیم. اصلا ذات همین موضوع است که هزینه‌ها را بالا می‌برد‌ مثلا اگر برای خنک کردن یک مکان نیاز به یک کولر گازی داشته باشیم، ۳‌تا تهیه می‌کنیم که اگر یکی مشکل پیدا کرد جایگزین داشته باشیم. اصلی‌ترین ترفند این است که هیچ‌وقت بیش از یک مراسم در یک روز انجام نشود.

● تنوع طلبی کار ما را مشکل کرده

در اروپا و ایالات‌متحده۲ نوع مجلس برگزار می‌شود. در نوع اول سالن‌های ویژه برای هر نوع مجلس عروسی پیش‌بینی شده و آماده است. برگزارکنندگان فقط یک سری کارهای خاص انجام می‌دهند. نوع دوم برای خاطره‌انگیز شدن مجلس فضایی مثل یک باغ را انتخاب می‌کنند که متفاوت باشد و طراح آن را تزئین می‌کند. کار ما در ایران به سبک دوم آن‌ها شبیه است. اینجا گاهی مجبوریم یک مخروبه را تحویل بگیریم و برای عروسی آماده کنیم یا مثلا باغ‌هایی که عروس و داماد انتخاب می‌کنند هیچ امکاناتی ندارد.

حتی باید فکر برقش را هم بکنیم. البته باید بگویم مجالسی که در اینجا برگزار می‌شود کیفیت بالاتری دارد. نمونه‌هایی بوده‌اند که خودشان قضاوت کرده‌اند، مثلا عروس و دامادی که از انگلستان آمده بودند و عقیده داشتند مراسمی که در ایران برای‌شان برگزار شده بهتر است یا موردی که برادر عروس بعد از ۴۰ سال از ایالات‌متحده آمده بود و مجلس ایرانی را بهتر از مجالسی که در آنجا شرکت کرده بود می‌دانست. در ایران سرعت تغییرات خیلی زیاد است. از ظرف‌های پذیرایی تا نوع میز و صندلی همه دائما در حال تغییر است و این هزینه‌ها را افزایش می‌دهد. در کشورهای دیگر این طور نیست. سال‌ها از یک نوع میز و صندلی یا سرویس ظرف استفاده می‌کنند. تنوع‌طلبی ایرانی‌ها کار را سخت می‌کند. امیدوارم به جایی برسیم که سرعت این تغییرات کمتر شود چون هزینه‌های زیادی به عروس و داماد تحمیل می‌کند. به‌نظر من لزوم یک مراسم خوب تغییر نیست. گاهی هم پیش آمده که در خارج از ایران مراسمی را برگزار کرده‌ایم که البته برای صاحبان مجلس مقرون به صرفه نیست و گران‌تر در می‌آید ولی این افراد به این نتیجه رسیده‌اند که کارهای ایران خاص‌تر است و حاضرند هزینه کنند. به هر حال در این موارد چیزی که در مراسم‌های خارج از ایران بیشتر نمود دارد مدیریت است. لازم نیست اکسسوری‌ها را از اینجا به آنجا ببریم چون همه وسایل مورد نیاز آنجا وجود دارد.