استراتژی های مدیریت برای دانش شخصی و سازمانی

این مقاله مطرح می كند كه بخشی از دانش عمومی و بخشی دیگر از آن خصوصی است اگرچه سازمان می تواند دانش عمومی را كنترل و نظارت كند, ولی كنترل دانش خصوصی برای سازمان مشكل است

در جامعه فراصنعتی امروز، دانش به یك منبع كلیدی تبدیل گردیده است. با وجود این، ســازمانها در پرورش و اداره دانش با چالشهای بی شماری مواجه هستند. از آنجایی كه صرفاً قسمتی از دانش به وسیله سازمان و قسمتی دیگر به وسیله افراد درونی می شود لذا نظارت و كنترل بر فعالیتهای دانشی برخلاف فعالیتهای تولیدی دشوار است. این دوگانگی بین دانش شخصی و سازمانی، استراتژی های مدیریتی متفاوتی را درخصوص مدیریت آن می طلبد. هدف این مقاله ارائه چارچوبی درجهت جستجوی اختلافات بین دانش سازمانی و شخصی است و در این راستا مجموعه ای از استراتژی های مدیریتی را برای اداره آنها پیشنهاد می كند. این مقاله همچنین روشهای مورداستفاده یك سازمان درجهت تبدیل دانش شخصی به دانش سازمانی را نیز موردبحث و بررسی قرار خواهد داد.

درجامعه فراصنعتی امروزه دانش به یك منبع كلیــــدی اقتصاد تبدیل گردیده است. (بل ۱۹۷۳). در رویارویی با رقابتهای جهانی و محیطهای پویا به سازمانها توصیه می شود كه برای دسترسی به بازارهای جدید و فناوریهای نوین از تخصص ومهارتهای افرادی با استعدادهای متنوع بهره گیری كنند. سازمانهای سلسله مراتبی بزرگی كه زمانی به لحاظ تسهیلات فیزیكی و زیرساختهای فناوری گسترده خویش رسوخ ناپذیر تلقی می شوند امروزه در پاسخ به بازارهای ناپایدار و نیز برآوردن نیازهای مشتریان، از حیث ارائه سریع كالاها و خدمات، با مشكل مواجه گردیده اند. بنابر نظر مدیران، برای بقا در محیطهای پیچیده و پویا ضروری است كه سازمانها از چابكی و انعطاف پذیری لازم برخوردار باشند و نیز در اداره دانش به صورت كارا عمل كنند. مع هذا، اكثر مدیران در درك جنبه های عملی مدیریت دانش با چالشهای زیادی روبرو هستند (دانپــــورت و همكاران ۱۹۹۶). از آنجایی كه به طور سنتی مدیران با منابع فیزیكی و ملموسی كار كـــــرده اند وقوع چنین چالشهای اجتناب ناپذیر است.

براساس پیش بینی های بلندمدت و طرحهای آینده در زمینه تولید مدیریت سازمان به تخصیص منابع می پردازد و همچنین، به طور سنتی، هماهنگی فعالیتها ازطریق برنامه ها، رویه ها و قوانین مناسب تسهیل می شود. با وجود این، از آنجایی كه نمی تـــوان افراد حرفه ای را برای انجام مجموعه های متنوع از فعالیتهای دانشی تحت آموزش قرارداد فعالیتهای دانشی را نیز نمی توان به طور منظم و مرتب تجزیه كرد. افراد حرفه ای اغلب در حوزه های محدودی دارای تخصص هستند زیرا كه ایجاد و توسعه تخصصی خاص مستلزم صرف سالهای متمادی همراه با آموزشهای تئوری و عملی است (سایمون ۱۹۷۶). ثانیاً، علی رغم اینكه مدیران روشهایی را به منظور نظارت و كنترل فرایندهای تولیدی دریافته اند با وجود این، هیچگونه روش اثبات شده ای مبنی بر اینكه آنها می توانند از مدیریت دانش استفاده كنند وجود ندارد.

اگرچه مجموعه ای از ادبیات در زمینه دانش سازمانی درحال تكامل است با این حال اكثر این مطالعات به صورت موردی و ماهیتاً هنجاری است (گاروین ۱۹۹۳). شماری دیگر از این مطالعات مدیریت دانش را به نحوی تعــریف می كند كه هر فعالیت سازمانی موفقیت آمیز را تحت حوزه و گسترده مدیریت دانش طبقه بندی می كند. (دانپورت و همكاران ۱۹۹۶). با وجود این معتقدیم كه این توضیحات ما را به سوی دام حشوگویی سوق می دهد و هیچ رهنمـــــودی را برای مدیران به ارمغان نمی آورد. از این رو، هدف ما توضیح برخی از این ابهامات و ارائه چارچوبی بین دانش شخصی و سازمانی است. استفاده از این چارچوب مدیران را درجهت درك چگونگی مفهوم گرایی و اداره انواع متفاوت دانش یاری می رساند.

● تعریف دانش

تعریف دقیق دانش به دلیل ماهیت مبهم و غیرملموس آن دشوار است. آنچه برای فردی دانش تلقی می شود، ممكن است برای فرد دیگری اطلاعات باشد. بنابراین، به دلیل عدم تضمین كسب بهره وری از دانش آزمون نشده (UNTRIED KNOWLEDGE)، ارزیابی دانش مخاطره آمیز است. به علاوه، اگر دانش نتایج موردانتظار را فراهم نكند می تواند مسئولیت و پاسخگویی را به همراه داشته باشد. به عنوان مثال، اكثــر تكنیك های مدیریتی كه هم اكنون به وسیله شركتهای زیادی استفاده می شوند، در تقابل شدیدی با اصول سنتی مدیریت هستند. این اصول زمانی به عنوان اساس و بنیادی برای افزایش رقابت پذیری شركتها تلقی می شدند ولی در محیط كنونی، استفاده از این اصول و روشها دارای مسئولیت و پاسخگویی است و دیگر برای كسب مزایای رقابتی به شركتها پیشنهاد نمی شوند. (ببینید نوناكو و تاكشی ۱۹۹۵ و پراهالد و هامل ۱۹۹۰). صرف نظر از مشكلات موجود در تعریف دانش، بــــدیهی است كه دانش تركیبی سازمان یافته از ایده ها، قوانین، رویه ها و اطلاعات است.

(ماراكاس، ۱۹۹۰، ص ۲۶۴). یعنی صرفاً از طریق سازمان است كه اطلاعات حیات می یابد و به دانش تبدیل می شود. (كوئین و همكارانش، ۱۹۹۶) دانش را با هوش و خرد حرفه ای برابر می دانند. براساس دیدگاه او دانش سازمانی در بهترین حالت یك استعاره است، از آنجایی كه این سازمان نیست بلكه افراد درون سازمان هستند كه دانش را به وجود می آورند. (نانوكا، ۱۹۹۴) دانش را اعتقادات موجه و مشروع تعریف می كند، جایی كه اعتقــادات برای توجیه منافع شخصی استفاده می شود. این مفهوم دانش با دیدگاه ساختارگرا تناسب دارد. در این دیدگاه، عاملان به وضع و ایجاد واقعیتهایی می پردازند كه مبتنی بر مدلهای ذهنی آنها بوده و از طریق تفسیرها و گفتمان بین اعضا شكل می گیرد (دروین، ۱۹۹۴). بنابراین، قسمتی از دانش به كالای عمومی تبدیل می گردد كه دائماً به وسیله اعضای اجتماعی بررسی و تفسیر می شود (رلین، ۱۹۹۷). با وجود این، قسمتی دیگری از دانش به طور انحصاری در حوزه و تسلط افراد باقی می ماند. این دانش را نمی توان به طور كامـل انتقـــال داد و صرفاً ازطریق افراد درك می شود. (پولانی ۱۹۶۷، نلسون و وینتر ۱۹۸۲، نانوكا و تاكشی ۱۹۹۵)

برای اداره اثربخش دانش، یك شركت درحد قابل توجهی به ساختار سازمانی سازگار و انعطاف پذیر نیاز دارد. به عنوان مثال پراهالد و هامل (۱۹۹۰) پیشنهاد می كنند كه در محیطهای كنونی ضروری است سازمانها براساس قابلیتهای اصلی (CORE COMPETENCIES) خود ساختاربندی شوند و این بدین دلیل است كه این ساختارها به طور ذاتی پویا و منعطف بوده و می توانند سطوح بالایی از عدم اطمینان محیطی و آشوب را تحمل كنند (نوناكو ۱۹۹۴).

بنابراین، مدیریت دانش فرایند تسهیل فعالیتهای مرتبط با داش نظیر خلق، كسب، تغییر شكل و استفاده از آن است (بات، ۲۰۰۰). در این راستا، فرایند مدیریت نیز دربرگیرنده محدوده ای از فعالیتها شامل یادگیری، مشاركت و آزمــــایش درجهت ادغام مجموعه های متنوعی از وظایف و بكارگیری سیستم های اطلاعاتی مقتدر نظیر اینترنت، اینترانت و اكسترانت هاست.

● دانش شخصی در مقابل دانش سازمانی

شماری از محققان همانند «ویك» (۱۹۷۸) و «سایمون» (۱۹۷۶) بر این باورند كه سازمانها قابلیتهای یادگیری ندارند و در سازمانها بیشتر افراد هستند كه یاد می گیرند. با وجود این، برخی از محققان نظیر «استاربوك» (۱۹۸۳)، «نلسون» و «وینتر» (۱۹۸۲) براین عقیده اند كه سازمانها ازطریق قابلیتهای یادگیری خود تكامل می یابند. سازمانها یاد می گیرند و دانش را ازطریق مستندات و برنامه های روزمره خود كسب می كنند كه در سوابق سازمانی خاصی قرار دارند (نلسون و وینتر ۱۹۸۲). روشی كه ازطریق آن دانش مستندات و برنامه های روزمره مختلف با هم منسجم و هماهنگ و دانش جدید خلق می شود به وسیله سوابق و فرهنگ سازمانی شكل می گیرد (بارنی ۱۹۸۶). دراین دیدگاه ســـازمان به عنوان عنصری مواجه شونده با مسئله و حل كننده آن درنظر گرفته می شود. به عبارت دیگر، یادگیری موجود درسازمان به مقدار زیادی از پیچیدگی وظایف و محیط سازمانی آن تاثیر می پذیرد.

همان طوری كه اشاره شد دانش شخصی و دانش سازمانی از همدیگر متمایز است با وجود این، هنوز به هم وابسته اند. اندازه تعاملات هر فرد با دیگران به فرهنگ سازمانی وابسته است (بات ۱۹۹۹). مـــا این دیدگاه را از این جهت می پذیریم كه در محیط كنونی، افراد در درون سازمانها به منظور حل مشكلات مشتریان نیاز به اخذ تصمیمات سریع دارند. یعنی به جای استفاده از قوانین و مقررات به عنوان شكل هدایت شده سلسله مراتبی حل مسائل، كاركنان مجبور به ارائه راه حلهایی درجهت حل كارای مسائـــــل و مشكلات تجاری هستند. (استاك، ۱۹۹۸).

به عبارت دیگر، در وضعیتهای پیچیده، جایی كه وظایف سازمانی به اندازه زیادی به هم وابسته اند و كاركنان نمی توانند سطوح موردنیاز تخصص را جهت حل مسائل میان رشته ای در اختیار داشته باشند، برای اشتراك دانش و تخصص خود نیاز به مشاركت با دیگران دارند. بسیاری از این نوع وظایف در شركتهای حرفه ای اتفاق می افتد، جایی كه معمولاً افراد به دلیل پیشینه آموزشی و شغلی خود در حوزه خاصی تخصصی دارند. در شركتهای حرفه ای افراد به محض مواجهه با وظایف موجود در حوزه های تخصصی خود، می توانند آن را به آسانی و بدون نیاز به تعامل با دیگران انجام دهند. با وجود این، زمانی كه ماهیت وظایف پیچیده است و به هماهنگی تخصصها از حوزه های میان رشته های زیادی نیاز دارد، افراد درجهت دستیابی به دانش سازمانی به سطوح بالایی از تعامل با دیگران محتاج هستند.

اگرچه یك سازمان می تواند از تخصصهای فردی درجهت یافتن راه حل مسائل گسترده سازمانی استفاده كند، ولی با این حال نمی تواند ادعایی درخصوص درستی دانش افراد داشته باشد. برعكس، سازمان خودش در برابر تخصصهای تغییرپذیر و خصایص فردی متخصصان آسیب پذیر است. بنابراین، این امكان وجود دارد كه حتی پس از به كارگیری شماری از متخصصان هنوز نتواند به طور كامل از پتانسیل آنها در حل مسائل پیچیده و گسترده سازمانی استفاده كند.

مشاركت دانشی برای حل مسائل پیچیده با تجزیه فعالیتهای دانشی مترادف نیست. اینكه چه نوع دانشی به مشاركت گذاشته می شود و چگونه دانش به مشـــاركت گذاشته می شود، به وسیله حرفه ایها، نه به وسیله مدیریت تعیین می شود. ضمناً، برخلاف فعالیتهای مبتنی بر تولید، كه به طور جزئی تخصصی شده اند، فعالیتهای دانشی اغلب غیرساختاری بوده و نمی تواند به طور جزئی تعریف شوند. یعنی بازده فعالیتهای دانش بر غیرقطعی است. بنابرایــن، مشاركت دانشی گزینه ای است كه به وسیله حرفه ایها انتخاب و استفاده می شود، برخلاف تجربه رسمی فعالیتهای ساختاری كه به وسیله مدیریت تحمیل می شود مشاركت دانشی فرایندهای اجتماعی و غیررسمی است.

به عبارت دیگر، اینكه چگونه حرفه ایها دانش را پردازش كرده و به اشتراك می گذارند به تجربه، خلاقیت و تخصص شخصی آنها بستگی دارد. براساس تجربه و تخصص آنها، حرفه ایهای دانشی تصمیم می گیرند با چه كسی تعامل كنند، و اینكه چه دانشی را جستجو كنند. «كــاپلی» (۲۰۰۰ ص ۱۰۴) به طور متقاعد كننده ای مباحث زیر را ارائه می كند:

رقابت بــاز با افراد شركت دیگر كه زمانی به ندرت در تجارت اتفاق می افتاد، هم اكنون یك حقیقت پذیرفته شده است، مدیران اجرایی می دانند كه بازارهای تندرو به سازمانهای تندرویی نیاز دارند كه به طور پیوسته به وسیله ظرفیتهای نوین تجدید می شوند. او سپس اضافه می كند: امروزه وقتی شركت نفت درصدد گسترش فروش تولیدات در ایستگاههای خدماتی است، مدیرانی از پپسی و فریتــولی با تخصص خرده فروشی استخدام می كند.

مترجمان: مهدی خیراندیش - علیرضا افشارنژاد

منبع: JOURNAL OF KNOWLEDGE MANAGEMENT, ۲۰۰۲

---