مهندسی مجدد, ضـرورتی اجتناب ناپذیر

مهندسی مجدد شیوه ای برای بازسازی سازمان و مدیریت است كه در آغاز دهه ۹۰ در ادبیات مدیریت ظهور كرد طراح این نظریه پروفسور مایكل همر است كه با انتشار مقاله ای در مجله «هاروارد بیزینس ریویو» در سال ۱۹۹۱ مفاهیم بنیادین و دگراندیشی سازمانی را به جهان مدیریت عرضه داشت

نوآوری و تغییر در محصولات و خدمات جوامع صنعتی چنان شتابی گرفته است كه قدرت انتخاب و خرید بسیاری محصولات وخدمات را از مشتریان گرفته است، به گونه ای كه نو بودن بسیاری از كالاها بیش از چند ماه دوام ندارد. سرعت تغییر در خدمات و كالاها و جهانی شدن اقتصاد تاثیر خود را به گونه ای در تمامی بنگاههای اقتصادی نمایان كرده است كه رفتار و فرهنگ تمام مردم تحت تاثیر این تغییرات قرار گرفته است.

جوامع و سازمانهایی كه خود را با این تغییـــــرات هماهنگ نكرده اند احساس عقب ماندگی دارند و بنگاههای اقتصادی در این گونه جوامع روبه نابودی هستند.

رقابت در سازمانها و بنگاههای اقتصادی پیشرو چنان سرعت و شتابی دارد كه تصور رسیدن به آنها بیشتر اوقات محال و غیرممكن به نظر می رسد. لحظه ای درنگ باعث حذف و حتی نابودی بنگاههای اقتصادی می شود.

سرعت تغییر بر بنگاههای اقتصادی و همه هنجارهای اجتماعی تاثیر گذاشته و اگر هنجارهای اجتماعی توان تغییر سریع نداشته باشند ممكن است به فروپاشی آن جوامع بینجامد.

در این بازار رقابت و سرعت چاره نیست؟ آیا اتحاد بنگاههای اقتصادی می تواند راه حلی برای جلوگیری از سقوط در مقابل نوآوری و تغییر سازمانهای پیشرو باشد؟

اگر سازمانها تغییر كنند كافیست؟ یا باید رفتارها تغییر كند، فرهنگها تغییر كند باید با كار، كوشش و نوآوری خود را هماهنگ با دنیای رقابت كنیم تا نابود نشویم چگونه می توان همگام و هماهنگ با دنیای پیشرفته و توسعه حركت كرد و به بقای خود ادامه داد؟

آیا سازمانها و بنگاههای اقتصادی و نهادهای اجتماعی می توانند جهش كنند یا خیر؟ چه مشكلات و موانعی برای جهش كردن وجود دارد؟

شرط اول انجام هر كاری این است كه بپذیریم ما می توانیم؛ ما می توانیم جهش كنیم، تغییر یابیم و تغییر دهیم. می توانیم جهانی شویم، جهانی فكر كنیم و جهانی زندگی كنیم، و گوی سبقت را از رقبا ببریم و به نظم و تعادل در زندگی بشری بیندیشیم.

شرط دوم این است كه بپذیریم تغییر، جهش، جهانی شدن با اعتقادات ما مغایرت ندارد. تغییر و جهش و جهانی شدن در ساختار بنگاههای اقتصادی، سازمانها و نهادهای اجتماعی تا جایی كه مغایر منافع ملتها و اعتقادات شرعی ملتها نباشد امكان رشد و توسعه دارند.

«لسترور» می نویسد: آنهایی كه با صدای انقلاب صنعتـــــی بیدار نشدند ملتهای توسعه نایافته كنونی لقب گرفته اند. اكنون صدایی دیگر در راه است آنهایی كه گوش خود را بر این صدا می بندند بــــه طور مسلم حاشیه نشینان فقیر دنیای فردا خواهندبود. آن صدا چیست؟ صدای مهندسی مجدد.

● مهندسی مجدد

مهندسی مجدد شیوه ای برای بازسازی سازمان و مدیریت است. كه در آغاز دهه ۹۰ در ادبیات مدیریت ظهور كرد. طراح این نظریه پروفسور مایكل همر است كه با انتشار مقاله ای در مجله «هاروارد بیزینس ریویو» در سال ۱۹۹۱ مفاهیم بنیادین و دگراندیشی سازمانی را به جهان مدیریت عرضه داشت. كتاب وی با عنوان «مهندسی مجدد منشور انقلاب سازمانی» با كمك جیمز چمپی در سال ۱۹۹۳ منتشر شد.

مباحث بسیاری پیش از سال ۱۹۹۱ درخصوص بازسازی سازمان و مدیریت مطرح بود مثل بهبود سازمان مدیریت، مدیریت تغییر، كایزن، TQM، نوآوری و... كه مدیران و نظریه پردازان مدیریت را به خود مشغول كرده بود.

اما آنچه كه مهندسی مجدد را از سایر متد مدیریتی پیش از خود متمایز ساخت و مهندسی مجدد را به عنوان یك تئوری انقلابی در سازمانها و مباحث مدیریتی مطرح كرد شیوه بدیع مهندسی مجدد بود كه براساس بررسی و اصلاح فرایند طرح ریزی می شد.

شناخت مهندسی مجدد بدون توجه به ادبیات به كار گرفته شده در علوم مدیریت ممكن نیست و شاید بهترین راه برای شناخت مهندسی مجدد تعامل این تئوری با سایر تئوریهای مدیریتی باشد، زیرا بسیاری از كسانی كه به مطالعه مهندسی مجدد پرداخته اند و حتی به كار گرفته اند در میان جنگلی از تئوریهای مدیریت دچار سردرگمی گشته اند و معجونهای متناقضی را به عنوان مهندسی مجدد معرفی كرده اند و موجبات نگرانی طراحان مهنـــدسی مجدد را فراهم آورده و آنها را آزرده اند.

در این مقاله شیوه تعاملی را برای مهندسی مجدد گزیده ایم و مهندسی مجدد را با سایر تئوریهای مطرح قیاس كرده و موردمطالعه قرار داده ایم به امید آنكه فهم دقیقی از مهندسی مجدد ارائه كرده باشیم و مدیران عالی و بلندمرتبه نیز به اهمیت موضوع و شیوه مهندسی مجدد به عنوان یك ضــرورت اجتناب ناپذیر پی ببرند و آن را به كار گیرند.

● مهندسی مجدد و بهبود سازمان

تئوری «بهبود سازمان» چیست؟ بهبود سازمان دانشی است براساس علوم رفتاری كه به مجموع و كل سازمان نظر دارد و با همكاری و مشاركت مدیریت عالی سازمان به مورد اجرا گذارده می شود و بر توسعه و تغییر و بهسازی نظامها تاكید می ورزد. فعالیتهای بهبود سازمان در اطراف هدفها و ماموریتهای كــوتاه مدت میان مدت تمركز دارد و هدف نهایی آن افزایش سلامت و درجه كفایت و اثربخشی سازمانی است.

البته بین مفهوم بهبود سازمان و مفهوم مدیریت توسعه باید تفكیك قائل شد زیرا این دو مفهوم اساساً دارای نظرگاههای متفاوتی هستند.

هدف از بهبود مدیریت پرورش و بهسازی مدیریت، به صورت انفرادی است درحالی كه بهبود سازمان ضمن آنكه به پرورش و بهسازی مدیریت توجه دارد اساساً فعالیتها در اطراف توسعه و بهبود نظامهایی متمركز می گردد كه نقش حیاتی در عملكرد سیستم كلی دارند.

بهبود سازمان را كوششهای بلندمدت برای بهبود فرایندهای نوسازی و تجدیدحیات و حل مسائل و مشكلات بویژه ازطریق مدیریت فرهنگ سازمانی اثربخش با بهره گیری از تئوری و فناوری علوم رفتاری و كاربردی و تحقیقات میدانی می دانند.

باعنایت به تعاریف فوق ملاحظه می شود در دیدگاه بهبود سازمان برای رسیدن به بهبود سازمانی باید از كانال بهبود رفتار سازمانی به بهبود ساختار سازمانی دست یافت ولی در دیدگاه مهندسی مجدد از بهبود فرایندها به بهبود ساختار و بهبود رفتار سازمانی می رسند.

بنابراین، مهندسی مجدد بهبود سازمانی با تعریف مبتنی بر فناوری رفتار سازمانی نیست اما به معنای عام خود به بهبود سازمانی منجر می شود.

مهندسی مجدد با استفاده از شناخت فرایندهـــ،ـا و اصلاح آنها به بهبود سازمانی می رسد ولی بهبود سازمان با استفاده از فناوری مدیریت علوم رفتاری، همچنین بهبود سازمان به بلندمدت بودن بهبود فرایند نوسازی تاكید دارد و مهندسی مجدد به انقلاب دفعی در سیستم و فرایندها تاكید می ورزد. انجام بهسازی سازمانی در تئوری بهبود سازمان به تهدید رقبا و استمرار بهبود توجـه می كند و در مهندسی مجدد نه تنها به تحولات جدید فنــاوری توجه دارد بلكه فرایند را به گونه ای طراحی می كند كه پذیرای فناوریها در آینده نیز باشد و این امكان را پیش بینی می كند كه فرایندها مجدداً و مستمراً مهندسی شوند.

در ادبیات بهبود رفتار سازمانی تغییرات سازمانی بدعت سازمانی به تطبیق سازمان با یك ایده، روش، فرایند یا رفتار در سطح سازمان و سطح صنعت، بازارو كل محیط داخلی و بین المللی می پردازد.

ولی در ادبیات مهندسی مجدد، بحث تطبیق سازمان مطرح نیست و برخی گمــان كرده اند مهندسی مجدد همان انتخاب الگوی مناسب (BENCHMARKING) است. و آنها معتقدند برای تطبیق برای رسیدن به وضعیت دلخواه باید یك معیار و شاخص داشته باشند و اگر آن را اجرا كنند به هدف خود رسیده اند.

برخی مروجان تئوری انتخاب الگوی مناسب معتقدند امروزه رایانه و نرم افزارهای موجود قادرند پس از دریافت اطلاعات، سازمانهایی را پیشنهاد كنند كه ما نیاز داریم.

معنی این اعتقاد این است كه هرگونه تصوری برای سازمان قبلاً ایجاد وتجربه شده است. یقیناً این دیدگاه با دیدگاه مهندسی مجدد كه اعتقاد به بهبود مستمر در سازمان دارد مغایر است. زیرا با این دیدگاه تمام ساختارهای ممكن طراحی شده است و كمالی برای سازمان به جز طراحی فعلی وجود نخواهد داشت. و مهمترین نكته ای كه آشكار بیان می دارد اینكه الگوی مناسب نمی تواند مهندسی مجدد باشد. بحث برتری و رقابت در بازار است كه در مهندسی مجدد برای اشباع آن بازار اقدامات لازم صورت می گیرد و بدیهی است انتخاب بازار اشباع شده به عنوان الگوی مناسب با خردورزی مغایرت دارد.

● تغییر سازمانی

در فلسفه تغییر چند دیدگاه وجود دارد. یك دیدگاه اختیار را برای انتخاب تغییر موردبررسی قرار می دهد. تغییراتی را كه آزادانه اختیار می شوند، تغییر برنامه ریزی شده و هدفدار گویند و تغییراتی كه بالاجبار بر سیستم تحمیل می شوند را غیر هدفدار می نامند كه سیستم ناچار است برای انطباق خود با شرایط جدید برنامه ریزی مجدد داشته باشد.

دیدگاه دیگر تغییرات را ازنظر میزان تاثیرات بررسی می كند و تغییر را به تغییر ساده و عمیق تقسیم بندی می كند.

دیدگاه دیگر زمان انجام تغییر را مدنظر قرار می دهد، در یك شیوه، تغییرات تدریجی را توصیه می كند و در شیوه مقابل تغییرات دفعی، سریع و انقلابی را.

دیدگاه دیگری نیز معتقد است هر سازمان در طول عمر خـــــــود پنج مرحله رشد را می گذراند. تغییرات در درون هر مرحله معمولاً كنترل شده و تدریجی است و تغییرات بین دو مرحله یا بحران دفعی و انقلابی است (نظریه گرانیر GRANIER).

تغییر تكاملی سازمانها عبارت است از تولد، كودكی، جوانی، بزرگسالی، بلوغ، مرگ، تغییر سازگاری تغییرات ساده و سطحی مثل رشد تعداد كاركنان از ده نفر به سی نفر را گویند. تغییرات توسعه ای یا عمیق به تغییراتی همچون تجدیدنظر در شكل ساختاری، نوسازی یا نوآوری گفته می شود.

مهندسی مجدد تغییر هدفدار و برنامه ریزی شده است یعنی پیش از آنكه تغییر از بیرون سازمان بـــــر سیستم تحمیل شود سیستم پیش بینی تغییرات را می كند. به همین منظور، بهبود و اصلاح فرایندها در مهندسی مجدد فعالیتی مستمر است، اما تغییرات می تواند ساده و یا عمیق باشد.

برحسب ضرورت و در چارچوب اصلاح فــــرایندها، تغییرات هم می تواند سطحی باشد و هم می تواند به تغییر در ساختار منجر شود و توسعه ای و عمیق باشد. فلسفه تغییرات در مهندسی مجدد دفعی و سریع است و با تغییرات تدریجی سازگاری ندارد. بنابراین، كسانی كه قصد داشته باشند تغییرات تدریجی را به نوعی با تغییرات انقلابی روش مهندسی مجدد تلفیق كنند دچار اشتباه شده اند. هرچند نكات مشتركی بین تغییرات تدریجی و تغییرات ناگهانی وجود داشته باشد زیرا روش انجام كار كاملاً متفاوت است.

به عبارت دیگر، ممكن است از هر دو راه به یك نتیجه واحد رسید ولی امكان ندارد در آن واحد در مسیر رشد هم سواره و هم پیاده بود و بالاخره اینكه در مسیر تكاملی سازمانها، جایگاه مهندسی مجدد كجاست؟ آیا در مرحله جوانی می توان به مهندسی مجدد تمسك جست یا فقط باید قبل از مرگ سازمان به مهندسی مجدد پناه برد؟

مهندسی مجدد از مرحله كودكی تا پیش از مرگ در هر سازمانی قابل اجرا است زیرا سازمانها همیشه مسیر تكاملی را تا انتها طی نمی كنند و بسیاری از بنگاههای اقتصادی در مرحله جوانی و بزرگسالی امكان مرگ و میر دارند.

منابع و ماخذ:

۱ - مایكل همر و جیمز چمپی - مهندسی مجدد - ترجمه ایرج پاد (۱۳۷۴) ناشر سازمان مدیریت صنعتی (چاپ اول).

۲ - پیتر، اف، دراكر - مدیریت آینده - ترجمه دكتر عبدالرضا رضایی نژاد - (۱۳۷۵) ناشر موسسه خدمات فرهنگی رسا (چاپ دوم)

۳ - ماساكی ایمایی - كایزن كلید موفقیت رقابتی ژاپن - ترجمه محمدحسین سلیمی ۰۱۳۷۳) - نشر دانشگاه امیركبیر (چاپ دوم)

۴ - محمدتقی مهدوی - فرهنگ توصیفی تكنولوژی - (۱۳۸۰) چاپ اول - ناشر: نشر چاپار

۵ - م حسین زاده داداش - كنترل كیفیت آماری - ناشر مؤلف (دانشگاه شهید بهشتی)

۶ - فریدریش كلاسل - ترجمه گروه مترجمان (وزارت صنایع)

۷ - انواع تغییر - فصلنامه مدیریت و توسعه - شماره ۸

۸ - فرهاد عظیمی - رازهای نهفته در قدرت كایزن - مجله یادمان - شماره ۱۰

۹ - جمشید الیاسی خطبه سرا - درآمدی بر بهبود سازمانی - مجله زمینه - شماره ۲۹ - آذر ۱۳۷۲

۱۰ - صدراله البرزی - چگونگی تكامل استراتژی رقابتی - مجله زمینه - شماره ۲۹ - آذر ۱۳۷۲

۱۱ - مجید پسران قادر - بهسازی سازمانی درآمدی بر بهینه سازی تصمیمات شورای عالی اداری - مجله زمینه - شماره ۲۸ - آبان ۱۳۷۲

۱۲ - دكتر محمد جواد عاصمی پور - فرایند بهبود سازمان مدیریت به عنوان راه تحول اداری - مجله زمینه شماره ۲۸ - آبان ۱۳۷۲

۱۳ - غلامرضا نصیرزاده - مهندسی مجدد شروع دوباره - تدبیر - شماره ۵۱

۱۴ - مهندسی مجدد فرایندهای كسب و كار - مترجم فرشید عبدی ملك آبادی - تدبیر - شماره ۹۰

۱۵ - دكتر سلیمان ایران زاده - مدیریت كیفیت فراگیر و مهندسی مجدد استراتژی تلفیق و هماهنگی - تدبیر - شماره ۹۱

۱۶ - سامسونگ مهندسی مجدد به سبك كره ای - مترجم مریم فتح ا... پور - تدبیر - شماره ۷۱

۱۷ - فرشید محمدنژاد - تكنولوژی اطلاعات و مهندسی مجدد و منابع انسانی - تدبیر - شماره ۹۴

۱۸ - محسن عطاران - چرا باز مهندسی به ناكامی می انجامد - مترجم پیمان نوذری - مجله تحول اداری - سال سوم - خرداد ۸۱

۱۹ - دكتـر كوئل كهن - باز مهندسی مدیریت دولتی - مجله مدیریت دولتی - شماره ۳۷

۲۰ - مجتبی رجب بیگی - كاربرد باز مهندسی در تحول اداری - مجله تحول اداری - شماره ۳۸ و ۳۹

۲۱ - دكتر محسن قدمی - سمینار مفهوم مهندسی مجدد - سال ۱۳۸۲ - سازمان پژوهشهای علمی و صنعتی ایران

علیرضا متقی حامد: كارشناس تشكیلات و بهبود روشها در سازمان پژوهشهای علمی و صنعتی ایران

---