کاغذ کمتر درخت های بیشتر

حفظ محیط زیست با استفاده از نرم افزار

یکی از دغدغه‌های امروز جوامع بشری حفاظت از محیط زیست است و سعی می‌شود راهکارهایی ارائه شود تا تخریب آن به حداقل برسد. در این میان تجهیزات رایانه‌ای قابلیت‌های فراوانی برای کمک به کاهش تخریب محیط زیست دارند. این بار فناوری می‌تواند خسارت‌های موجود را کمی جبران کند. در این میان، نقش مردم و کاربران در همراه شدن با فناوری‌ها بسیار مهم است. در این شماره به راهکارهای رایانه‌ای به منظور کمک به حفظ محیط زیست می‌پردازیم.

● چرا کاغذ؟

به طور میانگین برای تهیه یک تن کاغذ باید ۱۷ درخت بزرگ قطع شود. امروزه با پیشرفت صنعت رایانه و الکترونیک، ابزارهای بیشتری در دست داریم و می‌توان از آنها به طور گسترده به جای کاغذ استفاده کنیم.

● اتوماسیون اداری، اداره بدون کاغذ

یکی از مصرف‌های زیاد کاغذ در نامه‌نگاری‌هاست؛ نامه‌هایی که یک یا چند بار خوانده و بایگانی می‌شود و بعد از مدتی از بین می‌رود. اتوماسیون اداری با سیستمی‌کردن تمام فرآیند نامه‌نگاری می‌تواند در این مورد راهگشا باشد و به آن سرعت و امنیت بیشتری ببخشد.

اتوماسیون اداری، نرم‌افزاری است که به کمک آن تمام نیازهای اداری سازمان‌ها به طور سیستماتیک انجام می‌شود، این نیازها شامل نامه‌نگاری (درون‌سازمانی و برون‌سازمانی)، بایگانی، آرشیو و پیاده‌سازی الگو‌های کاری است. روند استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در کشورمان طی سال‌های اخیر رشد چشمگیری داشته به گونه‌ای که چند شرکت عزمشان را جزم کرده‌اند تا با بهبود سیستم‌های خود بتوانند سهم بیشتری از این‌بازار را در دست بگیرند. از مزایای عمده سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌توان به این موارد اشاره کرد:

● حذف یا کاهش مصرف کاغذ

ـ امکان دورکاری با استفاده از نسخه‌های تحت وب اتوماسیون

ـ حذف عملیات بایگانی که کاری بسیار وقتگیر است

ـ امکان صدور گزارش‌ها و نمودارهای آماری و کاربردی برای بررسی وضع مکاتبات

ـ امکان کنترل و پیگیری نامه‌های ارجاع داده شده به هر فرد توسط خودش و نیازنداشتن به گردش دستی نامه در سازمان و کاهش کار افراد ثبت‌کننده نامه‌ها

ـ امکان ارائه اطلاعات به ارباب رجوع نسبت به محتوای هر نامه در هر بخش

ـ استفاده از سرویس‌های رایانه‌ای برای یادآوری زمان نگارش یا پیگیری نامه‌ها و جلوگیری از تاخیر

ـ بالا بردن سرعت گردش مکاتبات

ـ بالا بردن امنیت و حفظ طبقه‌بندی نامه‌ها

ـ نگهداری اطلاعات به صورت الکترونیک

ـ به وجود آمدن روش‌های مناسب اداری ـ سازمانی از طریق دوباره‌نگری به روش‌های کاری

ـ تسهیل در ثبت و گردش مکاتبات در صورت بالابودن حجم مکاتبات

● جریان‌های کاری بدون کاغذ

در هر سازمان و شرکتی جریان‌های کاری زیادی وجود دارد. امروزه این امکان وجود دارد تا همه این جریان‌ها ـ که بیشتر با تکمیل فرم‌ها و امضاها سر‌و‌کار دارد ـ را سیستماتیک کرد. نرم‌افزارهای داخلی و خارجی فراوانی (مانند شیرپوینت مایکروسافت) وجود دارد که می‌تواند این جریان‌های کاری را سریع، دقیق، امن و از همه مهم‌تر بدون مصرف کاغذ انجام دهد. استفاده از این نرم‌افزارها نیاز مراجعه به سازمان مربوط را کمتر می‌کند و کارمندان هم راحت‌تر موارد را بررسی می‌کنند و بایگانی و بازیابی آنها نیز آسان‌تر می‌شود.

در جریان‌های کاری دو اصل اساسی وجود دارد؛ یکی طراحی و انتساب کارها به افراد مورد نظر است و دیگری مدیریت زمان. مورد اول یک بار هنگام طراحی جریان انجام می‌گیرد و صحت اجرای آن مشخص می‌شود؛ ولی مدیریت زمان همیشه جاری است. گزارش‌های مدیریتی زمان اجرای کارها این امکان را می‌دهد نقاطی از سازمان را که زمان انجام کار طولانی است، شناسایی کنند و نسبت به بهبود آن تصمیم بگیرند.

شاید چیزی که بیشتر از همه، مراجعه‌کننده به یک اداره را آزار دهد اتلاف وقت است. با پیاده‌سازی نرم‌افزارهای جریان کاری و نظارت دقیق و آسان برآن می‌توان مدت زمان پاسخگویی به کارها را بهینه کرد.

برای مثال فرض کنید می‌خواهید از بانک تقاضای وام کنید. اگر این بانک از سیستم‌های جریان کاری سیستماتیک استفاده کند، می‌توانید با مراجعه به سایت بانک درخواست خود را ارائه کنید و کد پیگیری بگیرید. در مرحله بعد کارمند بانک درخواست شما را بررسی کرده و اقدامات لازم را انجام می‌دهد و شما می‌توانید با مراجعه دوباره به سایت و وارد کردن کد پیگیری، نتیجه را ببینید (یا از بانک ایمیل و پیامک دریافت کنید). جریان‌های کاری بسیاری از این دست در هر سازمانی وجود دارد که با سیستماتیک کردن آنها علاوه بر سرعت بخشیدن به انجام آنها می‌توان کارها را بسرعت پیگیری کرد و با استفاده از گزارش‌هایی که می‌توان از این نرم‌افزارها گرفت به تصمیم گیری‌های مدیریتی کمک کرد، مثلا در مثال قبلی مربوط به وام بانکی، مدیر شعبه می‌تواند گزارش‌های متنوعی از نحوه عملکرد کارمندان خود و سرعت انجام کارها بگیرد و اگر مرحله‌ای از کار طولانی شد، خبردار شود.

● بانکداری بدون کاغذ

بانک‌ها یکی از مصرف‌کنندگان عمده کاغذ به شمار می‌روند. با استفاده از بانکداری الکترونیک، علاوه بر کاهش مصرف کاغذ می‌توان دفعات مراجعه حضوری به بانک را نیز کاهش داد. خوشبختانه این نوع بانکداری در کشور ما پیشرفت‌های قابل ملاحظه‌ای داشته است ولی هنوز هم امکان توسعه و پیشرفت در این زمینه وجود دارد. بانکداری الکترونیک، تلفن بانک و... همگی باعث صرفه‌جویی در وقت و منابع می‌شود.

● کتابخوان الکترونیک

ابداع کتابخوان الکترونیک، علاوه بر این که مصرف کاغذ در کشورهایی که این فناوری‌ها در آن رواج دارد، کاهش داده موجب افزایش سرانه مطالعه در آنها نیز شده است. با ایجاد محتوای مناسب و عرضه گسترده کتاب‌ها به صورت الکترونیک، می‌توان امید داشت استفاده از کتابخوان‌ها بیشتر شده و همراه با کتاب‌های کاغذی،علم و فرهنگ نیز ترویج یابد.

همیشه بعضی نکات کوچک ولی مهم وجود دارد که تاثیر زیادی بر زندگی ما می‌گذارد و توجه به آنها در طولانی مدت مفید خواهد بود. چه خوب است قبل از چاپ هر نوشته‌ای فکر کنیم آیا نیاز به چاپ آن هست؟ آیا راه دیگری وجود ندارد؟

حمید خدابنده‌لو