RFQ چیست

بنگاه ها, برای کسب حداکثر موفقیت می بایستی شناختی دقیق از خواسته های مشتریان به دست آورند برای دستیابی به این هدف, بنگاه تامین کننده باید محصول را از دیدگاه مشتری بنگرد حتی لازم است که بنگاه ها از این حد نیز فراتر رفته و ارزش محصول در ترتیبات کسب وکار مشتری را نیز مورد توجه قراردهند

بنگاه‌ها، برای کسب حداکثر موفقیت می‏بایستی شناختی دقیق از خواسته‌های مشتریان به‌دست‌آورند. برای دستیابی به این هدف، بنگاه تامین‌کننده باید محصول را از دیدگاه مشتری بنگرد. حتی لازم است که بنگاه‌ها از این حد نیز فراتر رفته و ارزش محصول در ترتیبات کسب‌وکار مشتری را نیز مورد توجه قراردهند. این امر، برای کسب درک و شناخت هرچه بهتر ارزش محصول نزد مشتری، امری مهم است. درک دقیق خواسته‌ها، الزامات، ترجیحات و فرایند خرید مشتری، مدیران تامین‌کننده را یاری خواهد کرد تا دریابند منابع و توانایی‌های بنگاه، درچه شرایطی از بیشترین امکان برای ایجاد و ارائه ارزش برخوردارند.

امور صادرات ساپکو، به‌منظور آگاه‌سازی مخاطبان خود، مقالاتی درزمینه نحوه آشنایی با خواسته‌ها، الزامات، ترجیحات و فرایند خرید مشتریان صنعت قطعه‌سازی (خودروسازان و شرکت های رده نخست زنجیره تامین آنان ) منتشرخواهد کرد. در نخستین گام، مفهوم و مفاد RFQ به عنوان مدرک ارتباطی خودروسازان و تامین‌کنندگان جهانی، مورد بررسی قرار می‌گیرد. در تهیه این مقاله، از اطلاعات موجود در شرایط عمومی RFQ های شرکت‌های خودروساز جهانی، بهره‌برداری شده است.

● الزاماتRFQ

درخواست پیشنهاد[۱] که به اختصار RFQ خوانده می شود عبارت است از یک درخواست برای ارائه پیشنهاد قیمت که می‌تواند پیش زمینه ای برای شروع یک همکاری محسوب شود.

با ارسال RFQ توسط خودروساز برای تامین کننده، تهیه پیشنهاد[۲] مرتبط با آن توسط سازنده و تایید پیشنهاد تهیه شده سازنده توسط خودروساز جهانی, فرایندهای مربوط به ساخت و تامین یک قطعه آغاز می‏شود. در ادامه روند ارسال یک RFQ از طرف خودروساز جهانی برای سازنده, شرایط مرتبط با تایید آن سازنده توسط خودروساز جهانی وشرایط قرارداد فی مابین به اختصار مورد بررسی قرارگرفته است .

● هدف ازارسال RFQ توسط خودروساز جهانی

از ارسال یک RFQدریافت پیشنهاد فنی و اقتصادی از تامین‌کننده برای توسعه , تحقق محصول و یا تامین یک قطعه است. خودروساز جهانی RFQ را همراه با سه مدرک زیر برای سازندگان برگزیده ارسال می کند :

۱) مشخصات قراردادی- اقتصادی و ضمایم: این مدارک بیانگر نیازهای الزامی(و قانونی) تولیدی- اقتصادی خودروساز است.

۲) مشخصات فنی و ضمایم: این مدارک بیانگرنیازهای فنی و عملکردی قطعه هستند.

۳) شرایط و قیود مدیریت تضمین کیفیت و ضمایم: این مدارک بیانگر الزامات و نیازهای مدیریت کیفیت درطول زمان توسعه و ساخت قطعه است.

● ارائه پیشنهاد

بر اساس RFQ دریافتی، تامین‌کنندگان در فرم‌ها و قالب‌های درخواستی در RFQ - در مدت زمان مشخص شده - اقدام به ارائه پیشنهاد خود خواهند کرد. این پیشنهاد باید به زبان انگلیسی مطرح شود. لازم به تاکید است که سازنده باید به جنبه‌ها و اطلاعات مختلف درخواستی در RFQ به‌صورت کامل پاسخ دهد. برخی از این موارد، عبارتند از :

۱) پیشنهاد، باید شامل اطلاعات جزیی قیمت قطعه بر اساس "فرم آنالیز و شکست قیمت" باشد.

۲) مسیر لجستیک و هزینه های مرتبط، بر اساس روش تحویل مشخص شده در RFQ تعیین می شود.

۳) پیشنهاد باید ارائه‌دهنده تعهدات کیفیتی و نظام مدیریت کیفیت باشد.

۴) پیشنهاد باید به نیازهای گروه خودروساز جهانی مطرح شده در RFQ پاسخ واضح بدهد.

۵) پیشنهاد باید، آن دسته از نیازهای فنی و لجستیکی را که سازنده نمی‌تواند آنها را رعایت و یا اجرا کند، مشخص سازد.

۶) پیشنهاد باید، بیان کننده نیازهای اطلاعاتی و یا بخش‌هایی باشد که بایدی توسط خودروساز جهانی فراهم شود.

● قرارداد

خودروساز جهانی، پس از دریافت پیشنهادات سازندگان مختلف، طی رویه‌ای خاص، سازنده سازندگان دریافت کننده RFQ و ارائه دهنده پیشنهاد را انتخاب و تایید می‌کند. پس از تایید سازنده, فهرست الزامات قرارداد برای تامین‌کننده به شرح زیر ارسال می شود:

۱) نامه‌ای حاوی تعریف شرایط کامل قطعه از نظر کاربردی و عملکردی که تمامی سفارشات خرید بر پایه آن استواراست .این نامه، توسطخودروساز جهانی و تامین‌کننده، امضا می‌شود.

۲) مشخصات قراردادی – اقتصادی مندرج در RFQ

۳) شرایط کلی خرید گروه خودروساز جهانی (که به اختصار GPC نامیده می‌شود. GENERAL PURCHASE CONDITIONS

۴) مشخصات فنی قطع.

۵) شرایط وقیود مدیریت تضمین کیفیت

۶) پیشنهاد نهایی تامین‌کننده (در بالا ذکر شد)

هدف از قرارداد، تعریف رویه‌ها و شرایطی است که سازنده را به توسعه، ساخت و تامین قطعه مطابق با مفاد قرارداد، متعهد می‌کند.

برخی موارد مندرج در قرارداد عبارتند از:

الزاماتی که تامین‌کننده باید درطول توسعه / صنعتی سازی قطعه رعایت کند:

▪ اتمام قرارداد قبل از توسعه و یا صنعتی سازی قطعه : خودروساز جهانی می‌تواند درصورت عدم رعایت جداول زمانی و فرجه‌های مشخص شده از سوی سازنده، قرارداد را قبل از توسعه و صنعتی‌سازی قطعه، لغو کند.

▪ الزام نتیجه : سازنده باید قطعه را مطابق با مشخصات و شرایط بیان شده درقرارداد و نیز رعایت سقف قیمت, کیفیت و فرجه‌های زمانی اعلام شده و تمامی بندهای مشخص شده درقرارداد، تحویل دهد.

الزاماتی که تامین‌کننده باید درطول تامین قطعه رعایت کند:

▪ تحویل قطعه، مطابق با شرایط ورویه های بیان شده در GPC

▪ انطباق محصول تولیدی و مفاد قرارداد از نظر کیفیت , تعداد و فرجه‌های زمانی مشخص شده

▪ تاریخ تحویل

▪ گارانتی

گارانتی قطعات به دو مرحله تقسیم می شود:

۱) مرحله قبل از تولید تجاری

۲) مرحله درحین و بعد از تولید تجاری

در نتیجه، گارانتی قطعات در تمامی مراحل کار، برعهده سازنده است.

● پذیرش و قبول قطعات

مطابق با استانداردهای AFQ ، قطعات می‌بایستی قبل از حمل، توسط سازنده به نمایندگی از خودروساز جهانی، از نظرکیفی مورد بازرسی قرارگرفته و درتاریخ توافقی تعیین شده، تحویل خودروساز جهانی شود.

بازرسی قطعات توسط خودروساز جهانی پس از تحویل , فقط به منظور حصول اطمینان خاطر از سالم رسیدن قطعات توسط حامل انجام می‌گیرد. درصورت مناسب بودن قطعات (چه ازنظر کیفی و چه از نظر تحویل و ...) مبالغ مشخص شده درقرارداد، توسط خودروساز جهانی پرداخت خواهدشد. درصورت نامناسب بودن قطعات، آنها را بازگردانده و درصورت وجود معایب و نواقص خاص، خسارات لازم دریافت خواهد شد. خودروساز جهانی حق دارد که در هرزمان دلخواه، اجازه بازرسی قطعات توسط شرکت ثالث را بدهد.

● پیمانکاری

سازنده، می‌تواند بخشی از کار را مطابق با شرایط زیر، توسط پیمانکار انجام دهد :

۱) مشخصه کاری پیمانکار به طور کامل برای خودروساز جهانی توجیه شود

۲) پیمانکار توسط خودروساز جهانی تایید شود

درتمامی موارد, اجرا و یا عدم اجرای مفاد قرارداد فی‌مابین خودروساز جهانی و سازنده، الزامی بوده و با مسئولیت سازنده است و حضور پیمانکار دلیلی برسلب مسئولیت از سازنده اصلی نیست.

● حقوق مالکیت معنوی

هردو طرف قرارداد (چه سازنده و چه خودروساز جهانی ) درقبل، حین و بعد ازتولید قطعه، مقید به رعایت قوانین IPR[۳] هستند. مطابق با قرارداد، سازنده مجاز به استفاده از نام برند خودروساز جهانی برای تولید محصولات بیشتر یا عیر از موارد ذکر شده درقرارداد، نیست.

● انحصار

هیچ‌یک از رویه‌های مشخص شده درقرارداد، نباید محدودیتی از نظر خرید‌های اولیه و مشابه با قطعات از منابع دیگر را برای خودروساز جهانی ایجاد کند.

سازنده نباید اقدام به ساخت و یا فروش قطعه به شرکت ثالث کند و این حق به صورت انحصاری در اختیار خودروساز جهانی خواهد بود.

● حفظ کارکنان

تمامی موارد مربوط به استانداردهای محیط کاری نظیر سلامتی کارکنان، حقوق و دیگر موارد مرتبط با حقوق کارکنان، باید توسط سازنده رعایت شود.

● رازداری

تمامی اطلاعات رد وبدل شده، نظیر مشخصات فنی, مشخصات قراردادی, نقشه‌ها، طرح‌ها و ... باید توسط سازنده و خودروساز جهانی، به‌صورت محرمانه نگهداری شود و درصورتی که نیاز به افشای اطلاعات برای پیشبرد به هنگام قرارداد توسط سازنده باشد، باید۳۰ روز قبل از افشای آن، خودروساز جهانی درجریان قرارگرفته و تاییدیه این امر را صادر کند.

● الزامات تجاری و بیمه

سازنده، مسئول خسارات (ناشی از بی کیفیتی قطعات) وارده به خودروساز جهانی و یا هرشرکت ثالث مرتبط با قطعه است. مسئولیت دستیابی و نگهداری بیمه محصولات برعهده تامین‌کننده است. گواهی بیمه باید توسط سازنده دریافت شود. این گواهی باید دربرگیرنده موارد مطابق با خطی مشی ذکر شده, گارانتی و هرگونه هزینه مرتبط باشد. هرگونه تغییر درشرکت بیمه گذار، باید طی ۳۰ روز به اطلاع خودروساز جهانی برسد.

● همکاری

سازنده، متعهد به همکاری کامل و نزدیک با سازنده‌های دیگری است که توسط خودروساز جهانی و مرتبط با قرارداد فی‌مابین، معرفی می شوند. این موضوع درخصوص پیمانکاران مشخص شده توسط خودروساز جهانی نیز صادق است. البته این موضوع, مسئولیت کیفیت قطعات را از سازنده اصلی سلب نمی‌کند.

● قانون نافذ

قرارداد، باید مطابق با قانون کشور خودروساز جهانی تفسیر شود و هرگونه ناسازگاری آن می‌بایستی حذف و ایا اصلاح شود.

● حل اختلاف

هرگونه اختلاف احتمالی در زمینه ویا مرتبط با قرارداد، باید تحت قوانین حل اختلاف اتاق بازرگانی بین‌المللی و سه داور مشخص شده توسط آن، رفع شود. رویه‌های حل اختلاف به زبان انگلیسی بیان شده و محل بررسی حل اختلاف، کشور خودروسازجهانی خواهد بود. هزینه‌های مرتبط با این مسئله توسط طرف بازنده دعاوی، پرداخت خواهد شد.

● سایر موارد

▪ قابلیت انتقال: سازنده به هیچ وجه اجازه انتقال تمام یا بخشی از قرارداد را به‌صورت آزاد، به بخش و یا شرکتی دیگر ندارد. قرارداد، به‌جایی که خودروساز جهانی اجازه می‌دهد، کاملا قابل انتقال خواهد بود.

▪ فسخ : هرگونه تاخیر در اجرا و یا نقض شرایط قرارداد، نمی‌تواند به صورت یک طرفه منجر به نقض قرارداد شود. این امر باید با توافق طرفین قرارداد انجام گیرد.

▪ قابلیت تغییر: هرگونه تغییر در بندهای قرارداد و یا ابطال برخی از بندها، باید به‌صورت دادگاهی و یا با اجازه مدیریتی انجام گرفته و اعتبار سایر قوانین نباید تحت تاثیر این تغییر قرارگیرد.

▪ ماهیت فرجه‌های زمانی : موارد زمانی مشخص شده مابین طرفین، باید به‌طور واضح با روز, ماه و سال و درمواردی که روزی خاص و مشخص است، تا حد ساعت تعیین شود. محاسبه این زمان‌ها با توجه به شرایط محل تحویل، معین می‌شود.

▪ زبان: درتمامی موارد موجود در قرارداد، تنها و منحصرا زبان انگلیسی مورد قبول بوده و هرگونه ترجمه برای اجرای موارد مختلف، غیرقابل قبول است.

▪ استقلال کاری : هریک از طرفین قرارداد، درراستای اجرای مفاد آن مستقل و منطبق با موازین قرارداد عمل کرده و کارکنان و ماموران مستخدم طرفین، نباید دچار این تصور شوند که برای طرف دیگر کار می‌کنند.

▪ ملاحظات : هرگونه نکته و ملاحظات قابل درج در قرارداد، باید به‌صورت کتبی، مابین طرفین رد و بدل شود. تایید دریافت پیغام‌ها و فکس‌های ارسالی باید انجام شود.

[۱] Request for Quotation

[۲] Quotation

[۳] Intellectual Property Rights

نویسنده : رضا غفرانی - محمد ستاری ششکلان