« شش سیگما »

سیگمای شش هم فنی و هم فلسفی است و به تلاش برای حذف اتلاف منابع و بهبود عملکرد فنی متکی است نقطه ثقل سیگمای شش, یک روش آماری است که دربرگیرنده ویژگیهای بهینه برای تمامی فرآیندهای سازمان و سپس استفاده از تجزیه و تحلیلهای آماری برای کاهش اثار اتلاف منابع در فرآیندها, محصولات و خدمات تا حد صفر است این امر با یک فرهنگ سازمانی همراه می شود که متمرکز بر ارزش آفرینی برای مشتریان و حذف تمامی فرآیندهایی است که به تحقق این هدف غایی کمک نمی کنند

● سیگمای شش

این فهرست راهنما ،روش کیفی سیگمای شش را معرفی و نکاتی عملی را برای اجرای آن ارایه می‌کند.

شرکتها از سیگمای شش برای توسعه‌ کیفیت فرآیندها و محصولاتشان و در نتیجه دستیابی به مزیت رقابتی استفاده می‌نمایند. تخمین زده می‌شود که کیفیت ضعیف باعث آسیب و اتلاف منابع شده و بین ۲۰ تا ۴۰ درصد بر درآمد فروش محصولات تاثیرنفی بگذارد. سیگمای شش نمایانگر یک روش ساختاریافته و نظام‌مند برای کاهش این رقم است: در حقیقت، در صورت استفاده‌ کامل از سیگمای شش، شرکتها می‌توانند این رقم را به ۱۰ درصد برسانند. اگرچه برای بسیاری شرکتها دستیابی به عدد صفر غیرممکن است اما سیگمای شش توان بالقوه‌ نزدیک شدن به این عدد را دارد.

● تعریف

سیگمای شش هم فنی و هم فلسفی است و به تلاش برای حذف اتلاف منابع و بهبود عملکرد فنی متکی است . نقطه‌ ثقل سیگمای شش، یک روش آماری است که دربرگیرنده‌ ویژگیهای بهینه برای تمامی فرآیندهای سازمان و سپس استفاده از تجزیه و تحلیلهای آماری برای کاهش اثار اتلاف منابع در فرآیندها، محصولات و خدمات تا حد صفر است. این امر با یک فرهنگ سازمانی همراه می‌شود که متمرکز بر ارزش آفرینی برای مشتریان و حذف تمامی فرآیندهایی است که به تحقق این هدف غایی کمک نمی‌کنند.

سیگمای شش یک علامت تجاری ثبت شده برای موتورولا است که این روش را با موفقیت کامل در دهه‌ ۱۹۸۰ اجرا کرد. این امر مبتنی بر ابزارها و شیوه‌های آماری مدیریت کیفیت بوده که جوزف جوران معرفی کرده است.

● مزایا

اجرای سیگمای شش به معنای موارد زیر است:

▪ کیفیت، عملکرد، بهره‌وری و مزایای رقابتی توسعه یافته‌اند؛

▪ هزینه‌ها به میزان زیادی کاهش یافته‌اند؛

▪ اتلاف منابع و تاثیرمنفی زیست محیطی به حداقل رسیده‌اند؛

▪ کارمندان انگیزه پیدا کرده‌اند؛

▪ رضایت شغلی افزایش یافته است؛

▪ پیشرفتها در طول زمان استمرار دارند؛

▪ اهداف ملموس عملکردی ایجاد شده‌اند؛

▪ داده‌ها تحلیل شده و شواهد مستند ارایه شده‌اند.

● مشکلات

▪ ادعا در مورد توان بالقوه‌ آن بسیار زیاد است وبرخی خوش‌بینی‌های مربوط به آن می‌تواند غیرواقع‌بینانه باشد؛

▪ در ابتدا، برای کارمندان بسیار سخت است که این روش را درک نمایند؛

▪ سرمایه‌گذاری در آموزش تخصصی سطح بالا و پیشرفته مورد نیاز است؛

▪ باید به تغییر فرهنگی در سازمان اقدام کرد؛

▪ این پروژه‌ای بلند مدت است که نیازمند تعهدی عمیق است؛

▪ این امر نیازمند گردآوری و تفسیر داده‌ها می‌باشد که خود کاری دشوار و زمان‌بر است.

● فهرست راهنمای عملی

۱) سیگمای شش را درک کنید

پیش از آن که سازمان بتواند از سیگمای شش استفاده کند، مدیران آن سازمان باید دقیقاً آن را درک نمایند. سیگما یک حرف یونانی است که در ریاضیات استفاده می‌شود و نمایانگر انحراف معیار یا میزان تفاوت یک فرآیند با میزان میانگین است. همچنان که سطح سیگمای شش افزایش می‌یابد، سطح تفاوت و اختلاف کاهش می‌یابد. روش سیگمای شش مبتنی بر کاهش مستمر اختلاف در فرآیندها و محصولاتی است که باعث ایجاد نقصان می‌شوند. این امر از طریق محاسبه‌ تمامی اختلافها و تفاوتها در فرآیندها و یافتن علل آنها مشخص می‌شود. این امر توسعه‌ ابزار عملیاتی برای کنترل و کاهش سطح اختلاف را میسر می‌سازد. ابزارهای مورد استفاده در این مرحله عبارتند از کنترل فرآیند آماری، شبیه‌سازی رایانه‌ای، تولید در چرخه‌ کوتاه مدت، تعیین صلاحیت عرضه‌کنندگان و غیره.

سیگمای شش نه تنها دربرگیرنده‌ کاهش اختلاف موجود بلکه متضمن اجتناب از اختلافاتی است که ممکن است در آینده رخ دهند. بر این اساس، طراحان باید اقدام به طراحی بهره‌وری کنند و تمامی محصولات و خدمات جدید را تا حد امکان موضوع این تفاوت قرار دهند. هدف از این کار طراحی محصولات برای به حداقل رساندن هر گونه اشتباه است.

۲) بر فرهنگ سازمانی تمرکز نمایید و مدیریت تغییر را مهیا نمایید

سیگمای شش یک تغییر اساسی است لذا مهم است که بر مقاومت کارکنان چیره شوید. فرهنگ سازمان می‌تواند به این تغییرکمک شایانی کند. سیگمای شش از طریق تیمهای پروژه اجرا می‌شود لذا کار تیمی کلید موفقیت آن است. فرهنگی که اشاعه‌ دهنده‌ تفکر خلاق و نوآوری باشد، به این فرآیند کمک می‌کند زیرا باید بر مشکلات زیادی چیره شد.

۳) در مورد شرایط اجرا تصمیم‌گیری نمایید

اگر چه سیگمای شش باید به طور کامل در سازمان به اجرا درآید اما تعداد زیادی از شرکتها آن را به شکلی محدود اجرا می کنند. مشخص نمایید که آیا می‌خواهید بر فرآیندهای تولیدی یا مهندسی تمرکز نمایید یا بر پروژه‌های استراتژیک سازمان.

۴) پرسنل کلیدی را انتخاب کنیدو آموزش دهید

تیمها باید بر اساس توجیه درباره اجرای سیگمای شش ،در حوزه‌های مختلف شکل بگیرند. اعضای کلیدی تیم باید در زمینه‌ مهارتهای رهبری آموزش ببینند. آموزش دربرگیرنده‌ سه مرحله است:

▪ کمربند سبز) شرکت‌کنندگان با تکمیل یک دوره‌ کوتاه مدت که روش‌شناسی سیگمای شش را معرفی می‌کند، کمربند سبز دریافت می‌کنند.

▪ کمربند سیاه) برخی از دارندگان کمربند سبز که معمولاً دارای سمتهای مدیریتی هستند، پروژه‌ای را بر اساس دانش و اطلاعات فرا گرفته شده به اجرا درمی‌آورند. دارندگان کمربند سیاه، مسئولیت رهبری و توسعه‌ تیمها، مشاوره به مدیریت و آموزش تکنیکهای سیگمای شش به اعضای تیم را بر عهده می‌گیرند.

▪ کمربند سیاه ارشد) افراد برگزیده و منتخب باید آموزش بیشتری ببینند که باعث می‌شود آنها به کارشناسان و متخصصان سیگمای شش تبدیل شوند، رهبری کامل این ابتکار را بر عهده بگیرند، آن را با طرحهای استراتژیک سازمان خود تلفیق کنند و این تکنیکها را به دیگران آموزش دهند.

برخی شرکتها از عبارات متفاوتی در قبال این سطوح آموزشی استفاده می‌نمایند. مهم است از نامهایی استفاده شود که به درستی نمایانگر وضع سازمان شما هستند.

۵) تیمهای سیگمای شش را وارد عمل کنید

وقتی پرسنل آموزش دیدند، تیمها باید فرآیندهای موجود در سازمان را مشخص نمایند. هر فرآیند یک پروژه‌ سیگمای شش تلقی می‌شود. برای هر پروژه و طبق چارچوب تعیین شده، از تکنیکهای آماری استفاده می‌شود. این امر معمولاً شامل این مراحل کلیدی است: تعیین مسئله، معیارسنجی، آنالیز، توسعه و کنترل.

در مرحله‌ نخست، تیم بر شناسایی فرآیندهایی متمرکزاست که مشتریان آنها را ارزش آفرین می‌دانند. آنها باید بر روی یک فرآیند کامل کار کنند. مثلاً، ممکن است هدف یک شرکت تحویل کالا، تحویل همه‌ اقلام تا ظهر هر روز باشد.

مرحله‌ بعدی سنجش نحوه‌ اجرای واقعی آن فرآیند است. معیار رایج مورد استفاده، «کسری هر واحد» می‌باشد که می‌توان از آن در قبال هر نوع محصول و خدمات استفاده کرد. این کار با آنالیز اطلاعات همراه است که شکاف میان عملکرد فعلی و هدف مطلوب را با استفاده از تکنیکهای آماری نشان می‌دهد. دلایل وجود چنین شکافی باید ارزیابی شوند و فعالیتهایی خلاقانه به اجرا درآیند. در مراحل بعد باید به پیشرفتها توجه کرد و فرآیندها را تحت کنترل داشت.

۶) سیگمای شش را با زیرساختار سازمان خود تلفیق نمایید

اگر سیگمای شش یک ابتکار و اقدام در سطح شرکت باشد، باید آن را به ساختارهای فعلی شرکت پیوند داد. پیوند آن با سیستم پرداخت و تشویق، بودجه‌ واحدها، تعاریف شغلی و دستیابی به امتیازاتی همچون ایزو ۹۰۰۱ را در نظر بگیرید. برای نشان دادن پیشرفتهای حاصل شده ، سیاستها و رویکردها را اصلاح نمایید.

۷) موفقیت را تحت نظارت قرار داده و ارزیابی کنید

تضمین کنید که پروژه‌ها تحت نظارت قرار دارند، شکستها ارزیابی می‌شوند و موفقیتها به اطلاع عموم می‌رسند. سیگمای شش یک اقدام ابتکاری بلندمدت و مستمر است لذا ارزیابی دائم آن حیاتی است تا بتوان آن را در مسیری صحیح هدایت کرد. تضمین نمایید که نه تنها در هزینه‌ها صرفه‌جویی شود بلکه رضایت شغلی کارکنان و رضایت مشتریان از محصولات و خدمات نیز افزایش یابد. به خاطر داشته باشید که به طور مقطعی فرآیندهایی را ارزیابی نمایید که قبلاً آنالیز شده‌اند تا از نقایصی که در شرایط متغیر رخ داده‌اند، مطلع شوید.

● سوالات شروع

▪ آیا می‌دانید چه میزان از هزینه‌هایتان اتلاف می‌شوند و هیچ ارزشی برای مشتریانتان به دنبال نمی آورند؟

▪ آیا از اشتباهاتی که در زمان استفاده از تجهیزات یا ارایه‌ خدمات به مشتریان رخ می‌دهد، مطلع هستید؟

▪ سطح کیفی رقبای شما چگونه است و چرا آنها در سطحی بالاتر یا پایین‌تر از شما قرار دارند؟

● برای سیگمای شش

بایدها

▪ تضمین تعهد مدیریت ارشد

▪ قابل درک و اجرا ساختن امور مختلف

▪ مسئولیت همه‌ افراد برای اجرای سیگمای شش

نبایدها

▪ اجازه ندهید ماهیت ریاضیاتی سیگمای شش شما را بترساند. در این صورت یادگیری آن آسان‌تر می‌شود و نرم‌افزارهای رایانه‌‌ای می‌توانند محاسبات را برای شما انجام دهند.

▪ فراموش نکنید که مهارتهای ساده‌ای همچون اداره‌ جلسات، کار تیمی و چگونگی ایجادتسهیل دراموری راکه برای تجزیه و تحلیلهای آماری مورد نیاز هستند، تدریس کنید.

مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران

کتب

«مدیریت سیگمای شش» -- فارست برایتفوگل، جیمز کوپلو و بکی میدوز، ۲۰۰۱

«انقلاب سیگمای شش» -- جرج ایکس، ۲۰۰۱

«روش سیگمای شش» -- پیتر پاند، ربرات نیومن و رولاند کاواناگ، ۲۰۰۰

«اتلاف زمان با اتلاف مواد فرق دارد زیرا زمان از دست رفته قابل بازیافت نیست.» هنری فورد

«کنترل آماری، هدف همه‌ آزمایشها ست.» ادوارد دمینگ