جمعه, ۵ بهمن, ۱۴۰۳ / 24 January, 2025

مجله ویستا

مدیریت دانش, نیاز سازمان های امروز

● چکیده

در این مقاله سعی شده تا به تبیین مفاهیم و تعاریف حوزه مدیریت دانش پرداخته شود. لذا در ابتدا به تعریف دانش و بیان تفاوت های آن با داده و اطلاعات می پردازیم؛ چون در بسیاری از موارد عدم موفقیت در درک مفهوم مدیریت دانش و تفاوت آن با مدیریت اطلاعات، به سبب عدم ارایه تعریفی درست از دانش و اطلاعات می باشد. سپس با تعریف مدیریت دانش و بیان چرخه مدیریت دانش به عوامل موثر در اجرای مدیریت دانش در سازمان ها می پردازیم.

● مقدمه

در گذشته بسیاری از سازمان ها دانش هریک از کارکنان را تنها در جهت بهبود عملکرد شخصی وی مورد استفاده قرار می دادند؛ درحالیکه امروزه سازمان ها در تلاش بری به جریان انداختن دانش کلیه پرسنل در سطح سازمان می باشند، تا اهداف سازمان بیش از پیش تأمین شود. این امر منجر به رواج دیدگاه جدیدی به نام مدیریت دانش[۲] در مباحث مدیریتی و زمینه های موضوعی مرتبط شده است.

امروزه بسیاری از شرکت های بزرگ دنیا با بکارگیری و عملی سازی مدیریت دانش در جهت رشد و توسعه خود گام برداشته اند. شرکت هایی مانند Ford ,TOYOTA ,SONY, MOTOROLA ,Siemens ,Microsoftو... با پیاده سازی مدیریت دانش به برتری رقابتی در میان شرکت های مشابه دست یافته اند. آنها به این نتیجه رسیده اند که اجرای مدیریت دانش از بسیاری از دوباره کاری ها جلوگیری می کند.

بری درک مفهوم مدیریت دانش و اریه تعریفی دقیق از آن لازم است تعریفی از دانش ارایه کنیم، اما پیش از آن تفاوت های داده[۳]، اطلاعات[۴] و دانش را بیان کرده و به ارایه تعریفی از هر یک از آنها می پردازیم. بعد از تبیین مفهوم مدیریت دانش به عوامل موردنیاز برای اجرایی[۵] کردن آن در سازمان اشاره خواهیم کرد.

● چرخه دانش[۶]

اولین جز چرخه دانش داده است. داده و اطلاعات در بسیاری از موارد به جای یکدیگر مورد استفاده قرار می گیرند، در حالیکه مترادف هم نیستند.

داده ها واقعیت هایی خام هستند که به شکل اعداد و ارقام، حروف، تصاویر، اصوات و ... قابل دسترس می باشند و به تنهایی معنا و مفهومی را به ذهن متبادر نمی کنند. به طور مثال ۲۵ یک داده است، مشخص نیست که ۲۵ صرفا" یک عدد است، اشاره به سن کسی دارد، مبلغی را نشان می دهد و ... یا فهرستی از کارکنان یک سازمان نمونه ای از یک سیستم مدیریت داده است.

چنانچه داده ها مورد تفسیر و ارزیابی قرار گیرند به اطلاعات تبدیل می شوند. درواقع اطلاعات مجموعه ای از داده های مرتبط و سازماندهی شده می باشند که مورد تعبیر و تفسیر قرار گرفته اند و معنا و مفهوم مشخصی را به ذهن می رسانند. وقتی مشخص شود ۲۵ سن احمد زمینه داده مورد نظر به آن افزوده شده باشد - اطلاعات حاصل می شود یا فهرستی از کارکنان سازمان که دارای مدرک کارشناسی بوده و بین ۵ تا ۱۰ سال در سازمان مشغول به کارند، نمونه ای از یک سیستم مدیریت اطلاعات می باشد.

با تعاریف فوق می توان تعریفی ساختاری و علمی از داده و اطلاعات به دست آورد.

داده ها مقادیر صفات خاصه موجودیت های مختلف می باشند[۷] و هنگامی که اسم صفت خاصه در کنار مقدار صفت خاصه قرار می گیرد، اطلاعات حاصل می شود.

داده عاملی است که در کامپیوتر ذخیره می شود و وقتی مورد پردازش قرار گرفت به اطلاعات تبدیل می گردد. در واقع می توان گفت آنچه به عنوان مقادیر صفات خاصه در پایگاه اطلاعاتی ذخیره می شود، چیزی جز داده نیست، اما هنگامی که هریک از این مقادیر در پیوند با پرسش یا مسأله ای مورد تفسیر قرار می گیرند و زمینه اقدام به عملی یا عدم اقدام به عملی را فراهم می آورند، به اطلاع تبدیل می شوند. (۱ : ۱۱)

از تجزیه و تحلیل، درک و به خاطر سپردن اطلاعات، دانش به دست می آید. به عنوان مثال بعد از بررسی کارکنان سازمان که دارای مدرک کارشناسی بوده و بین ۵ تا ۱۰ سال سابقه کار دارند، به این نتیجه می رسیم که این دسته از کارکنان در رفع نیازهای ارباب رجوعان خود موفق تر عمل می کنند، یعنی نسبت به این مسأله دانش یافته ایم. دانش افراد مختلف در یک زمینه موضوعی با دارا بودن اطلاعات یکسان و مشابه می تواند متفاوت باشد. نوناکا[۸] معتقد است اطلاعات زمانی به دانش تبدیل می شود که توسط اشخاص تفسیر گردیده، با عقاید و تعهدات آنها آمیخته شده و به آن مفهوم داده شود. (۱۷)

بی. سی. بروکز[۹] بین دانش و اطلاعات به یک نسبت تجربی معتقد است. او می گوید اطلاعات به دانش افراد می افزاید. ساختمان اصلی دانش با ورود اطلاعات تغییر می یابد و سرانجام یک ساختار جدید دانش به دست می آید. (۳ : ۴)

البته این تمایز قائل شدن بین داده، اطلاعات و دانش تاحدود زیادی به خود کاربر مربوط است و این فرایند تبدیل داده به اطلاعات و سپس دانش برگشت پذیر است.

گام بعدی حرکت از دانش به سمت خرد[۱۰] است، درواقع از درک دانش خرد حاصل می شود و چنانچه خرد خویش را به کار ببندیم، مهارت[۱۱] به دست می آید و هنگامیکه مهارت خود را با دیگر مهارت ها تلفیق می کنیم، تخصص[۱۲] حاصل می شود و سرانجام زمانیکه بر تخصص خود تسلط پیدا کردیم، خبرگی[۱۳] می یابیم. به این ترتیب چرخه دانش را می توان به صورت زیر نشان داد:

صاحب نظران دانش را به دو دسته تقسیم می کنند: دانش صریح[۱۴] و دانش ضمنی[۱۵].

دانش صریح یا آشکار دانشی است که به آسانی قابل انتقال می باشد و می توان آن را به کمک یک سری از نشانه ها مثل حروف، اعداد و ... در قالب نوشته، صدا، تصویر، عکس، نرم افزار، پایگاه داده و ... مدون و کدگذاری کرد؛ به همین دلیل به اشتراک گذاری دانش صریح به راحتی امکان پذیر است. معمولا" دانش صریح در سازمان ها به شکل قوانین، رویه های کاری، برنامه های روزمره و ... در می آیند که بر اساس آنها هریک از کارکنان به انجام وظایف خود مشغولند.

دانش ضمنی یا پنهان دانشی است ذهنی و شخصی که به آسانی قابل بیان، انتقال، اشتراک و فرموله کردن نیست. بینش، بصیرت، شعور و درک هر شخص، ترفندها و فوت و فن های به کاررفته توسط هر کس در حوزه دانش ضمنی او قرار دارد. دانش ضمنی به سادگی قابل کدگذاری و تبدیل به قوانین و دستورالعمل ها نیست و از طریق مشاهده و تقلید به دست می آید.

در بسیاری از سازمان ها برای بهبود سطح عملکرد سازمان ناگزیر به استفاده از دانش ضمنی پرسنل در کنار دانش صریح آنها می باشیم. بدین منظور باید فضای مناسب برای انتقال این دانش و ایجاد ارتباط کارکنان با یکدیگر فراهم شود، چرا که دانش ضمنی اغلب از طریق زبان، بدن و نمایش فیزیکی مهارت ها انتقال می یابد. (۱۷)

نوناکا و تاکوچی[۱۶] برای خلق دانش در هر سازمانی چهار الگو در نظر گرفته اند:

۱) از دانش ضمنی به دانش ضمنی ( اجتماعی کردن[۱۷] ):

زمانیکه افراد مستقیما" دانش ضمنی خود را با دیگران به اشتراک می گذارند. مثلا" از طریق ارتباط رودررو.

۲) از دانش ضمنی به دانش صریح ( بیرونی سازی[۱۸] ):

کدگذاری و رمزبندی تجربه و بینش به شکلی که قابل استفاده توسط دیگران باشد. مثلا" از طریق گفتگو و پرسش و پاسخ، دانش ضمنی خود را به شکل ملموس درآوریم.

۳) از دانش صریح به دانش صریح ( ترکیب[۱۹] ):

ترکیب بخش های مختلف دانش صریح و ارایه آن به شکلی تازه. مثلا" اطلاعات مختلف در یک زمینه خاص را از بخش ها و دپارتمان های مختلف سازمان گرفته و جمع آوری کنیم و در یک گزارش واحد بگنجانیم.

۴) از دانش صریح به دانش ضمنی ( درونی سازی[۲۰] ):

زمانیکه افراد دانش صریح خود را نهادینه کرده و به اشتراک می گذارند و سپس از آن برای وسعت بخشیدن به دانش ضمنی خود و تجدید نظر در آن استفاده می کنند.[۲۱]

چالش اصلی در مدیریت دانش تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح است. می توان فرایند خلق دانش را به شکل زیر نشان داد.

ندا کریمی[۱]

یادداشتها:

[۱] . دانشجوی کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع رسانی

[۲] .Knowledge Management (KM)

[۳] .Data

[۴] .Information

[۵] .executive

[۶] .Knowledge Cycle

[۷] . پدیده ها، اشیا، افراد و ... که در پایگاه داده ها با آنها سروکار داریم، هرکدام یک موجودیت به حساب می آیند و آنچه یک موجودیت را از موجودیت دیگر متمایز می کند، صفات خاصه آنهاست. مثلا" کتاب به عنوان یک موجودیت دارای صفات خاصه ای چون عنوان، مولف، موضوع و ... می باشد که صفات خاصه آن متفاوت با صفات خاصه موجودیت دیگری چون انسان است.

[۸] .Ikujiro Nonaka

[۹] .B. C. Brockes

[۱۰] .Intelligence = Wisdom

[۱۱] .Competence

[۱۲] .Expertise

[۱۳] .Mastery

[۱۴] .Explicit Knowledge

[۱۵] .Tacit Knowledge

[۱۶] .Takeuchi

[۱۷] .Socialization

[۱۸] .Externalization

[۱۹] .Combination

[۲۰] .Internalization

[۲۱] . این مدل، مدل SECI نام گرفته است.

[۲۲] .Davenport & Prusak

[۲۳] .Mike Burk

[۲۴] .Knowledge-Sharing

[۲۵] .Knowledge Based Organizations

[۲۶] .Knowledge Teams

[۲۷] .Knowledge Maps

منابع

۱. دیانی، محمد حسین. داده پردازی برای کتابداران و اطلاع رسانان. مشهد: کتابخانه رایانه ای، ۱۳۸۱.

۲. زرگر، محمود. اصول ومفاهیم فن آوری اطلاعات. تهران: بهینه، ۱۳۸۲.

۳. سینق، موهیندر. مدیریت کتابخانه ونظام اطلاع رسانی(نظریه وعمل). ترجمه غلامرضا فدائی عراقی. تهران: دبیرخانه هیأت امنای کتابخانه های عمومی کشور، ۱۳۷۳.

۴. فرگوسن، استوارت؛ وکرت، جان. "سیستم های مدیریت دانش و جستجو برای تمامیت". ترجمه افسانه حاضری و مریم صراف زاده. نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره پنجم، ۳، خرداد ۱۳۸۵.

۵. کوئنیگ، ام. ای. دی. "مدیریت دانش مرزهای سازمان را درمی نوردد: فرصتی برای کتابداران". ترجمه افسانه حاضری و مریم صراف زاده. نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره پنجم، ۲، بهمن ۱۳۸۴.

۶. متاژئوتیس، کوستاس؛ ارگازاکیس، کوستاس؛ و پساراس، جان. "کشف دنیای مدیریت دانش: توافق ها و اختلاف نظرها در میان پژوهشگران و اندیشمندان این حوزه". ترجمه پریسا خاتمیان فر و ماریه رحیمی. نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره ششم، ۲، آبان ۱۳۸۵.

۷. مختاری نبی، ابراهیم. "تحول نقش کتابداران و متخصصان اطلاع رسانی در مدیریت دانش". مجله الکترونیکی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره دوم، ۲، اردیبهشت ۱۳۸۳.

۸. مفیدی، همیلتون؛ سنیمان، ردا. "کاربرد اینترانت به عنوان یک ابزار مدیریت دانش در کتابخانه های دانشگاهی". ترجمه مریم صراف زاده. . نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره پنجم، ۲، بهمن ۱۳۸۴.

۹. مینگ یو، چنگ. "نقش و تاثیر رهبران سازمانی در نهادینه کردن مدیریت دانش در سازمان های کنونی". ترجمه محمد علی نعمتی. نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره پنجم، ۱، شهریور ۱۳۸۴.

۱۰. Broadbent, Marianne. “The Phenomenon of Knowledge Management: What Does it Mean to the Information Profession?”. ۱۹۹۸ [on-line]. Available: http://www.sla.org/pubs/serial/io/۱۹۹۸/may۹۸/broadben.html

۱۱. Burk, Mike. “Knowledge Management: Everyone Benefits by Sharing Information”.۱۹۹۹[on-line].

Available: http://www.tfhrc.gov/pubrds/novdec۹۹/km.htm

۱۲. Choo, Chum Wei. “Working With Knowledge: How Information Professionals Help Organizations Manage What They Know”. ۲۰۰۰ [on-line].

Available: http://choo.fis.utoronto.ca/lm/

۱۳. J. Ponzi, Leonard; Koeing, Michael. “Knowledge Management: another management fad?”. ۲۰۰۲ [on-line].

Available: http://Informationr.net/ir/۸-۱/paper۱۴۵.html

۱۴. Wilson, T. D. “The nonsense of Knowledge Management”. ۲۰۰۲ [on-line]. Available: http://Informationr.net/ir/۸-۱/paper۱۴۴.html

۱۵. www.itmportal.com

۱۶. www.kmcenter.mihanblog.com

۱۷. http://kmterms.mihanblog.com

۱۸. www.knowledgeboard.com/download/۲۵۴۵/The-STARS-Knowledge-Cycle.pdf

۱۹. www.moshaveran.net