برخی پیش نیازهای ارتباطات و هماهنگی در سازمان

سهولت ارتباطات در سازمان یکی از ضرورت هایی است که سازمان های پویا و مدیران آگاه هرگز از آن غفلت نمی کنند. جریان یافتن انواع ارتباطات سهل و آسان کارکنان با یکدیگر، مدیران با …

سهولت ارتباطات در سازمان یکی از ضرورت هایی است که سازمان های پویا و مدیران آگاه هرگز از آن غفلت نمی کنند. جریان یافتن انواع ارتباطات سهل و آسان کارکنان با یکدیگر، مدیران با یکدیگر، کارکنان و مدیران با یکدیگر، اعضای سازمان با افراد و گروه های خارج از سازمان و ... می تواند فعالیت های سازمان را در رسیدن به اهداف خود روان و ساده ساخته و در این فرایند همه از کار خود و نتایجی که حاصل می شود لذت ببرند.

گرچه ارتباطات از طریق سامانه های شبکه ای، ویدیو کنفرانس، تله کنفرانس، نشریه داخلی و اقدامات متنوع اطلاع رسانی در سازمان از اهمیت خاصی برخوردار است، اما در این مجال قصد داریم بیشتر به زمینه ها و پیش نیازهای ارتباطات چهره به چهره فردی و جمعی در سازمان بپردازیم.

یکی از زمینه هایی که برای این جریان ارتباطی در سازمان ضرورت دارد، فضاهای مناسبی است تا امکان برقراری چنین ارتباطاتی را فراهم سازد.

گرچه بسیاری از سازمان ها فضای لازم را برای برقراری ارتباطات فردی تامین می نمایند، اما گاهی مشاهده می شود برخی سازمان ها بدون توجه به چنین نیازی، از پیش بینی، تدارک و تجهیز فضاهای لازم برای برقراری ارتباطات چندنفره، گروهی و نشست های جمعی کوچک و بزرگ غفلت می ورزند.

برقراری نشست های جمعی، با حضور مسئولان یا کارکنان یک حوزه یا کارکنان و مدیران چند حوزه با یکدیگر، نقش بسزایی در ایجاد هماهنگی در سازمان دارد، لذا افزون بر اینکه مدیران باید نسبت به اجرای دو وظیفه مهم مدیریت که «ارتباطات» و «هماهنگی» می باشد توجه کافی داشته باشند، به نظر می رسد باید نسبت به زمینه ها و امکانات فیزیکی لازم برای برقراری ارتباطات و هماهنگی در سازمان نیز حساس بوده و تسهیلات آن را فراهم آورند.

برخی ارتباطات به فضاهای خلوت و بدون سر و صدا و ایمن از لحاظ انتقال صدا نیاز دارد تا افراد با اطمینان از ایمن بودن آن، به راحتی بتوانند به اهداف ارتباطی خود نایل شوند.

برخی ارتباطات، با توجه به ویژگی های محتوایی و زمانی، به فضاهای کافی متناسب با تعداد ارتباطگران یا حاضران در نشست، تسهیلات رفاهی نظیر نور، وسایل سرمایشی و گرمایشی، میز مناسب، صندلی راحت، ایزوله بودن از نظر صدا، آب خوردن نیاز دارد.

برخی ارتباطات متناسب با نوع و اهداف آن به ابزارهای ارتباطی و کمک ارتباطی خاصی نیاز دارد. برخی از این نیازها عبارتند از: کاغذ، قلم، تلفن، سیستم صوتی، رایانه و نرم افزارهای خاص، امکان ارتباطات شبکه ای و دسترسی به اینترانت و اینترنت، سیستم ویدیو دیتا پروژکتور، ویدیو کنفرانس، پرده اسلاید، پرده های تاریک کننده فضای اتاق، میکروفون های ثابت، بی سیم و سیار، چراغ های لیزری، وایت برد و ماژیک و تخته پاک کن، سیستم ضبط صوت و تصویر و ...

تمهیدات لازم برای هر یک از انواع ارتباطات در سازمان می‌تواند زمینه ی مناسبی را برای ارتباط موثر فراهم آورد و فرد و سازمان را به تحقق اهداف نزدیک سازد و غفلت از این مهم به ناکارآمدی ارتباطات منجر شده و آن را بی تاثیر می سازد.

در عصری که فناوری های متنوع و متعدد ارتباطات و اطلاعات عرصه های گوناگون حیات اجتماعی ما را درمی نوردد، افزون بر ضرورت شناخت و به کارگیری این فناوری ها، از یادنبردن اهمیت ارتباطات چهره به چهره و تجهیز سازمان ها به امکانات مورد نیاز این فرایند معجزه گر، ضرورتی غیر قابل انکار است که غفلت از آن آثار نامطلوبی برجای خواهد گذاشت.