کاربری فناوری اطلاعات در آرشیوهای ملی

امروزه, اطلاعات, به یک محصول مهم اجتماعی اقتصادی ارزشمند, در سراسر جهان تبدیل شده است از اطلاعات, برای سامان دهی توسعه اجتماعی اقتصادی و فرهنگی ملت ها, به عنوان وسیله ای موثر, استفاده می شود به همین دلیل برنامه ریزان, سیاستگذاران, دولتمردان و تصمیم گیران, بر این باورند که اطلاعات, شالوده اصلی و اساس «تصمیم سازی» و نهایتا «تصمیم گیری» است

دولت ها، مقوله اطلاعات را،‌ به عنوان ابزار اجتماعی «تمدن» و اقتصاددانان نیز، «اطلاعات» را به عنوان منبع «تجزیه و تحلیل» موضوعات اقتصادی، قلمداد می کنند. چنین اطلاعات باارزشی، در پایگاه های مختلفی چون آرشیوهای ملی دیگر و مراکز اسنادی، کتابخانه ها، بانک های اطلاعات و دیگر مراکز اطلاعاتی، یافت می شود.

در آرشیوهای ملی، مواد مختلف آرشیوی، از کاغذی گرفته تا دیگر حامل های اطلاعاتی، نگهداری می شود؛ این مواد، حاصل فعالیت های روزمره مردم است که پس از طی چرخه ای طولانی سرانجام، سر از آرشیو ملی در می آورند. در گنجینه اسناد ملی ایران، اطلاعات فراوانی وجود دارد که باید به صورت نظام یافته و سیستماتیک، پردازش و طبقه بندی شود تا کاربران، به سهولت بتوانند به آن دسترسی پیدا کنند.

برای سامان دهی این اسناد، نیازمند «فناوری اطلاعات» هستیم که آن هم، وابستگی تام به فناوری «ارتباطات و رایانه» دارد. بنابراین، کاربرد فناوری اطلاعات در سامان دهی اسناد ملی و تاریخی، ضرورتی گریزناپذیر است.

مزایای «فناوری اطلاعات» را در آرشیوها (اعم از آرشیو ملی یا دیگر مراکز اسنادی)، می توان این گونه خلاصه کرد:

الف _ در مراکز آرشیوی، چرخه و فرایند هر عمل، مثلا گردآوری اسناد، ذخیره سازی اطلاعات و غیره، به صورت سنتی ممکن است چندین بار تکرار شود. در حالی که تمامی این امور، با «فناوری اطلاعات»، فقط یک بار انجام می شود. بنابراین در وقت، نیروی انسانی و سرمایه، صرفه جویی مناسبی صورت می گیرد.

ب _ سرعت عمل، یکی از شاخص های مهم در طبقه بندی اطلاعات آرشیوی است. کارشناسان، برای پردازش و سامان دهی میلیون ها برگ سند، در کار طبقه بندی آنها، نیازمند سرعت عمل هستند. فناوری اطلاعات، در این باره تنها راه حل معقول و منطقی است. فرایند سریع پردازش اطلاعات، در وقت آرشیویست ها و پژوهشگران، صرفه جویی فراوانی به ارمغان می آورد و بهره برداران و کاربران اسناد، شعار دیرینه «وقت طلاست» را، با دستیابی به فناوری اطلاعات، بهتر درک می کنند. مهم ترین کاربرد فناوری اطلاعات، در آرشیوهایی است که اطلاعات را به سراسر دنیا منتقل می کنند؛ به گونه ای که جایگاه فیزیکی آرشیوها، دیگر چندان مهم نیست و سند، در هر کجای دنیا که باشد، می توانند در دسترس جویندگان قرار گیرد.

بدیهی است که محقق، نمی تواند به تمام پایگاه های آرشیوی دنیا سرکشی کند و اگر هم بتواند، اینکار مستلزم صرف وقت و هزینه های فراوانی است؛ در حالی که فناوری اطلاعات،‌ این امکان را فراهم می آورد که پژوهشگر، به سرعت به همه جای دنیا، دسترسی داشته باشد و اطلاعاتی را که نیاز دارد، به دست آورد؛ و سرانجام این که، امور مهم دیگری از جمله تهیه فهرستگان اسنادی و ماخذشناسی کنترل اطلاعات آرشیوی و اسنادی نیز، به وسیله کاربرد فناوری اطلاعات، با دقت و سرعت بیشتری، امکان پذیر است.

امید است که با تلاش جدی و همه جانبه و نیز با تخصیص اعتبار و بودجه مورد نیاز به این امر خطیر، به زودی شاهد کاربرد گسترده «فناوری اطلاعات»، در گنجینه اسناد ملی و نهایتا تحولی جدی در امر اطلاع رسانی اسنادی در کشورمان باشیم.

کیانوش کیانی هفت لنگ