بودجه و بودجه ریزی در کتابخانه های تخصصی همراه با روشهای نوین بودجه بندی

بودجه مهمترین عامل برنامه ریزی برای مدیریت هر سازمان ازجمله کتابخانه های تخصصی به شمار می آید بودجه به عنوان شرح صورت وضعیت و پیش بینی درآمدها و هزینه ها برای یک دوره, مدیر را در کنترل و سلامت مالی کتابخانه کمک می کند

بودجه مهمترین عامل برنامه ریزی برای مدیریت هر سازمان ازجمله کتابخانه های تخصصی به شمار می آید. بودجه به عنوان شرح صورت وضعیت و پیش بینی درآمدها و هزینه ها برای یک دوره، مدیر را در کنترل و سلامت مالی کتابخانه کمک می کند. بودجه واعتبارات کتابخانه باید در مرحله اجرایی به طورصحیح قابلیت انعطاف داشته باشد. به صورتی که نیازهای کاملا فوری و ضروری را بتوان موقتا" یا دایما" جانشین یک یا دو فقره از مخارج دیگر کرد. در این مقاله ابتدابه تعریف بودجه، اهداف بودجه، انواع روشهای آماده سازی بودجه و مشکلات بودجه در کتابخانه تخصصی پرداخته شده و در انتها به راهکارهای کمی و کیفی در این زمینه توجه گردیده است.

● مقدمه

برآوردبودجه دراداره کتابخانه نه تنهاازاساسی ترین امورمدیریت است بلکه اصولی ترین وسیله نظارت بر خدمات کتابخانه نیزمحسوب می شود . رفع نیازها و دستیابی به هدفهادرچهارچوب بودجه امکان پذیراست. ودرحقیقت پایه واساس سازمان کتابخانه به نیروی مالی آن بستگی دارد . افزایش تصاعدی حجم انتشارات درجهان امروز یابه اصطلاح انفجاراطلاعات باعث افزایش درخواست دانشمندان ومتخصصان برای آگاهی سریع وبه موقع از این اطلاعات شده ولزوم ارایه خدمات اطلاعاتی ، اطلاعات ملی ، منطقه ای وبین المللی رااجتناب ناپذیرساخته است،درمجموع همه این عوامل موکدلزوم بودجه کافی وتنظیم دقیق آن است،اهمیت این موضوع به اندازای است که دربعضی ازکتابخانه های بزرگ تقریبا"نیمی ازسال به مطالعه و تنظیم بودجه ونیمه دیگر سال به هزینه نمودن کامل بودجه اختصاص می یابد.(علومی،۱۳۷۶،ص۴۹)

ازاواسط دهه ء۱۹۸۰ لازم بود که کتابداران و مدیران اطلاع رسانی بامسایل مالی آگاه شوند . اگرچه همیشه مواردی وجود دارد که در این زمینه انتقادات مهمی ازفعالیتهای مالی خودشان داشته باشد . هیگل[۳]می گوید : حسابرسی کردن یک کارسخت ومهمی نیست اما منظور از آن تصمیم گیری توسط افراد تعلیم دیده برای مورد استفاده صحیح قراردادن منابع با روشهای رایج ارزیابی

پولی است .۱۶ سال پیش رابرت[۴]این مورد را امکان پذیر کرد که فعالیتهای برآورد هزینه کتابخانه ها و واحدها بااطلاع تکنیکهای موجود برای حمایت از مدیریت اقتصادی کتابخانه و خدمات اطلاع رسانی یکی ازضعیف ترین بخشهای موجود در مجموع مدیریتی کتابخانه است. آگاهیهای رو به رشد درباره اهمیت مدیریت مالی باعث ایجاد فشارهای بیرونی و تاثیرگذار برروی متخصصین اطلاع رسانی ازاوایل دهه۱۹۸۰شد. همه کتابخانه ها از محدودیت وکمبود منابع مالی رنج برده اند که هنوز هم این کمبود منابع پولی و مالی وجود دارد. این مسایل براین نکته تاکید دارد که افراد متخصص اطلاع رسانی که دارای درک کاملی از مدیریت مالی هستند استخدام شود . مدیران ماهر به اهمیت فراوان و قرار گرفتن یا داشتن چنین توصیفی برای تکنیکهای کاربردی آگاهند .این تکنیکها شامل موارد زیر است : کنترل هزینه ،استفاده ازمنابع به بهترین نحو، توجیه منابع اضافی ،توجیه فراهم آوری منابع آوری ،درآمد زایی (mckay.۲۰۰۳ p.۲-۳)

باتوجه به آنچه که گفته شد کتابخانه های تخصصی باید از بودجه کافی ،مستقل و مناسب با هدفها و وظایف مدون و محسوب خود برخوردار باشند تا بتواند نیازهای اطلاعاتی جامعه استفاده کننده را به راحتی برآورده سازند. (تعاونی،۱۳۷۰،ص۴۷).

کتابداران باید مدیریت مالی و همچنین مهارتهای اجرا کردن بودجه در کتابخانه های تخصصی را آموزش ببینند(cropley .۱۹۹۱)

در این بررسی کوتاه به طور کامل و عمیق نشان دادن واقعیتهای موجود در مدیریت مالی امکان پذیر نخواهد بود با وجود این امیدواریم این راهنماییها دیدگاه کمی از زمینه موضوعی درزمینه بودجه در کتابخانه های تخصصی را ارایه نماید.

● تعریف واژه بودجه و بودجه بندی(به معنی عام)

واژه بودجه درفارسی اززبان فرانسه اقتباس شده ودرفرانسه نیز ازانگلیسی اقتباس شده است وعلت این امرآن است که رویه تنظیم بودجه وبه تصویب رساندن آن درپارلمان ابتدا ازکشور انگلستان شروع شده است .

واژه بوژت (Bouget) یک واژه فرانسه قدیم است و به کیف چرمی اطلاق میشده است که وجوه نقد ر ا د ر آن نگهداری می کردند،

در انگلستان کیف چرمی ای که محتوی صورت مخارج مورد نیاز پادشاه بود توسط خزانه دار وی ، که بعدا وزیر دارایی نامیده شد ، برای تصویب وجوه مورد نیاز پادشاه به پارلمان عرضه می شد. آن کیف (باجت) نامیده می شد و بتدریج اطلاق اصطلاح بودجه از کیف به محتویات آن تغییر یافت . به عبارت دیگر ، صورتحسابهای مزبور بتدریج در یک صورتحساب واحد گنجانده و تحت عنوان (باجت) در انگلیس و (بودجه) در فرانسه به کار رفت و در سایر زبانها نیز مورد استفاده قرار گرفت . (lynch.p.۳۶)

قبل از انقلاب مشروطه چنین واژه ای در زبان فارسی به کار نمی رفته است و پس از آن چون قانون اساسی ایران بیشتر از قوانین اساسی بلژیک و فرانسه ترجمه و اقتباس شده، این واژه نیزهمراه قوانین مالی فرانسه ترجمه و وارد قانون محاسبات عمومی ایران و زبان فارسی گشته است(میرزایی اهرنجانی،ص.۲). بودجه تعاریفی مختلف دارد که به چند نمونه اشاره می کنیم.

فرهنگ لغت آکسفورد بودجه را چنین تعریف می کند ، مقدار پولی که یک شخص یا سازمان در یک دوره زمانی خاص در قالب یک طرح مصرف می کند. یک حالت درآمد احتمالی و هزینه ها برای سال مورد نظر با پیشنهادهای مالی ارایه شده که سالانه توسط رییس امور مالی و برنامه ریزی از طرف وزارتخانه برای ارایه به مجلس تهیه می شود که بعضی اوقات برای سرمایه های (۰xford.۲۰۰۳)اوقات برای سرمایه های ملی و تعریف شده برای سازمانها ی رسمی نوشته می شود

بودجه یک طرح مرتب و هماهنگ از برنامه ریزی مالی و مدیریت است و ابزار اصلی برنامه ریزی ، انگیزش وکنترل کسب وکار (woelfel.۱۹۸۷.p.۳۰) می باشد.

حالت تخصیص هزینه ها ویادرآمدهاتحت یک سرفصل مشخص برای دوره انتخاب شده دربسیاری ازسازمانهااین بودجه تاپایان زمان اعتبار غیر قابل انتقال هستند.

بودجه ریزی بیان سیاستها و برنامه های دولت و ابزاری برای بررسی سالانه اهداف برنامه ها و اثر بخشی ابزارهای به کار گرفته شده برای نیل به آن اهداف است . و سرانجام بودجه ریزی : هنر قطع هزینه های اضافی از بدنه دستگاهها بدون کمترین سر و صدا (ابراهیمی نژاد،۱۳۸۰،ص.۱۴).

بودجه یک برنامه مالی برای یک دوره محدود زمانی است که بوسیله آن ، درآمدها و سایر منابع تامین اعتبار و نیز هزینه های برنامه ها و عملیات برای رسیدن به اهداف خاص و معین پیش بینی می شود(موسی خانی،۱۳۸۲،ص۱۳).

بودجه برنامه عملیات مالی دولت یا سازمانهای دولتی وغیرانتفاعی برای یک مدت معین مثلا"یکسال مالی است.دربودجه هزینه برنامه ها ،طرح ها،پروژه هاوفعالیتها وهمچنین درآمدهاوسلیرمنابع مالی لازم برای تامین هزینه های موردبحث پیش بینی می شود.(سعیدی،۱۳۸۰،ص۲)

● تعریف واژه بودجه و بودجه بندی: (به معنی خاص)

بودجه عبارتست از شرح صورت وضعیت و پیش بینی درآمدها و هزینه ها برای یک دوره درآینده یک کتابخانه تخصصی و یک (seer :۲۰۰۰) ابزارمدیریتی است که مدیر را درکنترل و سلامت مالی کتابخانه کمک می کند

استفل[۵]بودجه در کتابخانه تخصصی را این چنین تعریف می کند: بودجه بندی (مشخص کردن، تخصیص دادن ،افزایش دادن و مدیریت صندوق مالی کتابخانه)است که یکی از دو عامل مهم و ضروری در مدیریت و داشتن خلاقیت در مدیریت می باشد.

تالبوت [۶]بودجه را به عنوان یک موقعیت پولی برای سازمانها یی که دارای نگرانی هایی درباره اولویتهای کتابخانه داردتعریف می کند. (mckay۲۰۰۳p.۵-۷)

● اهداف بودجه:‌

بودجه همانطور که سایر سازمانها ازجمله سازمان مادر یک کتابخانه تخصصی را تحت تاثیر قرارمی دهد. خودکتابخانه را نیز تحت تاثیر قرارمی دهد. سه هدف عمده بودجه عبارتند از:

۱) برنامه ریزی[۷]

۲) همکاری ومشارکت[۸]

۳) نظارت وکنترل[۹]

این سه کارکرد بیان می دارد که بودجه و فرآیند مدیریت مالی انعطاف پذیر است اما از طریق یک دوره مالی جوابگو می باشد.

بودجه معمول ترین بعد(مخرج)یک سازمان است و در چرخه هر سازمان ثابت می باشد. حال به دنبال موارد سه گانه ای که مربوط به اهداف بودجه می باشد می پردازیم.

۱) برنامه ریزی : اولین مرحله در فرآیند مالی و بودجه بندی ،برنامه ریزی است .محصول نهایی فرآیند برنامه ریزی ایجاد برنامه استراتژیک است

تهیه برنامه به امتحان و بررسی همه جانبه در واحدهای اطلاع رسانی که در سازمان مذکور تاثیرگذار هستند نیاز دارد. آنچه در فرآیند برنامه ریزی باید مدنظر قرار گیرد:

۱) مشخص ساختن وتوافق برروی اهداف عینی واصلی سازمان

۲) ذکر دستورالعمل ما و اولویتها

۳) تهیه یک چارچوب برای سیاستگذاری و تصمیم گیری

۴) کمک به تخصص مناسب

۵) تعیین کردن مسایل بحرانی و محدودیتها .

و آنچه که به عنوان موارد اساسی واصلی در بودجه بندی باید رعایت شود عبارت است از: اینکه بودجه باید برای پوشش دوره معین و تعریف شده ارایه شود .برای مدت زمان معین ،ازپیش تعیین و تصویب شود. اهداف کیفی و کمی و مالی در فرآیند بودجه بندی منظور گردد، فرآیند بودجه را تعریف کند تا با تطبیق آن مطمئن شوند سازمان می تواند به اهداف خود برسد.

بعدبرنامه ریزی بودجه کتابخانه ازطریق مدیریت از سطوح بالاو پایین روی پرسنل کتابخانه تاثیرمی گذارد.از بالا مدیر کتابخانه بااهداف سازمانی که ارتباط برقرارمی کند،انتظارداردکه سطوح پایین تربرآن اساس رویه های خودراتنظیم کنند.

ازپایین همه پرسنل کتابخانه تخصصی به صورت نظری در توسعه بودجه مشارکت می کنند به ویژه زمانی که ازبودجه خطی استفاده می شود. .(mckay.۲۰۰۳.p.۷)

۲) همکاری ومشارکت : بودجه به عنوان یک نقطه اتکا ، برای همکاری بین برنامه های کتابخانه تخصصی وپرسنل کتابخانه تخصصی عمل می کند . بودجه وسیله ای برای اشتراک اطلاعاتی که درارتباط بابرنامه ، توسعه وکاربرد می باشد را ارایه می دهد.

۳) نظارت و کنترل: درهمه سطوح مدیریت بودجه ،عنصرکنترل ونظارت کارایی موثری را ارائه می دهد خواه به صورت روزانه باشد و خواه طولانی مدت. کنترل ونظارت اصطلاحاتی هستندکه اغلب بصورت تعاملی به کاربرده می شوند.اگر بودجه کتابخانه های تخصصی موازی اهداف سازمان باشد بنابراین اجرای استانداردهای بودجه که به وسیله خدمات کتابخانه اندازه گیری می شودبه عنوان عنصر منطقی کنترل و نظارت بیان می شود. (Dossett.۲۰۰۴)

دیمان اهداف بودجه را به گونه ای دیگر بیان می کند:

۱) پیش بینی خدمات آینده کتابخانه ،هزینه های خدمات و هزینه های دیگر که هدفهای مطلوب را بهبود ببخشد.

۲) پیش بینی شرایط مالی آینده کتابخانه و نیاز آینده برای سرمایه.

۳) تلاشهای هم عرض بخشهای مختلف کتابخانه برای حرکت به سمت معمولی ترین هدفها.

۴) سرعت دادن به بازده عملکرد بخشهای مختلف کتابخانه

۵) داشتن کنترل موثر برروی بودجه مالی کتابخانه

۶) کنترل مرکزی بر روی کتابخانه از طریق گزارش های مالی(Dhiman.۲۰۰۵.p.۱۲۹)

● انواع روشهای بودجه بندی:

دراصطلاح علمی بودجه ممکن است به شیوه های گوناگون به وسیله نوع وروشهای آماده سازی شرح داده شود.

۱) بودجه بندی براساس نوع هزینه یامصرف:

هزینه های جاری که بیانگر بودجه روزمره می باشد که برای هزینه های عمومی استفاده می شود. هزینه های جاری دارای جنبه جاری ، عادی وتکراری می باشند ودرمقابل دریافت کالا وخدماتی انجام می شوند که برای اجرای عملیات و وظایف جاری کتابخانه های تخصصی ضروری هستند.

که این هزینه ها شامل الف :هزینه های پرسنلی ب:هزینه های اداری می باشد.

الف) هزینه های پرسنلی

هزینه هایی هستندکه درانجام خدمت ویابه واسطه آن ،بطورمستقیم یاغیرمستقیم تحت عناوین مختلف حقوق ،دستمزد ،مزایا، پاداش ،اضافه کاروامثال آنها به پرسنل پرداخت می شوند

ب) هزینه های اداری:

هزینه های اداری عمدتا "در مقابل دریافت خدمات وکالای مصرف شدنی از اشخاص خارج از سازمان پرداخت می شود.

نوع دوم هزینه ها هزینه های سرمایه ای[۱۰] می باشد. که بیانگراعتباربرای موارد اصلی است ومخارجی هستندکه موجب ایجاد یا افزایش اموال و داراییهای ثابت می شود (مانند خرید یا احداث ساختمان، خریدزمین، خریدکالای مصرف نشدنی و...)

۲) بودجه بندی براساس داده های مدیریتی:

این نوع تقسیم بندی ،این گونه است که ممکن است مستقیم یا با نظارت اعمال شوند. بودجه مستقیم توسط مدیراطلاع رسانی تیم مدیریت اعمال خواهد شد.

بودجه مشارکتی نیازمند این مسئله است که واحدهای اطلاع رسانی برای تنظیم آن مشارکت می کنند.

۳) بودجه بندی براساس روش آماده سازی:

در درجه بندی این روشها از روش خطی به بودجه بندی بر مبنای صفر[۱۱][۱۱]روشهای متنوعیهست که در آن بودجه می تواند تهیه و نمایش داده شود. (mckay.۲۰۰۳.p۲۱)

● انواع روشهای آماده سازی بودجه:[۱۲]

اگر چه انواع زیادی ازانواع بودجه وجود دارد ولی بیشتر کتابخانه های تخصصی یک نوع ازانواع بودجه رابه کار می برند. این انواع عبارتند از : الف-بودجه بندی متمرکز ب-بودجه بندی خطی ج-بودجه بندی فرمولی د-بودجه بندی برنامه ای ه- بودجه بندی عملیاتی و-نظام طرح ریزی،برنامه ریزی،بودجه بندی ز-بودجه بندی برمبنای صفر .

الف) بودجه بندی متمرکز[۱۳]:

در این نوع بودجه بندی ، بودجه به وسیله سطوح بالای مدیریت به صورت یکجا برای منابع کتابخانه در نظر گرفته می شود . از زمانی که این بودجه نتوانست اهداف سازمان را برآورده کندمدیران کتابخانه بیشتر از نوع دیگر بودجه استفاده می کنند. اگر چه بودجه بندی متمرکز می تواند دارای انعطاف پذیری سطح بالا و کنترل برروی کتابخانه باشد ولی مدیران کتابخانه کمتر ازآن استفاده می کنند. بودجه بندی متمرکز به این منوال می باشد که به طوریکجا برای کتابخانه تخصیص داده می شود ومدیر کتابخانه آنرابه سطوح پایین تربین برنامه ها وخدمات تخصیص میدهد.

ب) بودجه بندی خطی:[۱۴]

معمولی ترین بودجه ای که درکتابخانه هااستفاده می شود بودجه خطی می باشدوبه خاطرآسان بودن این نوع بودجه،دپارتمان آن رابه عنوان بخشی ازکار، آن راتعریف کرده وبه گروه اجرایی می سپاردلذابودجه به ساده ترین نحو برای مبالغ خاص تهیه شده وبه خریدهای عمومی می رسد. بودجه خطی باید حاوی مطالب و دستورالعملهایی برای همه جنبه های مصرف مستقیم با یکدیگروتامین سایرفاکتورهاباشد.بودجه بندی خطی ساده ترین روش برای جمع آوری داده ها است که بطورکامل برمبنای مصارف سالهای قبل می باشد.

ج) بودجه بندی فرمولی[۱۵]:

بودجه بندی فرمولی نوعی سیستم بودجه ای است که دراوایل سال۱۹۹۰ به

بوجودآمدوبیشتردرکشورآمریکارایج است.

تخصیص بودجه دراینجا براساس فرمول محاسبه می گرددوبرای تعیین نمودن اینکه آیاتمامی اعتبارتخصیص یافته یادرصدی ازآن برای واحدهای موردنظرجذب شده است یانه که فرمول مورداستفاده قرار می گیرد،ولی ایرادی که به این بودجه بندی واردمی دانندفقدان شناسایی اهداف سازمان مادر می باشد.

د) بودجه بندی برنامه ای:[۱۶]

بودجه بندی برنامه ای مرحله بالاترازروش ساده بودجه بندی خطی است . در این نوع از بودجه بندی ، بیشتر روی خدمات کتابخانه که برای ارباب رجوع تهیه می شودتمرکز می کند،به عنوان مثال خدمات مرجع یاخدمات امانت این نوع بودجه بندی راجایگزین بودجه بندی خطی به حساب نمی آورند بلکه آن رامکملی برای بودجه بندی خطی می دانند . بودجه بندی برنامه ای بیشتر با اهداف سازمان مرتبط است .دربودجه بندی برنامه ای نیز مانندبودجه بندی خطی ازطبقه بندی اعتبارات برحسب فصول ومواردهزینه استفاده می شود با این تفاوت که دربودجه خطی کل اعتبارات درموارداین فصول ومواد هزینه پیش بینی می شوددرصورتی که دربودجه برنامه ای اعتبارات هریک ازبرنامه ها وفعالیتهاوخدمات کتابخانه تخصصی درقالب فصول ومواردهزینه پیش بینی می گردد(به عنوان مثال خدمات مرجع امانت کتابخانه ای ،فضای عمومی،اداره کتابخانه وبرنامه ریزی رفاهی)

ه) بودجه عملیاتی [۱۷]

بودجه عملیاتی دربعضی ازکاراکترها با بودجه بندی برنامه ای اشتراک دارد اما بودجه عملیاتی از ابتدا برروی آنچه که پرسنل انجام می دهند و یا آنچه که آنها برای کامل کردن خدمات کتابخانه انجام می دهندمتمرکز می شود،دراین نوع بودجه بندی وظایف نسبت به برنامه ها پررنگ تر می باشد.

بودجه بندی عملیاتی به جای توجه به کالاها و خدماتی که خریداری می شود و یابه عبارتی به جای توجه به وسایل اجرای فعالیتها خودفعالیت و مخارج کارهایی که باید انجام شود را مورد توجه قرار می دهد.

بودجه عملیاتی حدود فعالیت و عملیات طبقات پایین سلسله مراتب را بررسی می کند درحالی که بودجه برنامه ای بیشتربه طبقات بالا می پردازد. بودجه عملیاتی در کتابخانه های تخصصی بیشتر در بخش فنی مانند(فهرست نویسی و فرآیند مواد) در بخش برنامه ریزی(انتخاب کارمند، مصاحبه، اتوماتیک کردن کتابخانه)و در بخش ارباب رجوع (مانندمیزامانت، ارتباطات تلفن)کارکرد دارد. بطورکلی بودجه عملیاتی بیشتربر روی کمیت تکیه می کند تا کیفیت فعالیتهای انجام شده.

و) نظام برنامه ریزی ،برنامه نویسی و بودجه[۱۸]

روش "پی.پی.بی.اس" یکی از گسترده ترین روشهای اجرایی بودجه بندی برنامه ای به شمار می آید ویک کارکرد بسیار باارزش دارد."پی. پی. بی .اس" یکی از کاملترین روشهای بودجه بندی است و وقتی این سیستم به طور کامل اجرا شود به مدیران اطلاعاتی امکان می دهد تا بهترین اقدام در تخصیص منابع برای گسترش در سطح سازمانها به نسبت واحدهای اطلاع رسانی صورت گیرد.

برای آماده سازی"پی.پی.بی.اس"این موارد بایدانجام شود:

۱) مشخص کردن اهداف سازمان، گزینش مواردمشخص ازبین موضوعات مختلفی که با اهداف سازمان مرتبط است ،دراین بررسی باید گذشته هانیزموردبررسی قرار گیرد.

۲) جمع آوری اطلاعات باید در راستای مشخص کردن موضوع مناسب باشد.

۳) گزینش بهترین ها به معنی انتخاب بهترین موضوعات است.

۴) مشخص کرد نتیجه بودجه ها و برنامه های سازمانی.

"پی.پی.بی.اس" تمامی جوانب برنامه های استراتژیک واحد اطلاع رسانی را شامل می شود و ضروری است که اهداف سازمان تا آن جایی که امکان دارد بر پایه سطوح مختلف اطلاع رسانی پی ریزی شود. بودجه نمایی ارائه شده روش های مختلفی دارد که قادر خواهد بود خدمات ویژه ای را برای واحد اطلاع رسانی نشان دهد . این امکانات به مدیران امکان می دهد تا چگونه به اهداف واحدهای اطلاع رسانی نائل شوند.

نظامی که شامل مبنای تصمیم گیری مناسب و معقول در مرحله سیاست سازی و اعلام خط مشی طراحی برنامه های اجرایی و تخصیص منابع محدود میان نیازهای نامحدود بوده و برقراری ارتباط مداوم بین این عوامل را فراهم می سازد. به این ترتیب هریک از اجزاء نظام از لحاظ نیل به هدفهای تعیین شده در ارتباط با جزء دیگر نقش دارد.(فرج وند،۱۳۸۱ ،ص۲۰۹)

ز) بودجه بندی برمبنای صفر:

بودجه بندی بر مبنای صفرنوع پیشرفته سیستم "پی.پی.بی.اس"است که تمام عوامل اجرایی(برنامه ها،فعالیتها)و درحین عملکرداطلاع رسانی برای بودجه یکسال برمبنای صفردوباره بازنویسی می شوندوبرطبق این سیستم بودجه به سادگی برمبنای رضایت بودجه های سال قبل پایه ریزی می شود . در این سیستم تمام قیمتهای یک سازمان با بودجه صفر شروع به کار می کنند و بایست نسبت به آن اصل کسب رضایت کنند. (mckay.۲۰۰۳.p۲۱)

بودجه بندی برمبنای صفر توجیه مجدد هر فعالیت ازمبنای صفر است وبرای هر فعالیت یابرنامه باید توجیهی وجود داشته باشد که آیا لازم است یا نه؟ با چنین بودجه ای برای هر ریالی که مصرف می شود باید توجیه منطقی وجود داشته باشد.درظاهر بودجه بندی بر مبنای صفر باعث می شود که بتوان اولویتهای بودجه رابه شیوه ای بهتر تعیین کرد و کارآیی سازمان را بالا برد،ولی واقعیت این است که چنین کاری باعث می شود تا مقدار بیشتری کارهای دفتری انجام شود واحتمالا روحیه افرادومدیرانی که بایداقلام هزینه- های پیشنهادی دلایل موجه ای ارائه نمایند،تضعیف گردد. (فرج وند،۱۳۸۱،ص۲۰۹)

ازدهه ۱۹۷۵به بعد به دلایل اینکه هزینه کاربرد آن ها از سوددهی شان بیشتر بود، استفاده از آنها در کتابخانه ها و فیلدهای اطلاعاتی منسوخ شده است.

● فرآیند بودجه بندی(ارائه،تصویب،مصارف بودجه، کنترل بودجه):

فرآیندهای بودجه واحدهای اطلاع رسانی عمدتا"به نوع سازمان مادر وابسته اند. کتابخانه های تخصصی بودجه مشخص و مستقلی نداشته باشد ومستقیما"ازسوی حسابهای دیگرسازمان تامین شوند. آماده سازی بودجه اطلاع رسانی به شیوه های مورداستفاده درسازمان موردنظروابسته است وبسیاری ازبودجه ها ممکن است تلفیقی ازانواع بودجه هایی باشد که قبلا"ذکرشده است .

برای انجام فرآیند بودجه بندی رئوس بودجه باید مشخص شود که این رئوس شامل موارد زیر می باشد.

هزینه های دستمزد،کتاب ها،رساله ها ،نشریات،روزنامه هاوپیا یند ها ،امانات بین کتابخانه ای ،هزینه های ارتباطی ،حمل ونقل،آموزش،کنفرانس ها،هزینه های اداری،هزینه های کمکی مثل اجاره،استهلاک ساختمان های رهن گرفته شده، نظافت ، سیستم گرمایشی ،روشنایی،هزینه های غیر مترقبه بدون در نظر گرفتن مکانیزمی که برای آماده سازی بودجه به کار گرفته می شود ،مدیربخش اطلاع رسانی همراه بایدمیزان واقعی پول رابرای تعیین بودجه در نظر بگیرد.

آخرین مرحله ازهر فرآیند بودجه ای درخواست بودجه برای تامین منابع برای مدیریت کتابداران است .پس بنابراین ضروری است که واحد اطلاع رسانی همیشه وقتی که بودجه را آماده می کند یک دیدی نسبت به سازمان داشته باشد.

درحین فرآیندبرنامه ریزی واحداطلاع رسانی بایدمطمئن شودکه اوازمواردزیرآگاهی دارد.اهداف سازمان، موضوعاتی که سازمان خودش رادرگیرآن می داند،چگونه بودجه کتابخانه بادخل وخرج سازمان مقایسه می شود.

البته درتنظیم بودجه مناسب بایدمواردزیررافراهم نمود:

۱) پیشینه اطلاعاتی مناسب ومرتبط باواحداطلاع رسانی.

۲) بحث مختصری پیرامون برنامه های مرتبط بادوره های کاری.

۳) بررسی بودجه بااطلاعات زمانی مناسب.

۴) جزئیات هزینه ها (mckay.۲۰۰۳.p.۲۶)

ارائه رسمی بودجه کلیدموفقیت مدیروروشهایی است که به سازمان مربوط است وممکن است ازسال مالی نسبت به سال مالی دیگر درهمان سازمان تغییر کند. با پایان یافتن تنظیم بودجه ،مدیران کتابخانه های تخصصی آن رابرای منابع موردنظرمصرف می کنند،مصرف پول ازقوانین خاصی پیروی می کندوبستگی به سازمان داردوراهکارهایی که با مشارکت سازمان است برنامه ریزی می شود این راهکارهابایداطمینان دهدکه مواردمصرف دارای ارزش مشخص بوده باشدوبرآوردکننده اهداف سازمان باشندوتنهابه کالاهایی پول پرداخت شودکه خریداری شده وتحویل داده شده است وبرای پایان سال مالی مدیران اجرایی باید در غالب یک مدل صحیح عمل کنند (mckay.۲۰۰۳.p.۸-۹)

منابع:

۱- ابراهیمی نژاد. مهدی . فرج وند.اسفندیار."بودجه از تنظیم تا کنترل. تهران: سمت، ۱۳۸۰

۲-اواتر.ادوارد جی."فنون مدیریت برای کتابداران ،ترجمه فرشته ناصری".مشهد:آستان قدس رضوی،بنیادپژوهشهایاسلامی،۱۳۷۷

۳-تعاونی،شیرین."راهنمایی مراکز اسنادوکتابخانه های تخصصی اختصاصی ودانشگاهی".تهران:کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ،۱۳۷۰

۴-رزمجویان،مهرناز."نقش کتابخانه های تخصصی درسازمان ها". مجله نما .دوره ششم شماره اول.

۵-سعیدی،پرویز."لزوم کنترل بودجه ای دردستگاه های دولتی".نشریه حسابدار،شماره۱۲۸،ص۳-۱

۶-علوی ،طاهره."اداره کتابخانه".تهران ،سمت،۱۳۷۶

۷- فخاریان،ابوالقاسم."وداع بابودجه".نشریه حسابدار،شماره۱۴۹،ص۴-۱

۸-فخاریان،ابوالقاسم"نو اندیشی در حسابداری و مدیریت:به سوی بودجه بندی مطلوب". نشریه حسابدار، شماره۱۶۱ ص ۴۴.

۹-فرج وند،اسفندیار."فراگردتنظیم تاکنترل بودجه".تبریز:گلباد،۱۳۸۱

۱۰-موسی خانی،مرتضی . منشی زاده، مسعود" اصول و مبانی بودجه ریزی در ایران".قزوین، دانشگاه آزاد اسلامی قزوین،۱۳۸۲

۱۱-میرزایی اهرنجانی،حسن" اصول تنظیم و روشهای کنترل بودجه"دانشکده علوم اداری و مدیریت بازرگانی دانشگاه تهران ‌‌‌‌‍)بی تا)

۱۲-cropley.jacqueline"budgeting in special libraies"library management.۱۹۹۱.v۱۲.n۴

۱۳-seer. Giteller"special library financial management" the essential of library budgeting: managing library finances ۲۰۰۰ V۱۳. n۴

۱۴-Dhiman.Anil.k.Rani.yashoda.learn Library Mangment Ess ess. New dehli.۲۰۰۵.

۱۵-Judith C.Dossett.”Budgets and fhnancial Mangment in special Libraries. April ۲۸.۲۰۰۴ P:۱-۱۲.

۱۶-lynch: budjeting in America. Encyclopedia cliffs. Newjersey.prentice-hall.۱۹۹۰

۱۷-Mckay.Duncan J.Effective financial Planning for Library and information service.Europa Pubiction.۲۰۰۳

۱۸-Woelfel.j.charles" budjeting pricing and cost controls. A.desktop encyclopedia." Probus publishing company

۱۹-Oxford advanced learners dictionary. Oxford.۲۰۰۳

Send instant messages to your online friends http://uk.messenger.yahoo.com

یادداشتها:

[۱] ۱.budget

[۲] special library

[۳] Hewgill

[۴] Robert

[۵] stoffle

[۶] Talbot

[۷] program

[۸] cooperation

[۹] control

[۱۰] cost of credit

[۱۱] zero base budgeting

[۱۲] Budget presentation

[۱۳] centralized budgeting

[۱۴] line budgeting

[۱۵] formula budgeting

[۱۶] program budgeting

[۱۷] operating budget

[۱۸] planning . programming budgeting system

[۱۹] Beyond budgeting

---