تغییر و سازمان

سازمان های چابک فراتر از انطباق با تغییرات می اندیشند و بخاطر نوآوری ها و شایستگی هایشان متمایل به استفاده از فرصت های بالقوه در یک محیط متلاطم و کسب یک موقعیت ثابت می باشند

● مقدمه

امروزه اعمال تغییرات مناسب یکی از عوامل مؤثر در موفقیت هر سازمانی‌ محسوب می‌شود. الوین تافلر در موج سوم می‌گوید:

” جهان و محیط اطرافمان در حال تغییر است و در چنین شرایطی هیچ چیز خطرناک‌تر از دل بستن به کامیابی‌های دیروز نیست”.

سازمان های چابک فراتر از انطباق با تغییرات می اندیشند و بخاطر نوآوری ها و شایستگی هایشان متمایل به استفاده از فرصت‌های بالقوه در یک محیط متلاطم و کسب یک موقعیت ثابت می باشند. لذا افراد شاغل در چنین سازمانی باید نگرش مثبتی نسبت به مساله تغییر داشته باشند تا از این طریق توان بقاء سازمان در بازارهای رقابتی امروزی را حفظ کنند.

عدم توجه به آثار تغییر در یک روند در حال اجراء ممکن است بسیار پرهزینه باشد. لذا بهتر است بدانیم که چگونه روند تغییرات را تعیین کرده و پروژه تغییر را پیش ببریم. زیرا تغییر کلیه جنبه‌های زندگی کارکنان را تحت تاثیر قرار می‌دهد و اتخاذ یک رویکرد آینده‌نگر است که به کمک آن می‌توان عناصر مثبت تغییر را توسعه داده و سازمان را به سرمنزل مقصود رساند.

● مقاومت در برابر تغییر

یکی از دستاوردهای بسیار مستند در مورد رفتار فرد و سازمان اینست که سازمان و اعضای آن در برابر تغییر ایستادگی( مقاومت) می‌کنند. هنگامی که ایده تغییر مطرح می‌شود، کارکنان بطور خودکار به آثار این تغییر روی خودشان می‌اندیشند و در نتیجه مقاومت زیادی نسبت به تغییرات نشان می‌دهند. این مقاومت می‌تواند به یکی از دلایل زیر باشد:

▪ موفقیت‌های گذشته

▪ چشم‌پوشی از واقعیت

▪ احساس آشنایی با روش‌های کار موجود و وحشت از پدیده ابهام در مورد تغییر

▪ عوامل اقتصادی

▪ سطحی از حس ایمنی، امنیت و اطمینان که به واسطه تجربه، استانداردها و رقبا ایجاد شده است.

پیتر دراکر می‌گوید:” بزرگترین خطر هنگام بوجود آمدن تغییرات، خود تغییرات نیستند بلکه عمل کردن به منطق دیروز است”. لذا برای تأثیر اثربخش بر کارکنان و غلبه بر مقاومت‌ها بهتر است هنگام مطرح نمودن ایده تغییر، پیش‌داوری‌ها، جبهه‌گیری‌ها، مسائل رفاهی و روش‌های سنتی را نیز مد نظر قرار دهیم.

● مدیریت تغییر

دانشمندان مدیریت، مساله تغییر را از جنبه‌های گوناگون مورد توجه قرار داده‌اند. کورت لوین دیدگاه سه مرحله‌ای شامل: خروج از انجماد – تغییر – و سپس انجماد مجدد و بازگشت به ثبات و پایداری را ارائه داده است.

جیم اندروود، یک سری از تغییرات جزئی را به جای جهش‌های بزرگ پیشنهاد داده که به اندازه، تعداد و مراحل آن بستگی دارد. همچنین جان برامهام اشاره کرده که تغییرات شامل فراگیری مراحل جدیدی است که ممکن است در کارکنان به ترس از بی‌کفایتی منجر شود. کنت بلانچارد مراحل ششگانه‌ای شامل: اطلاعات، کارکنان، عملکرد، تماس، تشریک مساعی و اصلاح را ارائه داده که آموزش و بازنگری بر مهارتها را به عنوان کلید فعال کننده تغییر مشخص می‌کند.

مدل آدکار(ADKAR) نیز بوسیله پروسی در سال ۲۰۰۰، بعد از تحقیق برروی ۷۰۰ شرکت که اقدام به اجرای پروژه‌های تغییر کرده بودند، طراحی شده است. پیاده‌سازی مدل ادکار برای سازمان وکارکنان به ما نشان می‌دهد که کجای فرایند تغییر بوده و چه گامهایی برای حفظ مداومت تغییر و پیشروی حرفه‌ای آن در یک محیط کسب و کار در حال تغییر مورد نیاز است. در عرصه مدیریت تغییر علاوه بر بکارگیری چنین ابزارهایی، به یاد داشتن موارد زیر نیز مفید می‌باشد:

الف) ارزیابی پیچیدگی: در فرایند اعمال تغییر بهتر است برآورد واقع‌بینانه‌ای از میزان پیچیدگی آن داشته و بدانیم که این تغییر بر چه کسانی تاثیر مستقیم و غیرمستقیم خواهد داشت. زیرا « عوامل تغییر» که در موقعیت‌های کلیدی قرار دارند نقش بسیار مهمی را در فرآیند تغییر ایفا می‌کنند.

ب‌) مشارکت دادن افراد: بزرگترین چالشی که پیش روی مدیران قرار دارد غلبه بر موانع( به ویژه موانع احساسی) موجود بر سر راه پذیرش تغییرات است. هرچند که با برنامه‌ریزی دقیق می‌توان بسیاری از مشکلات را پیش‌بینی کرد، اما با این وجود لازم است که در مورد نحوه مشارکت کارکنان در ایجاد تغییرات به دقت برنامه‌ریزی نمود. حتی می‌توان یک صندوق پیشنهادات اختصاصی برای پروژه تغییر در نظر گرفت.

ج) انتخاب زمانبندی مناسب: برنامه‌ریزی ایجاد تغییر باید مرحله به مرحله باشد تا افراد راحت‌تر آن را بپذیرند و انجام دهند.

د) تهیه برنامه اجرایی: بهتر است بر اساس اطلاعات جمع‌آوری شده و مد نظر قرار دادن نظرات افرادی که از برنامه مذکور تاثیر می‌پذیرند، یک برنامه اجرایی دقیق تهیه کنیم. پس از تهیه برنامه اولیه تغییر بهتر است درمورد مزیت‌ها و مضرات آن بیندیشیم. این برنامه اجرایی باید روشن و مختصر تهیه شده و بصورت منظم بازنگری شود.

هـ) پیاده‌سازی آزمایشی و کنترل برنامه‌ها: پیاده‌سازی آزمایشی طرح به همراه یک نظارت ساختاریافته می‌تواند موجب تقویت و بهتر شدن برنامه‌ریزی کلی تغییر شود. زیرا همیشه بدون آزمایش دقیق و کنترل مکرر، میزان ریسک برنامه‌ها افزایش یافته و نتایج آنها نامطلوب خواهد بود.

و) اطلاع‌رسانی در مورد تغییر: برای یک شروع خوب، اطلاع‌رسانی بسیار حائز اهمیت است و صداقت در اطلاع‌رسانی نه تنها بهترین سیاست، بلکه تنها سیاست است.

ز) فرهنگ‌سازی و ایجاد تعهد: فرهنگ یک سازمان از رفتار افراد شاغل در آن شکل می‌گیرد و سپس به نوبه خود بر نحوه رفتار آنها تاثیر می‌گذارد. با ایجاد و افزایش تعهد در کارکنان از طریق تشکیل جلسات مستمر و ایجاد سیستم‌های ارتقای انگیزه و مشارکت می‌توان افراد را به حمایت از پروژه تغییر ترغیب نموده و فرهنگ سازمان را هدایت نمود.

ح) نظارت بر پیشرفت: ارزیابی دقیق و مکرر از پیشرفت برنامه تغییر برای حصول اطمینان از اثربخش بودن آن ضرورت دارد. صرف‌ تهیه یک سری اعداد و ارقام در فواصل زمانی منظم کافی نیست و بهتر است که عوامل نامحسوس‌تر را نیز مورد توجه قرار داده و سپس هر دو را با موفقیت‌های مورد انتظار مقایسه کنیم.

ط) بازنگری پیش‌ فرض‌ها و اعمال تغییرات لازم: برنامه‌های تغییر غیرقابل تغییر نیستند و مدیران موفق علاوه بر زمان حال، برای آینده نیز برنامه‌ریزی و تغییر را به بخش مهمی از فرهنگ سازمانی خود تبدیل می‌کنند. زیرا اگر این برنامه‌ها تغییر پیدا نکنند این احتمال وجود دارد که افراد در بلند مدت به تدریج شور و اشتیاق خود را از دست بدهند و از طرفی سنخیت برنامه با نیازهای روز از بین برود.

● نتیجه گیری‏

برای اعمال تغییر در سازمان ‏فرهنگ سازمانی ، استراتژی ها، اهداف کوتاه مدت و بلندمدت سازمان، تکنولوژی و اطلاعات نقش بنیادین ایفا می‌کنند. لذا به منظور پیاده‌سازی تغییر بایستی زیرساخت‌های اصلی آن فراهم شود تا ‏سازمان قادر باشد با توجه به محیط در حال تغییر یک استراتژی کسب و کار مناسب را تدوین نماید.‏

نویسنده: علی

منصور اسدی و علیرضا کریمی

http://www.blog.toomaj.com