فرآیند اجرایی مدیریت دانش در سازمان ها

با توجه به تغییرات مستمر, افزایش عدم اطمینان, پیچیدگی شرایط و رشد روزافزون سرعت و شتاب آنها در عرصه های مختلف, به ویژه در زمینه فناوری اطلاعات و ارتباطات, اوضاع اقتصادی و خواسته های مشتریان فضای رقابت بین سازمانها در حوزه كسب و كار بیش از پیش تشدید شده است

با توجه به تغییرات مستمر، افزایش عدم اطمینان، پیچیدگی شرایط و رشد روزافزون سرعت و شتاب آنها در عرصه‏های مختلف، به ویژه در زمینه فناوری اطلاعات و ارتباطات، اوضاع اقتصادی و خواسته‏های مشتریان؛ فضای رقابت بین سازمانها در حوزه كسب و كار بیش از پیش تشدید شده است. در چنین فضایی افزایش قدرت رقابتی و توانمندسازی سازمانها به منظور ادامه حیات و بقاء آنها نقش تعیین‏كننده‏ای خواهد داشت.

افزایش قدرت رقابتی سازمانها در گرو تولید محصولات و ارائه خدمات با قیمت مناسب، كیفیت مطلوب، خدمات پس از فروش به موقع و قابل قبول به مشتریان و نهایتا تامین حاشیه سود مناسب و منفعت برای سهامداران و ذینفعان می‏باشد. سوالی كه مطرح می‏گردد این است كه سازمانها چگونه می‏توانند در برابر رقبای داخلی و خارجی مقاومت كرده، خود را توانمندتر نموده و متناسب با شرایط و موقعیت‏های مختلف عملكرد بهتری ارائه نمایند؟ برای پاسخگویی مناسب به سوال مطروحه موضوع مورد مطالعه، بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گرفته و نتیجتا بكارگیری فرآیند اجرایی مدیریت دانش در سازمانها به عنوان یك راه‏حل محوری پیشنهاد شده است. در همین راستا مراحل فرآیند مذكور تشریح گردیده و به نكات كلیدی كه هر سازمان، با توجه به شرایط و موقعیت خاص خود در هر مرحله لازم است مورد توجه قرار دهد اشاره شده است.

در جریان سیر تكوین بكارگیری رویكردها، متدولوژیها و تكنیك‏های اثربخش مدیریتی در فعالیت‏های اقتصادی و شیوه مدیریت بر واحدهای كسب و كار در هر مقطع زمانی با توجه به شرایط و موقعیت خاص آن، مواردی مدنظر قرار می‏گرفته است.

به طور مثال در طبقه‏بندی كه از سوی برخی صاحبنظران و محققان كسب و كار ارائه گردیده، دهه ۱۹۸۰ را دهه انقلاب كیفیت (تاكید بر اینكه برای دستیابی به كیفیت برتر همه كاركنان باید از قدرت فكری خود بهتر استفاده كنند)، دهه ۱۹۹۰ را دهه مهندسی مجدد (استفاده از فناوری برای بهبود فرآیندهای كسب و كار و كاهش هزینه‏ها) و دهه ۲۰۰۰ را دهه مدیریت دانش لقب داده‏اند. به طوری كه در گردهمایی كه اخیرا در شهر لندن با حضور ۱۴۰۰ تن از سران مدیریت جهان تشكیل شده بود، عنوان شد كه در هزاره سوم بیسواد كسی نیست كه نمی‏تواند بخواند و بنویسد بلكه بیسواد كسی است كه نمی‏تواند یاد بگیرد، یاد گرفته خود را فراموش كند و از نو یاد بگیرد.

درخصوص مدیریت دانش مطالب زیادی در منابع مختلف ارائه شده است كه در این مقاله قصد نداریم به طور مفصل به آن بپردازیم. ولی در حد نیاز به برخی از ابعاد آن اشاره می‏گردد. مدیریت دانش در رویارویی با تغییرات ناپایدار محیطی امروزه دنیای كسب و كار، تطبیق، راز بقا و شایستگی‏های موردنیاز را برای سازمانها فراهم می‏آورد.

مدیریت دانش مجموعه‏ای از فرآیندها برای فهم و به‏كارگیری منبع استراتژیك دانش در سازمان است. مدیریت دانش رویكردی ساخت یافته است كه رویه‏هایی را برای شناسایی، ارزیابی و سازماندهی، ذخیره و بكارگیری دانش به منظور تامین نیازها و اهداف سازمان برقرار می‏سازد. بسته به اینكه دانش از لحاظ فیزیكی در كجا قرار می‏گیرد می‏توان آن را به دو نوع دانش تصریحی و ضمنی تقسیم‏بندی كرد.

بنابراین با توجه به اینكه اقتصادهای امروزی مبتنی بر دانش و دانایی می‏باشد، مدیریت دانش و بكارگیری عملی آن در سازمانها به عنوان یكی از چالش‏های مهم سازمانهای كنونی درآمده است. به همین جهت در این مقاله به این امر مهم پرداخته شده است.

● تعهد و حمایت مدیریت ارشد

بدیهی است موفقیت در اجرای برنامه‏ها، تكنیك‏ها، رویكردهای نوین و یا هر پروژه‏ای منوط به تعهد و حمایت عملی مدیریت ارشد سازمان می‏باشد. لذا اجرای مدیریت دانش در سازمانها نیاز به تامین بودجه، ساختار و سایر منابع و امكانات می‏باشد و این مدیریت عالی است كه بر اساس اهداف و استراتژی‏های خود و میزان اولویتی كه برای هركدام قایل است، منابع سازمان را تخصیص می‏دهد. براساس تحقیقات انجام گرفته درخصوص علل ناكامی در اجرای طرح‏ها و برنامه‏های سازمانی، نتایج حاصل نشان می‏دهد یكی از عوامل اصلی آنها عدم تعهد و حمایت عملی مدیران ارشد بوده است.

مدیریت عالی سازمان می‏تواند از طرق مختلفی ازجمله: مشاركت فعال در مراحل مختلف فرآیند اجرای مدیریت دانش؛ تاثیر دادن میزان عملكرد دانشی افراد در سیستم‏های ارزیابی عملكرد، ارتقا، پاداش‏دهی، تشویق و تنبیه؛ حسابرسی عملكرد دانشی واحدهای سازمان در پایان هر دوره مالی و سایر راهكارهایی كه متناسب با موقعیت و شرایط خاص هر سازمان باشد، تعهد و حمایت عملی خود را از مدیریت دانش نشان دهد.

● شناخت و درك مفاهیم مدیریت دانش در سطح سازمان

مدیریت صحیح و اثربخش بر هر سیستم و دستیابی به اهداف و نتایج موردنظر در گرو شناخت دقیق و درك عمیق از نحوه عملكرد سیستم و توان كنترل و هدایت آن می‏باشد. با مطالعه یك كتاب، مقاله و صرفا شركت در یك سمینار و یا همایش جوابگوی آگاهی لازم و كافی از مدیریت دانش نمی‏باشد. در مرحله نخست ضروری است مدیریت ارشد سازمان نسبت به ابعاد مختلف فرآیند اجرایی مدیریت دانش، اصول و قواعد رهبری فرهیختگان و اهمیت آن در ایجاد توانمندی رقابتی سازمانی، آگاهی كاملی به دست آورد و سپس این آگاهی را در لایه‏های مختلف سازمان انتقال دهد. چنین اقدامی موجب می‏گردد كه اجزای مختلف مجموعه به صورت اصولی و منطقی با موضوع برخورد نموده و همكاری و مشاركت موثری را در فرایند موردنظر به عمل آورند.

● فراهم نمودن بستر فرهنگی مناسب

اجرای یك نظام مدیریت دانش در سازمان، یك حركت جمعی و سازمانی است كه همه افراد در رده‏های مختلف بایستی درگیر آن شوند. آنچه كه همه كاركنان سازمان را به صورت خودجوش و یكپارچه به سمت اهداف خاصی هدایت می‏نماید فرهنگ سازمانی است. فرهنگ سازمان باید پشتیبان حركت دانشی كاركنان باشد.

در چنین فرهنگی، یادگیری، یاددهی و آموزش، خلاقیت و نوآوری، به اشتراك گذاشتن دانش، انتقال تجربیات و مهارتها به سایر كاركنان، افزایش توانمندی، الگوبرداری از دانش و تجربیات دیگران، جریان آزاد اطلاعات، ابراز ایده‏ها و عقاید، فضای مساعد برای بحث و گفتگوی كاركنان، میزان بالای مشاركت و مطالعه و تحقیق ارزش است. در سازمانی كه فرهنگ جاری در آن حاكی مدیریت دانش است، مدیریت عالی در هدف‏گذاری‏ها، خط‌مشی‏ها و حتی در رفتار و عملكرد خود همواره به دانش توجه ویژه‏ای دارد. فرهنگ سازمانی كه حامی مدیریت دانش است، به صورتی در نگرش، رفتار و عملكرد كاركنان خود تاثیر می‏گذارد كه آنها معتقد می‏شوند فقط متناسب با میزان كاركرد مثبت خود در فرآیند مدیریت دانش می‏توانند ارتقا یابند و از سایر مزایای نقدی و امكانات رفاهی سازمان منتفع گردند.

بنابراین با فراهم آوردن بستر فرهنگی لازم، بنیانهای یك سیستم دانشی كه شامل ایجاد آرمان مشترك برای یادگیری مستمر، تشویق و ترغیب افراد در همه سطوح برای یادگیری منظم از كارشان، توجه به قابلیت‏های كاركنان، حركت در جهت تغییر الگوهای ذهنی كاركنان، داشتن یادگیری تیمی و تعاملی و ایجاد تفكر سیستمی می‏باشد، مهیا می‏گردد.

● ایجاد ساختار سازمانی مطلوب

در بعضی از سازمانها، مدیریت وقت با توجه به علاقه و تعهدی كه نسبت به پیشرفت و توسعه سازمان دارد سیستم جدید و كارآمدی را طراحی و به مورد اجرا می‏گذارد ولی پس از مدتی علیرغم اثربخشی بسیار خوب آن به دلیل تغییر مدیریت، عملكرد سیستم مذكور به خاطر عدم ایجاد ساختار سازمانی لازم متوقف می‏گردد. بنابراین جهت اجرای مدیریت دانش در سازمانها همانند سایر وظایف و فعالیت‏ها، نیاز به یك ساختار و تشكیلات سازمانی مناسب می‏باشد. نوع ساختار سازمانی مدیریت دانش به ابعاد سازمان، میزان سرمایه‏گذاری‏ها، تعداد كاركنان، حجم و تنوع تولیدات و یا خدمات، سطح تكنولوژی و همچنین موقعیت و شرایط خاص هر سازمان بستگی دارد. در این راستا ضروری است كه تشكیلات مذكور از دو بعد مورد توجه جدی قرار گیرد.

مرتضی عطائی

---