نگاه به دوردست ها

مدیران آینده نگر و برنامه ریزی منابع انسانی

● مقدمه ‏

امروزه در بین منابع سازمانی، "منابع انسانی" با ارزش‌ترین عامل تولید و مهمترین سرمایه هر سازمان محسوب می شود. به عبارت دیگر منابع انسانی هر سازمان منبع اصلی زاینده مزیت رقابتی و ایجاد کننده قابلیت‌های اساسی هر سازمان است، پس یکی از عمده‌ترین برنامه‌ریزی‌های سازمانی، برنامه‌ریزی منابع انسانی است. بررسی فراز و فرودهای توسعه منابع انسانی نشان می‌دهد که امروزه نقش و اهمیت نیروی انسانی در رشد و توسعه سازمان ها بیش از پیش نمایان گشته است. از این رو در عصر جدید به "انسان" در مدیریت به عنوان "سرمایه‌ای بی‌پایان" و با ارزش می‌نگرند. به عبارت دیگر متفکران علم مدیریت بر این اعتقادند که کارکنان را باید مبنا و ریشه اصلی بهبود کیفیت و بهره‌وری دانست و آنها را مبنای اصلی فرایند افزایش کارایی و نوعی سرمایه به حساب آورد. روند تغییرات و دگر‌گونی‌های تکنولوژیک، اجتماعی و اقتصادی در محیط داخلی و خارجی سازمان‌ها موجب نگرش جدید علم مدیریت به مقوله برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی شده است. اگر سازمان‌ها می‌خواهند در محیط پرتلاطم امروزی از حیات مستمر برخوردار باشند باید همسو با تغییرات محیطی نگرش جامع و راهبردی داشته باشند و الزامات گوناگونی را مد نظر قرار دهند. و از آنجا که منابع انسانی کارآمد (کارکنان دانشی) اساسی‌ترین منبع رقابتی سازمان‌ها هستند لزوم برنامه‌ریزی راهبردی در زمینه سرمایه‌های انسانی سازمانی از اهمیت بیشتری برخوردار است. امری که متأسفانه نادیده گرفتن آن در بسیاری از سازمان‌ها سبب شده است آنها همواره از کمبود نیروهای مؤثر و کارآمد رنج ببرند.

● برنامه ریزی نیروی انسانی و مراحل آن ‏

برنامه ریزی نیروی انسانی را فرایند پدید آوردن و تعیین هدف‌ها، سیاست‌ها و برنامه‌هایی گویند که به پرورش، کاربرد و توزیع نیروی انسانی می‌پردازد تا مقاصد اقتصادی، خدماتی و ... تأمین ‌شود. برنامه ریزی منابع انسانی در واقع فرایندی است برای ارزیابی تقاضا، اندازه، ماهیت و عرضه منابع انسانی برای نیل به تقاضای مورد نیاز. از این رو، نخستین مرحله هر برنامه مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی، برنامه ریزی نیروی انسانی است. برنامه ریزی منابع انسانی به طور مستقیم با برنامه ریزی استراتژیک پیوند می‌یابد و مهمترین عامل و ابزاری که اهداف و خط‌مشی‌های سازمانی را به اهداف و برنامه‌های منابع انسانی ارتباط می‌دهد، برنامه‌ریزی استراتژیک منابع انسانی است. از این رو، بین برنامه‌ریزی منابع انسانی و برنامه‌ریزی استراتژیک ارتباط تنگاتنگی وجود دارد. برنامه ریزی منابع انسانی را در چهار مرحله می‌توان به اجرا درآورد:

۱) در مرحله اول گردآوری، تحلیل و

پیش بینی داده‌ها به منظور پیش‌بینی عرضه منابع انسانی صورت می‌گیرد. این مرحله بر پا داشتن یک نظام اطلاعاتی منابع انسانی است که به دنبال آن با افزودن بر نظام اطلاعاتی منابع انسانی تقاضای منابع انسانی نیز مورد پیش بینی قرار می‌گیرد.

۲) در این مرحله هدف‌ها و سیاست‌های کلی منابع انسانی تعیین می‌گردند و به دنبال آن حمایت مدیران بلند پایه در مورد آنها (هدف‌ها) جلب می‌شود.

۳) این مرحله شامل طراحی و به انجام رساندن طرح‌ها و برنامه‌های عملی در زمینه‌هایی مانند کارمند یابی، آموزش و ترفیع است که سازمان را قادر خواهد ساخت به هدف‌های منابع انسانی خود دست یابد.

۴) نظارت بر طرح‌ها و برنامه‌های امور کارکنان و ارزیابی آنها به منظور آسان کردن پیشرفت بسوی هدف‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی در این مرحله صورت می‌پذیرد.

● برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی

دوچینر و رابینز معتقدند برنامه ریزی منابع انسانی فرایندی است که به وسیله آن سازمان معین می‌کند که برای نیل به اهداف خود به چه تعداد کارمند، با چه تخصص و مهارت‌هایی، برای چه مشاغلی و در چه زمانی نیاز دارد. در واقع آنچه در برنامه ریزی منابع انسانی در اولویت قرار دارد تجزیه و بررسی تعادل عرضه و تقاضا با یک روش ساختار یافته است، این امر با یک تصویر روشن و با حرکت سریع با توجه به آینده آغاز می‌گردد و مقصود آن است که زمینه‌های علمی را به عنوان یک نتیجه، تجزیه و تحلیل و تعیین کرد. در فرایند برنامه ریزی منابع انسانی ما به شناخت اعضا و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام وظایف روزمره و تغییراتی که ممکن است ظرفیت کار را در آینده و حجم فعالیت‌های تعهد شده را تغییر دهد نیازمندیم. این امر درک خوبی از استراتژی و برنامه‌های تجاری جزئی‌تر را در بر می‌گیرد. در برنامه‌ریزی منابع انسانی مشخص می‌شود سازمان‌ها نیاز به شناخت دقیق از اعضا و ویژگی‌ها و روابط بین آنان با سازمان دارد.

برنامه‌ریزی منابع انسانی با مفاهیم محیط و عملیات سازمان در ارتباط بوده و شامل عوامل داخلی و خارجی می‌شود. از مهمترین عوامل خارجی (محیطی) می‌توان فشارهای اقتصادی، تغییرات تکنولوژی، قوانین و مقررات، وضعیت سیاسی، بازار نیروی کار و آموزش را ذکر کرد. و مهمترین عوامل داخلی شامل هدف و مقاصد سازمان، فرهنگ، ساختار، منابع انسانی و ذینفعان می‌گردد. با عنایت به مطالب فوق‌الذکر می‌توان گفت: در برنامه‌ریزی منابع انسانی به دنبال پاسخگویی به دو سئوال زیر هستیم:

۱) چه افرادی مورد نیازند؟

۲) چگونه باید این نیاز تأمین شود؟

● ویژگی‌های برنامه ریزی منابع انسانی

برنامه ریزی منابع انسانی دارای ویژگی‌هایی به شرح زیر است:

۱) آگاهی: ایجاد مفروضات روشن و آماده در زمینه منابع انسانی

۲) تحلیلی: متکی بر یک سری قضاوت‌ها و واقعیت‌ها

۳) هدف گرا: ابزاری برای تصمیم‌گیری سازمانی، در جهت نیل به اهداف سازمانی

۴) چشم انداز به آینده: پیش بینی و آینده نگری در مورد منابع انسانی

۵) اجتماعی یا جمع‌گرایی: توجه به گروهها و نه افراد

۶) کمی: توجه به افراد و اعضای سازمان

علل عدم برنامه ریزی نیروی انسانی

در عصر جدید به مقوله برنامه‌ریزی نیروی انسانی در سازمان‌ها توجه ویژه‌ای شده است. از این رو در میان سازمان‌های نوین کمتر سازمانی را می‌بینیم که از این موضوع غفلت نموده باشد. با این تفاسیر عدم برنامه ریزی نیروی انسانی به دلایل مختلفی در سازمان ها ممکن است به وقوع بپیوندد که عمده‌ترین آنها عبارتند از: ‏

۱) نبود متخصصان برنامه ریزی نیروی انسانی

۲) نبود دید استراتژیک در سازمان

۳) توجه کمتر به نیروی انسانی تا منابع مالی

● موانع اجرای برنامه ریزی منابع انسانی

بررسی‌ها در سازمان‌های مختلف نشان داده است که در مسیر اجرای برنامه‌ریزی منابع انسانی موانع و مشکلات زیادی بروز می‌کند که عدم توجه به آن می‌تواند در توفیق اجرای برنامه‌ریزی منابع انسانی تأثیر نامطلوبی داشته باشد. عمده این موانع به شرح زیر است که شناخت و آگاهی مناسب آنها و تلاش و کوشش در جهت رفع و یا به حداقل رساندنشان می‌تواند زمینه کامیابی اجرای برنامه‌ریزی منابع انسانی را فراهم آورد.

۱) بدبینی نسبت به برنامه ریزی و مقاومت واحدهای عملیاتی

۲) عدم ارتباط بین فعالیت‌های مختلف در فرایند برنامه ریزی

۳) تضاد و تعارض در منابع انسانی

۴) استفاده از فنون نامناسب برنامه ریزی

۵) پیش بینی آینده منابع انسانی براساس خط روند گذشته بدون توجه به نیازها و الزامات آینده

۶) عدم توجه به جنبه‌های کیفی (توسعه مهارت‌های خاص و عملکرد بالقوه افراد)

۷) نگرش به برنامه ریزی منابع انسانی

● به عنوان یک موضوع اجرایی کوتاه مدت

▪ مزایای برنامه ریزی نیروی انسانی

مزایای برنامه‌ریزی به طور عام و برنامه‌ریزی نیروی انسانی به طور خاص مقوله‌ای آشکار در فرآیند مدیریت است. به تبع آن با توجه به اهمیت منابع انسانی در بین منابع سازمانی، برنامه ریزی نیروی انسانی در سازمان‌ها از اهمیت روزافزونی برخوردار گردیده ا ست. امری که حصول آن منافع بلند مدتی را برای سازمان‌ها به همراه خواهد داشت. عمده‌ترین مزایای برنامه ریزی نیروی انسانی بدین شرح است:‌

۱) استفاده بهینه و مطلوب از نیروی انسانی موجود در سازمان

۲) تأمین نیروهای انسانی بالنده برای سازمان

۳) هماهنگی منابع انسانی در جهت تحقق اهداف بلند مدت سازمان

۴) تأمین منابع انسانی با حداقل هزینه

۵) فراهم نمودن هزینه لازم برای تحقق سایر اهداف مدیریت منابع انسانی

● سخن پایانی

برنامه ریزی منابع انسانی جز برنامه ریزی استراتژیک است. سنگ زیربنای منابع انسانی شناخت مفروضاتی است که تصمیمات در آن اتخاذ می‌شود و در صورت پیش‌بینی و قضاوت مناسب، اهداف مورد انتظار تحقق می‌یابد. شناخت و آگاهی لازم از وضعیت موجود داخلی و خارجی مؤسسه به منظور مواجهه با آینده از مهمترین الزامات برنامه ریزی منابع انسانی است امری که غفلت از آن در برخی از سازمان‌ها موجب می‌شود سازمان در مقطعی از حیات خود با کمبود نیروهای کارآمد و مجرب روبه رو شود. منابع انسانی با ارزش‌ترین عامل تولید و منبع اصلی زاینده مزیت رقابتی و ایجاد کننده قابلیت‌های کلیدی هر سازمان هستند از این رو بررسی الگوها و مدل‌های مختلف برنامه ریزی منابع انسانی و استفاده بهینه از آنها در مؤسسات و سازمان‌ها جهت برنامه ریزی و بهسازی منابع انسانی امری بایسته و ضروری است، که غفلت از آن می‌تواند لطمات جبران ناپذیری برای سازمان به همراه داشته باشد.