اتوماسیون در مركز آمار

اگر بحث ما درباره اتوماسیون این است كه همراه با پیشرفت های روز و با سیاست های كلان دولت گام برداریم, باید به تازه ترین فناوری در زمینه نرم افزار و سخت افزار مسلح شویم, كه خوشبختانه در كشور از دیدگاه سخت افزاری با مشكلی روبرو نیستیم در كشور ما میلیون ها دستگاه كامپیوتر در سازمان ها ودستگاه ها وجود دارد, اما بدبختانه از آن استفاده بهینه ای نمی شود برای نمونه در بانك ها هر كاربر و تحویلدار یك دستگاه كامپیوتر دارد, اما آیا از آن استفاده می كنند نه به هیچ وجه تنها مشكل ماشین حساب خود را با آن حل می كنند

مركز آمار ایران وظیفه دارد كه آمارها و آنالیزهای اطلاعات مورد نیاز وزارت‌خانه‌ها، سازمان‌ها و مجلس را - برای طراحی و راهبری درست كارها - فراهم آورد. روشن است كه در چنین سازمانی، نیاز به اتوماسیون كارها فراوان است. در این نوشتار، مسوولان این مركز از سازمان و كارهای آن می‌گویند.

● اتوماسیون در مركز آمار

اگر بحث‌ما درباره اتوماسیون این است كه همراه با پیشرفت‌های روز و با سیاست‌های كلان دولت گام برداریم، باید به تازه‌ترین فناوری در زمینه نرم‌افزار و سخت‌افزار مسلح شویم، كه خوشبختانه در كشور از دیدگاه سخت‌افزاری با مشكلی روبرو نیستیم. در كشور ما میلیون‌ها دستگاه كامپیوتر در سازمان‌ها ودستگاه‌ها وجود دارد، اما بدبختانه از آن استفاده بهینه‌ای نمی‌شود. برای نمونه در بانك‌ها هر كاربر و تحویلدار یك دستگاه كامپیوتر دارد، اما آیا از آن استفاده می‌كنند؟ نه به هیچ وجه! تنها مشكل ماشین‌حساب خود را با آن حل می‌كنند. ماشین‌حسابی كه شماره حساب‌ها را در حافظه داشته باشد.در حالی كه ساعت‌ها و مدت‌ها برای جابه‌جایی مقادیری پول از یك بانك به بانك دیگر باید وقت صرف شود و این نشان‌دهنده نقص است. دولت در زمینه سخت‌افزاری اعتبارات بسیار صرف كرده، به‌طوری كه در سال‌های گذشته، دولت و دستگاه‌های اداری، نزدیك ۵۰۰ میلیارد ریال هزینه سخت‌افزار كرده‌اند. اما به‌دلیل وجود سیكل معیوبی كه در ادارات و وزارتخانه‌ها هست و برای خرید یك كالا - از زمانی كه اعلام نیاز می‌شود تا زمانی كه آن كالا تحویل دستگاه می‌شود - مدت زمان زیادی صرف می‌شود و با توجه به روند رو به رشد فناوری، كالای خریداری شده به كار نرفته، در انبارها می‌ماند.

برای نمونه، بیشتر دستگاه‌ها با كامپیوترهای P۳ كار می‌كنند، كه با سیستم‌های اتوماسیون اداری موجود همخوانی ندارد . به این دلیل است كه در دستگاه‌های اداری نه تنها مشكلی در زمینه سخت‌افزاری نداریم، بلكه حتی از كشورهای پیشرفته نیز فراتر رفته‌ایم. اما خریدها بهینه نیست. مشكل اصلی ما در زمینه سیستم‌های نرم‌افزاری است. ما از چند ماه پیش در مركز آمار احساس كردیم كه باید در زمینه‌های نرم‌افزاری گام‌های بنیادین برداشته شود، اما با توجه به سیاست دولت در زمینه طرح تكریم ارباب رجوع، در دستگاه‌های دولتی چگونه می‌توانیم به این آرمان برسیم؟ طرح تكریم به این منظور شكل گرفته است كه زمانی كه ارباب‌رجوع وارد سیستم اداری می‌شود، پاسخگویی به وی، زود انجام ‌شود. برخورد خوب با او یك كار است و پاسخگویی سریع هم كار اصلی‌ است. اما در سیستم‌های اداری ما این‌گونه نیست؛ به این دلیل كه نتوانستیم از سیستم‌های نرم‌افزاری خوب استفاده كنیم. در زمینه رفاهی خیلی خوب كار می‌كنیم و هزینه‌های بسیار در زمینه سرویس‌دهی به كارمندان صرف می‌شود اما بدبختانه - با توجه به سیكل معیوبی كه در وزارتخانه‌ها و دستگاه‌ها وجود دارد - رضایت‌مندی كه باید در كارها ایجادشود، نیست. به‌همین دلیل، به این فكر افتادیم كه در زمینه نرم‌افزاری چه كارهایی می‌توانیم انجام بدهیم؟

در این راستا با همكاری دفتر خدمات ماشینی‌ مركز یك مرحله شناخت را انجام دادیم، تا ببینیم كدام‌یك از وزارتخانه‌ها و دستگاه‌ها، در زمینه سیستم‌های اتوماسیون اداری كه به‌صورت بدون كاغذ است، گام برداشته‌اند؟ دستگاه‌هایی هم به ما معرفی شد؛ از جمله وزارت امور خارجه، آموزش و پرورش، بهداشت و درمان، سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی كشور و چند شركت خصوصی. ما نیز چند گروه كاری را به‌منظور شناسایی سیستم‌های دستگاه‌ها تشكیل دادیم. در گام نخست، نیازها و انتظارات مركز از این سیستم‌ها را برشمردیم و در گام دوم، گروه‌های كاری را مشخص كردیم. همچنین گروه‌هایی را در زمینه امور اداری، امور كاركنان با توجه به قوانین صدور احكام، ماموریت‌ها، مرخصی‌ها، ترفیعات و طبقه‌بندی مشاغل مشخص كردیم و در زمینه آموزش همكاران و تشكیلات و بهبود روش‌ها نیز گروه‌هایی را تشكیل دادیم و پس از تعیین هزینه در این زمینه‌ها، گروه‌ها را به دستگاه‌ها فرستادیم. در آغاز، شناسایی درباره سیستم‌های آنها انجام گرفت. برای نمونه، یك دستگاه می‌گفت كه سیستم امور مالی‌اش پیشرفته است، بنابراین آن گروه كه در امور مالی كار می‌كرد، به آن دستگاه می‌رفت. البته دستگاه‌ها مدعی بودند كه سیستم بدون كاغذ است، اما هنگامی‌كه وارد سیستم می‌شدیم، می‌دیدیم كه آنها دراصل معنی بدون كاغذ را نمی‌دانند! یا انتظاری كه ما داریم، بالا بوده است!

پس از لآنكه این شناسایی انجام شد، احساس كردیم كه آنچه كه ما می‌خواهیم در هیچ‌یك از دستگاه‌ها و وزارتخانه‌ها نیست. سپس در گام دوم بررسی كردیم كه این انتظارات ما را كدام‌یك از شركت‌های دولتی یا خصوصی، می‌توانند برآورده كنند؟ یك فراخوان عمومی محدود دادیم و انتظارات خود را برشمردیم و گفتیم كه چه كسی می‌تواند انتظارات ما را برآورد؟ كه ۴ شركت اعلام آمادگی كردند، ما هم از آنها خواستیم كه برنامه‌هایشان را ارایه دهند و روی تك تك موارد برای ما توضیح بدهند و همه آن گروه‌ها هم در جلسات این شركت‌ها، حضور داشتند. سرانجام همین گروه‌ها به این شركتها امتیاز و نمره دادند كه آیا این‌ها می‌توانند انتظارات ما را برآورده كنند یا نه؟ برخی هم سیستم‌هایشان آماده نبود، اما می‌گفتند كه ما این‌كارها را انجام خواهیم داد و به پرسش‌های ما پاسخ می‌دادند.

در پایان دو شركت رسا و رهیافت برگزیده شد و مساله هزینه‌های مالی با آنها مطرح گردید. شركت رسا شركت خصوصی است كه بیشتر بر سیستم‌های شركت‌های خصوصی كار كرده و اگر اشتباه نكنم، كار وزارت راه و ترابری را انجام داده است. باز هم آنها را با یك دید دقیق‌تر و مشتری‌مدارانه بررسی كردیم و آنها آن ریزه‌كاری‌ها را برای همكاران ما و همكاران خدمات ماشینی توضیح دادند. ما در مركز یك كمیته با نام اتوماسیون اداری داریم كه متشكل از دو تن از معاونان مركز، چند تن از مدیران كل و كارشناسان فنی است. هر هفته این كمیته تشكیل و جوانب كار بررسی می‌گردید و دیدگاه‌ها نیز ارایه و بحث‌های كارشناسی آن انجام می‌شد. سانجام به این نتیجه رسیدیم كه با توجه به همه مسایل و توانمندی‌های این دو شركت، شركت رهیافت دارای شرایط ما هست. این شركت، سیستم‌های اتوماسیون اداری سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی كشور را طراحی و برخی از نرم‌افزارهایش را عملیاتی كرده است.

از آنجا كه ما بودجه‌ای محدود داشتیم، دیدگاه مالی هم برای ما مطرح بود؛ ضمن اینكه كسانی كه در این قضیه كار می‌كنند در گذشته در سیستم‌های دستگاه‌های اجرایی، جایگاه مدیریتی بالا داشتند و به جزییات كارهایی كه در دستگاه‌های اداری وجود دارد، اشراف داشتند و همه این مسایل كه به انعقاد قرارداد با شركت رهیافت انجامید. این شركت از اسفند ۸۱ كار اصلی خود را آغاز كرد و در یك برنامه زمان‌بندی كه به ما اعلام كرد، قرار بود تا ۳۱/۴/۱۳۸۲ همه سیستم‌های ما در زمینه اداری را آماده نصب كند. چند ماه بر آن كار و شناسایی شود و مشكلات كارشناسی و رفع شود و آنرا عملیاتی‌اش كنند؛ اما متاسفانه به‌دلیل این كه انعقاد قرارداد باید یك سیكلی را در سیستم‌های اداری ما طی كند، با مسایل مالی آن درگیر بوده‌ایم تصمیم‌گیری‌های آن با تاخیر انجام شد. ضمن اینكه هنگام برپایی آن برنامه‌ها، سیستم ما انتظار نداشت كه با آن پیچیدگی‌ها روبرو شود و آن شركت هم نتوانست - با برنامه زمان‌بندی كه خود داده بود - كار را انجام دهد.

هم‌اكنون چند سیستم را - مانند : سیستم امور كاركنان، تشكیلات، آموزش، انبار و اموال و سیستم دبیرخانه - نصب كرده‌اند كه نزدیك به ۲ ماه است سیستم امور كاركنان، تشكیلات و دبیرخانه عملیاتی شده؛ البته كاستی‌هایی هم دارد كه دارند برای رفع نواقص آن كار می‌كنند. البته در گذشته هم سیستم‌های امور كاركنان ما مكانیزه بود و نیازهای خودش را برآورده می‌كرد، اما حالت جزیره‌ای داشت. ما می‌خواهیم كه سیستم‌هایمان بدون كاغذ و فراگیر بشود؛ یعنی اطلاعات یك كارمند مركز آمار از هنگام ورود به مركز كه كارت خودش را می‌زند، در سیستم‌های امور كاركنان، حضور و غیاب، مالی، رستوران و دیگر سیستم‌ها ثبت شود و در كارتابل مدیركل و سیستم دبیرخانه هم دیده شود. برای این كار، به‌زودی سیستم دستی كارتابل مدیران حذف می‌شود و امضاها، پرداخت‌ها و كارهای اداری دیگر، همه ماشینی می‌شود. آرمان ما این است كه كاغذ را به‌طور كامل از سیستم حذف كنیم. ما دوباره جلسات كمیته اتوماسیون اداری‌مان را فعال كردیم. از مركز هم به‌شدت پیگیر كارها هستند، چون به این نتیجه رسیده‌اند كه ما. سیستم بسیار پیشرفته است. برای نمونه، هیچ دستگاهی تاكنون در زمینه نظام ارزشیابی كاركنان كار نكرده است یا هیچ شركت نیست كه ادعا كند در زمینه طبقه‌بندی مشاغل كار می‌كند، چون نمی‌توانند. تنها كسانی می‌توانند این كار را بكنند كه چندین سال در سیستم‌های اداری مسوولیت مستقیم كار داشته باشند و بدانند كه طبقه‌بندی مشاغل چه ویژگی‌هایی دارد؟ برای نمونه، در سیستم‌های اداری ما قوانین و مقرراتی هست كه همیشه دقیق رعایت نمی‌شود و بنابراین، آنجا اختیارات مدیر حاكم می‌شود. اینها هم در آن سیستم لحاظ شده است.

در هر صورت این سیستم‌ها از نظر ما سیستم‌های بسیار پیشرفته‌ای است و همان‌گونه كه پیش‌بینی می‌كردیم، انتظارات ما را برآورده می‌كند و همكاران ما هم از كار كردن با این سیستم احساس رضایت‌مندی می‌كنند.

● بستر فنی ـ مخابراتی و سخت‌افزار و نرم‌افزار موردنیاز

در بیشتر وزارتخانه‌ها و دستگاه‌های دولتی، واحدهایی با نام‌های خدمات ماشینی، آمار و اطلاعات یا MIS وجود دارد. اما در مركز آمار - از آنجا كه فعالیت‌های سیستم‌های خدمات ماشینی بسیار بالاست - یك معاونت با چند اداره كل وجود دارد كه طراحی سیستم، خدمات ماشینی، اطلاع‌رسانی، انتشارات، كتابخانه و تازه‌ترین دستورالعمل‌های تكفا در آن انجام می‌شود. از این رو - در سنجش با دستگاه‌ها و وزارتخانه‌های دیگر - مركز آمار همیشه یك گام جلوتر است. و حتی پیش از انقلاب هم، مركز آمار مكانیزه بود. مركز آمار در زمینه فنی نسبت به دستگاه‌های دیگر - حتی می‌توان گفت از سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی - گام پیشتر بوده است. ما از دیدگاه فنی هیچ مشكلی نداریم. در زمینه سخت‌افزاری هم البته زمانی كه بخواهیم سیستم اتوماسیون اداری‌مان را نصب و پیاده كنیم، به برخی از سخت‌افزارها نیاز داریم كه خوشبختانه، دفتر خدمات ماشینی - همزمان با این انعقاد این قرارداد - نیازهای سخت‌افزاری مركز را متناسب با این سیستم شناسایی و اعلام كرد و ما هم با رعایت قوانین و مقررات مالی و اداری نسبت به اقدام خریدار آن كردیم و هم‌اكنون هم پخش و وصل شده، آماده به كار است و بهسازی‌های لازم هم انجام شده و می‌توان گفت كه در مركز آمار كمتر كارشناسی هست كه رایانه نداشته باشد.

● شیوه ارتباط با ادارات مركز آمار

مركز آمار یك زیرمجموعه‌ای از سازمان مدیریت است و سازمان مدیریت هم در استان‌ها شعبه دارد و ارتباط كاری ما با واحد آمار سازمان مدیریت استان‌ها است.

---