نامه نگاری در سازمان

نامه نگاری در سازمان تکنولوژی همانطور که مزایایی را بهمراه دارد برای بشر مشکلاتی را هم ایجاد می کند که می بایست با راه حلهایی نوین به حل این مشکلات پرداخت. سالهای گذشته در محل …

نامه نگاری در سازمان تکنولوژی همانطور که مزایایی را بهمراه دارد برای بشر مشکلاتی را هم ایجاد می کند که می بایست با راه حلهایی نوین به حل این مشکلات پرداخت. سالهای گذشته در محل کار وسیله ارتباطی برای رتق و فتق امور نامه نگاری کاغذی بود و تلفنهای ثابت .مسلما داستانهای مرتبط با خودش را هم داشت . نامه ای را می نوشتی و بهر حال زمانی طول می کشید تا این نامه به مقصر برسد. برای ارسال نامه ها از کارخانه به دفتر مرکزی از پیکهای سواری استفاده می شد که یا مربوط به شرکت بود و یا از سرویسهای عمومی استفاده می گردید . البته این روش هنوز در حدی کاربرد خود را از دست نداده است . نامه را اگر قرار بود رونوشتی داده شود باید کپی می گرفتیم و این توزیع انجام می شد . در سیستم بدون کاغذ که با استفاده از نرم افزارهای داخلی یا آوت لوک انجام می گردد از مشکلات قبلی خبری نیست . بین زمان ارسال تا زمان دریافت توسط طرف مقابل چند ثانیه کافی است . اگر بخواهی رونوشت بدهی کافی است از لیست مربوطه اسامی را انتخاب کنی و در عرض چند ثانیه به دهها نفر رونوشت بدهی . نگران گم شدن نامه و تنبلی نامه رسان و ترافیک گرفتن کپی وصرفه جویی در کاغذ که ببعضا موضوع روز می شد و بیکباره دستور استفاده چند باره و پشت و رور از کاغذهای مصرفی میرسید هم نیستی! مدیری برای صرفه جویی در مصرف پاکت دستور داده بود که منشی اش نامه های ارسالی او را لوله کند و چسبی بر آن بزند و ارسال نماید . … منتهی این روش ساده و آسان ارسال که اسیر فاصله هم نیست و همزمان می توانی نامه را به همکاران اتاق مجاور و همچنین دفتر مرکزی و … ارسال کنی مشکلی دیگر را بهمراه دارد .چون فرستادن رونوشت ساده است هر کس به ذهنمان میرسد به لیست دریافت کنندگان اضافه می کنیم . در نتیجه inbox دریافت کنندگان پر می شود و اگر یکروز نباشی و یا ساعاتی را در دفتر نباشی موقع برگشتن با عددی دو رقمی یا سه رقمی در مقابل آن روبرو می شوی که اکثر آنها رونوشت نامه نگاریهای دیگران است . نمی توانی همه را پاک کنی و یا خوانده فرض کنی . شاید نکته مهمی باشد و این موضوع باعث می شود که بیماری چسبیدن به کامپیوتر برای پاسخ دادن به نامه ها شایع می شود . مدیریت حضوری و کف کارگاهی تبدیل به مدیریت آوت لوکی و ایمیلی می شود . بنظر میرسد برای این مشکل باید فکری کرد . شاید تعریف ماتریس ارتباطات و سطح ارتباطات و مجاز بودن یا نبودن ارسال ایمیل برای یک سطح و یا افراد تعریف شده راه حلی مناسب باشد ولی مهمتر از این باید فرهنگ و نگاه به موضع را عوض کرد شاید برخی موارد لازم باشد همان نگاه و دغدغه های قدیمی را در استفاده از تکنولوژیهای نو مد نظر داشت . درست است که نگران مصرف کاغذ و پاکت نیستیم ولی باید نگران وقتی که برای خواندن این نامه ها تلف می شود باشیم . خواندن نامه های نامرتبط !