اتوماسیون اداری

بی نیاز از کاغذ و پوشه و زونکن سازمان تان را مدیریت کنید دنیای امروز, دنیای ارتباطات مجازی است ارتباط, گفت وگو, کنفرانس و از پشت مونیتورها, آن سوی سیم ها و در میان شبکه های رایانه ای

ورود رایانه و تجهیزات گسترده و متنوع آن امکانات نوین و قابل توجهی را در اختیار ساکنین این کره پرهیاهو گذاشت. امروزه این تحولات در روابط اداری، نقش عمده‌ای بازی می‌کند. چنانکه دیگر روش‌های سنتی آرشیو و زونکن‌ها و پرونده‌های پرحجم و خاک گرفته جذابیت و کارائی چندانی ندارد. با این وجود و فراهم آمدن تجهیزات و امکانات مدرن اداری توسط شبکه‌های رایانه و نرم‌افزارهای خاص آن، هنوز در بسیاری از ادارات و سازمان‌ها برای یافتن یک پرونده از انبوه پرونده‌های بایگانی شده در میان غبار و کهنگی باید ساعت‌ها زمان صرف کرد. در حالی‌که سیستم‌های نوین این فرصت را به ما می‌دهد که با ذخیره‌سازی متون، پرونده‌ها، و... در حافظه رایانه‌ها و اتصال رایانه‌ها به یکدیگر با شبکه‌های رایانه‌ای، در فاصله‌ای اندک به آنچه می‌خواهیم دست یابیم. اما کسب دانش و آگاهی در این‌خصوص و گسترش چنین فرهنگی نیازمند ارتباط بیشتر با دست‌اندرکاران این مقوله است به این منظور با احمد احمدی مدیرفروش شرکت گلسان رایانه به گفت‌وگو نشستیم. متن زیر حاصل این گفت‌وگو است.

▪ آقای احمدی ابتدا تعریفی از اتوماسیون اداری و تأثیرات استفاده از آن در مجموعه ادارات و سازمان‌ها ارائه کنید:

▫ به زبان ساده، اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه‌بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون‌سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش‌های دست‌وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه‌جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از اموراداری از تأثیرات به‌کارگیری اتوماسیون است.

▪ زیرساخت‌ها و ابزارهای مورد نیاز برای به‌کارگیری و اجراء اتوماسیون در ادارات چیست؟

▫ زیرساخت‌ها و ابزارهای انسانی و ابزارها و نیازهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری. در بخش اول که شاید از سوئی مهمترین باشد ابتدائی‌ترین اصل تغییر نگرش مدیران و ایجاد فرهنگ و دانش به‌کارگیری سیستم‌های اتوماسیون و ابزارهای جدید مدیریتی و به‌روز دنیا است. در واقع مدیریت باید نخست خود به سودمند بودن این گزینه آگاهی یابد و سپس در جهت اجراء صحیح آن در سازمان تابعه قدم بردارد.

با ایجاد این نگرش می‌توان بخش دوم را نیز پایه‌ریزی و نیازهای آن را برطرف کرد.

▪ برای رسیدن به بخش دوم که همان پایه‌ریزی و شناخت نیازهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری در سازمان است چه باید کرد.

▫ پس از فرهنگ حال نوبت برنامه‌ریزی و شناخت است. تشکیل یک تیم متخصص باعث خواهد شد تا نیازهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری سازمان سنجیده شود و با تهیه گزارش وضعیت و آخرین کمبودهای لازمه شروع حرکت مشخص شود. در کنار آن کمبود دانش به‌کارگیری این سیستم در لایه‌های کاربردی و اجرائی نیروی انسانی نیز بررسی شده و در صورت نیاز برنامه‌ریزی آموزشی پرسنل نیز نهادینه شود.

▪ آیا با رفع این نیازها اجراء سیستم با موفقیت همراه خواهد بود.

▫ یقیناً رفع نیازها و مشکلات اجرائی درون سازمانی بخش عظیمی از گستره حرکتی در این زمینه خواهد بود اما باید در نظر داشت که اعمال قدرت مدیریت در جهت اجراء و به‌کارگیری صحیح و مستمر این روش از ارکان انجام اتوماسیون اداری خواهد بود.

این طبیعی است که کلیت مجموعه در ابتدای امر به‌دلیل ناشناخته بودن فواید این روش به مخالفت با اجراء آن برخیزند اما اگر عزم تحقق آن از سوی مقام ارشد سازمان وجود داشته باشد این مسئله بعد از زمانی حل و نتیجه کار روشن خواهد شد.

▪ آیا هم‌اکنون سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای موردنیاز برای اجراء سیستم‌های نوین اداری در داخل کشور قابل دسترسی است؟

▫ شرکت‌های خوب و فعالی در زمینه طراحی، تولید و پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری فعالیت دارند و نرم‌افزارهای موردنیاز آن را عرضه می‌کنند. اغلب این برنامه‌ها از راندمان اجرائی قابل قبولی برخوردارند و از این لحاظ مشکلی وجود ندارد. در مورد سخت‌افزار نیز با توجه به حضور شرکت‌های مطرح جهان و نمایندگان رسمی و غیررسمی مشکلی از لحاظ تهیه وجود ندارد شاید در این میان تنها مشکل همان نیاز همیشگی یعنی عدم توجه به خواسته اصلی سازمان است.

▪ در مورد این خواسته یا عدم توجه کافی به آن بیشتر توضیح بدهید.

▫ همان‌طور که قبلاً اشاره کردم یکی از مهمترین زیرساخت‌ها، تشکیل یک گروه ویژه برای شناسائی و اجراء است. شناسائی مهمترین بخش است. بیش از ۷۰ درصد برنامه اتوماسیون اداری ارائه شده از سوی شرکت‌های نرم‌افزاری از لحاظ شیوه و روش اجراء یکسانند، این سازمان‌ها هستند که باید در قالب تهیه و اجراء نرم‌افزار موردنظر به بخش شناسائی نیاز درون‌سازمانی خود توجه کنند و نقاط ضعف و اشکالات برنامه موجود را شناسائی و برطرف و ناهماهنگی‌های آن را با متون کاری و روش‌های اجراء خود در حال و آینده اصلاح کند. این شیوه باعث می‌شود تا در روند اجرائی کار مشکلات به حداقل رسیده و از دلسرد شدن و یا جبهه‌گیری خاص نیروی انسانی که به شکل طبیعی رخ می‌دهد جلوگیری کند.

در بخش سخت‌افزار و تجهیزات نیز برنامه کاری دقیقاً این‌گونه است البته در این قسمت لزوم ایجاد یک تفکر دقیق و صحیح اجرائی یقیناً حس می‌شود.

▪ چه چیزی در بخش سخت‌افزار وجود دارد که احتیاج به تفکر صحیح در آن احساس می‌شود.

▫ ببینید بخش سخت‌افزار بدون شک پرهزینه‌ترین قسمت اجرائی این طرح است اما آیا لزوماً احساس می‌شود که اجراء یک چنین سیستمی در یک مجموعه یا سازمان نیازمند تغییرات وسیعی در قسمت تجهیزات باشد؟ حقیقتاً این‌گونه نیست. متأسفانه این تفکر در نزد بسیاری از سازمان‌ها و بالاخص مدیران وجود دارد که اجراء این روش را در هزینه و تجهیز وسایل و امکانات به‌روز و پیشرفته می‌بینند. در واقع تا صحبت از اجرائی شدن این برنامه پیش می‌آید ابتدا تغییرات عمده در بحث سخت‌افزار به‌چشم خورده و از این طریق هزنیه گزافی از سرمایه این مملکت از میان می‌رود. در صورتی‌که همان تفکر صحیح که در ابتدا به آن اشاره شد باعث خواهد شد تا با استفاده از گروه فنی متخصص امور کامپیوتر کلیه نیازهای واقعی مجموعه و یا سازمان ارزیابی شده و در صورت نیاز با تعویض برخی قطعات سیستم‌های سخت‌افزاری موجود در برخی موارد تهیه سیستم‌های جدید کلیه نیاز تجهیزاتی برطرف شده و برنامه اتوماسیون به‌راحتی انجام شود. بدین‌گونه از هدر رفتن بودجه شرکت‌ها و سازمان‌ها تا میزان قابل توجهی جلوگیری خواهد شد.

---