استراتژی تامین منابع از خارج سازمان

تامین منابع از خارج سازمان, برون ریزی فعالیتها, درون ریزی فعالیت, استفاده از خدمات دیگران, منبع یابی خارجی همه یك مفهوم را بیان می كنند یعنی واگذاری برخی از فعالیتهای سازمان به بیرون از آن

یكی از استراتژی هایی كه شركتها و سازمانها بــرای توسعه فعالیتهای خود به كار می برند عبارت است از: استراتژی رشد عمودی كه به موجب آن شركتها فعالیتهای بعد و یا قبل از فعالیتهای خود در زنجیره عرضه را انجام می دهند.

نتیجه رشد عمودی ادغام عمودی است. ادغام عمودی نشان می دهد كه یك موسسه تاچه حد مراحل مختلف زنجیره ارزش صنعت خود، اعم از كسب مواد اولیه، تامین اجزاء و قطعات، تولید محصول نهایی و حتی فروش كالایش را خود انجام دهد (PORTER, ۲۰۰۱, P.۷۴) ولی تغییرات اجزاء در محیط رقابتی باعث تغییر دیدگاه شركتها نسبت به ادغام عمودی شده است. دلیل اولیه برای این تغییــر جهت عبــارت است از: نیـاز به انعطاف پذیری، توانایی برای مواجهه با رقابت بیشتر در عرصه جهان و عقب نماندن از تغییر فناوری. بدین منظور برای برآورده شدن چنین نیازهایــی استــراتـژی هایی مطرح شده اند من جمله استراتژی تامین منابع از خارج از سازمان است.(FATEHI, ۱۹۹۶.P.۴۰۲)

تامین منابع از خارج از سازمان (OUTSOURCING) یعنی اینكه كالاها و خدماتی كه قبلاً در داخل سازمان تهیه می شد، از دیگران خریداری شود و از خدمات آنها استفاده گردد. (FILL&VISER, P.۴۴) در این مقاله به تشریح فرایند، مزایا و معایب استراتژی تامین منابع از خارج پرداخته می شود.

در سالهای اخیر، موسساتی كه از ادغام عمودی استفاده می كنند به این نتیجه رسیده اند كه در بعضی از مراحل زنجیره ارزش صنعت، رقابت بسیار سختی وجود دارد. به همین دلیل به سمت عدم استفاده از ادغام عمودی روی آورده اند. عدم ادغام عمودی مستلزم آن است كه از بعضی مراحل و فعالیتهای خاص در سیستم زنجیره ارزش كنار برویم و جهت تامین نیازهای كالایی، خدمات و یا فعالیتهای اجرایی به خارج سازمان اتكا كنیم، تامین بعضی اجزای زنجیره ارزش از خارج سازمان كه قبلاً در داخل سازمان انجام می شد، زمانی معنی پیدا می كند كه:

یك فعالیت بتواند به صورتی بهتر ویا ارزان تر توسط متخصصان خارجی انجام شود؛ این فعالیت آن قدر برای توان سازمان جهت دستیابی به مزیت رقابتی پایدار اهمیت نداشته باشد و خلائی در شایستگی های محوری، توانمندیها، دانش و تجربه فنی آن ایجاد نكند (تامین اقلام خارج از سازمان از قبیل خدمات نگهداری، پردازش داده ها، حسابداری و دیگر فعالیتهای حمایتی اداری ازطریق شركتهای دارای تخصص در این زمینه ها، مسئله ای عادی و پیش پاافتاده است).

در مواجهه با تغییرات تكنولوژیك یا تغییرات در ذائقه خریدار باعث كاهش ریسك شركت گردد؛ باعث روان تر شدن عملیات شركت شود و نیز باعث بهبود سازمان از لحاظ انعطاف پذیری، كاهش زمان راه اندازی مجدد خط تولید، تسریع در اتخاذ تصمیـم و كــاهش هزینه های مربوط به هماهنگی باشد؛ این امكان را به سازمان دهد كه در كسب و كار محوری خود تمركز كند.

در ضمن باید اذعان كرد كه اغلب اوقات بسیاری از مـزیتهای ادغام عمودی را می توان به دست آورد و از بسیاری از معایب آن اجتناب كرد. این كار ازطریق مشاركت و همكاری بلندمدت با عرضه كنندگان مهم و استفاده از شایستگیهای عرضه كنندگان توانمند میسر خواهد بود. امروزه شركتها ترجیح می دهند به جای روابط كوتاه مدت با تعداد زیادی از عرضه كنندگان با یك و یا تعدادی عرضه كننده كه از توانمندیهای بالایی برخوردارند، در قالب شركای استراتژیك روابط بلندمدت ایجاد كنند. ایجاد روابطی تـوأم با همكاری و پیوند با عرضـه كنندگان هم جایگزین روابط گذشته می شود.

در كشور ما نیز، در شركتهای مختلف باید همواره سعی در بهره گیری و استفاده از روشهای بهینه و مطالعه شده وجود داشته باشد. تامین منابع از خارج سازمان به عنوان یكی ازاستراتژی های مهم انجام فعالیتها و وظایف محسوب می شود و به دنبال این استراتژی ها، شركتها به منظور انجام برخی از فعالیتها از منابع و امكانات برون شركتی در قالب قرارداد پیمانكاری استفاده می كنند. لذا انجام مطالعات دراین زمینه امری ضروری است.

سازمانها، برای انجام فعالیتهای سازمانی خود یك یا تركیبی از استراتژی های سه گانه زیر را می توانند به كار گیرند:

۱ - انجام فعالیتها در درون سازمان؛

۲ - انجام فعالیتهای سازمان با مشاركت سایر سازمانها؛

۳ - واگذاری بعضی از فعالیتهای سازمان به بیرون از آن.

تامین منابع از خارج سازمان، برون ریزی فعالیتها، درون ریزی فعالیت، استفاده از خدمات دیگران، منبع یابی خارجی همه یك مفهوم را بیان می كنند یعنی واگذاری برخی از فعالیتهای سازمان به بیرون از آن. در سازمانهای امروزی كه سودآوری، كاهش هزینه ها، رقابت، كیفیت، تخصص، سرعت و... از مسائل حیاتی جهت بقاء شركتها و سازمانها به شمار می روند و باتوجه به محدودیتهایی كه سازمانها از لحاظ سرمـایــه انسانی، مالی، تكنولوژی و... دارند، به كارگیری استراتژی (استراتژیهایی) كه بتواند به سازمانها درجهت رسیدن به اهداف فوق كمك كند، ضروری است. استراتژی تامین منابع از خارج سازمان یكی از استراتژی هایی است كه امروزه موردتوجه اكثر سازمانهای بزرگ دولتی و خصوصی قرار گرفته است.

پس تامین منابع از خارج سازمان استفاده استراتژیك از منابع خارجی است برای انجام فعالیتهایی كه به طور سنتی، توسط منابع و كاركنان داخلی سازمان اداره می شدند و یك استراتژی مدیریتی است كه به وسیله آن یك سازمان وظایف اساسی اما غیرهسته ای خود را برای بهتر انجام شدن به فراهم كنندگان خدمات كه كارا هستند، واگذار می كند.(IBID, P.۴۵)

مفهوم تامین منابع از خارج سازمان در سال ۱۹۸۹ كه شركت كداك فعالیت بخش فناوری اطلاعات خود را به سه شركت بیرونی واگذار كرد، به وجود آمده است.

تامین منابع از خارج سازمان، اشتهار زیادی پیدا كرده است. ۸۶ درصد شركتهای مهم در سال ۱۹۹۶ تاحد زیادی از آن استفاده كرده اند، درحالی كه این رقم در سال ۱۹۹۲ معادل ۵۸ درصد بود. شركت آرامارك از سال ۱۹۶۰ درزمینه ارائه خدمات در شركتها، كالج ها و بیمارستانها سرآمد كلیه شركتهای دیگر بوده است. شركت تله تك خدمات تلفنی مشتریان شركتهای ای تی اند تی و پردازش اتوماتیك داده های مربوط به لیست حقوق و دستمزد تعداد زیــادی از مشتــریــان خود را انجام می دهد.(HARRELL&FREIZER, ۱۹۹۹, PP.۲۷۷-۲۷۹)

تامین منابع از خارج سازمان می تواند باعث كاهش هزینه ها شود و به شركت این امكان را می دهد تا توجه بیشتری را صرف فعالیتهای كسب و كار اصلی خود كند. شركتهای بسیاری برای حفظ مزیت رقابتی خود از این روش استفاده می كنند(IBID, P.۲۸۰) سیستم های خدمات و اطلاعات مدیریت، اولین فضاهای عملیاتی بودند كه به شدت برای تامین نیازهای آن، از منابع خارج از سازمان استفاده شد.

به نظر »بریبارت« تامین منابع از خارج سازمان به مفهوم »انتقال مدیریت یا اداره یك فرایند یا فعالیت از واحدهای داخلی به یك ارائه دهنده خدمات خارج از سازمان است«. همچنین »روتری« و »رابرتسون« تامین منابع از خارج سازمان را یافتن عرضه كنندگان خدمات (پیمانكاران) جدید و روشهای جدید برای اطمینان یافتن از تحویل مواداولیه، كالاها و خدمات می دانند. اینها همه بدین معناست كه شركتها از دانش، تجربه و خلاقیت پیمانكاران استفاده می كنند درحالی كه قبلاً از چنین دانش، تجربه و خلاقیتی بهره مند نبوده اند كه تعریف ذیل این معنی را بهتر می رساند: »تامین منابع از خارج سازمان یك روش كسب مهارتهای تخصصی ضروری و موردنیاز است كه ماهیت غیراستراتژیك دارد«.

● استراتژی های تامین منابع از خارج سازمان

سه نوع استراتژی عمده تامین منابع از خارج از سازمان با مسائل مدیریتی و استراتژیك و اقتصادی مختص خود وجود دارد (THOMSETT, ۱۹۹۸, PP.۳-۴) كه عبارتند از:

۱ - واگذاری استراتژیك: این نوع استراتژی جامعترین شكل تامین منابع از خارج سازمان است كه در آن یك فعالیت به طور كامل واگذار می گردد. برای مثال در یك سازمان كشاورزی كل فعالیت كشاورزی از مرحله كاشت تا برداشت واگذار می شود.

۲ - واگذاری بخشی: در این استراتژی، فعالیتها یا پروژه های فرعی عمده واگذار می گردد. برای مثال در یك واحد كارخانه فعالیت فرعی تعمیر و نگهداری و پشتیبانی به بخش خصوصی واگذار می شود و یا در مثال فوق هریك از عملیات كاشت، داشت و بــرداشت به طور مجزا توسط پیمانكار انجام می گیرد.

۳ - واگذاری قراردادی: عمومی ترین شكل تامین منابع از خارج سازمان است كه شامل قراردادهای واگذاری قسمتهایی از یك پروژه یا فعالیت فرعی است. برای مثال یك مدیر پروژه قسمتهایی از فعالیت فرعی نرم افزاری همچون تحلیل و طراحی سیستم یا برنامه نویسی را كه قبلاً توسط نیروهای داخلی انجام می گرفته است. در قالب یك قرارداد به فرد یا شركتی واگذار می كند. در مثال سازمان كشاورزی بخشی از یك فعالیت فرعی برداشت نظیر حمل محصول از مزارع می تواند به بخش خصوصی واگذار گردد.

● دلایل تامین منابع از خارج سازمان

سازمانها به دلایل مختلفی سعی می كنند فعالیتهای داخلی سازمان را به بیرون واگذار كرده و در حد امكان، بدنه خود را كوچك كنند. ازجمله تامین منابع از خارج سازمان به شركت اجازه می دهد تا هزینه های خود را پایین آورد، هزینه متغیر را به یك هزینه ثابت تبدیل كند و باعث ایجاد ظرفیت برای سرمایه گذاری در سایر حوزه های سازمان شود و نیــز از سـرمایه گذاریهای اضافی جلوگیری كند.

شش دلیل اصلی و عمده برای واگذاری فعالیتها به بیرون از سازمان قابل ذكر است.(COMPU-MENTER, INC, ۱۹۹۹, PP.۱-۲)

۱ - منابع آزاد برای موارد پیشنهادی دیگر جهت سرمایه گذاری: بسیاری از سازمانها از منابع محدودی برخوردارند و تامین منابع از خارج سازمان به آنها این امكان را می دهد كه منابع خود را اغلب درجهت فعالیتهایی به كار اندازند كه موجب كاهش و صرفه جویی در هزینه ها گردند. اینجاست كه كاركنانی كه انرژی آنها معمـولاً در داخل سازمان متمركز شده است، می توانند به بیرون از سازمان و روی مشتری تمركز كنند.

۲ - بهبود تمركز سازمان: تامین منابع از خارج سازمان به سازمان اجازه می دهد كه روی كسب و كار اصلی خود تمركز كند. و درنتیجه سازمان می تواند منابع خود را درجهت ارضای نیازهای مشتریان قرار دهد.

۳ - امكــان دستــرسی وجـوه سرمایه را بالا می برد: رقابت شدیدی بین بسیاری از سازمانها برای به دست آوردن یا كسب وجوه سرمایه ای وجود دارد. تصمیم بر اینكه این وجوه در كجا سرمایه گذاری شوند یكی از تصمیمات بسیار مهمـی است كه مدیران ارشد سازمانها اتخاذ می كنند. تامین منابع از خارج سازمان می تواند نیاز به سرمایه گذاری وجوه سرمایه ای در فعالیتهای تجاری غیرحیاتی را كاهش می دهد. در اینجا آنها به جای به دست آوردن منابع از طریق هزینه های سرمایه ای به پیمانكار براساس هزینه عملیاتی موردنیــاز واگــذار می شوند.

۴ - كاهش هزینه های عملیاتی: شركتهایی كه تلاش می كنند همه كارها و فعالیتهایشان را خود انجام دهند ممكن است هزینه های كلان بابت »تحقیق و توسعه و بازاریابی« كاركنان متحمل شوند، همه آن شركتها و سازمانها، به مرور زمان به سمت مشتری گرایش می یابند. یك پیمانكار بیرون سازمانی كه ساختار هزینه كمتری برای سازمان ایجاد می كند با كاهش هزینه های عملیاتی آن مزیت رقابتی سازمان را افزایش می دهد.

۵ - كاهش مخاطره (ریسك): مخاطرات بسیار زیادی با سرمایه گذاریهای شركت همراه است. بازارها، رقابت و رقبا، دولت، قوانین، شرایط مالی و فناوریها و... خیلی سریع تغییر می یابند كه هماهنگ شدن با این تغییرات بخصوص با تغییراتی كه در دوره بعد به سرمایه گذاری با اهمیتـی نیاز دارند، بسیارمخاطره آمیز است. تهیه كنندگان یا ارائه دهندگان یا تامین كنندگان منابع از خارج سازمان ازطرف تعدادی از مشتریان و نه فقط یكی از آنها سرمایه گذاری می كنند، سرمایه گذاری مشترك ریسك سرمایه گذاری را تسهیم می كند و كاهش زیادی در ریسك به وسیله یك شركت كه به تنهایی فعالیتهای خود را انجام می دهد صورت می گیرد.

۶ - موقعی كه منابع داخلی دردسترس نباشد: شركتها معمولاً به این دلیل فعالیتها را واگذار می كنند كه به منابع موردنیاز داخلی دسترسی ندارند. تامین منابع از خارج سازمان گزینه مهمی برای ایجاد جذب ظرفیت موردنیاز از محیط است. سازمانهای جدید كه به سمت منطقه جغرافیایی جدید یا فناوری جدید توسعه می یابند باید مزایای تامین منابع از خارج سازمان را قبل از شروع موردبررسی قرار دهند.

علی كنعانی

اكبر حسن پور

---