آنالیز ذینفعان کسب حمایت برای پروژه هایتان

مدیریت ذینفعان برای موفقیت هر پروژه ای در هر سازمانی که من با آنها کار کرده ام, امری حیاتی است با بکارگیری افراد مناسب در مسیر مناسب در پروژه, به موفقیتی متفاوت در حیطه کاری خود دست خواهید یافت

مدیریت ذینفعان برای موفقیت هر پروژه‏ای در هر سازمانی که من با آنها کار کرده‏ام، امری حیاتی است. با بکارگیری افراد مناسب در مسیر مناسب در پروژه، به موفقیتی متفاوت در حیطه کاری خود دست خواهید یافت.

همانطور که شما در شغل‏تان موفقیت بیشتری کسب می‏کنید، اقدامات شما و همچنین پروژه‏هایی که شما اجرا می‏کنید بر افراد بیشتری تاثیر خواهند گذاشت و همانطور که بر افراد بیشتری تاثیر می‏گذارید به احتمال زیاد، اقدامات شما بر افرادی که دارای قدرت و نفوذ بیشتری در پروژه‏ها هستند نیز تاثیرگذار خواهد بود. این افراد می‏توانند هم حامیانی قوی برای فعالیت‏های شما باشند و هم قادرند باعث مسدود شدن آنها شوند.

▪ برچسب‌ها: مدیریت ذینفعان

● کسب حمایت برای پروژه‏هایتان

۱) معرفی آنالیز ذینفعان

مدیریت ذینفعان برای موفقیت هر پروژه‏ای در هر سازمانی که من با آنها کار کرده‏ام، امری حیاتی است. با بکارگیری افراد مناسب در مسیر مناسب در پروژه، به موفقیتی متفاوت در حیطه کاری خود دست خواهید یافت.

همانطور که شما در شغل‏تان موفقیت بیشتری کسب می‏کنید، اقدامات شما و همچنین پروژه‏هایی که شما اجرا می‏کنید بر افراد بیشتری تاثیر خواهند گذاشت و همانطور که بر افراد بیشتری تاثیر می‏گذارید به احتمال زیاد، اقدامات شما بر افرادی که دارای قدرت و نفوذ بیشتری در پروژه‏ها هستند نیز تاثیرگذار خواهد بود. این افراد می‏توانند هم حامیانی قوی برای فعالیت‏های شما باشند و هم قادرند باعث مسدود شدن آنها شوند.

مدیریت ذینفعان یکی از مهمترین مواردی است که که افراد موفق برای جلب حمایت دیگران، از آن استفاده می‏کنند. این افراد به کمک مدیریت ذینفعان می‏توانند از موفقیت پروژه‏های خود و شکست پروژه‏های دیگران، اطمینان حاصل کنند.

تجزیه و تحلیل ذینفعان، تکنیکی است برای شناسایی افراد کلیدی که باید برآنها فایق آیید. سپس از برنامه‏ریزی ذینفعان برای فراهم جلب حمایت‏هایی که برای دستیابی به موفقیت به شما کمک می‏کنند استفاده می‏کنید.

مزایای استفاده از رویکرد ذینفع- مبنا عبارتند از :

▪ شما می‏توانید از نظرات ذینفعان قدرتمند برای شکل دادن به پروژه خود در مراحل اولیه استفاه کنید. اینکار نه تنها باعث افزایش احتمال حمایت آنها از شما می‏شود بلکه نظرات آنها می‏تواند موجب بهبود کیفیت پروژه شما شود.

▪ برخورداری از حمایت ذینفعان قدرتمند می‏تواند به شما برای دستیابی به منابع بیشتر کمک کند و این موضوع می‏تواند باعث افزایش احتمال موفقیت پروژه‏های شما شود.

▪ با ارتباطات به موقع و متناوب با ذینفعان، به این اطمینان می‏رسید که آنها درک کاملی از آنچه شما در حال انجام آن هستید و منافعی که پروژه شما به دنبال دارد به دست آورده‏اند و این به این معنی است که آنها قادر خواهند بود از شما به طور فعالانه در زمان مورد نیاز حمایت نمایند.

▪ شما می‏توانید اقدامات دیگران در عکس العمل به پروژه خود را پیش‏بینی کرده و در برنامه خود اقداماتی بگنجانید که پشتیبانی ایشان را به دنبال داشته باشد.

۲) روش استفاده از این ابزار

اولین گام در آنالیز ذینفعان، شناسایی ذینفعان است. گام بعدی شناخت و تعیین قدرت، نفوذ، تاثیر و منافع آنهاست به طوری که برای شما مشخص شود که باید روی کدام یک تمرکز داشته باشید. گام نهایی، توسعه یک درک مطلوب از مهمترین ذینفعان است، به این منظور که برای شما مشخص شود که پاسخ آنها چه خواهد بود و همچنین چگونه می‏توانید حمایت آنها را کسب کنید. شما می‏توانید این تجزیه و تحلیل را در یک نقشه ذینفع ثبت نمایید.

پس از استفاده از این ابزار و ایجاد یک نقشه ذینفع، قادر خواهید بود از ابزارهای برنامه‏ریزی ذینفعان برای برنامه‏ریزی شیوه ارتباط با هر ذینفعی استفاده نمایید. مراحل تحزیه و تحلیل ذینفعان در ادامه توضیح داده شده اند.

۲.۱) مرحله اول، شناسایی ذینفعان

نخستین مرحله در آنالیز ذینفعان، طوفان مغزی برای شناخت ذینفعان است. به عنوان بخشی از این مرحله، در مورد همه کسانی که تحت تاثیر کار شما قرار می‏گیرند فکر کنید، کسانی که نفوذ یا قدرت بیشتری دارند یا کسانی که منافعی در قبال نتیجه موفق یا ناموفق کار دارند. تعدادی از افرادی که در شغل یا پروژه شما ذینفع خواهند بود به شرح زیر می‏باشند:

▪ رئیس شما

▪ مدیران ارشد سازمان

▪ همکارانتان

▪ تیم شما

▪ مشتریان

▪ مشتریان آینده

▪ سهام داران

▪ شرکای ائتلاف

▪ تامین کنندگان

▪ وام دهندگان

▪ آنالیست‏ها

▪ استخدامی‏های آینده

▪ حکومت

▪ انجمن‏های تجاری

▪ مطبوعات و رسانه‏ها

▪ گروه‏های ذینفع

▪ عموم مردم

▪ جامعه

▪ خانواده

به خاطر داشته باشید که گرچه ذینعفان می‏توانند هم سازمان‏ها باشند و هم اشخاص ولی نهایتا شما با اشخاص در ارتباط هستید. مطمئن شوید که افراد ذینفع داخل سازمان‏های ذینفع را به خوبی شناخته اید.

۲.۲) مرحله دوم، اولویت بندی ذینفعان

ممکن است هم اکنون یک لیست طولانی از افراد و سازمان هایی که تحت تاثیر کار شما واقع می‏شوند داشته باشید. تعدادی از اینها ممکن است هم برای مسدود کردن و هم برای پیشرفت دادن به کار قدرت داشته باشند. تعدادی ممکن است در آنچه شما انجام می‏دهید ذینفع باشند و تعدادی هم ممکن است اهمیتی به آن ندهند.

نام ذینفعان را روی یک نمودار درجه بندی شده "قدرت/منافع" مانند آنچه در شکل یک نمایش داده شده است را نوشته و آنها را با توجه به قدرت تاثیرشان بر کارتان و علاقه نسبت به آن طبقه بندی نمایید.

به عنوان مثال، احتمالا ریئس شما بیشترین قدرت، نفوذ و بالاترین منافع را در پروژه‏های شما دارا است. خانواده‏تان نیز ممکن است منافع زیادی داشته باشند اما بعید است که قدرتی بر آن داشته باشند.

موقعیت هر کس روی شبکه نشان می‏دهد که چه اقدامی را شما باید در قبال آنها در پیش گیرد:

▪ افراد قدرتمند با منافع زیاد: اینها کسانی هستند که شما باید به طور کامل به آنها پرداخته و بیشترین تلاش را برای رضایت آنها به کار گیرید.

▪ افراد قدرتمند با منافع کم: کار(توجه) کافی برای این اشخاص جهت راضی نگهداشتن آنها در نظر بگیرید ولی نه آنقدر که موجب کسالت و خستگی آنها شود.

▪ افراد ضعیف با منافع زیاد: این اشخاص را به حد کافی مطلع نگه دارید و با آنها صحبت کنید تا مطمئن شوند که مسایل و مشکلات مهمی در کار بوجود نیامده است. این افراد می‏توانند اغلب برای جزییات پروژه شما بسیار مفید باشند.

▪ افراد ضعیف با منافع کم: این افراد را آگاه نگه دارید اما با ارتباطات بیش از حد، خسته نکنید.

۲.۳) مرحله سوم، شناخت ذینفعان کلیدی

هم اکنون شما نیازمند این هستید که شناخت بیشتری در مورد ذینفعان کلیدی خود داشته باشید. لازم است بدانید که آنها چه احساسی در مورد پروژه شما داشته و چه واکنشی از خود در مقابل آن نشان می‏دهند. همچنین لازم است بدانید که بهترین حالت درگیرکردن آنها در پروژه چیست و بهترین روش ارتباطی با آنها کدام است. سوالات کلیدی که می‏تواند به شما در شناخت ذینفعان کلیدی کمک کند عبارتند از:

▪ در نتیجه کار شما چه منافع مالی یا علایقی برای آنها وجود دارد؟ و این نتیجه در منافع آنها تاثیر مثبت دارد یا منفی؟

▪ چه چیزی به آنها بیشتر از همه انگیزه می‏دهد؟

▪ چه اطلاعاتی از شما می‏خواهند؟

▪ از چه طریقی آنها می‏خواهند اطلاعات را از شما دریافت نمایند؟ بهترین راه انتقال پیام شما به آنها چیست؟

▪ نظر فعلی آنها در مورد کار شما چیست؟ و آیا این نظر براساس اطلاعات صحیح است؟

▪ معمولا چه کسانی نظراتشان موثر و با نفوذ است و چه کسانی از شما تاثیر می‏پذیرند؟ آیا برخی از این افراد بانفوذ به نظر خودشان، ذنیفعان مهمی هستند؟

• اگر آنها احتمالا تاثیر مثبت ندارند، چه چیزی باعث می‏شود که آنها به پشتیبانی پروژه متمایل شوند؟

• اگر فکر می‏کنید که قادر نخواهید بود موافقت آنها را جلب کنید چگونه این مخالفت را مدیریت خواهید کرد؟

• چه اشخاص دیگری ممکن است تحت تاثیر نظرات آنها واقع شوند؟ آیا اینها در نظر خودشان جزء ذینفعان هستند؟

یک راه بسیار خوب برای پاسخ به این سوالات صحبت مستقیم با ذینفعانی است که غالبا دیدگاه‏هایشان را به طور کامل بیان می‏کنند، پرسیدن نظرات افراد اولین گام برای ایجاد روابط موفق با آنهاست.

شما می‏توانید درک خود را در نقشه ذینفعان خلاصه کنید به نحوی که بتوانید به آسانی متوجه شوید از کدام یک از ذینفعان انتظار می‏رود که مانع یا منتقد باشد و کدام ذینفعان احتمالا مدافع و حامی پروژه شما می‏باشند. یک روش خوب برای اینکار کدگذاری با رنگ‏ها می‏باشد: نشان‏دادن مدافعان و حامیان با رنگ سبز، مخالفان و منتقدان با رنگ قرمز و دیگران که بدون تاثیر می‏باشند با رنگ نارنجی.

شکل دو، یک مثال در این زمینه را نشان می‏دهد. در این مثال می‏توانید مشاهده کنید که تلاش زیادی برای مجاب کردن میشل و پیرز به سودآور بودن پروژه باید صرف شود و در کنار آن لازم است جانت و آماندا به عنوان حامیان قدرتمند به خوبی مدیریت گردند.

شما می‏توانید مثال مورد نظر خود را از تحلیل ذینفعان در کارتان ایجاد کنید. خواه برای شغل جاری‏تان یا برای یک شغل دلخواه یا یک پروژه جدید.

یک تحلیل ذینفع کامل را انجام دهید. از خودتان بپرسید آیا شما در حال برقراری ارتباطات موثری که باید با ذینفعان خود داشته باشید هستید. چه اقداماتی می‏توانید برای جذب بیشتر حامیان یا چیره شدن بر منتقدان خود انجام دهید؟

۳) نکات کلیدی:

به همان اندازه که کار شما و پروژه‏هایی که مدیریت می‏کنید اهمیت بیشتری پیدا کنند شما تاثیر بیشتر و بیشتری بر مردم خواهید داشت. برخی از این افراد قدرت تخریب پروژه‏ها و موقعیت شما را دارند و بعضی هم ممکن است حامیان قدرتمندی از کار شما باشند.

مدیریت ذینفعان، فرآیندی است که توسط آن شما می‏توانید ذینفعان کلیدی را شناسایی کرده و موفق به جلب حمایت آنها شوید. تحلیل ذینفعان اولین مرحله این فرآیند است که شما را قادر به شناسایی و درک اهمیت ذینفعان مهم می‏کند.

اولین گام برای این موضوع، انجام عملیات طوفان مغزی در مورد ذینفعان‏تان است. گام بعدی، اولویت بندی ذینفعان با توجه به قدرت و منافع آنها و ترسیم این موضوع روی یک نمودار قدرت/منافع است. گام نهایی، تحصیل درکی است از آنچه برای ذینفعان شما ایجاد انگیزه می‏کند و اینکه شما چگونه می‏توانید بر آنها فایق آیید.