دوشنبه, ۷ خرداد, ۱۴۰۳ / 27 May, 2024
مجله ویستا

چگونه هزینه های کسب وکارتان را تحلیل کنید


چگونه هزینه های کسب وکارتان را تحلیل کنید

در حالی که تحلیل روند هزینه ها بسیار مهم است, اما پیش از هر چیز به عنوان صاحب یک کسب و کار باید بدانید که شما بیش از همه واجد شرایط انجام این وظیفه هستید

در حالی که تحلیل روند هزینه‌ها بسیار مهم است، اما پیش از هر چیز به عنوان صاحب یک کسب و کار باید بدانید که شما بیش از همه واجد شرایط انجام این وظیفه هستید. البته اگر مدیر مالی یا حسابدار خوبی دارید، آنها نیز می‌توانند در انجام این تحلیل‌ها موثر باشند. اما به هر حال، به یاد داشته باشید این کار فراتر از مهارت‌ها و تجربیات بیشتر حسابداران است.

در هر صورت، اگر قصد داشته باشید این کار را به تنهایی انجام دهید، یا از کار تحلیلی مدیر مالی و حسابدارتان سر درآورید، برنامه‌ای گام به گام به شرح زیر وجود دارد:

● گزارش درآمدها را ارزیابی کنید

برای هر یک از اقلام ذکر شده در لیست درخواست خرید، مبلغ هزینه و درصد درآمد متناسب با آن را محاسبه کنید. ارقام به دست آمده را با رقم‌های ماه قبل، رقم ۳ ماه گذشته، میانگین ۳ ماه گذشته، میانگین سالانه (یک سال منتهی به تاریخ آن روز) و ماه مشابه در سال قبل، مقایسه کنید. سپس، «چرایی» موجود در پس این ارقام را تحلیل کنید.

● هزینه‌های واقعی را با بودجه خودتان مقایسه کنید

یکی از مهم ترین تمرین‌های مدیریت مالی، بودجه سازی و نحوه استفاده از آن است - یعنی بررسی کل هزینه‌های شما و پیش بینی آنها برای سال آینده. این کار به صورت خودکار شما را وادار می‌کند در مورد عواملی که این هزینه‌ها را به وجود می‌آورند، فکر کنید. نگران نباشید، ارزیابی‌های شما تقریبا همیشه از هدف موردنظر دورتر خواهند بود، اما اگر بدانید چرا هزینه اقلام مورد نیاز در لیست خرید وسایل بسیار بیشتر از بودجه شما است، تعیین نوع هزینه و چگونگی آن آسان‌تر خواهد بود.

● از بورد تصویری استفاده کنید

هزینه‌های واقعی خود را به مهم‌ترین رقم‌ها و روندها (سود، هزینه، درآمد، جریان نقدی و غیره) خلاصه کنید و در یک بورد تصویری شامل نمودارها و جداول که خواندن آنها آسان باشد، جمع‌آوری کنید. برای این کار برنامه‌های نرم افزاری برای کسب و کارهایی در همه اشکال و اندازه‌ها وجود دارد که می‌تواند داده‌ها را از دفاتر شما بیرون بکشد و اعداد را به صورت اتوماتیک منتقل کند. با این کار شما و تیم مدیریتی‌تان می‌توانید به طور مداوم روندها و مشکلات را به صورت هفتگی یا حتی روزانه مشاهده کنید.

● مقایسه‌ای با صنعت حوزه فعالیت‌تان انجام دهید

برای صاحبان کسب و کار سخت است که بدون صرف هزینه‌ای قابل توجه اعداد و ارقام معتبر و مرتبط با کسب‌وکارشان را به دست آورند. اما این اعداد و ارقام برای اداره یک کسب‌وکار هوشمندانه مهم هستند. به عنوان مثال یکی از صاحبان کسب و کار که ابتدا تصور می‌کرد هزینه‌های فروشش بسیار پایین است، از سرویس بازرگانی ProfitCent که توسط شرکت نرم‌افزاری Sageworks تولید شده استفاده کرد تا هزینه‌های خود را تحلیل کند. اما بعد از استفاده از این ابزار وی دریافت هزینه‌های فروش شرکت دو برابر میانگین هزینه‌های صنعتی است که در آن فعالیت می‌کند. در نتیجه، وی بخش فروش خود را سازمان دهی مجدد کرد و توانست هر سال ۱۰۰ هزار دلار صرفه جویی کند.

اگر چنین ابزارهایی ندارید، برای هر داده‌ای مثل نسبت‌های هزینه، از انجمن‌های تجاری صنعت خود استفاده کنید و از دیگر کسب و کارهای محلی که تقریبا هم اندازه کسب‌وکار شما هستند و رقیب شما نیستند، بخواهید اعداد و ارقام هزینه‌های خود را با شما به اشتراک گذارند. در این صورت به ایده‌های خوبی در مورد هزینه‌های اجاره، حقوق و دیگر هزینه‌های این چنینی دست خواهید یافت.

مترجم: مریم رضایی

منبع: Entrepreneur