مبادله الكترونیك داده ها مفاهیم وضروتها

مبادله الكترونیك داده ها یكی از قدیمی ترین و اساسی ترین ابزارهای یكپارچه سازی فعالیتهای تجاری است همچنین مبادله الكترونیك داده ها نوع ویژه ای از رابطه بین سازمانی است كه شركت بدین وسیله با عرضه كنندگان مواد اولیه ارتباط دایم برقرار می كند

مبادله الكترونیك داده ها یكی از فناوریهای اساسی برای كسب و كار الكترونیك است كه سبب انتقال استاندارد اسناد معاملاتی همچون صورتحسابها، آگهی ها، حواله ها، سفارشها و رسیدها مابین دو سازمان از طریق رایـــــانه می گردد. مبادله الكترونیك داده ها موجب كاهش هزینه های معاملات حذف چاپ و بایگانی كاغذ می گردد زیرا مكاتبات را می توان به صورت خودكار از یك سیستم اطلاعاتی به سیستمی دیگر و از طریق شبكه ارتباطات از راه دور انجــام داد. همچنین ممكن است باعث یكسری مزایای استراتژیك برای كمــك به مشتریان و توزیـع كنندگان سازمان شود.

این مقاله با هدف شناخت و بررسی مبادله الكترونیك داده ها و سپس موانع به كارگیری آن نگاشته شده است. همچنین به تعاریف جامع، مانع و متنوعی از آن می پردازد. تفاوت این فناوری با انتقال الكترونیك وجوه و پست الكترونیك و همچنین معرفی فناوریهای مرتبط با آن از دیگر بخشهای این مقاله است. مهمترین استانداردها و انواع مبادله الكترونیك داده ها در ادامه بررسی می شوند. عمده ترین مزایا و موانع اجرای آنها نیز در انتهای مقاله آمده است.

مبادله الكترونیك داده ها یكی از قدیمی ترین و اساسی ترین ابزارهای یكپارچه سازی فعالیتهای تجاری است (۱). همچنین مبادله الكترونیك داده ها نوع ویژه ای از رابطه بین سازمانی است كه شركت بدین وسیله با عرضه كنندگان مواد اولیه ارتباط دایم برقرار می كند. وجود این رابطه باعث می شود تا رایانه یك شركت با رایانه شركت دیگری ارتباط برقرار كرده و داده هایی درباره آمار خرید، فروش، سفارشات و... مبادله شود و سازمانها بتوانند بدون دخالت انسان از طریق شبكه رایانه ای مواد مورد نیاز خود را با هـــزینـــه ای اندك و سرعت بیشتر تامین كنند (۲).

در مبادله الكترونیك داده ها، اطلاعات براساس یك الگوی مشخص شده از سوی طرفین مبادله، سازماندهی می شود. به طوری كه به رایانه های دوطرف اجازه می دهد تا بدون دخالت كاربران مبادله را انجام دهند و نیازمند دخالت هیچ عامل انسانی یا ورود مجدد اطلاعات در دو سوی مسیر انتقال نیست (۳).

این نوع مبادله داده ها به طور عمده در حوزه كسب و كار و رشته بازرگانی كاربرد دارد (۴). از آنجا كه فعالیتهای تجاری مستلزم نقل و انتقال پول از یك سازمان به سازمان دیگر است، بانكها و نهادهای مالی نیز در اجـــرای مبادله الكترونیك داده ها سهیم می باشند. از سوی دیگر، بانكها دریافته اند كه با ایجاد زیر ساختار فنی لازم می توانند فناوری مبادله الكترونیك را در معاملات خود نیز به كار ببرند و به تازگی از مشتریان خود خواسته اند كه از این شیوه ارتباط در مورد حسابهایشان استفاده كنند (۵). باجاج و ناگ، ۱۳۷۶).

مروری بر موارد اجرای مبادله الكترونیك داده ها اثرات كاربرد این فناوری را بهتر نمایان می سازد. بااستفاده از مبادله الكترونیك داده ها فعالیتهای دستی خسته كننده و جابجایی كاغذهای انبوه، خودكار می شوند (۶). همچنین از مبادلات كاغذی و ورود مجدد اطلاعات كاسته شده، برنامه ریزی فعالیتها بهبود یافته و میزان موجودی انبار در سازمانهای صنعتی كاهش می یابد (۷).

بنابر گزارش یك موسسه تحقیقاتی ارزش صادرات كالا و خدمات حدود ۷ هزار میلیارد دلار در سال ۲۰۰۰ است كه از این مبلغ ۵۰۰ میلیون دلار صرف تهیه و مبادله اسناد می شود. به عبارت دیگر، حدود ۷ درصد ارزش مبادلات جهانی را هزینه تهیه و مبادله اسنـــاد تشكیل می دهد. با الكترونیك شدن این مبادلات هزینه تهیه و مبادله اسناد به شدت كاهش خواهد یافت.

برآوردهای انجام شده نشان می دهد كه استفاده از مبادله الكترونیك اطلاعات به جای روشهای سنتی مبتنی بر كاغذ باعث می شود بین ۲۱ تا ۷۰ درصد در هزینه فعالیتهای مختلف تجاری صرفه جویی شـــــود. بدین ترتیب می توان حدود ۱/۵ درصد ارزش مبادلات را صرفه جویی كرد (۸). برهمین اساس پیش بینی شده است كه درآمد سرویسهای شبكه مبادله الكترونیـك داده ها از یك میلیارد دلار در سال ۲۰۰۰ بــــه دو میلیارد دلار در سال ۲۰۰۳ برسد (۹).

● تعریف مبادله الكترونیك داده ها

تعاریــف متعددی از مبادله الكترونیك داده ها ارایه شده كه در زیر به تعدادی از آنها اشاره می شود:

جابجایی خودكار اسناد به شكل استانداردشده الكترونیك مابین سازمانهــا، مستقیماً از یك نرم افزار رایانه ای در یك سازمان به نرم افزاری دیگر در سازمانی دیگر است (۱۰).

مبادله الكترونیك داده ها انتقال اسناد و مدارك تجاری به صورت الكترونیك از یك سازمان به سازمان دیگر است. این سازمانها در اغلب موارد تفاوتهای زیادی با هم دارند، اما اكثر آنها می توانند از طریق مبادله الكترونیك داده ها اطلاعات خاص مورد نیازشان را پردازش كنند (۵).

مبادله الكترونیك داده ها نوعی انتقال ساخت یافته داده ها بین دو رایانه است كه به شكلی فرستاده و منتقل می گردند كه اجازه پردازش خودكارونه دستی را می یابند (۹).

مبادله الكترونیك داده ها، تبادل داده های تجاری در یك الگـوی استانداردشده میان رایانه هاست (۱).

▪ از این تعاریف چند نكته مشخص می شود:

۱ - مبادله الكترونیك داده ها شكل یا جزئی از تجارت الكترونیك است (۳).

۲ - به صورت خودكار انجام می گیرد. پس دخالت عامل انسانی در آن به حداقل می رسد.

۳ - دیگر اینكه ارتبـــــــاطات مستقیم بین نرم افزارها (به جای رایانه ها) اتفاق می افتد. این كار مستلزم وجود سیستم های اطلاعاتی برای پردازش و مدیریت داده های مرتبط با مبادله الكترونیك داده ها و یكپارچگی این سیستم ها با سیستم های فروش و كنترل موجودی است (۷).

۴ - از آنجا كه سازمــانهایی كه به هم مرتبط می شوند، اغلب باهم متفاوتند، برای برقراری ارتباط به یك الگوی استاندارد نیاز دارند.

● مستندات مورد انتقال

مبادله الكترونیك داده ها یك ابزار جایگزین خریدهای كاغذی است كه به وسیله وســــــــایل الكترونیك انجام می شود اما نرم افــزارهای كاربردیش گسترده تر از این است (۱۱).

انواع اسناد (مستنداتی) كه به وسیله مبادله الكترونیك داده ها جابجا می شوند شامل تعاملات كسب و كار از قبیل سفارشها، فاكتورها، دستورالعملها و وسایل تحویل و پرداخت هستند. مبادله الكترونیك داده ها همچنین ممكن است مشخصات محصول، طرحهای مهندسی و یا فهرست قیمتها را نیز شامل شود. اما اطلاعاتی كه در یك مجموعه مبادله الكترونیك وجود دارند، در بیشتر موارد اسناد چاپی متعارف هستند (۵).

● تفاوت باانتقال الكترونیك وجوه و پست الكترونیك

در اینجا ضرورت دارد كه بین مفاهیم پست الكترونیك، انتقال الكترونیك وجوه و مبادله الكترونیك داده ها تمایز قایل شویم. این سه فعالیت عمده ترین شیوه انتقال اطلاعات به صورت الكترونیك است (۱۱). اما باید در نظر داشت كه پست الكترونیك الزاماً موجب پردازش خودكار در مقصد نمی شود و تنها یك پیام متنی مانند نامه را ارسال می كند و همچنین انتقال الكترونیك پول نیز عمدتاً محدود به مكانیسم های انتقال پول در داخل سازمان یا بین موسسات مالی مختلف است (۱۲). لیكن مبادله الكترونیك داده ها مفهوم به مراتب گسترده تر و جهانـــی تری دارد كه در آن مبادله ای واقعی و ساختاربندی شده (با فیلدهای مشخص مانند تاریخ معامله، مقدار معامله، نام فرستنده و نام دریافت كننده) (۶) از یك شركت شروع می شود، شركت دوم ارزش افزوده ای به آن اضافه می كند و سومی نیز آن را پردازش می كند و به همین دلیل است كه مبادله الكترونیك داده ها به سرعت به عنوان یك شیوه مهم ارتباطات مالی در می آید. به عبارت دیگر، مبادله الكترونیك وجوه را هم شامل می شود (۵).

● فناوریهای مرتبط با مبادلـه الكترونیك داده ها

▪ انتقال الكترونیك وجوه: یكی از فناوریهای جدید در صنعت مبادله الكترونیك داده ها، انتقال وجوه به صورت الكترونیك است كه استفاده از آن برای كاربران مبادله الكترونیك داده ها می تواند مبادلات مالی آنها را بسیار تسهیل كند. كاربرد این فناوری بیشتر برای انتقال وجوه میان بانكها و شركتهاست. قدمت این فناوریها بیشتر از فناوریهای پرداخت است و ایمنی بیشتری هم دارند.

▪ مبادله الكترونیك داده های مالی: یكی دیگر از فناوریهای جدید در صنعت مبادله الكترونیك داده ها، انتقال الكترونیك داده های مالی است.

مبادله الكترونیك داده های مالی دربردارنده انتقال رایانه به رایانه دستورهای پرداخت و جزئیات و در نهایت جمع اقلام بااستفاده از استانداردهای بین المللی پیام است. این فناوریها در حال حاضر جوان تر بوده و در حال گسترش هستند و در برخی موارد هم به طور آزمایشی به كار برده می شوند. یك پرداخت تجاری نمونه ای از آنهاست (۱۳).

۱ - LAUDON, KENNETH C. AND J. PRICE LAUDON (۲۰۰۱). “MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS: A CONTEMPORARY PERSPECTIVE”. NEW YORK: MACMILLAN PUBLISHING COMPANY.

۲ - دفت، ریچارد ال. (۱۳۷۸): مبانی تئوری و طراحی سازمان، ترجمه علی پارسائیان و سید محمد اعرابی، دفتر پژوهشهای فرهنگی، چاپ اول، تهران.

۳ - NEWMAN, WILLIAM H. AND R. ANDREW MCGILL (۱۹۹۷). “THE PROCESS OF ELECTRONIC DATA INTERCHANGE”. ۳TH EDITION, PRENTICE-HALL.

۴ - ORGAN, DAWEN W. (۱۹۹۸). “WHY IS EDI?”. LEXINGTON, MA: LEXINGTON.

۵ - باجاج، ك.ك. و دبجانی ناگ (۱۳۷۶): از مبادله الكترونیكی داده ها تا تجارت الكترونیكی، ترجمه ایرج بهنام مجتهدی، انتشارات موسسه مطالعات و پژوهشهای بازرگانی، چاپ اول، تهران. ۶ - لاودن، كنت سی. و لاودن، جین پی. (۱۳۸۰): فناوری اطلاعات: مفاهیم و كاربردها، ترجمه حمید محسنی، نشر كتابدار، تهران. ۷ - BORT, R. AND G. R. BIELFELDT (۱۹۹۸). “HANDBOOK OF EDI”. BOSTON, MASSACHUSETTS: WARREN, GORHAM AND LAMONT.

۸ - صنایعی، علی (۱۳۸۱): بازاریابی و تجارت الكترونیكی، انتشارات جهاد دانشگاهی، چاپ سوم، اصفهان.

۹ - DTI (۲۰۰۰). “BUSINESS IN THE INFORMATION AGE-INFORMATIONAL BENCHMARKING STUDY ۲۰۰۰”. UK DEPARTMENT OF TRADE AND INDUSTRY. AVAILABLE AT: HTTP://WWW.UKONLINEFORBUSINESS.GOV.UK

۱۰ - CLARK, J. (۱۹۹۸). “E-COMMERCE? E-BUSINESS?” . COMPUTERWORLD JOURNAL. AVAILABLE AT: HTTP://WWW.COMPUTERWORLD.COM

۱۱ - SAWABINI, S. (۱۹۹۵). “INTRODUCTION TO EDI”. CONFERENCE PROCEEDINGS EDI ۲۰۰۰: EDI, ELECTRONIC COMMERCE AND YOU, PP.۱-۳۶. ۱۲ - SOKOL, P.K. (۱۹۹۵). “FROM EDI TO EC: A BUSINESS INITIATIVE”. NEW YORK: McGRAW-HILL.

۱۳ - یعسوبی، علیرضا (۱۳۸۰): تجارت الكترونیك، نشریه تدبیر، شماره ۱۲۰، تهران.

۱۴ - KIMBERLEY, P. (۱۹۹۱). “ELECTRONIC DATA INTERCHANGE”. NEW YORK: McGRAW-HILL.

۱۵ - TURBAN, E. ,E. McLEAN AND J. WETHERBE (۲۰۰۲). “INFORMATION TECHNOLOGY FOR MANAGEMENT”. ۳RD ED, NEW YORK: JOHN WILEY & SONS. AVAILABLE AT: HTTP://WWW.FISHMART.COM

۱۶ - CANIS, R. J. (۲۰۰۰). “VALUE-ADDED NETWORKS: WHAT TO LOOK FOR NOW AND IN THE FUTURE”. CONFERENCE PROCEEDINGS EDI ۲۰۰۰: EDI, ELECTRONIC COMMERCE AND YOU, PP.۱۴۱-۱۵۷.

علیرضا مقدسی: دانشجوی كارشناسی ارشد مدیریت فناوری اطلاعات دانشكده حسابداری و مدیریت دانشگاه علامه طباطبایی.

---