آرشیو

واژه آرشیو از کلمه یونانی آرشیون مشتق شده و در فارسی به معنای بایگانی یا محل نگهداری اسناد, اوراق, تصاویر, پرونده ها, صفحات موسیقی, و جز آن آمده است آرشیویست نیز به بایگان, ضبّاط, و مأمور نگهداری آرشیو تعبیر شده است در ایران, بایگانی, آرشیو, مرکز اسناد, مرکز مدارک, و مرکز مدارک و اسناد به جای هم یا در کنار هم به کار رفته اند

● آرشیو

واژه آرشیو از کلمه یونانی آرشیون [۱](به معنای دفتر یا ساختمان اداری) مشتق شده (۱۷: ج ۲، ص ۱۸۶؛ ۵:۵) و در فارسی به معنای بایگانی یا محل نگهداری اسناد، اوراق، تصاویر، پرونده‌ها، صفحات موسیقی، و جز آن آمده است (۱۱: ذیل "آرشیو"؛ ۱۲: ذیل "آرشیو"). آرشیویست نیز به بایگان، ضبّاط، و مأمور نگهداری آرشیو تعبیر شده است (۱۲: ذیل "آرشیویست"). در ایران، بایگانی، آرشیو، مرکز اسناد، مرکز مدارک، و مرکز مدارک و اسناد به جای هم یا در کنار هم به‌کار رفته‌اند.

آرشیو در اصطلاح به مجموعه نوشته‌ها و اسنادی گفته می‌شود که خود حاصل فعالیت‌های روزمره و مستمر دیوان‌های سابق و ادارات کنونی است و معمولاً شامل نوشته‌ها و اسنادی نظیر شرح وظایف، دستورات، خط‌مشی‌ها، تشکیلات، فعالیت‌های اجرایی، و نیز مسائل حقوقی، فرهنگی، اجتماعی، نظامی، و هر نوع اوراق مهم دیگر نظیر قباله‌های فروش، رقبات، و پیش‌نویس مکاتبات است که به سبب ارزش دائمی‌شان در محلی به همین نام نگهداری می‌شوند (۱۳:۱۰).

در تعریفی دیگر، آرشیو مجموعه سازمان یافته‌ای از اسناد شامل نامه‌ها، کتاب‌ها، نقشه‌ها، نوارهای صوتی، مواد دیداری و شنیداری، و سایر مواد ارزشمندی است که در جریان مسائل حقوقی یا معاملات تجاری تولید و دریافت و به سبب ارزش دائمی‌شان حفظ شده‌اند (۱۷: ج ۲، ص ۱۸۶). آرشیوها از مهم‌ترین مراکز اطلاعاتی هستند که منحصراً بر اثر فعالیت‌های سازمانی واحد، خانواده‌ای واحد، و یا حتی فردی واحد ایجاد می‌شوند و گسترش می‌یابند (۱:۱۳).

تاریخچه. از زمانی که بشر توانست مدارک مربوط به زندگانی و فعالیت‌های اقتصادی و نیز جزئیاتی از زندگی شخصی خود را بر روی مواد و اجسام بادوام ثبت کند و آنها را در مکانی گردآورد، نخستین آرشیوها در جهان شکل گرفت (۱۵:۱۰-۱۶). در حفاری‌هایی که در نقاط مختلف جهان انجام گرفته هزاران لوح کشف شده وجود سه نوع آرشیو را نشان می‌دهد: آرشیوهای سلطنتی، آرشیوهای معابد، و آرشیوهای خصوصی (۶: ج ۳، ص ۳۸۲).

آرشیو پادشاهان آشور که توسط لایارد [۲]در کاخ "اشوربانیپال" در شهر نینوا کشف شد شامل الواح گلین بسیاری بود که با خط میخی آشوری (مربوط به میانه سده هفتم پیش از میلاد) نوشته شده و شامل فرمان‌های دولتی، احکام قضایی، قراردادها، و اسناد خصوصی بود. این اسناد بخشی از مجموعه "کتابخانه آشور بانیپال" را تشکیل می‌داد. در کاخ شمشی اَداد[۳]، پادشاه ماری، واقع در تل هریری نیز بیست هزار لوح به خط میخی به‌دست آمده که قسمت اعظم آن در موزه لوور پاریس نگهداری می‌شود و مطالعات انجام گرفته نشان می‌دهد که این مجموعه، در واقع، آرشیو سیاسی و اقتصادی سلسله ماری بوده است. اسناد قوم بنی‌اسرائیل نیز در معبد اورشلیم نگهداری می‌شده است (۱۰: ۱۶-۱۸).

یونان قدیم برای نگهداری اسناد خود مراکزی به نام آرشیون یا آرکئون داشته و بسیاری از احکام و فرمان‌ها بر دیوار معبد دلف [۴]یا بر لوح‌ها نوشته می‌شده است. در آتن نیز هر دادگاه و معبد برای خود آرشیوی داشته است. سرانجام در حدود سده سوم پیش از میلاد در یونان آرشیو مرکزی دولتی پدید آمد و حق استفاده و روبرداری از اسناد موجود در آرشیوها به کلیه افراد داده شد (۸: ۵۴؛ ۱۹:۱۰).

در روم باستان، آرشیو برای نخستین بار در اواخر سده چهارم پیش از میلاد در یکی از زیرزمین‌های معبد ساتورن [۵] تأسیس شد و سپس در برخی شهرهای روم نیز مخازن اسناد تشکیل گردید و خانواده‌های اشراف و اعیان نیز آرشیوهای خصوصی و خانوادگی برای خود تشکیل دادند و پس از مدتی امپراتورهای روم، برای سهولت دسترسی به اسناد سیاسی، در کاخ‌های خود آرشیو سلطنتی ایجاد کردند.

مصر نیز آرشیوهایی غنی مانند آرشیو مرکزی، آرشیو منطقه‌ای، و آرشیو محلی داشته است. پس از تصرف مصر به دست مسلمانان، اسناد و مدارک مصری که بر روی پاپیروس نوشته شده بود در معابد حفظ می‌شد و پاپیروس‌های بسیاری درباره مسائل اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، و نامه‌های خصوصی پادشاهان در معابد آفرودیت [۶]و ادفو [۷] موجود بود (۶: ج ۳، ص ۳۸۶؛ ۱۰: ۱۹-۲۰).

در فرانسه اسنادی از قرون وسطی بر جای مانده که متعلق به پاپ‌ها و کلیساها و صومعه‌هاست (۱۰: ۱۹-۲۰). نمونه‌ای از آنها پاپیروس‌های بسیار ارزشمند کلیسای راونا [۸]، آثار و بقایای اسکرینیوم [۹](اسناد رسمی اداری پاپ) در قصر لاتران[۱۰]، و احکام سلاطین سلسله مرو وینژین [۱۱]است که سی و سه مورد آن نسخه اصلی بوده و اغلب بر پاپیروس نوشته شده است و پیش از آنکه به آرشیو ملی پاریس انتقال یابد توسط ضبّاط فرامین در صومعه‌های پاریس نگهداری می‌شده است. در قرن دوازدهم، بایگانی مفهوم تازه‌ای یافت و آرشیوهای نوین به‌وجود آمد. در این آرشیوها تنها اسنادی که ارزش دائمی داشت، به شیوه‌ای اصولی تنظیم، طبقه‌بندی، و نگهداری می‌شد و اسناد کم‌ارزش و موقتی از میان می‌رفت.

در قرن چهاردهم، به حفظ و نگهداری اسناد مربوط به صورت‌حساب‌ها و مدارک مربوط به هزینه‌ها و حتی مکاتبات توجهی خاص نشان داده شد و با توسعه و افزایش قدرت مقامات مرکزی و تفکیک سازمان‌های اداری، مخازن فراوانی به وجود آمد و فهرست‌هایی برای آنها تهیه گردید (۶: ج۳، ص ۳۸۷-۳۹۱).

آرشیودولتی عثمانی در ترکیه، محل کنونی نگهداری دفترهای رسمی، سوابق، و اسناد عثمانی است. فکر تدارک آرشیو به منظور حفظ اسناد، از بدو تأسیس دولت عثمانی (۶۹۹-۱۳۴۲ ق.) وجود داشته و گردآوری منظم و انبوه اسناد بایگانی از عهد سلیمان قانونی (۹۲۷-۹۴۷ ق.) آغاز شده است.

در اواسط نیمه دوم قرن شانزدهم، آرشیوهای دولتی شکل گرفت که نخستین تجربه در این زمینه در اتریش صورت گرفت. آرشیوهای دولتی همچنان تا اواخر قرن هجدهم توسعه یافت. در آن زمان آرشیو جنبه محرمانه داشت و منحصراً در اختیار پادشاهان بود و اسناد بدون اجازه شخصی پادشاه در اختیار فرد دیگری حتی وزیران قرار نمی‌گرفت (۶: ج ۳، ص ۳۹۲).

در قرن هفدهم، دو تن از محققان فرانسوی به نام‌های تئودور گودفروا [۱۲]و پی‌یر دوپوئی [۱۳]برای اسناد موجود در گنجینه پادشاهی فرانسه فهرستی الفبایی تهیه کردند. اندکی بعد کلبر[۱۴]، صدراعظم لوئی چهاردهم (۱۶۴۳-۱۷۱۵ م.)، مجمع تحقیقات تاریخی را تأسیس کرد و به دستور او کتابدار سلطنتی تمام اسناد و مدارک و نسخ خطی را مرتب و طبقه‌بندی کرد و رفته‌رفته مفهوم واقعی آرشیو به اذهان عمومی راه یافت و مورد توجه محققان قرار گرفت. چند سال بعد، در ایتالیا نیز مجموعه‌ای از اسناد، شامل ۲۵ جلد، توسط موراتوری [۱۵]انتشار یافت و آرشیوهای انگلیس، روم، هلند، و فرانسه نیز در همین ایّام بنیان نهاده شد؛ و بدین ترتیب، دولت‌های اروپایی یکی پس از دیگری به تأسیس و تشکیل آرشیو دولتی و ملی اقدام کردند (۲۳:۱۰).

آرشیو در ایران. نگهداری اسناد و مدارک در ایران از دیرباز معمول بوده است، چنان که در چند جای تورات به وجود خزانه پادشاه ایران که در آن اسناد نگهداری می‌شده، اشاره گردیده است. در کتاب عزرا از زبان یهودیان به داریوش گفته شده است که: "پس اگر پادشاه مصلحت داند، در خزانه پادشاه که در بابل است تفحص کنند که آیا چنین است یا نه که فرمانی از کوروش پادشاه صادر شده بود ...". و نیز در همان کتاب آمده است که: "آنگاه داریوش پادشاه فرمان داد تا در کتابخانه بابل، که خزانه‌ها در آن موضوع بود، تفحص کردند. در قصر احمتا که در ولایت مادیان است طوماری یافت شد و تذکره در آن بدین مضمون مکتوب بود ..." (۳۳:۴؛ ۶۲:۹).

اسناد پادشاهی و دولتی هخامنشیان در کتابخانه بابل و خزانه قصر احمتا (همدان فعلی) واقع در ایالت ماد و احتمالاً در جاهای دیگر نیز نگهداری می‌شده است و کشف دو مخزن اسناد اداری و مالی در تخت جمشید که یکی حاوی حدود سی هزار و دیگری شامل ۷۵۰ لوح گلی به خط میخی بوده، این نظر را تأیید می‌کند. کتزیاس [۱۶] که مدت هفده سال پزشک مخصوص داریوش دوم هخامنشی بود در تألیف خود از "بابلیکای دیفترای"، که مدارک دولتی و رسمی بوده، استفاده کرده است و درباره این دفاتر می‌نویسد "موافق قانون حفظ می‌شده است" (۳۳:۴-۳۴).

در دوره اشکانیان، احکام مرکزی برای ولایات ارسال می‌شد و ولایات هم گزارش‌های کتبی به مرکز ارسال می‌داشتند که به احتمال قوی این گزارش‌های مکتوب در جایی به صورت متمرکز نگهداری می‌شده است. آرشیو سلطنتی اشکانی با دو هزار و پانصد سند که در کاوش‌های سال‌های ۱۹۴۶- ۱۹۵۰ م. توسط ماسون[۱۷]، باستان‌شناس روسی، در شهر نسا واقع در ۱۸ کیلومتری شمال غربی عشق‌آباد کشف شد، مؤید این نظر است. کتیبه‌ها و الواح این آرشیو که غالباً درباره حساب‌ها و اسناد خرید و احکام معاملات و اسناد کارپردازی شاهان اشکانی است با هزوارش مخصوص پارتی نوشته شده است (۴: ۳۴؛ ۹: ۶۲-۶۳).

ساسانیان نیز اسناد و مدارک سیاسی و اقتصادی و اداری خود را نگهداری می‌کرده‌اند، چنان که آرشیو اسناد سغدی کوه مغ که شامل نامه‌های سیاسی، گزارش‌ها، اسناد قضایی، صورت حساب‌های مالیاتی، و نامه‌های اداری است در سغدیان کشف گردیده و آرشیو پادشاهی ساسانیان است. شاهان ساسانی وقایع دوران پادشاهی خود و گزارش‌های مهم کشور را به صورت مجموعه‌هایی با نام سالنامه‌ و کتاب‌ سال‌ ثبت می‌کردند و برای نگهداری آنها نگهبانانی می‌گماردند (۳۴:۴؛ ۶۳:۹).

پس از رواج اسلام در ایران، به راهنمایی وزیران و دبیران ایرانی اسناد و مدارک در محلی با عنوان "خزانه" نگهداری می‌شد. به‌طور مثال، در دوره غزنویان، اسناد در محلی که "خزانه حجت" نامیده می‌شد، نگهداری می‌گردید. غزنویان اسناد و مدارک خویش را در سفرها با خود حمل می‌کردند. این نکته درباره سلجوقیان و خوارزمشاهیان و سلسله‌های فارسی‌نژاد فارس و عراق و گرگان نیز صادق بوده است (۴: ۳۴-۳۵؛ ۳۱:۱۰).

در دوره ایلخانان، مراکز متعددی برای نگهداری مدارک و اسناد وجود داشته است و سوادی از هر فرمان برداشته و در دفتری مخصوص می‌نوشتند و دفاتر را در خزانه نگهداری می‌کردند (۳۵:۴) و در دوره جلایریان، قسمت دفاتر و اسناد خود یکی از تشکیلات مهم دیوان بزرگ بود که به سرپرستی یک دفتردار و چندین منشی و کاتب اداره می‌شد (۳۲:۱۰). در عهد صفویه، رونوشت تمام ارقام مربوط به امور مالی و احکام و نشانه‌ها و نامه‌ها و اسناد در دفاتر مخصوصی ثبت می‌شد. محل نگهداری این دفترها، که اسناد دفترخانه دیوان اعلا نام داشت، ظاهراً عمارت چهلستون بود (۶۳:۹). در دوره ناصرالدین شاه، با توسعه نظام اداری کشور و اعزام سفیرانی به کشورهای دیگر، وظایف وزارت امور خارجه گسترش یافت و آرشیو مالی و اداری تفکیک گردید. در سال ۱۳۱۷ ق. وزارت امور خارجه، به تقلید از روش بایگانی کشورهای اروپایی، بایگانی خود را سامان بخشید. اما سفارتخانه‌های ایران در کشورهای اروپایی بایگانی مشخصی نداشتند و به همین سبب، هر گاه سفیری تعویض می‌شد یا مأموریتش در سفارتخانه‌ای به پایان می‌رسید، اسناد دوران خود را همراه می‌برد و ضرورت داشت که وزارت امور خارجه اسناد مورد نیاز سفیر بعدی را تهیه و ارسال کند.

پس از برقراری حکومت مشروطه، امور کشور میان چندین وزارتخانه تقسیم شد و هر وزارتخانه اسناد و مدارک خود را نگه می‌داشت. در سال ۱۳۴۸ ش. دولت قانونی برای تشکیل آرشیو ملی و مرکز اسناد به تصویب مجلس شورای ملی و سنا رساند تا کلیه اسناد و مدارک اداری و اقتصادی و فرهنگی کشور در یک جا تمرکز یابد و از پراکنده شدن و از بین رفتن آنها جلوگیری شود (۴: ۳۶؛۱۰: ۳۶-۳۷).

انواع آرشیو. آرشیوها را، از لحاظ شکل و مواد اطلاعاتی، می‌توان به سه گروه تقسیم کرد:

۱) آرشیو مکتوب که مهم‌ترین، متداول‌ترین، و قدیمی‌ترین نوع آرشیو است. این اسناد از لحاظ شکل نگهداری و ارائه خدمات، وضعیتی خاص دارند. مراکز و سازمان‌های آرشیوی، به‌ویژه آرشیوهای دولتی، حاوی اسناد مکتوب هستند؛

۲) آرشیو مواد دیداری و شنیداری که شامل نوار صوتی، انواع فیلم، عکس، صفحه فشرده، پوستر، و جز آن است؛ و

۳) آرشیو نقشه که شامل نقشه‌های جغرافیایی، زمین‌شناسی، هوایی، و مهندسی در ابعاد مختلف است و برای نگهداری آنها مراکز ویژه‌ای ایجاد می‌شود (۴: ۱۷-۱۸؛ ۱۱۲:۹-۱۱۴).

آرشیوها از لحاظ گستره مکانی ممکن است آرشیو منطقه‌ای، آرشیو ملی، آرشیو استانی یا ایالتی، آرشیو شهری، و آرشیو بخش یا دهستان باشند. از لحاظ موضوعی نیز به آرشیو تاریخی، جغرافیایی، قضایی، سیاسی، اقتصادی، جهانگردی، و مانند آن تقسیم می‌شوند (۴: ۱۹؛ ۱۱۵:۹؛ ۱۴:۱۰).

در داخل یک سازمان آرشیوی، بسته به نوع و کمیت موادی که در آن گرد آمده تقسیم‌بندی‌های متفاوتی رایج است، که

۱) تقسیم بر اساس دوره تاریخی و

۲) تقسیم بر اساس محتوای اسناد از مهم‌ترین آنهاست.

انواع مواد آرشیوی. مواد آرشیوی به موادی گفته می‌شود که در توصیفی که برای کتاب و جزوه شده است نگنجد و نیز استفاده از بعضی از آنها نیازمند وسایل بخصوصی باشد؛ نظیر مواد دیداری و شنیداری، و موادی که دارای ارزش تاریخی هستند (۲۹۲:۷). بعضی از مواد آرشیوی عبارتند از: استاندارد، اسلاید، اطلس، اعلامیه دیواری، بروشور، پوستر، تقویم، تمبر، صفحه، صورتجلسه، طرح، عکس، گزارش، فیلم، میکروفرم، نقشه، نوار، صفحه فشرده، حکم، فرمان، نامه، مهر، طغری، اجاره‌نامه، قباله، وقفنامه، و مانند آن.

● اصول آرشیو

با توجه به ماهیت اسناد آرشیوی، اصولی را بر آرشیو حاکم دانسته‌اند که مهم‌ترین آنها به قرار زیر است: ۱) اصل منشاء یا خاستگاه، که به عنوان نخستین اصل همگانی آرشیو تلقی می‌شود و به این معناست که اسناد یک سازمان معین چون به یک کلّ مرتبط تعلق دارند نباید با اسناد سازمان دیگر درهم آمیخته شوند (۱: ۶-۷)؛ و ۲) اصل نظم اولیه، که از اصل نخست سرچشمه می‌گیرد و بدین معناست که پدیدآورنده یا پدیدآورندگان بر اساس مقصود خاصی اسناد را کنار هم چیده‌اند و فرض بر این است که ترتیب تاریخی، موضوعی، الفبایی، یا هر روش دیگر آن دارای منطق بوده و نباید آن منطق را برهم زد (۷۱:۱۳).

برخی صاحب‌نظران اصول آرشیوی را به سه یا چهار گروه تقسیم کرده‌اند که عبارتند از: اصل حفظ حرمت منشاء اولیه؛ اصل نظم و ترتیب نخستین؛ اصل توصیف مجموعه‌ای اسناد؛ و اصل سطوح کنترل. سه اصل اول از قرن نوزدهم در اروپا رایج شد و اصل چهارم را هم آرشیوداران امریکایی ابداع کردند (۱:۱۲).

تنظیم و طبقه‌بندی. تنظیم و تهیه شرح و توصیف مواد آرشیوی، از لحاظ نظری و عملی، امری نسبتاً متأخر است. از نظر تاریخی، کمیت و پیچیدگی اسناد آرشیوی و نیز استفاده از آنها در گذشته دشواری‌هایی را برای مسئولان آرشیو و استفاده‌کنندگان از اسناد ایجاد نمی‌کرد. با این حال، در قرن هجدهم موجودی گنجینه‌های آرشیوی با روش‌های گوناگونی تنظیم می‌شد.

در نیمه دوم قرن نوزدهم نتایج زیان‌بار تنظیم موضوعی به طور تصنّعی و نیز درک کامل‌تر ماهیت و ویژگی اسناد آرشیوی منجر به پیدایش اصل مبداء (منشاء) و اصل احترام به نظم اولیه گردید.

تنظیم و تهیه شرح و توصیف اسناد آرشیوی با ساخت اداری و روش‌ها و نظام‌های بایگانی سازمان‌های منشاء آنها ارتباط بسیار دارد. بنابراین، اداره مواد آرشیوی ایجاب می‌کند که مواد موجود در یک مرکز آرشیوی طبق قاعده توصیف چند سطحی مواد آرشیوی تنظیم شود. روش طبقه‌بندی و تنظیم و تهیه شرح اسناد شامل موارد زیر است:

۱) گروه سند

تنظیم در سطح گروه سند عبارت از اختصاص شماره‌های بازیابی به اسناد اضافه شده و جدید بر اساس منشاء اسناد یا ارتباط آنها با یکدیگر است. اما در تعیین یک گروه سند، مفهوم منشاء هرچند اساسی است، ممکن است به‌سبب ملاحظات عملی دیگر، به ویژه سابقه اداری، پیچیدگی، و کمیت اسناد تعدیل شود.

تعدیل دیگر در مفهوم گروه سند مربوط به گروه سندهای "مجموعه‌ای" است. به‌منظور پرهیز از ایجاد گروه‌های سندی متعدد غیرقابل کنترل، اسناد تعدادی از مؤسسات کوچک یا مجزا، سازمان‌هایی که عمر کوتاهی داشته‌اند، اما بر اساس وظیفه یا از نظر اداری با یکدیگر ارتباط دارند (نظیر اسناد دادگاه‌های بخش یا کمیسیون‌های دعاوی)، گروه سند واحد تلقی می‌شوند. در داخل این گروه، مدارک هر مؤسسه، گروه فرعی مشخص و جداگانه‌ای را تشکیل می‌دهند. هر مجموعه اسناد می‌تواند تنها به یک گروه سند تعلق داشته باشد و کوشش می‌شود مدارک مربوط به یک گروه سند در محل واحدی نگهداری شوند (۲۳:۱-۲۵؛ ۱۴: ۶۳-۶۵).

۲) گنجینه

تنظیم در سطح گنجینه هنگامی است که اسنادی که تشکیل یک گروه می‌دهند در گنجینه واحدی قرار گیرند، که بنا به نوع گنجینه و رشد کمی و کیفی موجودی هر گنجینه متفاوت است. قراردادن گروه‌های سند در واحدهای آرشیوی ممکن است اساساً بر مبنای تمایز میان اسناد دولتی و نسخه‌های خطی خصوصی (از جمله اسناد شخصی) صورت گیرد و یا در گنجینه دولتی ممکن است بر اساس تقسیمات سلسله مراتبی یا کاری انجام پذیرد.

بسیاری از آرشیوهای قضایی و حقوقی جدا از بنگاه‌های اجرایی (اداری) و بسیاری از آرشیوهای نظامی به عنوان واحد مجزا نگهداری می‌شوند و گروه‌های سندی استانی و شهری عموماً از اسناد بنگاه‌های ایالتی در مخزن آرشیوی ایالتی جدا هستند. معمولاً برای مجموعه‌های مهم اسناد نقشه‌کشی و مواد دیداری و شنیداری و ماشین‌خوان نیز واحدهای آرشیوی جداگانه تشکیل می‌دهند (۲۵:۱-۲۶؛ :۱۴ ۶۵).

۳) زیرگروه‌ها

سطح سوم تنظیم مربوط به زیرگروه‌ها در داخل هر گروه سندی است. منظور از تشکیل زیرگروه این است که میان اسناد تمام ادارات یا واحدهای اداری آنها که یک گروه سند را تشکیل داده‌اند از جمله اسناد مربوط به مؤسسات پیشین، تمایز ایجاد شود. هر زیرگروهی به نوبه خود به سطوح دیگری تقسیم می‌شود تا واحدهای سازمانی تابع را که تشکیل زیر گروه داده‌اند، دربرگیرد. تنظیم هر یک از زیرگروه‌ها بر اساس ساختار اداری، سلسله مراتب ادارات، و منشاء پیدایش سند صورت می‌گیرد. اما در جایی که سازماندهی پیاپی یا ادغام مجموعه اسناد میان ادارات منشاء تشخیص سلسله مراتب را دشوار ساخته باشد، تنظیم بر اساس ارتباط وظایف، موقعیت جغرافیایی، ارتباط تاریخی، و در صورت لزوم بر مبنای شکل فیزیکی اسناد صورت می‌گیرد (۲۶:۱؛ ۶۵:۱۴).

۴) سری‌ها (رده‌ها)

سری در مفهوم آرشیوی مشتمل بر اسناد پرونده‌هایی است که اداره تولیدکننده، نگهدارنده، و استفاده‌کننده، آنها را بر اساس نظام بایگانی واحدی تنظیم کند یا به سبب ارتباط با نوعی وظیفه یا موضوع خاص، نتیجه فعالیتی خاص بوده یا شکل خاصی دارند. معمولاً منشاء این سری‌ها، از لحاظ سلسله مراتب مشخص‌کننده زیرگروه‌های خاصی است که در داخل آن سری‌ها قرار دارند، اما در مواردی که زیرگروه‌ها بر مبنای سلسله مراتب تشکیل نشده‌اند، موقعیت زیرگروه سری‌های مربوط تغییر می‌کند.

آرشیوداران بر اساس مطالعه پیشینه اداری، ساختار و وظایف مؤسسه ذیربط، و نیز بر مبنای مطالعه خود اسناد باید در داخل هر زیرگروه تنظیم فیزیکی مناسبی برای سری‌ها در نظر بگیرند. هدف از تنظیم در سطح سری‌ها تسهیل استفاده از اسناد و در عین حال نگهداری منسجم آنها در مضمون سازمانی و کاری است (۶۵:۱۴).

۵) واحد پرونده

زمانی که سری‌ها در داخل ساختار زیر گروهی یک گروه سندی خاص تنظیم شد، کار تنظیم به سطح واحد پرونده می‌رسد. بیشتر سری‌ها بر اساس نظام بایگانی مورد استفاده مؤسسه منشاء اسناد تنظیم می‌شود.

۶) اسناد

مرحله نهایی، تنظیم سطح سند است که شامل کنترل و در صورت لزوم تصحیح محل اسناد منفرد، پیوست‌ها، ضمائم، و یکایک اوراقی است که تشکیل اسناد چندبرگی را می‌دهند و مجموعاً یک واحد پرونده هستند. در اغلب گنجینه‌های مهم اسناد، تنظیم در این سطوح به سبب کمیت اسناد جدید آرشیوی کاری عملی، و به‌ویژه برای سری‌هایی که از طریق تهیه میکروفیلم یا سایر روش‌های نسخه‌برداری از طریق عکسبرداری، تکثیر می‌شوند امری ضروری است (۶۵:۱۴-۶۶).

گنجینه‌های آرشیوی، علاوه بر راهنماهایی که ادارات منشاء اسناد برای استفاده خود تهیه کرده‌اند، انواع مختلف ابزارهای چاپی و غیرچاپی بازیابی تهیه می‌کنند. سه نوع عمده ابزار بازیابی چاپی اخیر عبارت است از: سیاهه‌های موجودی، راهنماها، و سیاهه‌های تفصیلی (۱: ۲۹؛ ۶۶:۱۴).

سازمان‌های آرشیوی در دنیا. برخی آرشیوهای مهم کشورهای مختلف عبارتند از:

الف) آرشیو فرانسه

این آرشیو در قصر "سوبیز" مستقر است و با آنکه در دوران سلطنتی به آرشیو توجه شده و دولت‌های پادشاهی و ادارات، هریک به نوبه خود آرشیوهایی مانند آرشیو مجلس، آرشیو دیوان محاسبات، آرشیو سلطنتی، آرشیو دفتر شاه، آرشیو دریانوردی، و آرشیو آبها را به‌وجود آورده بودند، در دوره جمهوری در سال ۱۷۸۹ مجلس ملی مؤسسان، سازمان آرشیوی ویژه‌ای را به نام آرشیو ملی بنا نهاد و، بر اساس قانون، مجموعه‌های دیگر به آرشیو ملی ملحق شد (۱:۳-۳).

در این آرشیو، بعضی از اسناد حساس و با ارزش را فقط به شکل میکروفیلم می‌توان دید. نظارت بر تالار مطالعه به‌طور خودکار است. بخش مهرها، به سبب آنکه در قرون وسطی مهر در حکم امضای فرد بود و اسناد شخصی یا دولتی را تأیید می‌کرد، از اهمیتی خاص برخوردار است. بخش نقشه‌ها، تصاویر، و میکروفیلم‌ها از بخش‌های مهم آرشیو ملی فرانسه هستند (۱۶۰:۹-۱۶۲).

ب) آرشیو انگلیس

این آرشیو به نام مرکز اسناد عمومی یا اداره اسناد دولتی در سال ۱۸۳۸ تأسیس شد. در سال ۱۹۵۴ کمیته‌ای اداری تحت ریاست سر جیمز گریگ که بعداً به کمیته گریگ شهرت یافت باعث تصویب قوانینی در مورد اسناد دولتی و تعیین حدود وظایف و مسئولیت‌های اداره اسناد دولتی شد (۱:۲-۲). اسناد دولتی برای سه منظور نگهداری می‌شوند: به‌عنوان سابقه، جهت پاسخگویی برای مطالعات تاریخی، و وظیفه استنادی. در حال حاضر اسناد آرشیو در دو ساختمان اصلی نگهداری می‌شوند. اسناد حقوقی و آنچه مربوط به قرون وسطی و اوایل عصر جدید است در ساختمانی واقع در چنسری لین [۱۸]در مرکز لندن و اسناد ادارات و سازمان‌های دولتی جدید و سایر اسناد مشابه در ساختمانی جدید قرار دارند که اختصاصاً برای آرشیو ساخته شده است (۱۵۹:۹).

ج) آرشیو امریکا

هنگامی که در سال ۱۹۳۵ آرشیو ملی ایالات متحده تأسیس شد علاوه بر اداره‌کنندگان و مشاوران آرشیو، افرادی که دارای صلاحیت ارزشیابی اسناد برای نگهداری دائم بودند نیز به خدمت درآمدند. این افراد با تخصص‌های متفاوت به ارزشیابی اسناد پرداختند و اسناد ارزشمند را در ساختمان آرشیو ملی نگهداری کردند و به امحای اسناد زائد و اسنادی که میان کلیه سازمان‌ها یا چند سازمان مشترک بود پرداختند (۱: ۱۶-۱۷؛ ۱۵: ۶۰-۶۱).

آرشیو ملی امریکا گنجینه‌ای برای گردآوری اسناد ارزشمند اولیه دولت امریکاست که دارای مواد آرشیوی بسیاری است. تنها یک آرشیو آن در واشنگتن، دارای بیش از ۴ بیلیون سند مکتوب و ۷ بیلیون عکس، ۱۱۸,۰۰۰ حلقه فیلم سینمایی، و ۲۰۰,۰۰۰ نوار صوتی و ویدئویی است. در حال حاضر، آرشیو ملی امریکا شامل ۹ کتابخانه ریاست جمهوری، ۱۳ آرشیو منطقه‌ای، و ۱۶ مرکز اسناد است (۱۶).

سازمان‌های آرشیوی در ایران. مهم‌ترین مراکز آرشیوی ایران عبارتند از:

الف) اداره کل آرشیو وزارت امور خارجه

در پی تشکیل کنگره وین در سال ۱۸۱۵ م./ ۱۲۳۲ ق. و وضع اصول و قواعد روابط سیاسی، مرجع مخصوصی به نام "دفترخانه امور غرب" در وزارت امور خارجه وقت تأسیس، و تنظیم روابط خارجی با دول بیگانه به آن سپرده شد و میرزا رضا قلی‌خان نوایی منشی‌الممالک متصدی امور خارجه گردید.

وجود سفرنامه ابوالحسن‌خان شیرازی معروف به ایلچی کبیر و برخی گزارش‌ها و وسایل موجود در آرشیو وزارت امور خارجه بیانگر آن است که از زمان فتحعلی‌شاه و عبدالوهاب نشاط، کار گردآوری اسناد روابط خارجی با نظم و ترتیب بیشتری انجام پذیرفته و در دوره‌های بعد، این نظم رویّه مشخصی یافته است؛ به طوری که از آن زمان تاکنون مجموعاً حدود سی میلیون برگ سند در آرشیو وزارت امور خارجه جمع‌آوری شده است. از اسناد قدیمی نیز حدود ۹۰۰ حلقه میکروفیلم شامل ۱,۲۰۰,۰۰۰ سند تهیه شده و از این مجموعه تاکنون ۲۶ عنوان کتاب چاپ و منتشر گردیده است.

حدود ۵۰۰ جلد کتاب خطی و چاپی نفیس و مجموعه دستنویس شامل اصل مکاتبات، سفرنامه‌ها، سواد مکاتبات، رسایل، و گزارش‌ها در وزارت امور خارجه نگهداری می‌شود که بعضی از آنها منحصر به فرد است. این آرشیو از مجهزترین آرشیوهای کشور است و دارای بخش‌های رایانه و میکروفیلم و دستگاه ضدعفونی و مرمت اسناد است و نیز به دستگاه‌های بازخوان، چاپگر، و پویشگر (اسکنر) مجهز است (۴: ۴۷-۴۹؛ ۹: ۱۷۱-۱۷۲).

ب) خبرگزاری جمهوری اسلامی ایران

این خبرگزاری نخستین مؤسسه خبری ایران است که در سال ۱۳۱۲ با نام آژانس پارس آغاز به‌کار کرد و از سال ۱۳۶۰ خبرگزاری جمهوری اسلامی ایران نامیده شد. این سازمان یکی از سازمان‌های تابعه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی است و دارای ۴۰ دفتر نمایندگی در داخل و ۳۰ دفتر نمایندگی در خارج کشور است. این دفاتر مسئولیت گردآوری، تدوین، و انتشار اخبار و گزارش‌های سیاسی، اجتماعی، اقتصادی، ورزشی، فرهنگی، علمی، و پژوهشی داخلی و خارجی را برعهده دارند. این مؤسسه دارای آرشیو عکس و آرشیو میکروفیلم و میکروفیش است. بانک اطلاعات خبرگزاری در سال ۱۳۶۲ تأسیس شده است که در حال حاضر بیش از پنج هزار عنوان خلاصه خبر را در رایانه خود ذخیره کرده است (۴: ۴۶-۴۷؛ ۱۷۰:۹-۱۷۱).

ج) مرکز آرشیو و اسناد صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران

این مرکز در محل سازمان صدا و سیما قرار دارد. مرکز آرشیو فیلم، ویدئو، و ویدئو کاست نیز در محل سازمان و در نزدیکی مرکز تولید برنامه‌ها قرار دارد. این مرکز پس از انقلاب اسلامی بر فعالیت خود افزوده است و برای آن ساختمانی مطابق با اصول علمی و رعایت ضوابط ایمنی ساخته شده است. هدف اصلی این مرکز، گردآوری و نگهداری برنامه‌ها و اسناد و مدارکی است که توسط واحدهای تولید سازمان تهیه شده است.

گردآوری مواد آرشیوی از دو طریق تولید داخلی و خرید یا اجاره از شرکت‌های خارج از سازمان فراهم می‌شود. محل آرشیو به دستگاه‌های ایمنی، ضد رطوبت، و ضد نور مجهز است (۴: ۵۱-۵۲؛ ۹: ۱۷۴-۱۷۵).

د) سازمان‌ اسناد ملی‌ ایران‌

این سازمان تنها سازمان قانونی آرشیوی است که با هدف جمع‌آوری اسناد ارزشمند و حفظ و نگهداری و ارائه آنها به پژوهشگران ایجاد شده است. این سازمان زیر نظر سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و ریاست آن برعهده معاون رئیس‌جمهور است. سازمان اسناد ملی از سال ۱۳۴۹ با تصویب مجلس شورای ملی با این وظایف تأسیس گردید: جمع‌آوری و حفظ اسناد ملی ایران از دستگاه‌های دولتی و اشخاص و خانواده‌هایی که این‌گونه اسناد را در اختیار دارند؛ تمرکز پرونده‌های راکد از طریق اجرای طرح مرکز بایگانی راکد کشور؛ و امحای اوراق زائد.

از سال ۱۳۷۲، پژوهشکده اسناد برای تحقق اهداف پژوهشی سازمان به‌وجود آمده است که دارای سه گروه پژوهشی: تاریخ، اطلاع‌رسانی، و مرمّت است. این پژوهشکده دارای یک شورای عالی مرکب از رئیس و معاونان سازمان و سه نفر از خبرگان کشور است (۴: ۳۹-۴۶؛ ۹: ۱۶۳-۱۶۸).

ه ) مؤسسه پژوهش و مطالعات فرهنگی

این مرکز که در سال ۱۳۶۵ با توجه به اسناد قابل توجّهی که بنیاد مستضعفان وقت و دیگر نهادهای انقلابی به حکم دادسرای انقلاب اسلامی از منازل مصادره‌ای به دست آورده بودند شکل گرفت و وظیفه آن سازماندهی این اسناد برای بهره‌برداری است. این مؤسسه به سرعت رشد کرد و هم اکنون دارای واحدهای آرشیو، پژوهش، کتابخانه، واحد فنی، رایانه، ارتباطات، انتشارات، و ترجمه است. اسناد موجود در آن بیشتر اسناد شخصی، نامه‌های خصوصی خانوادگی، یادداشت‌ها و نوشته‌ها، و اسناد فرهنگی، نظامی، اقتصادی، حقوقی، و سیاسی است که در منازل رجال پیشین گردآوری شده است. بیشتر این اسناد مربوط به عصر قاجار و دوران پهلوی است که قسمتی از تاریخ معاصر ایران را دربرمی‌گیرد.

سازماندهی اسناد این مرکز بر اساس تقسیم‌بندی موضوعی و نمایه عنوان و چکیده است. این مرکز دارای دو بخش حفاظت و میکروفیش است. خدمات این مرکز با رایانه و بیشتر به واحد پژوهش خود سازمان ارائه می‌شود، ولی سایر علاقه‌مندان نیز می‌توانند از اسناد آن استفاده کنند. از میان بانک‌های اطلاعاتی این مؤسسه، می‌توان از بانک سنگ مزارات؛ بانک شجره رجال قاجار و پهلوی؛ بانک اسناد تاریخ معاصر ایران؛ بانک اسناد چاپی تاریخ معاصر ایران؛ بانک عکس‌های تاریخی چاپی؛ بانک مرقّعات؛ و بانک اَعلام تاریخ معاصر ایران نام برد (۴: ۵۰-۵۱؛ ۹: ۱۷۳-۱۷۴).

و) آرشیو سازمان میراث فرهنگی کشور

این سازمان در سال ۱۳۶۶ با ادغام مراکز اسناد فرهنگی و سازمان‌های قبلی شکل گرفت و هدف آن حفظ آثار و فعالیت‌های فرهنگی بود. منابع موجود در این مرکز به سبب ماهیت کاری سازمان بیشتر مجسمه، لباس، انواع سرامیک، و جز آن است و به همین دلیل، نگهداری آنها با آرشیوهای اسناد مکتوب تفاوت دارد. این سازمان با توجه به نوع مدارک موجود در آن، استانداردهای حفاظتی خاص خود را رعایت می‌کند و پاسخگوی کلیه مراجعان است. این مرکز از متخصصان و کارشناسان تاریخ، حقوق، رایانه، جغرافیا، جامعه‌شناسی، باستان‌شناسی، مردم‌شناسی، هنرهای سنتی ایران، معماری، و اطلاع‌رسانی بهره می‌گیرد (۴۹:۴-۵۰؛ ۱۷۳:۹).

● قوانین و مقررات آرشیوی

مقررات آرشیوی احتمالاً به قدمت و جهان شمولی خود آرشیو است. در زمان‌های گذشته، نگهداری و استفاده از اسناد طبق مقررات خاصی انجام می‌گرفت. در اروپای قرون وسطی پاپ‌ها و شوراهای آنها مقرراتی را برای آرشیو کلیساها وضع کرده بودند و نقض‌کنندگان این مقررات را تهدید به تکفیر می‌کردند، اما فکر وضع مقرراتی جامع و نظام‌یافته جهت حفظ و استفاده از آرشیو، نخستین بار در فرانسه مطرح شد. در حال حاضر، کشورهای بسیاری (به‌ویژه کشورهای در حال توسعه) فاقد مقررات عمومی آرشیوی هستند و تنها مقرراتی ویژه و در مقیاس محدود دارند.

مسعود بهمن آبادی

مآخذ: ۱) ۱رشیو ـ اهداف، وظایف و تشکیلات. تهران: سازمان اسناد ملی ایران، ۱۳۶۹؛ ۲) "اداره اسناد دولتی انگلستان". ترجمه شهلا اشرف. در سازمان اسناد ملی ایران، مدیریت روابط عمومی و امور بین‌الملل. مجموعه مقالات آرشیوی، ج ۲. تهران: سازمان اسناد ملی ایران، روابط عمومی و امور بین‌الملل، ۱۳۷۲؛ ۳) دوشن، میشل. "آرشیو فرانسه". ترجمه مجتبی ترکاشوند. در سازمان اسناد ملی ایران. مدیریت روابط عمومی و امور بین‌الملل. مجموعه مقالات آرشیوی، ج ۱. تهران: سازمان اسناد ملی ایران، روابط عمومی و امور بین‌الملل، ۱۳۷۱؛ ۴) دیانی، محمدحسین. مقدمه‌ای بر آرشیو. مشهد: دانشگاه فردوسی مشهد، ۱۳۷۷؛ ۵) رحمان، عفیفه. "ارتباط بین کتابخانه و آرشیو". ترجمه حسین میری گرجی. اطلاع‌رسانی. دوره دهم، ۱ (بهار ۱۳۷۲): ۵-۷؛ ۶) روش‌های پژوهش در تاریخ، ج .۳ زیر نظر شارل ساماران و... [دیگران[. ترجمه ابوالقاسم بیگناه و... ]دیگران[. مشهد: آستان قدس رضوی، معاونت فرهنگی، ۱۳۷۱؛ ۷) سلطانی، پوری؛ راستین، فروردین. اصطلاحنامه کتابداری. ذیل "آرشیو"؛ ۸) عمید، حسن. فرهنگ فارسی عمید. ج ۱، ذیل "آرشیویست"؛ ۹) فدایی عراقی، غلامرضا. مقدمه‌ای بر شناخت اسناد آرشیوی. تهران: سازمان مطالعه و تدوین کتب علوم انسانی دانشگاه‌ها (سمت)، ۱۳۷۷؛ ۱۰) قائم مقامی، جهانگیر. مقدمه‌ای بر شناخت اسناد تاریخی. تهران: انجمن آثار ملی، ۱۳۵۰؛ ۱۱) مشیری، مهشید. فرهنگ فارسی (الفبایی ـ قیاسی)، ج ۱، ذیل "آرشیو"؛ ۱۲) معین، محمد. فرهنگ فارسی، ج ۱، ذیل "آرشیو" و "آرشیویست"؛

۱۳) Burke, Frank G. "Archives: Nature, Goals, Principles" . World Encyclopedia of Library and Information Services. PP. ۵۵-۵۷; ۱۴) Idem. "Organization and Description". Ibid. PP. ۶۳-۶۸; ۱۵) Fishb Bein, Meyer H. "Records Management and Records Appraisal". Ibid. PP. ۶۰-۶۳; ۱۶) "History: U.S. National Archives Exhibits". ۲۰۰۰ [on-line]. Avaliable: http:// www. infoset.com; ۱۷) Pasner, Ernest. "Archives". The Encyclopedia Americana. Vol. ۲, P.۱۸۶.

[۱] . Archeion

[۲] . Layard

[۳] . Samshi - Adad

[۴] . Delphes

[۵] . Saturne

[۶] . Aphrodito

[۷] . Edfou

[۸] . Ravenne

[۹] . Scrinium

[۱۰] . Latran

[۱۱] . MÅrovingiens

[۱۲] . Theodore Godefroy

[۱۳] . Pierre Dupuy

[۱۴] . Colbert

[۱۵] . Muratori

[۱۶] . Ctesias

[۱۷] . M.E. Masson

[۱۸] . Chancery Lane