مهندسی مجدد منابع انسانی از طریق فناوری اطلاعات

با وجود تحولات گیج كننده فناوری نوین , تا زمانی كه دپارتمان منابع انسانی هنوز به حفظ روشهای سنتی خود ادامه می دهد , به سختی می توان انتظار تغییر و تحولی بنیادین در آن را داشت

یكی از ویژگیهای محیط امروزی افزایش سطوح رقابت است .موسساتی كه خواهان افزایش سهم بازار خود و كسب سود و منافع هستند باید خود را با تغییرات محیط موجود وفق دهند . از این رو تغییرات بسیاری در روشهای كسب و كار در حال شكل گیری است . یكی از آنها فرایند مهندسی مجدد كسب و كار است كه به عنوان بازاندیشی اساسی و طراحی دوباره و بنیادی فرایندهای كسب و كار به منظور بهبود چشمگیر معیارهای عملكرد امروزی تعریف شده است . یكی از زمینه سازان بالقوه فرایند مهندسی مجدد كسب و كار فناوری اطلاعات است . اگر چه فناوری اطلاعات امكان دستیابی به پیشرفتهایی را در زمینه فرایند مهندسی مجدد فراهم می سازد اما به تنهایی كافی نیست . این مقاله با نگرشی جامع به فرایند مهندسی مجدد منابع انسانی و مفهوم فناوری اطلاعات، كاربرد فناوری اطلاعات در مهندسی مجدد دپارتمان منابع انسانی و مزایا و معایب آن را شرح خواهد داد.

در حال حاضر ما در عصری به سر می بریم كه تغییرات آن به مراتب بنیادی‌تر از تغییر و تحولات انقلاب صنعتی است و از همین رو سازمانها برای حفظ بقا و حضور خود در عرصه رقابت ناگزیر به دگرگونی و استفاده از تازه‌ترین دستاوردهای فناوری برای دستیابی به بالاترین سطح بهبود تواناییهای خود و كاركنان خود هستند.

مهندسی مجدد سازمانها را می توان از جهات مختلف محصول تكامل طبیعی و عملی استراتژی های كاربردی برخی از رویكردهای مدیریتی اخیر دانست كه تاثیر عمده ای بر نحوه نگرش مدیریت و دگرگونی سازمانها داشته است .

این رویكردهای جدید شامل «مدیریت كیفیت جامع (TQM)» ، «تمركز بر روی مشتریان» و جدیدترین آنها «مهندسی مجدد فرایندها (BPR)» هستند. مهندسی مجدد سازمانها یك رویكرد كل نگر است كه طی فرایندی، استراتژی رقابت سازمان را با پردازشهای درونی و كاركنان آن مرتبط می كند. این ارتباط از طریق به كارگیری جدیدترین ابزارهای ارتباطی برقرار می شود.

در هر سازمانی این باور وجود دارد كه تحقق اهداف عالی سازمان در گرو برخورداری از منابع انسانی كارآمد و بهره‌ور است. تمام سازمانها برای سازگاری با تغییرات محیطی لازم است به طور مداوم نسبت به توسعه و بهسازی نیروی انسانی ، تجهیزات، فناوری، قوانین و مقررات و فرهنگ سازمان اقدام كنند.

● مفهوم مهندسی مجدد

«همر» و «چمپی» مهندسی مجدد فرایند كسب و كار را اینگونه تعریف می كنند : «بازاندیشی بنیادین ، طراحی نو و ریشه ای فرایندها برای دستیابی به پیشرفتی شگفت انگیز در عملكرد براساس معیارهایی نظیر هزینه ، كیفیت ، خدمات و سرعت.»

واژگان كلیدی در این تعریف عبارتند از :

۱ - بنیادین : شیوه اصلی كار شركت چیست؟

۲- ریشه ای: تمامی روندهای كاری و ساختار های موجود باید فراموش شوند و شیوه‌های جدید كار كردن كشف شوند. تغییرات سطحی مفید نیستند و تغییر باید در ریشه عملی شود.

۳- شگفت انگیز: باید به تغییرات چشمگیر و خارق‌العاده دست یافت نه بهبودهای جزئی و اندك .

۴- فرآیندها: طراحی مجدد باید بر فرایندها متمركز باشد نه بر وظایف ، شغلهای افراد یا ساختارها . ‍‍‍[‍‍۳]

در نتیجه یك سازمان باید با پشت سر نهادن روندهای كاری قدیمی كار را از نو شروع كند. مهندسی مجدد در كانون خود بر فرایندها متمركز است . «داونپرت» و «شورت» فرایند را مجموعه ای از وظایف تعریف می‌كنند كه به طور منطقی با یكدیگر در ارتباط هستند و برای دستیابی به یك نتیجه كاری تعریف شده اجرا می شوند. فرایندها ، سلسله فعالیتهایی هستند كه مشتركا نتیجه ارزشمندی را برای مشتری به بار می آورند. [۴‍‍‍‍‍‍]

با توجه به این تعاریف ، مهندسی مجدد تحولات تدریجی را نمی پذیرد و با در نظر گرفتن دگرگونیهای پر شتاب فناوری، بازار و اقتصاد، دگرگونیهای بنیادین و شدید را مد نظر قرار می دهد . این دانش تمام روشهای سازماندهی، مدیریت تحول و ابزارهای مهندسی صنایع را مورد استفاده قرار می دهد تا بر ویرانه سازماندهی بوروكراتیك (دیوان سالاری ) ، سازمانهای نوین فرایندگرا و انعطاف‌پذیر را بسازد. [۷‍‍‍‍‍‍[

● مهندسی مجدد در منابع انسانی

درصورتی كه در سازمان شما فعالیتهای روزانه به طور كارا و مؤثر انجام نمی شود، ‌دپارتمان منابع انسانی اولین جایی است كه باید مهندسی مجدد در آن شروع شود. این روشی است كه مدیران شــــركتهایی چون AT&T و هیولت – پاكارد به كـــــار گرفته اند.

در حالی كه بسیاری از متخصصان منابع انسانی به طور مؤثر در حال بهره برداری از فناوری اطلاعات به منظور مهندسی مجدد فرایندهای منابع انسانی هستند ، بسیاری دیگر هنوز تصویر مبهمی از مهندسی مجدد دارند. اینكه مهندسی مجدد چیست ؟ چه كــاری می تواند انجام دهد؟ و چه مشكلاتی ممكن است در حین اجرا رخ دهد؟ . [۱]

مهندسی مجدد معمولا برای توسعه ، تولید ،‌ لجستیك ،‌توزیع یا در بعضی مواقع جهت حمایت كردن از مشتریان و فروشندگان هدف گذاری می‌شود اما به ندرت برای اجرای آن در قسمتهای مالی و منابع انسانی تلاش می‌شود. به هر حال، منابع انسانی مجموعه ای از سیستم ها و فرایندهایی است كه قادر است بزرگترین سرمایه شما را بالفعل كند. [۲‍‍‍‍‍‍]

نیاز به كاهش هزینه ، ارائه خدمات با كیفیت‌تر و تغییر فرهنگی سه عامل اصلی جهت آغاز فعالیتهای مهندسی مجدد منابع انسانی هستند.

محیطهای كسب و كار رقابتی در حال افزایش ،‌ بسیاری از كارشناسان منابع انسانی را به سختی تحت فشار قرار می دهند تا هزینه های اجرایی منابع انسانی را كاهش دهند،‌ خدمات با كیفیت تری تحویل دهند و فرهنگ سازمانی رقابتی تر و مؤثرتری ایجاد كنند.

به منظور افزایش سرعت و صحت تصمیمات مرتبط با افراد و فراهم آوردن خدمات منابع انسانی به موقع و با كیفیت ، فرایندها و سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی بسیاری از شركتها احتیاج به یك بازنگری اساسی دارد. در حقیقت فرایند مهندسی مجدد وظایف منابع انسانی را همراستا ، اتوماتیك و یكپارچه می‌كند ، در نتیجه یك مزیت رقابتی قدرتمند برای سازمان فراهم می‌آورد. [۱]

● گامهای مهندسی مجدد

معمولا فرایند مهندسی مجدد از طراحی تا اجرا شامل چهار فاز است:

مرحله ۱- نیاز سنجی: اغلب ، فعالیتهای مهندسی مجدد زمانی شروع می‌شود كه شركتها از وضعیت موجود ناراضی هستند یا از طرف فرایندها و سیستم های موجود جهت پاسخ به فرصتهای تجاری جدید یا به دست آوردن اهداف خاص تحت فشار هستند ، در حقیقت مهندسی مجدد به عنوان ابزاری برای به دست آوردن اهداف كسب و كار جدید یا نشان دادن مشكلات كسب و كار استفاده می شود.

در این مرحله شركتها باید قبل از صرف زمان و منابع جهت شروع فعالیت به دو پرسش اساسی پاسخ دهند:

۱- چرا مهندسی مجدد لازم است؟

-۲ چگونه مهندسی مجدد برای به دست آوردن اهداف كسب و كار با استراتژی كلی سازمان منطبق می‌شود؟

مرحله ۲- حمایت و پشتیبانی از سوی مقامات بالای سازمان: بدون حمایت فعال و مستمر مدیریت ارشد ، یك فعالیت بنیانی مثل مهندسی مجدد دیر یا زود شكست خواهد خورد .در مهندسی مجدد منابع انسانی مجریان رده بالای منابع انسانی نیاز به حمایت قوی از طرف مدیران ارشد سازمان دارند.

بعد از كسب حمایت از طرف مدیریت ارشد سازمان معمولا در این مرحله تصمیمات لازم با توجه به ماموریت فعالیت مهندسی مجدد ، حوزه كاری این فعالیت و منابع مورد نیاز جهت كار اتخاذ می‌گردد.

مرحله ۳- تشكیل تیم راهبری: تیم راهبری متشكل از مدیران ارشد منابع انسانی، مدیران MIS ، مدیران میانی و مشاوران خارجی معمولا در این مرحله تشكیل می‌شود.

● وظایف تیم راهبری

۱)درك ارتباطات كلیدی مشتریان / كاربران در فرایندها؛

۲)ترسیم كردن فرایندهای جاری و محدودیتهای سیستم؛

۳)هدف گذاری هزینه ای/ خدماتی جدید برای فرآیندها؛

۴)شناسایی فرایندهایی كه باید مهندسی مجدد شوند و ایجاد یك طرح اجرایی فاز بندی شده.

در این مرحله تیم راهبری می‌تواند مسیر كلی مهندسی مجدد را تعیین كرده و مشاوران و فروشندگان درخواستهای سخت افزاری و نرم افزاری را انتخاب كند.

مرحله ۴- تشكیل تیم های اجرایی: تیم های اجرایی برای خلق راه حل جهت هریك از فرایند های هدف گیری شده تشكیل می‌شوند. در این مرحله افراد تیم ، فرایند موجود را شناسایی كرده و راه حلهای چندگانه برای فرایند ایجاد می‌كنند، برای هر راه حل تحلیل سود- هزینه انجام می‌دهند و در نهایت ساختار ،‌نیروی انسانی و نیازهای سیستمی فرایند انتخاب شده را تعیین می‌كنند.

طرحهای عملی برای تست آزمایشی ، نصب تجهیزات ، تغییر ،‌آموزش و استخدام نیز در این مرحله فرمول بندی و اجرا می‌شود.

منابع

[۱]: Yeung ,Arthur , Reengineering through information technology, Human resources planning , June ۱۹۹۵.

http://www.reengineering.com/articles/ju۱۹۶/humanresource.htm[۲] :

[۳]: Hammer, M :Champy , J, Redesign of the Business , Barcelona , Spain :Parramon , ۱۹۹۴.

[۴]: Davenport ,T. H. Short , J.E ,"The New Iindustrial Engineering :Information Ttechnology and Business processRedesign", Sloan Management Rreview , Summer ۱۹۹۰.

[۵]:The California strategic Human Rresources partnership,

"Hewlett-Packard: Appling world – class information Technology to people Management." Quarterly profile , Spring۱۹۹۴.

[۶]:http://www. Interact…/E۱۴۹۵۸D۹۳۶۷B۶۱۴۸۸۵۲۵۶۸۲..۲۳ff۵۱? Open document.

[۷]: محمد رضا نوده فراهانی ، مصطفی پرخوان رازلیقی ، نقش فن آوری اطلاعات در فرآیند مهندسی مجدد كسب و كار ، ماهنامه تدبیر، شماره ۱۳۳، خرداد ۱۳۸۲.

- آزاده شاهی بیك: لیسانس مهندسی صنایع – كارشناس

-- لیلا هاشمی: لیسانس مهندسی صنایع - كارشناسمنابع

[۱]: Yeung ,Arthur , Reengineering through information technology, Human resources planning , June ۱۹۹۵.

http://www.reengineering.com/articles/ju۱۹۶/humanresource.htm[۲] :

[۳]: Hammer, M :Champy , J, Redesign of the Business , Barcelona , Spain :Parramon , ۱۹۹۴.

[۴]: Davenport ,T. H. Short , J.E ,"The New Iindustrial Engineering :Information Ttechnology and Business processRedesign", Sloan Management Rreview , Summer ۱۹۹۰.

[۵]:The California strategic Human Rresources partnership,

"Hewlett-Packard: Appling world – class information Technology to people Management." Quarterly profile , Spring۱۹۹۴.

[۶]:http://www. Interact…/E۱۴۹۵۸D۹۳۶۷B۶۱۴۸۸۵۲۵۶۸۲..۲۳ff۵۱? Open document.

[۷]: محمد رضا نوده فراهانی ، مصطفی پرخوان رازلیقی ، نقش فن آوری اطلاعات در فرآیند مهندسی مجدد كسب و كار ، ماهنامه تدبیر، شماره ۱۳۳، خرداد ۱۳۸۲.

- آزاده شاهی بیك: لیسانس مهندسی صنایع – كارشناس

-- لیلا هاشمی: لیسانس مهندسی صنایع - كارشناس

---