ساماندهی اسناد در آرشیو

اهمیت اسناد و مدارك تاریخی در تبیین زوایای مبهم حیات اجتماعی و سیاسی یك ملت به عنوان دستمایه‌های اصیل عرصه‌های تحقیقی بر هیچ‌كسی پوشیده نیست. در این رهگذر حفظ و نگهداری این گنجینهٔ ارزشمند، ضرورتی تام دارد و روشهای صحیح بازیابی مطالب و همچنین چاپ و نشر آنها به شكلی درست امری ضروری است. امروزه كه اطلاعات یكی از اركان مهم قدرت هر كشور به‌شمار می‌رود، اسناد یكی از منابع اطلاعاتی برای درك تاریخ و شناخت تحولات اجتماعی، اقتصادی، سیاسی، اداری، فرهنگی و نظامی یك جامعه تلقی می‌شوند. ازآنجاكه اسناد حاصل فعالیت اداری و اعمال روزمره زندگی افراد اجتماع هستند و برای حفظ روابط جامعه با دستگاههای اداری تهیه و تنظیم می‌شوند، عاری از هرگونه شائبه، دروغ، تظاهر، اغراض شخصی و ملاحظه‌كاریها هستند. به‌سبب همین نقش اساسی و امكان اعتماد به اسناد، اهمیت اسناد تاریخی در ضبط صحیح وقایع از قدیمی‌ترین ایام در جوامع باستانی آشكار و شناخته‌شده است. با استفاده از این نوع مدارك می‌توان به اشتباهات، پرده‌پوشی‌ها، مجهولات، گزافه‌گویی‌ها و ملاحظه‌كاریهای برخی تاریخ‌نویسان گذشته پی برد و حقایق امور را درك و كشف كرد.

تهیه و تدوین شیوه‌نامه جامعی كه بتواند گروه كارشناسان ارزیابی اسناد و آرشیو را در امور تفكیك و ساماندهی به اسناد و آرشیو دقیقا راهنمایی كند، امری ضروری اما درعین‌حال دشوار است؛ چراكه نمی‌توان كارشناسان را به شیوه خاصی محدود نمود؛ زیرا تجربه كاری نشان داده است كه در امر تفكیك اسناد جدید، خلاقیت و آشنایی با رویدادها و وقایع تاریخ معاصر، نقشی اساسی دارد. اما برای قاعده‌مند‌كردن و پرهیز از برخورد سلیقه‌ای، ناگزیر باید معیارهایی را برای تفكیك و ارزیابی اسناد مشخص كنیم. این گفتار ضمن تعریف اسناد، وظایف آرشیویست و نحوه نگهداری یا آرشیو اسناد تاریخی را مشخص می‌كند و به‌عنوان مثال و مصداق، به نحوه ساماندهی اسناد در آرشیو مركز اسناد انقلاب اسلامی ــ كه حاصل چندین‌سال تجربه مستقیم نگارنده است ــ می‌پردازد.

● تعریف سند

در منابع مختلف برای تعریف سند دو دیدگاه و منظر كلی وجود دارد:

۱) دیدگاه حقوقی و اداری

۲) دیدگاه تاریخی و تحقیقی.

الف‌) دیدگاه حقوقی و اداری:

قانون مدنی ایران در ماده ۱۲۸۴، سند را چنین تعریف كرده است: «سند عبارت است از هر نوشته‌ای كه در مقام دعوی و یا دفاع قابل استناد باشد.» در این تعریف، محدودیت خاصی در مورد شكل نوشته وضع نشده است و مشخصه اصلی سند، قابلیت استناد به آن در مقام دعوی ذكر گردیده است. بنابراین، از نظرگاه حقوقی هر نوشته‌ای كه در مقام دفاع و دعوی به‌كار نیاید، سند اطلاق نمی‌گردد و در نتیجه بخش عمده‌ای از اسناد تاریخی از این نظر، سند به حساب نمی‌آیند. از دیدگاه اداری نیز تعاریف متعددی درباره سند وجود دارد. به‌نظر استرانگ «سند عبارت است از حقایق كتبی درخصوص وقایع و معاملات سازمان كه ممكن است در نامه، فرمهای چاپی، كارت، كاغذ یا كتاب منعكس شود.»[۱] براساس این تعریف، غیر از اكاذیب و اطلاعات نادرست، هر مدركی، به هر شكل كه حاوی اطلاعات درباره وقایع و معاملات سازمان باشد، سند به حساب می‌آید. در تعاریف منطبق بر دیدگاه اداری نیز سند به آن دسته از مدارك اطلاق می‌شود كه توسط سازمانهای دولتی دریافت شده و یا بر طبق قانون و برای انجام امور عمومی پدید آمده باشند.[۲] بنابراین از دیدگاه اداری و حقوقی، تعریف سند محدود است و بسیاری از موارد را دربرنمی‌گیرد؛ زیرا دراین‌گونه تعاریف (حقوقی و اداری) تنها وجه خاصی از سند مورد توجه قرار می‌گیرد.

ب‌) دیدگاه تاریخی و تحقیقی:

از دیدگاه تاریخی ارائه تعریفی جامع و مانع از سند، تاحدودی دشوار به‌نظر می‌رسد؛ زیرا در تعریف تاریخ و تعیین تاریخی‌بودن هر شی‌ء و مدرك، معیار روشن و مورد اتفاقی وجود ندارد و در یك تعریف عام، به كلیه منابع اعم از كتبی، شفاهی و تصویری، سند اطلاق می‌شود؛ چنانكه سند یا مدرك، واژه‌ای مترادف با منبع و هرگونه شاهد فارغ از شكل و محتوا تلقی می‌گردد. اما در یك تعریف محدودتر، اسناد تاریخی به نوشته‌ها و اوراقی اطلاق می‌شود كه حاصل فعالیت روزمره سازمانهای اداری هستند كه پس از خارج‌شدن از جریان فعالیتهای روزانه، ارزش تحقیقی و اقتصادی یافته‌اند.[۳] بنابر این تعریف، اسناد تاریخی در كنار سایر منابع باستان‌شناسی، منابع تصویری و منابع كتبی، تنها بخشی از منابع تاریخ‌ را تشكیل می‌دهند. مشخصه اصلی سند از این دیدگاه، تولید آن به‌وسیله دستگاه اداری است. بدین‌ترتیب كلیه فرمانهای سلطنتی، مكاتبات و اسناد سیاسی، معاهدات، نوشته‌های اداری، اسناد قضائی، مالی و حقوقی، و نیز گزارشهای اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی و نظامی در زمره اسناد تاریخی به‌حساب می‌آیند. البته برخی مكاتبات خصوصی دوستانه و خانوادگی نیز از این نظر سند تاریخی به‌شمار آمده‌اند.[۴]

● تعریف آرشیو

واژه آرشیو از كلمه یونانی archivum و یا واژه archion مشتق گردیده و به مجموعه مدارك سازمانهای دولتی (آرشیو عمومی)، موسسات، سازمانها (آرشیو سازمانی)، موسسات تجارتی (آرشیو شغلی یا تجارتی)، و مدارك خانوادگی و فردی (آرشیو شخصی و خانوادگی) اطلاق می‌شود.[۵] این واژه اولین‌بار در سال ۱۶۰۳.م در متون فرانسوی به‌كار رفته و در طی سالها و قرون، معانی متفاوتی داشته است. واژه آرشیو در سال ۱۶۰۳ در متون فرانسوی‌زبان به معنای محل كار و ساختمان اداره یا محل استقرار حكومت و همچنین به معنای «بایگانی» مجموعه اسناد و مدارك دولتی یا خصوصی به‌كار گرفته شد.[۶] فرهنگ معین، واژه آرشیو را این‌گونه تعریف كرده است: «جایی كه اسناد، اوراق، تصاویر، پرونده‌ها، صفحات موسیقی و مانند آن حفظ می‌شود. از دیدگاه كلی واژه آرشیو بیانگر مجموعه‌ای از اسناد است كه بر اثر فعالیتهای یك سازمان، واحد اداری، شركت، موسسه یا حتی یك خانواده یا فرد ایجاد شده، و برای استفاده و مراجعات آینده حفظ و نگهداری می‌شود.»[۷] در سال ۱۸۹۸ جی. ا. فیث‌هندز مولر (j. A. Feithands Maller) هلندی، آرشیو را چنین تعریف كرد: «به كلیه مدارك، نقشه‌ها و مواد چاپی كه رسما توسط واحدهای اداری یا یكی از مقامات آن دریافت یا تولید شده، مشروط‌براین‌كه مواد برای حفاظت در آن واحد در نظر گرفته شده باشند، آرشیو گفته می‌شود.»[۸] هیلاری جنكینسون (Hilary Jenkinson) نیز آرشیو را چنین تعریف می‌كند: «مدارك فراهم‌آمده یا استفاده‌شده برای امور اداری و یا مدیریت واحدهای عمومی یا خصوصی كه به‌عنوان اطلاعات مربوط به همان بخش یا سازمان توسط شخص یا اشخاص مسئول برای استفاده جاری یا استفاده جانشینان واجد شرایط آنها، نگهداری شده‌اند.»[۹] آرشیویست ایتالیایی یوجینوا كاساووا (Eugenova Casanova) آرشیو را چنین تعریف كرده است: «تجمع منظم مداركی كه در جریان فعالیتهای موسسه یا افراد ایجاد شده و برای اجرای مقاصد سیاسی، حقوقی یا فرهنگی آن موسسه یا فرد، حفاظت می‌شوند.»[۱۰]

امروزه آرشیو را محل نگهداری مواد چاپی و غیرچاپی‌ای می‌دانند كه به صورت سمپاتیك و نیمه‌سمپاتیك مرتب و منظم شده‌اند. مواد چاپی و غیرچاپی یك آرشیو شامل كتابها، نشریات ادواری، روزنامه‌ها، عكس، نقشه، پوستر، اسلاید، فیلم، ویدئو، نوار صدا، صفحه و امثال آنها است.

كاركرد یك آرشیو را به‌طور خلاصه چنین می‌توان ذكر كرد: «گردآوری مواد چاپی و غیرچاپی، سازماندهی فهرست و رده‌بندی آن مواد، حفظ و نگهداری و بالاخره ارائه خدمات به مراجعه‌كنندگان آرشیو.»[۱۱]

● تقسیمات آرشیو

آرشیوها را به‌طوركلی از دو نظر می‌توان تقسیم كرد:

۱) از نظر موضوعی: شامل آرشیوهای تاریخی، جغرافیایی، حقوقی و قضایی، سیاسی، اقتصادی و غیره

۲) از نظر سازمانی و مكانی: مانند آرشیو ملی اداری (در هریك از سازمانهای دولتی و وزارتخانه‌ها)، ایالتی، شهری، شخصی و غیره.

محتوای یك آرشیو را اعم‌ازاینكه موضوعی یا سازمانی باشد، می‌توان به چندین روش طبقه‌بندی و مرتب نمود.

الف‌) ترتیب زمانی: یعنی برحسب سالها، قرنها و یا بر طبق دوره‌های بزرگتر تاریخی مثل ایران قبل از اسلام، دوره قرون وسطی و یا از روی سلسله پادشاهان یك كشور مانند صفویان، قاجاریه و...

ب‌) ترتیب الفبایی: براساس ترتیب نام اشخاص صادركننده فرمانها یا كسانی كه فرمانها برای آنها صادر شده و...

ج‌) ترتیب موضوعی: مانند اسناد حقوقی، سیاسی،‌ تاریخی، اجتماعی و... . این روش بیشتر در آرشیوهای ملی، دولتی، شهری و شخصی كه اسناد و مدارك گوناگونی در آنها وجود دارند، قابل اجرا است.[۱۲]

● آرشیو تاریخی و آرشیو اداری

آرشیو تاریخی، شامل اسنادی است كه دیگر مورد نیاز جاری اداری نیستند اما باید به صورت دائم حفظ شوند. این اسناد اكثرا قدیمی و شكننده هستند و برای حفظ این‌گونه اسناد باید اقدامات ‌ویژه‌ای از قبیل ترمیم و بازسازی انجام گیرد. اما اسناد و مدارك آرشیوهای اداری، هنوز اكثرا توسط سازمان ایجادكننده آنها به كار برده می‌شوند. اسناد مذكور مورد ارزشیابی واقع نشده‌اند و چنانچه ارزشیابی شوند، امكان دارد طبقه‌بندی فعلی آنها تغییر یابد. این اسناد معمولا در دسترس عموم قرار نمی‌گیرند.

● آرشیویست كیست؟

به افرادی كه در آرشیوها ــ اعم از آرشیو اسناد تاریخی، تحقیقی، حقوقی و اداری ــ مشغول انجام كار هستند و در این وظیفه از تخصص لازم برخوردارند و وظایف یك آرشیویست را انجام می‌دهند، آرشیویست اطلاق می‌گردد.

یك آ‎رشیویست دو وظیفه اساسی دارد:

۱) باید برای حفظ و حراست از اسناد باارزش تحت‌نظر خود اقدامات لازم را انجام دهد و نهایت كوشش را صرف كند تا كیفیت و ویژگیهای اصلی اسناد حفظ شود،

۲) اسناد را برای استفاده محققان تاریخ‌ و سایر پژوهشگران آماده ساخته و ارائه دهد.

طبق ‌نظر آرشیویست مشهور، سرهیلاری جنكینسون، در كتاب «مدیریت اسناد آرشیوی»، جای وظیفه اول و دوم نباید با هم عوض شود: «طبق قانون و به‌عنوان نگهدارنده اسناد دولتی اولین وظیفه من این است كه هرگونه اقدام لازم را جهت حفظ و نگهداری اسناد به عمل آورم. دراین‌صورت آیا من چیزی بیش از یك انباردار واقعی تلقی می‌شوم؟ پاسخ قطعا منفی است؛ زیرا وظایف قانونی من تنها با حفظ و نگهداری اسناد پایان نمی‌یابد.»[۱۳]

ارائه رهنمود، ایجاد هماهنگی، رعایت نظر و ترتیب اولیه اسناد دولتی، ارزشیابی و انتخاب اسناد باارزش نیز از اهم وظایف یك آرشیویست محسوب می‌شود. بنابراین وظایف آرشیویستها را چنین می‌توان خلاصه كرد:

۱) حراست از اسناد باارزش تحت مراقبت

۲) مشاركت در فرایند افزودن به‌ اسناد موجود

۳) آماده‌سازی اسناد جهت استفاده مراجعین و پژوهشگران ۴ــ ارزشیابی اسناد باارزش و تفكیك منظم آنها از میان توده عظیم اسناد و طبقه‌بندی ارزشی اسناد.

تمام وظایف آرشیویستها از نظر اهمیت با هم برابرند و نمی‌توان هیچكدام را نادیده گرفت. امكان دارد نیازهای كوتاه‌مدت ایجاب كند در هر زمان برای یكی از وظایف اولویت قائل شویم، ولی در یك تحلیل نهایی می‌توان گفت چنانچه نتوان اسناد را جهت استفاده متقاضیان آماده ساخت، ارزشیابی، گزینش و حفظ و نگهداری اسناد هم بی‌معنی و بی‌هدف خواهد بود.

ابوالفتح مومن

پی‌نوشت‌ها

[۱]- Margearet. K. Odell: Earlpstrong, Records Nanagem. Ent. And Filing – Operationns, Mcgraw Hill Book. Company NewYork, ۱۹۴۷. P۳۳۶

[۲]ــ جعفر بوشهری، اداره امور اسناد و فن بایگانی، تهران، موسسه علوم اداری و بازرگانی دانشكده حقوق و علوم سیاسی و اقتصادی، ۱۳۴۱.ش، صص۱۱ــ۹

[۳]ــ جهانگیر قائم‌مقامی، مقدمه‌ای بر شناخت اسناد تاریخی، تهران، انجمن آثار ملی، ۱۳۵۰.ش، ص۵

[۴]ــ همان.

[۵]ــ مهربانلو عنقائی، آرشیو تاریخی و بررسی تاریخچه آرشیو در ایران (پایان‌نامه ارشد كتابداری، دانشگاه تهران، دانشكده علوم تربیتی، ۱۳۵۹.ش، ص۸)

[۶]ــ نورالله مرادی، مدیریت آرشیوهای دیداری ــ شنیداری، تهران، سروش، ۱۳۷۳.ش، ص۱۱

[۷]ــ محمد معین، فرهنگ فارسی، جلد اول، ذیل آرشیو.

[۸]ــ محمدحسین دیانی، مقدمه‌ای به آرشیو، مشهد، دانشگاه فردوسی، مشهد، ۱۳۷۷.ش، ص

[۹]ــ همان‌.

[۱۰]ــ همان.