خدمات مرجع الکترونیکی و پیدایش آن در کتابخانه ها

یکی از اساسی ترین و مهم ترین بخش های یک کتابخانه اعم از سنتی یا مجازی بحش مرجع می باشد

یکی از اساسی ترین و مهم ترین بخش های یک کتابخانه اعم از سنتی یا مجازی بحش مرجع می باشد. هدف از تشکیل این بخش در سیستم کتابخانه ای پاسخگوی به سؤالات و پرسشهای مراجعه کنندگان در سریعترین زمان ممکن می باشد با ظهور کتابخانه های مجازی که به عنوان یک پدیده می توان از آنها نام برد خدمات کتابخانه ای نیز دچار تحول جدی شده است. کتابدار مرجع تقریباً علاوه بر پاسخگویی به هر موضوع قابل تصور در انجام طرحهای تحقیقاتی کمک می کند استفاده از ابزارهای پیچیده کتاب شناسی را توضیح می دهد در بسیاری از از پایگاههای اطلاعاتی به صورت رایانه ای جستجو کرده و جستجوی اطلاعات درون خطی را رهبری می کند آموزشهای رسمی و غیر رسمی استفاده از خدمات کتابخانه ای را نیز انجام می دهد. برخی از درخواستهای مراجعه کنندگان با استفاده از اطلاعات ساده و واقعی پاسخ داده و شوند و پاسخ به بسیاری از سؤالات به ساعتها یا حتی روزها بررسی نیاز دارد. اولین و مهم ترین وظیفه کاربر برای رسیدن به پاسخ سؤالات خود شناسایی و مکان یابی منابع مورد نیاز است برای بسیاری از انواع موارد ابزارهای کتاب شناختی موجود بسیار پیچیده یا حتی ناقص هستند و احتمالاً کاربر برای یافتن مواد مورد نیاز خود به کمک کتابدار احتیاج دارد تشریح استفاده از ابزار مذبور با کمک کتابداران امکان پذیر است کتابدارن باید مطمئن گردد که تمامی منابع اطلاعاتی احتمال و مناسب را به خواننده معرفی کرده اند. ابداع خدمات رایانه ای برای جستجو در پایگاههای اطلاعاتی ماشین خوان ابعاد جدیدی در خدمات مرجع و اطلاعات داده است. بسیاری از خدمات اصلی چکیده نویسی و نمایه سازی مانند چکیده نامه های شیمی و راهنمای خوانندگان به شکل پیوسته نیز جستجو می شوند و از طریق دیسکهای فشرده نیز در دسترس هستند. این کتاب شناسی ها در داخل کتابخانه مانند فایلهای فهرستهای درون خطی کتابخانه قابل جستجو هستند و رسیدن به این خدمات با کمک کتابدار مرجع بهتر و قابل دسترس تر می باشد.

برخی ابزاری که در کتابخانه ها به کار گرفته می شوند و در بهبود کیفیت ارائه خدمات از راه دور کتابخانه ها تاثیر دارند، عبارتند از:

نمابر ( پست تصویری )

ابزاری است که برای انتقال و جابجایی اطلاعات مکتوب به سرعت به کتابخانه ها راه یافت. نمابر تشکیل شده است از یک خط تلفن معمولی استاندارد و دستگاهی که شکل و طرز کار آن تا حدودی شبیه به یک دستگاه تکثیر کوچک است.

در استفاده از این وسیله ابتدا متن یا تصویر مورد نظر را در دستگاه مذکور قرار می دهند تا آن را بنا به نظام تعریف شده خود به امواج تبدیل کند و قابلیت ارسال از نقطه ای به نقطه های دیگر را بیابد. در مقصد، متن ارسالی چاپ می شود و بلافاصله مورد استفاده قرار می گیرد.

کاربرد نمابر در کتابخانه ها، درایجاد تسهیلات برای ارسال و مبادله اطلاعات، آمارها، مقالات نشریات ادواری، بخشهای مختلف یک کتاب و یا جزوه و ... بسیار موثر است.

پست صوتی

سیستم پست صوتی پیام های گفتاری فرستنده را به شکل داده های رقومی تبدیل می کند، آن را از طریق شبکه ها انتقال می دهد و برای بازیابی و استفاده بعدی بر روی دیسک ذخیره می کند. هنگامی که دریافت کننده آماده گوش دادن به پیام باشد آن را به شکل شنیداری تبدیل می کند. دریافت کننده می تواند از گزینه های مختلفی استفاده کند: پیام را برای استفاده بعدی ذخیره کند، آن را حذف کند، آن را برای افراد دیگری ارسال کند. و برای پرسش و پاسخ در خدمات مرجع می تواند مورد استفاده قرار گیرد .

تلکس

از ابزاری است قبل از نمابر برای ارسال متن و اطلاعات در کتابخانه ها به کار گرفته می شد، هر چند که هنوز هم مورد استفاده برخی از کتابخانه هاست . این دستگاه شامل یک صفحه کلید، یک چاپگر و یک شماره گیر است. برای استفاده از تلکس باید مشترک شد و برقراری مبتنی است بر شماره تلکس و علامت رمزی که هنگام نصب به استفاده کننده برای شناسایی فردی، اعم از حقیقی و حقوقی، داده می شود و معمولاً در راهنماهای چاپی تلکس درج می گردد.

سرعت کار و انعطاف پذیری در تنظیم وقت از مزایای تلکس است. تأثیر قطع برق بر کارکرد تلکس، پاک شدن سریع مطالب مندرج بر کاغذهای مخصوص آن، احتمال خطا و هزینه زیاد از معایب آن است.

تله تکست

از ابزاری است که برای ارسال اطلاعات و متن از راه دور استفاده می شود. اساس آن یک رایانه کوچک است که اطلاعات را ذخیره می کند، سپس با استفاده از شبکه تلویزیونی کشور آن را به علایم تصویری ارسال می دارد. برای کارایی این ابزار لازم است از تلویزیونی که به دستگاه خاص دریافت اطلاعات مذکور مجهز شده باشد، در کتابخانه استفاده گردد.

تله تکست به فرد امکان می دهد که تنها با فشار دادن یک دکمه، تصویر صفحه ای از صفحات یک مجله مخصوص را که حاوی مجموعه اطلاعات طبقه بندی شده و به هنگام است، در اختیار داشته باشد. تله تکست برای زیرنویس کردن فیلم های زبان خارجی یا نوشته دادن روی تصاویر برنامه ها بدون قطع جریان عادی آنها به کار می رود. ضمناً برای ناشنوایان در کتابخانه ها وسیله مناسبی است.

پرستل

از ابزاری است که برای ارسال متن از راه دور به کار می رود. اساس آن را یک رایانه بزرگ و یک خط تلفن متصل به دستگاه تلویزیون و یا دستگاه خاص پرستل تشکیل می دهد. تفاوت آن با ابزارهای قبلی، سرعت بسیار زیاد آن است. به طوری که می تواند دریک لحظه هزاران صفحه اطلاعاتی را در اختیار استفاده کننده قرار دهد. کاربرد پرستل بیشتر در کتابخانه های عمومی بزرگی است به شبکه های اطلاع رسانی تجاری، هتل داری، جهانگردی و دفتر های مسافرتی کشور خود و خارج از آن متصل هستند و به پاسخگویی سریع، صحیح مراجعان خود در حوزه موضوعی مذکور می پردازند. معمولاً هزینه اشتراک و استفاده از پرستل از طریق قبض تلفن اعلام می گردد.

لوح نوری ( سی دی رام )

از ابزاری است که با کمک اشعه لیزری برای ذخیره و بازیابی انواع اطلاعات مورد نیاز کتابخانه ویا برای ایجاد بانکهای اطلاعاتی به کار برده می شود. ظرفیت ذخیره سازی این گونه لوحها (دیسک فشرده ) بسیار بالاست / حدود ۵۵۰ مگابایت قدرت ذخیره سازی اطلاعات معادل ۲۷۰ هزار صفحه چاپی A۴ و یا ۱۵۵۰ لوح رایانه (فلاپی دیسک ) و بازیابی اطلاعات را در سریعترین زمان ممکن انجام می دهد .

برای استفاده از لوح های نوری، وجود نرم افزار جستجو، یک کارت الکترونیکی برای اداره مراحل کار یک دستگاه گرداننده لوح ( دسیک گردان ) ضروری است که به رایانه متصل باشد. مزایای عمده لوح های نوری عبارتند از: آسانی و پایین بودن هزینه استفاده از آن در مقایسه با نظام جستجوی پیوسته ( به ویژه برای کشورهای جهان سوم)، ایجاد نظام شبکه ای و همچنین کاربرد آموزشی آن که مورد توجه موسسات مختلف پژوهشی، علمی، آموزشی، سختی، تولیدی، تجاری و ... دنیا قرار گرفته است.

ماهواره

قمر مصنوعی/ ماهواره وسیله ای است دست ساخت بشر که در مدار یک جرم آسمانی به گردش درمی آید. چنانچه برای فرستادن و گرفتن صدا و تصویر از راه دور استفاده شود، به آن ماهواره مخابراتی می گویند. ماهواره که از مهمترین ابزار اطلاع رسانی در عصر اطلاعات و ارتباطات محسوب می شود،

بیش از سی سال است در حوزه فناوری اطلاعات شناخته شده و به استفاده درآمده است.

هدف از به کارگیری آن یکپارچه کردن و مرتبط ساختن همه پایگاههای تولید اطلاعات در یک نظام واحد و هماهنگ اطلاع رسانی است تا اطلاعات دقیق و روزآمد در سریعترین زمان ممکن ارائه و مبادله گردد. ماهواره ها انواع مختلف با کاربردهای گوناگون دارند که براساس نوع ارتباط، مدار، پوشش، انواع، و وظیفه (خدمات ) قابل رده بندی است.

کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی کشورهای پیشرفته بر اساس گروههای مختلف علمی، آموزشی و پژوهشی مجهز به دانش و ابزار بهره گیری از این پدیده مهم ارتباطی شده اند، تا تسهیلات لازم را در حوزه خدمات اطلاع رسانی به بار آورند. در کشور ما نیز مرکز اطلاع رسانی ماهواره ای دانشگاه شهید بهشتی در بهار ۱۳۷۸ توسط کتابخانه مرکزی آن راه اندازی گردید.

برای استفاده از ماهواره، علاوه بر ساختار فنی آن باید ضمن اقدام به پرتاب و استقرار ماهواره در مدار زمین، از طریق ایستگاههای زمینی ارتباطات ماهواره ای را تحت کنترل درآورد. برای برقراری ارتباطات ماهواره ای نیز به بشقاب گیرنده ( آنتن ) مستقر در فضای باز و در محدوده منطقه پوششی ماهواره و یک دستگاه گیرنده متصل به تلویزیون و یا رایانه که در فضای بسته قرار گرفته باشد، نیاز است. کلیه ماهواره های مخابراتی بین المللی، منطقه ای و محلی از طریق عضویت کشورها در اتحادیه بین المللی ارتباطات راه در مدار قرار می گیرند.

رایانه

اما رایانه خود به شکل های متفاوت و بیشتر می تواند مورد استفاده قرار گیرد که رایجترین آنها پست الکترونیکی، چت، کنفرانس راه دور، داده کنفرانس و ویدئو کنفرانس، خدمات اطلاعاتی رقومی است که همگی می توانند دربخش مرجع کتابخانه ها به ارائه خدمات بهتر و سریعتر کمک زیادی به کتابدار و کاربر نمایند و نیاز به مراجعه حضوری کاربر به کتابخانه نیست که شاید بهترین مزایای این فناوری ها هم، همین میتواند باشد که نیاز به حضور فیزیکی کاربر درکتابخانه را به حداقل می رساند و کتابدار می تواند از طریق امکانات مختلف خدمات بهتر ارائه دهد. البته همچنین که قبلاً گفته شد همه اینها ابزاری هستند برای ارائه خدمات بهتر و هدف ارائه خدمات است.

خدمات اطلاعات رقومی ( دیجیتال )

خدمات الکترونیکی رقومی قدرتمند و راه دور، کاربران رایانه های شخصی و ایستگاههای کاری شبکه ای را قادر می سازد تا اطلاعات موردنیاز در بیرون از محل کار خود به صورت مداوم و بدون ترک میزکار خود به دست آورند. قیمت سهام، مجلات، مقالات خبری، آثار مرجع و پیش بینی وضعیت هوا بخشی از اطلاعاتی هستند که به صورت درون خطی قابل دسترس می باشند. بسیاری از این خدمات در کنار امکان دسترسی به اینترنت، امکان دسترسی به پست الکترونیکی، تابلو اعلانات الکترونیکی، ... را نیز فراهم می آورند. (۲)

کنفرانس راه دور، داده کنفرانس، ویدئوکنفرانس (همایش تصویری)

با استفاده از این فناوری ها افراد مختلف می توانند حتی با صدها و هزاران کیلومتر فاصله از یکدیگر، به صورت الکترونیکی با هم ملاقات کنند. با استفاده از کنفرانس راه دور گروهی از افراد می توانند به طور همزمان از طریق تلفن یا نرم افزار ارتباطی گروهی پست الکترونیکی با هم مشورت کنند. کنفرانس راه دوری که امکان کار همزمان دو یا چند فرد در مکان های مختلف بر روی یک سند یا داده را داشته باشد را کنفرانس داده می گویند. با استفاده ازکنفرانس داده کاربران از مکانهای دور می توانند فایلهای داده ها را ویرایش و اصلاح کنند. این فایلها ممکن است حاوی داده های متنی مانند اسناد کلمه پردازها؛ داده های عددی مانند صفحه گسترها؛ و داده های گرافیکی باشند. نوعی از کنفرانس راه دور که شرکت کنندگان می توانند از طریق نمایشگرهای ویدئویی همدیگر را ببینند، را کنفرانس راه دور ویدئویی یا ویدئو کنفرانس می نامند.

این دسته از کنفرانس های الکترونیکی به دلیل صرفه جویی در هزینه و زمان مسافرت در حال گسترش می باشند. ویدئو کنفرانس معمولاً به اتاق کنفرانس ویدئویی، میکروفن، نمایشگر تلویزیونی و رایانه مجهز به ابزار رمزگذاری که تصاویر ویدئویی و امواج صوتی قیاسی (آنالوگ) را به علایم رقومی (دیجیتال) تبدیل کند و برای انتقال از طریق کانال های ارتباطی فشرده سازی کند، نیاز دارد. سیستم های ویدئو کنفرانس رومیزی که از رایانه های شخصی استفاده می کنندو کاربران می توانند یکدیگر را ببینند و به طور همزمان بر روی یک سند کار کنند در حال کاهش هزینه ویدئو کنفرانس می باشد، به طوری که بیشتر سازمان ها می توانند از این فناوری استفاده کنند. سیستم های ویدئو کنفرانس رومیزی معمولاً دارای یک پنجره محلی است که خودتان را در آن می توانید مشاهده کنید و یک پنجره راه دوری است که در آن فردی را که در حال ارتباط با وی هستید را می بینید. بیشتر سیستم های رومیزی دارای قابلیت های صدای با اصلاح متن و تصاویر به صورت درون خطی بر روی یک طرح مشترک همکاری کنند.نرم افزار ویدئو کنفرانس رومیزی از طریق اینترنت قابل دسترسی می باشد.

کتابدار مرجع می تواند مصاحبه مرجع را که در آن باید کاربر در کتابخانه حضور می یافت، به وسیله همایش تصویری برگذار کندو حتی عوامل ملموس و ناملموسی که در انجام یک مصاحبه موفق تأثیر به سزایی دارند و در دیگر امکانات دور از دید و دسترس کتابدار مرجع می ماند، در این فناوری همه آن ها را به کار گیرد و یک مصاحبه مرجع موفق را انجام دهد و پاسخ مناسب را به کاربر ارائه نماید و حتی می تواند با این فناوری امکان بحث کاربر با متخصصان موضوعی را نیز فراهم آورد و حتی خود کاربرانی که سؤال مشابهی دارند با هم به وسیله ویدئو کنفرانس به بحث و مبادله اطلاعات بپردازند.

فناوری همایش تصویری نیز در اجرا دارای مزایا و معایبی است که برخی از آن ها با پست الکترونیکی دارای وجوه مشترکی هستند در ادامه به مهم ترین آن ها اشاره می شود. از مزایای این فناوری ایجاد امکان ارتباط دو جانبه با ویژگی مشاهده طرف مقابل از مسافت دور است. این امر باعث برطرف شدن یکی از معایب پست الکترونیکی در ایجاد ارتباط در خدمات مرجع از راه دور می شود، چرا که این ارتباط به صورت دو جانبه و با مشاهده طرفین برقرار می شود. از دیگر مزیت های همایش تصویری امکان ارتباط همزمان است. طرفین شرکت کننده در این همایش می توانند به صورت پیوسته با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند و درباره مسائل مطرح شده اظهار نظر کنند و نظرات طرف مقابل را در موارد خاص جویا شوند.

از محدودیت های آن نیز می توان نیاز به حضور مستمر افراد در محل برای پاسخگویی به سؤالات مطرح شده توسط کاربران، نیاز به تجهیزات خاص و هزینه های بالای آن تجهیزات و نیز نیاز به زیر ساخت های مخابراتی با ظرفیت بالا برای انتقال صوت و تصویر به صورت پیوسته را برشمرد. (۲)

چت (گفتگو)

دو یا چند نفری که به طور همزمان به اینترنت وصل شده اند به طور زنده، محاوره ای و نوشتاری با یکدیگر گفت و گو کنند. IRC نرم افزار عمومی برای گفت و گو در اینترنت می باشد. گروه های گفت و گو به کانال های تقسیم می شوند که به هر کدام از آن ها موضوعات محاوره خودشان اختصاص داده می شود. اگر افرادی که از آن استفاده می کنند زمان خاصی را برای "ملاقات" و "صحبت" در موضوع به خصوصی انتخاب کنند، گفت و گو ابزار بازرگانی و ارتباطی مؤثر خواهد بود.

کاربر می تواند از طریق چت سؤال خود را از کتابدار مرجع بپرسد و کتابدار مرجع از طریق چت مصاحبه مرجع را انجام دهد و پاسخ کاربر را به او ارائه نماید. کاربری که بانیاز اطلاعاتی مواجه شده است، با کتابدار که پشت ایستگاه کاری آماده است، تماس بگیرد و با یک سلسله سؤال و جواب، نیاز اطلاعاتی تبیین می شود و کاربر می تواند پاسخ خود را بگیرد. اما نقاط ضعفی که این روش دارد عبارتند از: نیاز به حضور دائمی کتابدار و صرف زمان زیاد برای تایپ کلیه مطالب.

تلنت

موجب می شود شخصی از طریق یک رایانه با رایانه دیگر کار کند. تلنت پروتکلی است که موجب اتصال سریع دو رایانه می شود و به شما اجازه می دهد در حالی که در منزل یا مسیر کار خود می باشید از طریق یک رایانه راه دور با رایانه محل کار خود ارتباط برقرار کنید. همچنین می توانید ارتباط را قطع کنید و از رایانه دیگری که اطلاعات آن در دسترس عموم می باشد، مانند فهرست کتابخانه کنگره امریکا، استفاده کنید. تلنت با استفاده از نشانی که شما داده اید، محل مورد نظر را پیدا می کند و شما را به آن متصل می کند.

کتابدار مرجع می تواند از این طریق امکانی را برای کاربر به وجود آورد که کاربر بتواند بدون مراجعه به کتابخانه جستجوی مشترکی از کتابخانه انجام دهد و به منابع الکترونیکی کتابخانه دسترسی داشته باشد و آنچه را که کتابدار مرجع در کتابخانه و رایانه خود جستجو می کند کاربر نیز آن را در رایانه شخصی خود مشاهده کند و در صورت یافتن پاسخ به راحتی آن را ذخیره کند.

ابزارهای ارائه خدمات مرجع در کتابخانه مجازی

کتابخانه های مجازی برای ارائه خدمات و مرجع از ابزارهایی استفاده می کنند که از آن جمله می توان به موارد ذیل اشاره نمود:

الف( نظام اُپک: در این روش، کار برای دریافت پاسخ ، سؤال خود را در قالب خاصی ارسال می داشت پس از بررسی توسط ایستگاه مرکزی اپک به آن پاسخ داده می شد.

ب) ارسال فرم الکترونیکی: ابزار دیگر روشی است که مراجعه کننده می تواند فرم الکترونیکی مربوط به خدمات مرجع را دریافت و پس از تکمیل برای دریافت پاسخ آنرا ارسال بدارد این گونه خدمات در اختیار اعضای هیأت علمی دانشگاهها بوده و از محدودیت مکانی برخوردار است.

ج( روش تابلو اعلانات : این روش ابتدا در دانشگاه ویکتوریا استفاده گردید. در این روش پایگاه اطلاعات، سؤالات مراجعان را دریافت و پاسخ ها را بدون توجه به نوع مراجعه کننده فراهم می آورد.

د( جدید ترین روش برای ارائه خدمات مرجع ارائه خدمات از طریق پست الکترونیکی می باشد که در راستای پیشرفت نظام های مبتنی بر وب است و با استفاده از قابلیت زبان ، نشانه گذاری ، فرا متن ، وب فرمهای خاصی را برای استفاده از خدمات مرجع از راه دور طراحی کرده اند که این فرمها به طور بالقوه راهنماییهای فراوانی را در اختیار کاربران قرار می دهند.

ه) ابزار دیگری که برای ارائه خدمات مرجع درحال شکل گیری و رواج روز افزون است استفاده از نظام های همایش تصویری است. این نظام بر خلاف پست الکترونیکی به شرکت کنندگان اجازه می دهد از مسافت های دور همدیگر را مشاهده کنند و به طور همزمان با یکدیگر ارتباط برقرار نموده، ارتباط رو در رو و نزدیک است که با توجه به اهمیت فراوان دو ابزار پست الکترونیک و همایش تصویری به تفصیل درباره آنها به بحث می پردازیم.

اصغر موسایی

منابع:

دانشجویان پودمان کتابداری کرج (۱۳۸۵). وبلاگ دانشجویان کتابداری و اطلاع رسانی کرج. http://ketabdarivait.blogfa.com/post-۵۵.aspx۲

دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی (۱۳۸۶) زیر نظر عباس حری ،تهران :کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.

ریچارد فادر گیل، ایان بوچارت ۱۳۷۹مواد غیرکتابی در کتابخانه‌ها/ ؛ مترجم کاظم

خادمیان.- مشهد: آستان قدس رضوی، بنیاد پژوهشهای اسلامی، ‎

مداحی ساربانقلی، ربابه. سیر تحول فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی و تأثیر آنها بر خدمات مرجع کتابخانه ها. شیرازه : نشریه الکترونیکی علوم کتابداری، آرشیو و اطلاع رسانی،۲، بهمن و اسفند ۱۳۸۶. http://www.nlai.ir/ Default.aspx?tabid=۱۰۳۹

مهراد،جعفر (۱۳۶۷)مقدمه‌ای بر خدمات مرجع عمومی/ شیراز: دانشگاه شیراز.