اهمیت روابط عمومی مطلوب در چهارچوب دولت پاسخگو

روابط عمومی سكوی پرش و جایگاهی برای ارتباطات مستمر و همه جانبه شركتها و سازمانها با جامعه و مردم است

روابط عمومی سكوی پرش و جایگاهی برای ارتباطات مستمر و همه جانبه شركتها و سازمانها با جامعه و مردم است.

در دورانی كه بحث روابط عمومی‌های پاسخگو و دولت پاسخگو از اهمیت خاصی برخوردار است باید ویژگیهای روابط عمومی مطلوب را شناخت. در مقاله زیر كه به وسیله نازنین تایید‌ی‌فر كارمند روابط عمومی برق منطقه‌ای اصفهان تهیه شده ویژگیهای روابط عمومی مطلوب مورد بحث و بررسی قرار گرفته است.

یكی از عواملی كه در سرنوشت هر مؤسسه، گروه و فرد اهمیت و ارزش اساسی دارد و آنها را در نیل به هدف‌ها یاری می‌دهد، كیفیت ارتباط آنها با افراد و مؤسساتی است كه با آنها سروكار دارند و همچنین با افكار عمومی جامعه‌ای است كه در آن به فعالیت مشغولند. هر اندازه این ارتباط به طور مفید برقرار شده و به شكل مؤثری گسترش یافته باشد، به همان اندازه آن فرد، گروه و مؤسسه در دستیابی به اهداف خود موفق‌تر هستند. روابط عمومی مطلوب اكنون به عنوان یك اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده كه افراد و مؤسسات برای رسیدن هرچه بهتر و راحت‌تر به مقاصد خود نیازمند به حسن رابطه و درك متقابل و توسعه تفاهم با یكدیگر و عموم مردم هستند.

● روابط عمومی مطلوب

یك روابط عمومی كه در پی كسب مطلوبیت كامل است، باید چند اصل مهم را مدنظر قرار دهد.

● توجه به اصول اخلاقی

یك روابط عمومی كارآمد برای سلامت حرفه‌ای خود، ناگزیر از رعایت اصول اخلاقی حرفه روابط عمومی و تدوین آئین‌نامه‌های رفتاری در روابط عمومی است. بطور كلی، بعضی از صاحبنظران، تدوین اصول اخلاقی روابط عمومی را به سه دلیل لازم می‌دانند:

۱) ارائه راهنمای عمل برای كارگزاران روابط عمومی.

۲) وجود میزانی برای تطبیق انتظارات.

۳) ایجاد امكان تمیز دادن روابط عمومی از سایر فعالیتها.

بعضی از اصول پیشنهادی برای تدوین نظامنامه اخلاقی روابط عمومی در ایران، به شرح زیر است:

۱) عدم استفاده از دروغ، دلایل ظاهر فریب و مستندات تحریف شده در فعالیتهای ارتباطی.

۲) مواجهه با مخاطبان، همكاران و مدیران برحسب موازین اخلاق و انصاف.

۳) رازداری و حفظ اسرار سازمان و مخاطبان.

۴) خودداری از نشر اطلاعات كذب و خلاف واقعیت و دادن تعهد مبنی بر انجام تحقیق و كسب اطمینان درمورد صحت مطالب قابل انعكاس.

۵) دادن تعهد مبنی بر عدم دریافت هدایا یا حق‌الزحمه از مخاطبان یا شركتهای تبلیغاتی.

۶) خودداری از جریحه‌دار ساختن احساسات عمومی.

۷) اقناع مخاطب صرفاً با حكمت و موعظه نیكو.

۸) ایمان به حقانیت مخاطب و داشتن رفتار اخلاقی با مخاطبان.

۹) عدم توسل به ترفندهای تبلیغاتی برای فریت افكار عمومی.

۱۰) پرهیز از تطمیع یا تهدید رسانه‌ها درمورد دادن آگهی یا قطع آن.

● توجه به روابط عمومی بین‌المللی

از یك نظر می‌توان فعالیتهای روابط عمومی را به سه بخش داخلی (درون سازمانی)، خارجی (برون سازمانی) و بین‌المللی تقسیم كرد. با این تقسیم‌بندی، یك روابط عمومی كارآمد، باید بتواند در هر سه بخش، كارآمدی و بازدهی لازم را داشته باشد.

● قدرت مشاوره مدیریت

یكی از وظایف اساسی مدیریت یك روابط عمومی كارآمد، مشاوره مدیریت سازمان مربوطه است. ارائه خدمات مشاوره‌ای توسط روابط عمومی به مدیریت در یك روابط عمومی كارآمد باید از سطح انعكاس اطلاعات فردی به وسیله مدیر روابط عمومی فراتر رود و برای تولید اطلاعات مشاوره‌ای، سازماندهی مشخصی صورت گیرد. در واقع روابط عمومی كارآمد، با تغذیه اطلاعاتی مدیران، ضریب واكنش پذیری آنان را در تصمیم‌گیریهای درون و برون سازمانی افزایش داده و به عنوان بازوی مدیریت عمل می‌كند.

● كارآیی روابط عمومی داخلی

از جمله ابعاد بسیار مهم روابط عمومی، (روابط عمومی داخلی) است. در روابط عمومی‌های ناكارآمد، گرایش اصلی به سمت بیرون از سازمان است، در حالی كه در روابط عمومی كارآمد، روابط عمومی داخلی از اهمیت نسبتاً بیشتری برخوردار است، چرا كه اگر آثار عملكرد روابط عمومی بتواند كاركنان سازمان را جلب و اقناع كند، در كارآیی و عملكرد بیشتر آنان، افزایش بهره‌وری سازمانی،‌جلب و تأمین رضایت ارباب رجوع، ایجاد تفاهم بیشتر بین مدیریت و كاركنان و افزایش همیت سازمانی موثر واقع خواهد شد و در نهایت هر یك از كاركنان را به مبلغانی برای سازمان تبدیل خواهد كرد.

● برنامه‌ریزی برای رهبران فكری

از مشخصه‌های روابط عمومی كارآمد، داشتن برنامه‌های خاص برای هر یك از قشرهای جامعه با مخاطبان خود است. یكی از این قشرها، رهبران فكری هستند. تحقیقات نشان می‌هد كه این افراد، افرادی هستند كه وسایل ارتباط را تدارك می‌بینند. از جمله انتشار بولتن اطلاع‌رسانی ویژه، ترتیب دادن برنامه‌های بازدید از طرحها، حضور مسئولان سازمان در بین آنها و دعوت از آنان برای شركت در مراسم افتتاح طرحهای بزرگ و ... می‌تواند مدنظر باشد.

● ارتباط اصولی با رسانه‌ها

امروزه روابط عمومی نمی‌تواند بدون استفاده اصولی از رسانه‌ها از جمله رادیو، تلویزیون و مطبوعات، وظایف اصلی خود را انجام دهد، زیرا نفوذ در افكار عمومی و هدایت ان بدون كاربرد رسانه‌ها تقریباً محال جلوه می‌كند.

در یك روابط عمومی كارآمد، افزون بر اینكه از نظر ساختاری، بخش مستقلی موضوع (ارتباط با رسانه‌ها) را دنبال می‌كند، احترام به حرمت حرفه‌ای كارگزاران رسانه‌ها به عنوان یك اصل مدنظر بوده و ارتباط با رسانه‌ها براساس اعتقاد به نیاز متقابل روابط عمومی‌ها و رسانه‌ها به همدیگر شكل می‌گیرد.

● كلان‌نگری در انجام وظابف و تأثیرگذار بودن

یكی از ویژگی‌های روابط عمومی كارآمد، كلان‌نگری و توانمندی تأثیرگذاری است. در حال حاضر هدف از عملیات روابط عمومی صرفاَ انجام چند وظیفه خاص نظیر تولید و ارسال خبر به رسانه‌ها، نصب پلاكارد و پوستر، انتشار بروشور، برگزاری نمایشگاه و ... نیست، بلكه هدف عمده، تأثیرگذاری بر روند تصمیمات در درون سازمان و حتی بیرون از سازمان و سهیم شدن در جریان تصمیم‌سازی سازمان است.

منابع:

سایت پژوهشگاه اطلاعات و مدارك علمی ایران

كتاب افكار عمومی و معیارهای سنجش آن (تألیف دكتر سیدمحمد دادگران)

تهیه و تنظیم: نازنین تاییدی فر - كارشناس روابط عمومی برق اصفهان

---