مراقب جلسه های کسالت بار باشید

جلسه های طولانی و کسالت بار که نتیجه ای جز خمیازه کشیدن حاضران ندارد بخش جدایی ناپذیر کار و زندگی بیشتر مردم است ولی تا به حال به این فکر کرده اید که چطور می شود کسالت را از بین برد و همین جلسه های خسته کننده را به جلسه های مفید تبدیل کرد

جلسه‌های طولانی و کسالت‌بار که نتیجه‌ای جز خمیازه کشیدن حاضران ندارد بخش جدایی‌ناپذیر کار و زندگی بیشتر مردم است ولی تا به حال به این فکر کرده‌اید که چطور می‌شود کسالت را از بین برد و همین جلسه‌های خسته‌کننده را به جلسه‌های مفید تبدیل کرد. جلسه‌ها واقعیت زندگی مدرن امروز هستند، خواه شما فقط ۳نفر باشید که در حال برنامه‌ریزی برای راه‌اندازی یک کار هستید و خواه یک شرکت روبه رشد با صدها نیروی انسانی باشید. اما نکته این است که تمام مدیران برای مدیریت و کنترل این جلسه‌ها متولد نشده‌اند و به عبارت بهتر این‌کاره نیستند. خیلی‌ها توجه نمی‌کنند همین موضوع جلسه‌های کاری خسته‌کننده، می‌تواند تا‌چه حد زیانبار باشد. چنین جلسه‌هایی نه تنها زمان مفید کاری را هدر می‌دهند بلکه جو رقابتی را نیز از بین می‌برند و خلاصه فاتحه بازدهی را می‌خوانند! جان پتز، مشاور امور بازرگانی و نویسنده «کتاب جلسات کسالت‌بار»، می‌گوید: «زمان در جریان است. از جلسه‌های خود بیشتر چیز یاد بگیرید یا اینکه از گذاشتن جلسه‌های بیش از حد و تکراری دست بردارید. اگر قصد دارید کارمندان‌تان را به‌دلیل حضور در یک جلسه، از وظایف‌شان بیرون بکشید و کارشان را متوقف کنید، لازم است درباره تک‌تک نتایج آن با دقت فکر کنید تا برایتان شفاف باشد.»

اگر شرکت یا تیم شما از سندرم جلسه‌های بد یا بی‌خاصیت رنج ببرد، شما چطور متوجه می‌شوید؟ جدا از نشانه‌های بارز مثل فقدان تماس چشمی کارمندان هنگامی‌که صحبت می‌کنید، اسلایدهای پاورپوینت بی‌شمار، گفت‌وگوهای یواشکی یا زیرمیزی یا پیامک رد و بدل کردن‌های پنهانی در طول سخنرانی شما، شاخص‌های دیگری هم برای جلسه‌های نابارور وجود دارد که خوب است آنها را بشناسید:

۱-کارکنان، جلسه را بدون هیچ نتیجه‌گیری مشخصی و قبل از پایان آن ترک می‌کنند.

۲- بحث‌هایی که در طول جلسه‌ها انجام می‌شود، تصمیمات مورد نظر را رهبری نمی‌کند (یعنی بحث‌ها کاملا بی‌ربط و پرت از هدف جلسه است).

۳- اتاق‌های فکر تبدیل به جلسه‌های شکایت از ایده‌های تکراری و غیرعملی می‌شود که برای بعضی‌ها ژست باهوش بودن را به دنبال دارد.

۴- جلسه تکرار مکررات است. تکرار یکسری امور بدون اینکه بهتر یا حتی کمی متفاوت شود و همان دستاوردهای جلسه‌های قبلی به دست می‌آید و نتیجه‌اش مشتی نامه‌نگاری تکراری است.

۵- گاهی کارکنانی را که حضورشان الزامی نیست، دعوت می‌کنید و به قول «پتز» سندرم فوق دعوت!

از بین بردن عادت جلسه‌های کسالت‌آور چندان هم دشوار نیست؛ فقط باید به ۲ نکته اساسی توجه کنید:

هدف خود را تعریف کنید

پتز می‌گوید: «برنامه‌ریزان جلسه یا سازمان‌دهندگان نشست لازم است دو مورد را درنظر داشته باشند؛ اول اینکه خط‌مشی اصلی شرکت مشخص شود و تصمیمات و وظایف مربوط به یک پروژه بزرگ را بدانند. دوم اینکه نتیجه نهایی را حدس بزنند و بدانند چه کسی دستاورد این جلسه را عملی خواهد کرد.»

به‌عنوان مثال، به‌تازگی پتز در جلسه‌ای حضور داشت که هدف آن کاهش دادن فهرست ۵نفره فروشندگان به ۲نفر بوده است. پتز معتقد است اگر هدف جلسه، به سادگی بحث کردن درباره محاسن و معایب فروشندگان ‌بود، هدفش مبهم یا نامعلوم می‌شد و نتیجه جلسه هم که همان انتخاب فینالیست‌ها یعنی ۲نفر فروشنده بود، به دست نمی‌آمد اما با ارائه یک فهرست کوتاه از هدف مورد نظر و تعیین زمان محدود برای شرکت‌کنندگان برای تبادل نظر، گروه خیلی زود به یک توافق کارآمد رسید؛ یعنی بعد از پایان زمان مشخص می‌دانستند چه کسانی باید باقی بمانند؛ «من می‌گویم ۹۹درصد مردم انجام کار روی نتیجه نهایی را نادیده می‌گیرند. اگر شما نتیجه نهایی را داشته باشید یعنی بدانید هدف از نشست چیست، می‌توانید جلسه را سر موقع به اتمام برسانید.»

به این سؤال‌ها جواب دهید

جلسه‌ها اهداف متفاوتی دارند. آیا جلسه‌های کوتاه هفتگی شما با اطلاعات جدید به روز می‌شوند یا در یک قالب قدیمی تکرار می‌شوند؟ آیا این جلسه‌ها مشکل‌گشا هستند یا فقط زمینه‌ای برای بحث و گفت‌وگو؟ آیا حداقل کمکی به تقویت روحیه کارمندان شما خواهد کرد؟ آیا قرار است شما یک مدیریت ارشد از خودتان بسازید و نتایج از‌پیش‌تعیین‌شده را اعلام کنید یا جلسه‌های شما ترکیبی از آرا و نظرات را یکی می‌کند و به یک نتیجه واحد می‌رسد؟ برای انتخاب قالب درست باید قبل از تشکیل جلسه به این سؤال‌ها جواب بدهید تا تکلیف‌تان را با خودتان روشن کنید. به گفته «تاد چرچس»، مشاور اقتصادی بسته به هدف جلسه و روشی که انتخاب می‌کنید، ممکن است شما احتیاج به تجدید نظر درباره جلسه داشته باشید. مشکلاتی که در مورد برپایی جلسه‌های استاندارد وجود دارد از این سؤال نشأت می‌گیرد که چه کسی قرار است جلسه را هدایت کند و اینکه آیا جلسه برپایه گفت‌وگوی دوطرفه است یا تنها ارائه‌ای است یک نفره؟

لازم است برنامه‌ریز جلسه انتظارات را مشخص کند. اگر جلسه بر پایه سخنرانی است و یک نفر قرار است وظایف یا مسئولیت‌های جدید را شرح دهد یا اینکه بعضی اخبار را به اطلاع همگان ‌برساند، این نوع نشست با نشستی که در آن اساس بر گفت‌وگوی دوطرفه است، فرق می‌کند. جایی که ممکن است نیاز باشد حضار با شماره‌گذاری حاضر شوند، یعنی هرکس شماره مشخص داشته باشد و از قبل برای ارائه ایده خودش به‌صورت انفرادی یا نتایج تحقیقات آماده شود، باید از قبل اطلاع‌رسانی شود تا اعضا تحقیقات لازم را درباره بحث انجام دهند و برای ارائه انفرادی آماده شوند. قطعا چنین گروهی می‌تواند پیشرفت جمعی ایجاد کند.چرچس می‌گوید: «شما باید به مردم اجازه بدهید که اگر تکلیفی برای انجام دادن دارند از قبل بدانند، در غیراین صورت آنها این ناآمادگی‌شان را با عقب نشستن و نیز رفتار تماشاگرانه به‌گونه‌ای که انگار در سینما هستند به نمایش می‌گذارند.»یک جلسه خوب مثل یک گفت‌وگوی مهیج است که اشتیاق کارکنان را برمی‌انگیزد و آنها را به‌شدت هیجان زده و مشتاق می‌کند. چنین کارمندانی در پایان جلسه گام بعدی کار برایشان شفاف می‌شود و احساس کسالت نمی‌کنند. یک جلسه بد درست مثل یک شام طولانی اجباری و ناراحت‌کننده است حتی اگر با رعایت تمام قوانین برگزار شود.