مدیریت زمان

تسلط بر زمان یكی از آرزوهای دیرینه آدمی بوده است ماشین زمان اثر اچ جی ولز یا دور دنیا در هشتاد روز اثر ژول ورن, حكایت از این آرزو و میل مفرط انسان برای تسلط بر این عنصر مهم زندگی و آنچه نحوه استفاده از آن توسط افراد مختلف وجه تمایز موفق از ناموفق است, دارد

در محدوده كره زمین، جایی كه به دلیل راحتی كاربرد، عملاً در زندگی خود به جای فیزیك نسبیت، از فیزیك نیوتنی استفاده می كنیم ،نمی توانیم از زمان پیشی بگیریم یا لااقل تاكنون نتوانسته ایم، و زمان كش نمی آید. در زندگی ما وقت زیادی تلف می شود. زمانی را كه می توانیم برای انجام كارهای مفید صرف نموده و بازده زندگی خود را بیشتر كنیم.شاید اندیشیدن به مفهوم تسلط بر زمان یا مدیریت زمان در نظر بعضی محال و غیرعملی جلوه كند، اما صادقانه بیندیشیم كه علیرغم مشكلاتی كه در حال حاضر با آنها دست به گریبان هستیم، همین تمایل هر یك از ما به انجام دادن كارها به روشی بهینه، با مسأله مدیریت وقت و زمان ارتباط مستقیم دارد. همچنین بعدی از ابعاد بهره وری مسأله بهره وری زمان انجام كارها، استفاده صحیح از زمان و زندگی كردن با نگرش صرفه جویانه به زمان است. شاید این عبارت را شنیده باشید كه «اگر از وقت خود خوب استفاده كنیم، همیشه برای انجام كارهای خود وقت كافی خواهیم داشت.» و این ربطی به این كه در كشور ما چقدر از وقت هر یك از ما در ترافیك یا پشت چراغ قرمزها تلف می شود، ندارد. چرا كه به هر حال در هركجا كه باشیم مسئول استفاده صحیح از تمام منابع خود به خصوص وقت و زمان عمر خود هستیم.در فرهنگ یوگا، میزان عمر را مرتبط با میزان تپش قلب و تنفس موجود زنده می دانند و معتقدند كه عمر همه موجودات ثابت و مشخص بوده و برابر است و آن عمر عبارت از تعداد معینی تپش قلب و تنفس هر موجود زنده است. حالا بعضی از موجودات زنده مثل مرغ مگس خوار با ضربان قلبی در حدود ۳۰۰ بار در دقیقه عملاً زمان كمتری زنده هستند تا یك فیل با ۳۰ بار ضربان قلب در همان زمان، البته تحقیقات پزشكی جدید نیز درستی و صحت این نظریه را مورد تأیید قرار می دهد. شاید ذكر این نكته خالی از فایده نباشد كه بهره وری هر یك از ما از عمر و وقتمان ارتباط مستقیمی با هیجانات و تنش های عصبی دارد كه با آن دست به گریبان هستیم و این توجیهی است برای بالا بودن میزان سكته قلبی و مرگ و میر زودرس در میان افرادی كه به دلیل تخصص و مسئولیت ارزش زیادی برای جامعه دارند و عمدتاً در رده های مدیریتی از هر نوع، علمی تا اقتصادی و بازرگانی انجام وظیفه می كنند.اگر مدیریت را به مفهوم رهبری، هدایت صحیح نیروها و مصرف به جای منابع موجود بدانیم، هر یك از ما بدون توجه به موقعیت زمان، خواه كشاورز باشیم، یا متخصص، یا مدیر یك سازمان تجاری، در درجه اول مدیر وقت، عمر و نیروی خود هستیم.

حتماً تاكنون شكایاتی از این قبیل داشته یا شنیده اید كه:

- با توجه به حجم روزافزون كارهای ارجاع شده، هیچ تعجبی ندارد كه نمی توانم كارهایم را به روز برسانم.

- باز هم ناچارم روز تعطیل خود را هم به كار اختصاص دهم.

- برای آن كه یك كار معین را انجام دهد، باید چندین بار به او یادآوری كنم.

- او از من خواست كه گزارشم را دوباره تنظیم كنم. چرا از اول نمی گوید كه در چه موردی گزارش می خواهد.

آیا در همین هفته گذشته تعابیر و كلمات مشابهی را نشنیده اید؟ چرا تمام این گلایه ها شبیه به هم به نظر می رسند؟ و چرا تا این حد در ارائه پاسخی صحیح و كارگشا فرو می مانیم؟ به نظر می رسد كه تمام این شكایات اساساً به این امر مربوط می شود كه ما چگونه وقت و زمان خود را سازماندهی و مدیریت می كنیم و ضعف سازماندهی عمومیت دارد و دست آخر می بینیم كه این كار خیلی ساده شامل تعیین اهداف، تعیین اولویت ها، برنامه ریزی و از همه مهمتر، انجام كارهاست و اگر این ضعف مدیریت و ضعف در مقابل زمان تا این حد عمومیت دارد فقط و فقط ثابت می كند كه هر یك از ما می توانیم و باید متخصص مدیریت زمان خود باشیم.

زمان به عنوان یك منبع پایان پذیر

در درجه اول باید به خاطر بیاوریم كه زمان یك منبع قابل توجه و حیاتی است! یا به عبارت دیگر وقت طلاست. نیازهای ما، نژاد، سطح اجتماعی، جنس و سن ما یا هر گونه وجه تمایز دیگرمان، هر چه باشد برای هر یك از ما، زمان یك عامل اساسی و مهم و محدودكننده در رسیدن و دستیابی به هر هدفی است. نمی توانید آن را كرایه كنید. بخرید و یا اجاره دهید! در عین حال بیش از ۲۴ ساعت در هر شبانه روز نمی توانید داشته باشید و هرگز نمی توانیم بر حسب مفاهیم اقتصادی، منحنی افزایش زمان نسبت به روز را رسم كنید. ذخیره هر یك از ما از زمان كاملاً غیر الاستیك است. بدون توجه به این كه نیاز شما تا چه حد فوری و ضروری است. نه می توان آن را ذخیره كرد و نه میزان آن را طبق نیاز روز افزونتان افزایش دهید. زمان تماماً و كاملاً كالایی تجدیدناپذیر است. نمی توان آن را در فریزر، گاوصندوق بانك یا هر جای محفوظ دیگر ذخیره كرد، یا به طرق مختلف مصرف آن را مشابه روش به كار رفته جهت مقابله با روند فرسایش خاك آهسته نمود. زمان جابه جایی ناپذیر است. هیچ چیز دیگری جایگزین آن نمی شود. برخلاف پلاستیك ها و برخلاف جایگزینی روبوت ها به جای نیروی انسانی.از لحاظ بیولوژیك، ما انسانها برای مدیریت زمان به خوبی سازماندهی نشده ایم. در یك اتاق كاملاً تاریك و دربسته كه از پنج حس خود محروم می شویم به زودی حس گذر زمان را از دست می دهیم. بسیار جالب است كه احساس ملالت و كسالت یا بیكاری زمان را طولانی می كند و هیجان ها و ضرب الاجل ها آن را كوتاه می سازند. بسیار عجیب است كه برعكس سطح بیكاری روزافزون كشورها و نیاز روزافزون افراد بشر به استراحت بیشتر و كاهش ساعات كار، بسیاری از مدیران هنوز ساعات متمادی كار می كنند و از عواقب نبردی بی رحمانه برای انجام همه كارها به دست خودشان آسیب می بینند و رنج می كشند.

زمان و دنیای در تغییر

زمینه كار مدیریت سریعاً تغییر می یابد. بنابراین در عین این كه باید بتوانیم به عنوان یك مدیر وظایف اساسی خود را در حال حاضر انجام دهیم، باید بتوانیم خود را با دنیایی كه سریعاً در حال تغییر است وفق داده و باید مفاهیم جدیدی را یاد گرفته و مفاهیم دیگری را فراموش كنیم و برای انجام تمام این كارها باید زمان و وقت خود را خوب و دقیق سازماندهی و مدیریت كنیم تا بتوانیم از عهده دنیای جدید شجاعمان(۱) برآییم.

مدیر یك شعبه بانك به عنوان مثال، مسئول فروش انواع خدمات گوناگون به مشتریانی بسیار متنوع، حقیقی و حقوقی می باشد. آن هم در بازاری بسیار پیچیده كه رقابت هر روز در آن شدیدتر می شود و در عین حال باید خود را با نوآوری های بسیار پیچیده تكنولوژی سازگار كند. چنین وضعی فقط اختصاص به این شخص با این شغل ندارد. زمینه كاری هر یك از ما با چنین تغییرات شدیدی روبه روست، یا در آینده با آن مواجه خواهیم شد. در عین حال، در تحلیل نهایی مسأله، این مسئولیت شخصی هر یك از ما است كه خود را جهت استفاده صحیح از زمان متعهد كنیم تا از عهده چنین تغییراتی برآمده و به موفقیت های مناسب دست یابیم.راجع به سه نفر، ترجیحاً سه مدیر كه می شناسید فكر كنید. با استفاده از جدول یك، چهار زمینه كار و پیشرفت برای هر یك بنویسید كه باور دارید به آنها كمك می كنید تا به نحو مؤثرتری عمل كنند.

به این ترتیب شما اولین قدم را برای تمرین مدیریت زمان برداشته اید. با انجام كارهایی مثل سازماندهی كارها، برگزاری ملاقات ها، بازدید ها، خارج كردن چیزهای غیرضروری از روی میز كارها، مشاوره دادن و ...

نتایج یك تحقیق روی بیش از ۱۳۰۰ مدیر در اروپا نشان می دهد كه ضعف عمومی، ضعف در اولویت گذاری است. علی رغم ساعات طولانی كار، تنها ۴۷ درصد زمان واقعی كار به فعالیت های مدیریتی اختصاص دارد. قسمت اعظم زمان باقی مانده، صرف انجام كارهای كارمندان زیردستشان می شود. كارهایی آشنا و بسیار كم خطرتر غیرمدیریتی كه مدیران طی سالها كار عادت كرده اند انجام دهند. هزینه زمان تلف شده مذكور رقمی معادل ۲۰۰۰۰ پوند در سال است. البته به استثنای هزینه های استخدام و آموزش كه معادل ۸۵ پوند در روز یا ۱۱ پوند در ساعت است. كه نیاز شدید به استفاده بهینه از زمان و تغییر رفتار را آشكار می سازد. پس به خاطر بسپارید كه زمان كافی برای تكمیل مهمترین موضوعات یا به عبارت بهتر اصلی ترین وظایف تان باید كنار بگذارید.اكنون به بررسی شش موضوع كه به فهمیدن چگونگی استفاده هر یك از ما، از زمان كمك می كند،می پردازیم.

چه هدفهایی را برای زندگی خود تعیین كرده اید؟ آیا تاكنون به این موضوع اندیشیده اید؟ باید در این مورد صریح برخورد كنید. اگر تاكنون اهدافتان را معین نكرده اید، برای یك بار هم كه شده، هم اكنون آنها را روی كاغذ بیاورید. با نوشتن اهداف، آنها را كشف می كنید. بله، كشف می كنید كه دقیقاً چه می خواهیم و انگیزه تان در رسیدن به اهداف تقویت می شود و استفاده دقیقه به دقیقه شما از زمان معنا می یابد. اهداف زندگی هر شخص با دیدگاه ها، مقاصد و اعتقادات وی ارتباط تنگاتنگ دارد. پاسخ به سؤالات زیر كمك می كند تا به روشی كه طبق آن زمان و وقت خود را مورد استفاده قرار می دهید، تمركز یابید.

---