انتشار اطلاعیه‌ها؛ ابزار غالب عملیات مطبوعاتی

تهیه و انتشار اطلاعیه‌های رسمی ‌و بیانیه به منزله چرخ دنده غالب عملیات مطبوعاتی دولت است. در کشور‌های مختلف، این ابزار مطبوعاتی و رسانه‌ای با نام‌های متفاوت خوانده می‌شوند، …

تهیه و انتشار اطلاعیه‌های رسمی ‌و بیانیه به منزله چرخ دنده غالب عملیات مطبوعاتی دولت است. در کشور‌های مختلف، این ابزار مطبوعاتی و رسانه‌ای با نام‌های متفاوت خوانده می‌شوند، اما همگی یک هدف را دنبال می‌کنند: بازگو کردن اخبار، اعلان یک رویداد و ارائه آمار و ارقام.

اطلاعیه‌های رسمی ‌خلاصه‌ای از حقایق درباره برنامه یا مساله‌ای هستند که شما می‌خواهید توجه رسانه‌ها را به آن جلب کنید. این اطلاعیه‌ها در فرمتی معین ارائه می‌شوند. مهمترین ضابطه برای اطلاعیه‌های رسمی‌این است که باید حاوی خبری باشند.

اطلاعیه رسمی، همچون یک مقاله خبری به سبک یک هرم وارونه تنظیم می‌شود. اولین پاراگراف حکم "راهنما" را دارد و حاوی اهم اطلاعات است؛ پاراگراف‌های بعدی بر مبنای آن پرورانده می‌شوند و در حین ارائه جزئیات بیشتر، از اهمیت کمتری برخورداراند. کم اهمیت‌ترین اطلاعات در پایان اطلاعیه جا می‌گیرد.

یک اطلاعیه رسمی‌خوب، مانند یک خبر خوب تنظیم شده، جوابگوی سئوالات چه کسی، چه چیزی، چه وقت، کجا، چرایی و چگونگی امر است. موضوع خبر کیست؟ خبر درمورد چه چیزی است؟ رویداد مربوطه در کجا واقع شده یا می‌شود؟ اهمیت اطلاعات در چیست؟ چرا موضوع مربوطه قابل توجه است؟ جواب تمامی‌این سئوالات باید در پاراگراف اول بیاید.

عبارات و پاراگراف‌های یک اطلاعیه رسمی‌می‌باید کوتاه باشند تا به سرعت توسط سردبیر یا خبرنگار بررسی شوند، زبان آن نباید نامفهوم باشد، از اختصارات، جزئیات غیر منتظره یا کلیشه در آن استفاده نمی‌شود. می‌توان از نقل قول استفاده کرد، اما معمول‌تر است که نقل قول‌ها در پاراگراف‌های دوم یا سوم آورده شود؛ نقل قول‌ها همیشه منسوب است و نه مستقیم.

آن دسته از اطلاعیه‌های رسمی ‌که مشابه اطلاعیه‌های خبری تنظیم شده و در آن‌ها از صفات تحریک کننده استفاده نمی‌شود، ظاهرا از سوی مطبوعات و جراید مقبول تر تلقی می‌شود.

مطالب مطبوعاتی مانند اطلاعیه‌های رسمی‌ و حقیقت‌نامه‌ها باید از قبل آماده و قبل از برگزار شدن رویداد‌های مربوطه، مانند کنفرانس‌های مطبوعاتی، توزیع و ارسال گردند و نه بعد از آن.

معمولا صدور اطلاعیه به رسانه‌ها برای اعلام رویداد‌های قریب الوقوع است که شما مایل به داشتن پوشش خبری آن هستید. این اطلاعیه‌ها نیز مانند اطلاعیه‌های رسمی‌باید جوابگوی سوالات چه کسی، چه چیزی، چه زمان، و چرایی و چگونگی امر باشند، با این فرق که خلاصه‌تراند و برای ایجاد انگیزه در خبرنگاران برای حضور در رویداد صادر می‌شوند. بعضی از دفاتر مطبوعاتی حتی این اطلاعات را با خط پررنگ‌تر و درپی آن سایر جزئیات را چاپ می‌کنند تا رویداد آتی جلب نظر کند.